Čak i najbogatija tvrtka koja posjeduje najisplativiji proizvod razmišlja o razumnim uštedama. Samo u ovom slučaju, ona će imati više sredstava i mogućnosti za održavanje vlastitog poslovanja u plovidbi i daljnji razvoj.
Nije tajna da što je poduzeće veće, to su veći i njegovi troškovi. Štoviše, sekundarni proračunski stavci, koji uključuju ispis dokumenata, zajedno zauzimaju njegov lavni udio. S obzirom na trenutni tečaj dolara, ispisane datoteke mogu biti doista „zlatne“.
Koliko novca treba za ispis dokumenata?
Prema statističkim podacima koje je objavila Hewelett-Packard, svako poduzeće koje se može svrstati u srednja ili velika poduzeća troši oko 6% svoje dobiti na troškove papira. Nekima se taj postotak, kao postotak, može činiti malim, ali uopće nije.
Ako je prosječni mjesečni prihod tvrtke 10 milijuna rubalja, onda to košta oko 600 tisuća rubalja za ispis dokumentacije! Vrlo je teško nazvati takvu figuru malom ili beznačajnom.
Razumno optimiziranje troškova tiskanja pomoći će novoj i još ne baš popularnoj usluzi - outsourcingu ispisa.
Što je outsourcing ispisa i kako to funkcionira
Ova će usluga pomoći uštedjeti novac samo za srednja, velika i vrlo velika poduzeća s velikim unutarnjim i vanjskim tijekovima rada. Izvrsni izvori ispisa ponekad se nazivaju i "održavanje kopiranja".
Izračunavanje točne brojke troškova tiskanja ponekad nije samo teško, već je jednostavno nevjerojatno. To se događa jer kupnju obavljaju različiti odjeli:
- Ured (papir) stječe voditelj ureda, tajnik, bilo koji drugi zaposlenik AXO-a.
- Odjel za informatiku odgovoran je za pravovremenu kupnju i popravak tiskarske opreme.
- Uložake za ponovno punjenje, kao i za sve druge potrošne materijale, brine odjel nabave.
U različitim gradovima i regijama deseci, stotine, pa čak i tisuće radnika međusobno dupliciraju rad iz dana u dan. S vremena na vrijeme uredska oprema zahtijeva ne samo prilagođavanje ili dopunu goriva, već i popravak. Troškovi se povećavaju kada se sredstva tvrtke racionalno koriste: pisaču je ponestalo tinte, a ugovor izgleda izblijedio, listovi "testnog" ispisa, kada trebate provjeriti operativnost opreme za ispis itd.
Outsourcing tiska nije ništa drugo do sveobuhvatna usluga tiskarske opreme. Sva njegova korist je što kupac plaća samo kopije izrađenih dokumenata.
Kako se čuva računovodstvo ispisa i kako ukloniti brojač kopiranja s pisača?
Na svim novim modelima tehnologije tiskanja nalazi se brojač proizvedenih primjeraka. Očitavanje sa ovog brojača moguće je ručno, ili je moguće i u automatskom načinu rada.
Ručna metoda koja predviđa uobičajeni ispis konfiguracijske stranice nije najprikladnija, ali najtočnija. Popularna je upotreba različitog softvera koji pomaže u nadzoru pisača (PaperCut, SNMP Discovery, PrintMonitor itd.).
Svi navedeni programi prikazuju količinu tinte koja se nalazi u spremnicima, prisutnost ispisanih listova, približno vrijeme do zamjene spremnika itd.
Značajan minus koji ima automatska metoda je obvezna integracija s Internetom. Neće svaka javna ili privatna ustanova riskirati propuštanje internih podataka.
Očigledne prednosti korištenja
Bez obzira na odabranu metodu, outsourcing tiska može se nazvati učinkovitijim načinom računovodstva procesa ispisa dokumenata. Uz to, omogućuje vam suradnju s drugim pružateljem usluga ispisa i optimizirate radno vrijeme IT odjela koji se bavi ne samo redovitim održavanjem pisača, već i dopunjavanjem, postavljanjem i popravkom.
U ovom slučaju možete potpuno zaboraviti na kvantitativnu učinkovitost spremnika, njihove tehničke karakteristike, dolivanje goriva.
Ovaj format usluge predviđa plaćanje po završetku posla, odnosno novac se plaća za kvalitetne tiskane dokumente. Kao i drugi sporazumi, sporazum o outsourcingu predviđa jasne rokove za pružanje usluga, njihove troškove i vrijeme plaćanja.
Tvrtka koja je zaključila takav ugovor potpuno se oslobađa mnogih malih briga: kupuje papir, opremu i drugi potrošni materijal, ne brine se za popravku opreme, štedi na električnoj energiji i ispisuje dokumente za osobne potrebe zaposlenika.
Koji pečat neće biti plaćen?
Doista, sporazum pruža samo kvalitetan ispis. Kvalitetni tiskani list ne smije sadržavati:
- razne točkice na papiru;
- pruge i otisak;
- razne vanjske buke;
- zastoj papira i mehanička oštećenja;
- izobličenje slike;
- čestice tonera.
Koji su načini plaćanja usluge?
Trošak jedne kopije dokumenta, koju kupac plaća, već uključuje sve troškove za materijal, održavanje i popravak opreme.
Suparna strana može ponuditi nekoliko mogućih načina plaćanja svojih usluga:
- Poduzeća najčešće sklapaju tradicionalne ugovore koji uključuju troškove svakog primjerka.
- Velika poduzeća s ogromnim radnim tijekom zainteresirana su za ugovor o jedinstvenoj cijeni. Drugim riječima: za neograničeno korištenje opreme, tvrtka plaća jednu tarifu mjesečno.
- Kupcima koji jasno znaju svoje male potrebe bolje je koristiti ugovor s fiksnom cijenom. U ovom slučaju, obvezna mjesečna uplata uključuje ograničenje stranice po posebnoj cijeni, a ako tvrtka ispisuje više od navedenog standarda, tiskani dokument, koji je napravljen iznad norme, kupuje se po uobičajenoj cijeni.
Zamke i skrivene nedostatke
Unatoč mnogim prednostima usluge, ima i mnoge skrivene nedostatke:
- Zbog velike cijene usluge, preporučljivo je koristiti samo velike organizacije. Cijena je zbog originalnih patrona i rezervnih dijelova za njihovu opremu.
- Svaki dobavljač pruža usluge isključivo za svoje proizvode, a prelazak na pisače različitih marki može rezultirati lijepim novcem. S obzirom na trenutnu situaciju na globalnom tržištu valuta, ovisnost o stranom proizvođaču teško se može nazvati sigurnom. Ni jedan uredski aparat i njegovo besplatno održavanje ne košta takve rizike.
- Kad instalirate opremu, inzistirajte na laseru. Činjenica je da je mnogo lakše i praktičnije voditi jasan zapis tiskanih primjeraka.
- Neki pisači ne uključuju brojače ispisa.
- Nijedan prodavač ne razmatra ispis na drugim formatima osim A4. Ako organizacija mora ispisati dokument u A3 formatu, tada će se to računati kao 2 lista A4.
- Prelazak na outsourcing tiskanja u uredu dug je proces. Praksa pokazuje da se koordinacija svih odredbi ugovora može povući i do dva mjeseca, dok će organizacija imati velikih poteškoća s prijenosom podružnica u regije. Stručnjaci napominju da bi postupak uvođenja usluge u prosjeku mogao dugo trajati (od 3 do 6 mjeseci). Menadžeri podružnica u regijama mogu se sukobiti s inovacijama. Razloga može biti mnogo, ali najčešći među njima je osobni interes za rad s određenim dobavljačem.Za takve službenike može se centralizirati tisak samo u lošim snovima, a to može biti ozbiljan problem. Prije nego što donesete tako ozbiljnu odluku - prijelaz na izdavanje uredskog tiska, dobro razmislite i analizirajte situaciju s tijekom rada u tvrtki.
Pokušajte izračunati troškove uredskog ispisa po mjesecu, tromjesečju i godini. Brojka mora biti točna! Istodobno, uzmite u obzir sve skrivene troškove (potrošnja energije, količina vremena utrošena na servisiranje pisača, ispis osobnih dosjea od strane zaposlenika itd.). Pogledajte današnje ponude za outsourcing za tisak u uredu. Nikada ne odaberite dobavljača, vođen izuzetno niskom cijenom. Takva suradnja je prepuna glavobolje. Važno iskustvo i ugled, broj uspješnih projekata.