Da bi tvrtka djelovala učinkovito, u timu bi trebala vladati prijateljska, zdrava atmosfera. Nije uvijek slučaj da vlasnik poduzeća ima mogućnost adekvatno procijeniti svakog zaposlenika i shvatiti odakle dolaze problemi odnosa s zaposlenicima. Da bismo riješili neugodne situacije i uklonili moguće sukobe, riješili se neučinkovitih zaposlenika i kontrolirali financijske troškove za osoblje, potrebno je organizirati cjelovitu reviziju osoblja osoblja organizacije.
O čemu govoriš?
Što se obično podrazumijeva pod pojmom "revizija"? Osoblje u organizaciji glavni je resurs, važniji od novca. A revizija je metoda kojom se utvrđuje učinkovitost osoblja. Tijekom revizije moguće je saznati koliko je dobar sustav kontrole osoblja, kao i pronaći metode optimizacije i poboljšanja učinkovitosti. Glavni cilj takvog događaja je procijeniti produktivnost u kontekstu svakog određenog zaposlenika, što nam omogućuje općenito izračunavanje koliko je zaposlenik koristan u smislu profitabilnosti.
Prilikom provođenja specijalizirane analize moguće je provesti reviziju proračuna s osobljem za naknadu, procijeniti koliko je sustav učinkovit i kako kontrolirati odnose unutar organizacije:
- ekonomska;
- socijalna;
- rada.
Sustav revizije osoblja neophodan je za visoku fluktuaciju zaposlenika u poduzeću, jer omogućava prepoznavanje uzroka pojave.
Zadaci analize
Glavni zadaci dodijeljeni stručnjacima koji vrše reviziju osoblja obično su sljedeći:
- utvrđivanje da li ljudski resursi odgovaraju strategiji rasta tvrtke;
- identifikacija usklađenosti upravljačke strukture i procesa rada s državnim zakonom;
- procjena učinkovitosti zaposlenika koji rješavaju svoje zadatke;
- identificiranje uzroka problema interakcije osoblja, pronalaženje načina za rješavanje situacija, kao i smanjenje negativnog utjecaja.
Kako to ide?
U općenitom slučaju revizija osoblja dijeli se na:
- osposobljavanje;
- prikupljanje podataka;
- analiza podataka;
- sažimanje.
trening
Revizija i kontrola osoblja započinje utvrđivanjem ciljeva događaja. Na temelju toga pripremaju dokumentarnu potporu i postavljaju rokove. U pripremnoj fazi imenuju se izvršitelji projekata, biraju se sudionici i izrađuje plan prema kojem će se podaci prikupljati i analizirati. Također je potrebno odlučiti u korist ove ili one vrste izvješćivanja.
Rad s informacijama
Prikupljanje podataka uključuje aktivnosti praćenja tijeka rada odabranih zaposlenika. Istodobno, stručnjaci koji provode reviziju kadrovske dokumentacije, izvješća, provode ankete i prikupljaju upitnike, organiziraju razgovore sa zaposlenicima tvrtke. Statistički podaci dobiveni tijekom takve studije prethodno se obrađuju, a zatim podvrgavaju temeljitoj analizi.
Treći korak revizorskog rada je obrada svih prethodno prikupljenih podataka. Na temelju dobivenih informacija formiraju se:
- tablice;
- grafika;
- ljestvice;
- shema.
Takve su metode prezentacije podataka jasne i razumljive, omogućujući vam brzu analizu situacije. Revizija sustava upravljanja osobljem provodi se uzimajući u obzir unaprijed odabrani algoritam za analizu podataka, kao i procjenu učinkovitosti zaposlenika.Izračunati pokazatelji jasno se uspoređuju sa sličnim tvrtkama, znanstveno ispravnim standardima.
Završni korak
U posljednjoj fazi, revizija naselja s osobljem (rad, plaćanje) samog procesa rada omogućava nam da donesemo zaključke. Specijalisti koji su vodili događaje formuliraju preporuke za poboljšanje učinkovitosti radnog procesa. Na temelju identificiranih situacija postaje jasno kako se mogu poboljšati ljudski resursi i smanjiti njihovi troškovi.
Što daje?
Zašto nam treba revizija? Osoblje je kategorički oprezno od takvih događaja, unaprijed uvjeravajući sebe da menadžeri jednostavno žele otpustiti nekoga. Zapravo su koristi od revizije daleko veće nego što ih laik može zamisliti. Pošto je provjera završena, možete:
- procijeniti trebaju li drugi zaposlenici;
- provjeriti ima li tvrtka osoblje;
- identificirati upravljačku strukturu;
- odrediti da li osposobljavati zaposlenike;
- razumjeti koji se stil upravljanja primjenjuje;
- procijeniti psihološku, socijalnu klimu u organizaciji;
- prepoznati odakle započinje otpor prema inovacijama;
- razumjeti je li potencijal inovacija velik;
- odrediti kakva je raspodjela osoblja u poduzeću.
Ako se provede revizija kvalitete, osoblje i voditelj postaju kohezivna cjelina. Studija identificira opasne radnike, neproduktivne, a također nastoji ukloniti konfliktne situacije. Revizija vam omogućuje stvaranje takvog motivacijskog sustava. Što će biti primjenjivo na uvjete određene organizacije.
Razine revizije
Revizija sustava upravljanja osobljem podijeljena je u tri razine:
- socijalna i psihološka;
- financijski;
- organizacijski i tehnološki.
Kada je riječ o novčanim pitanjima, tada se obraća pažnja na:
- konkurentnost tvrtke, kako bi se procijenilo uspoređivanje pokazatelja s prosjekom i najbolje za ovo područje;
- učinkovitost odjela za osoblje, njegova uloga u poboljšanju kvalitete radnog procesa;
- kako su povezani troškovi revizijskih aktivnosti i njihovi rezultati.
Organizacijska i tehnološka - razina koja uključuje proučavanje dokumenata, analizu pokazatelja za razgovor o zakonitosti funkcioniranja, učinkovitosti. U tom pogledu, revizija i kontrola osoblja uključuje detaljnu analizu:
- rutinski rad;
- slučajevi kad zaposlenici nisu otišli na radno mjesto;
- pritužbe;
- ozljede na radnom mjestu;
- stavovi zaposlenika prema njihovim zadacima;
- razina zadovoljstva za zaposlenike;
- razvojni programi.
Konačno, socio-psihološka - takva revizija, koja uključuje analizu odnosa unutar tvrtke, omogućava prepoznavanje motivacijskih čimbenika. Ujedno je zadatak utvrditi kako je moguće poboljšati aktivnosti tvrtke u cjelini i svakog pojedinog zaposlenika posebno.
Važne značajke
Rukovoditelj mora odmah jasno priopćiti svim zaposlenicima u koju svrhu se planira revizija. Osoblje će biti spremno za susret samo ako svaki zaposlenik shvati da je događaj koristan i koristan za njega. Provođenje posebne obuke ili seminara koji objašnjava glavne ciljeve, momenti revizije mogu biti najbolje rješenje problema i dobar početak komunikacije između pozvanih stručnjaka i stalnog osoblja.
Prilikom provjere pokazatelja dobivenih tijekom gore opisanih koraka, oni se analiziraju u cjelini, odnosno sveobuhvatno. Ovaj pristup je jamstvo da će rezultat odražavati dinamiku tvrtke.
Nadalje, revizija nije samo provjera učinkovitosti zaposlenika ili jedinice. Tijekom događanja analizira se sustav upravljanja osobljem koji se implementira u organizaciji. Inspektori će obratiti veliku pozornost na menadžere poduzeća, kao i na rukovoditelje na različitim razinama.
Vješto upravljamo tvrtkom
Upravljanje poduzećem je prije svega vješto upravljanje ljudskim resursima. Rad je istovremeno podijeljen na tri razine:
- linearan;
- strateški;
- funkcionalna.
Iz toga slijedi da bi provjera trebala pratiti te razine. No rezultati revizije trebali bi biti takvi da bi mogli biti korisni u dugoročnom planiranju buduće tvrtke. Neki zaključci pomoći će razumjeti što su kratkoročne potrebe određenih radnika. Na kraju, revizija vam omogućuje da otkrijete li potrebe za više menadžera u organizaciji.
Strateška revizija je analiza sa stajališta visokih dužnosnika tvrtke. Istovremeno, stručnjaci ispituju prakse upravljanja u tvrtki i analiziraju kako funkcionira služba za osoblje. Za dobivanje podataka potrebno je obaviti razgovor sa cijelim upravljačkim timom, proučiti poslovni plan, procijeniti rad službe za osoblje. Ovakav pristup omogućava nam da razumemo kako kompaniju učiniti konkurentnijom prepoznavanjem snažnih, slabih karakteristika, rizika i potencijala poduzeća.
Konkurentnost kao put do uspjeha
Tijekom revizije moguće je povećati konkurentnost poduzeća na tržištu zahvaljujući sljedećim mjerama:
- otklanjanje strukturnih nedostataka uz održavanje kadrovskog potencijala na način da tvrtka ojačava svoj položaj tako što će se riješiti nepotrebnih, nepoželjnih elemenata u svojoj strukturi. U pravilu, postupak uključuje reorganizaciju poduzeća, u kojoj su neke jedinice isključene, zaposlenici odlaze, a strategije poduzeća se mijenjaju;
- identificiranje jedinstvenih značajki organizacije, čineći je privlačnom za potencijalne zaposlenike i kupce.
Općenito, konkurentnost je određena time koliko tvrtka koristi potencijal svakog zaposlenika. Upravljanje osobljem provodi se ne samo kroz poznate mehanizme upravljanja dokumentima, već i posredno kroz:
- inovacija;
- marketinga;
- služba.
Zapamtite da što je veća produktivnost tvrtke, to svaki zaposlenik jače poštuje svoju tvrtku.
Značajne nijanse
Za ocjenu poduzeća na tržištu osoblja koriste se sljedeći pokazatelji:
- osoblje tvrtke;
- nivo zadovoljstva radnika.
Revizija vam omogućuje procjenu strategije poduzeća na operativnoj razini, kada se izravno analiziraju rezultati rada. Revizor proučava:
- povezanost cilja i ishoda;
- sposobnost poboljšanja, pojednostavljenja tijeka rada;
- mogućnost postizanja istog rezultata uz manje ulaganja.
Primjenom učinkovitih metoda moguće je razviti ljudske resurse, povećati broj zaposlenih i poboljšati sustav upravljanja informacijama. Svi procesi vezani za uslugu osoblja izravno su i neizravno podložni pažljivom proučavanju.
Značajke
U istraživanju u poduzeću:
- ističe se odgovorna osoba;
- ciljevi se formuliraju;
- proučavanje politike, praktičnih metoda postizanja ciljeva;
- Analiziraju se HR izvješća;
- izrađuju se izvještaji s preporukama o situaciji;
- izrađuje se plan razvoja poduzeća;
- analizira posljedice ispravljanja otkrivenih nedostataka planom.
Nije tako jednostavno
Svaki smjer revizije zahtijeva mnogo vremena i truda. Vanjska revizija prilično je skupa i dostupna je samo firmama koje su "sigurne na noge". Istodobno, revizija je potrebna ako postoji želja za povećanjem učinkovitosti i postizanjem boljih rezultata od postojećih.
Mnoge velike tvrtke u naše vrijeme uvode u svoje osoblje stručnjake koji su uključeni u reviziju unutar organizacije. Ova praksa pokazala je djelotvornost decentraliziranom uslugom i prisutnošću regionalnih podružnica.
Uz ispravno izvršavanje postupka, interna revizija omogućuje pravovremeno otkrivanje nedostataka u radu tvrtke i poduzima mjere za njihovo otklanjanje.Principi takve revizije:
- neovisnost stručnjaka;
- odgovornost;
- kompetencija.
Što je s novcem?
Uz sveobuhvatne mjere, revizija naselja s osobljem za plaće je obvezna. Pozornost se posvećuje u kojoj mjeri društvo ispunjava zahtjeve regulatornih, pravnih akata i zakona koji reguliraju radne odnose. Stručnjaci za provjeru analiziraju koliko točno i ispravno izračunavaju:
- zadržavanja;
- plaćanje;
- odbitci poreza;
- isplate plaća;
- socijalna komponenta.
Revizija naselja se temelji na kodeksima koji reguliraju radne odnose, građansko i porezno pravo.
Za dobivanje podataka potrebni su dokumenti o transferu, zapošljavanju, otpuštanju, primarnim, izvještajnim, računovodstvenim registrima.
Što trebate?
Ako planirate reviziju obračuna s osobljem za naknadu, ne zaboravite da je analiza moguća u prisutnosti primarnog računovodstva, za koji se koriste ujednačeni obrasci.
Voditelj tvrtke mora dostaviti dokumente:
- nalozi za zapošljavanje;
- T2 kartice;
- naređenja za slanje osoblja na odmor na druga radna mjesta;
- dokumenti o prestanku radnog odnosa.
Ispravna revizija s osobama s platnim spiskom moguća je ako stručnjak za provjeru ima na raspolaganju:
- obračun plaća;
- list radnih sati;
- vremenski list;
- izjave T-49;
- osobni račun.
Inspektor prima dodatne informacije iz primarnih dokumenata kojima se utvrđuje plaćanje po komadima, također uzimajući u obzir razvoj.
Skup mjera
Tijekom revizije pažnja se obraća na sljedeće registre:
- sažetak;
- na 76. računu;
- časopisi broj 8, 10;
- bilanca;
- glavna knjiga.
Tijekom revizije:
- poštivanje zakona;
- računovodstvo, kontrola plaćanja putem slučajnih poslova;
- kontrola vremena;
- izračun odbitka;
- trezor za plaćanje;
- Porezi na plaće;
- deponirana plaća.
Ovo je važno!
Analitičko računovodstvo poduzeća uzima u obzir sve pojedince:
- u popisima;
- nije ušao u njih.
Uzimajući u obzir:
- plaćanje;
- premija;
- prednosti;
- drugo;
- razne odbitke, uključujući porez.
Podaci o tome obično se pohranjuju na osobni račun, u namire, platne papire. Proučavanje podataka pojednostavljeno je dokumentiranjem u elektroničkom obliku. Preporučuje se održavanje zasebnih registra za različite stavke od gore navedenog broja.
Prilikom provjere, angažirani stručnjak ispituje postoji li računovodstvo kao takvo i otkriva koliko dugo se podaci pohranjuju, iz čega je moguće izvući godišnju profitabilnost poduzeća, godišnji prihod zaposlenika ove tvrtke.
Ukupni prihod nastaje zbog:
- izravni troškovi;
- dobit u naturi;
- dobit od rezultata određenog razdoblja;
- cijene za zaposlenike turističkih kompanija u brojnim regijama;
- besplatna prehrana;
- jednokratna plaćanja.
Specijalizirane regije uključuju:
- sjever;
- teritoriji koji su im izjednačeni;
- Daleki istok.
Revizor vrši kontrolu izračuna analizom sljedećih dokumenata iz unutarnjeg tijeka rada organizacije:
- izvodi, plaćanja;
- primarna dokumentacija;
- osobni računi zaposlenika.
Istodobno se provjeravaju rezultati poduzeća i rezultati svakog odjela tvrtke. Tada revizor utvrđuje je li odbitak izvršen ispravno i isplaćene su plaće. Obavezno obratite pozornost na jedinstveni socijalni porez. Da bi nadzirao situaciju, specijalist traži pristup poreznoj osnovi. Odbitci pokrivaju sljedeća područja:
- mirovinsko osiguranje;
- medicinsko osiguranje;
- socijalno osiguranje.
Kada se analizira ispravnost naknade rada, obraća se pažnja na 76. račun prema kojem postoji interakcija s vjerovnicima, dužnicima. Revizor istodobno otkriva koje su kartice čuvane i kako se ispunjavaju, kao i je li pažnja obraćena na deponirane iznose, kako su izdane zaposlenicima.
Treba imati na umu da postoji nekoliko uobičajenih pogrešaka u izračunavanju plaća svojstvenih velikom broju tvrtki. Revizor bez jamstva svako poduzeće provjerava da li postoji, pa vlasnik poduzeća, pripremajući se za reviziju unaprijed, može i sam kontrolirati takve trenutke. Ovo su sljedeći ozbiljni nedostaci:
- nedostatak listova vremena;
- nedostatak standardnih obrazaca za primarnu platnu dokumentaciju;
- nepravilna procjena poreza;
- pogrešan izračun iznosa za različite vrste plaćanja;
- pogrešno knjiženje ukupnog dohotka zaposlenika (često ne uključuje bonuse, poklone itd.).
Da sumiram
Provođenje revizije osoblja i naselja s zaposlenicima omogućava nam formuliranje niza prijedloga za poboljšanje učinkovitosti radnog procesa. Unutar osoblja to se izražava u preporuci za reorganizaciju poduzeća, uvođenje novih sustava motivacije ili primjene drugih metodologija.
Što se tiče izračuna plaća, najčešća preporuka je uvođenje automatiziranog sustava plaća koji sadrži standardne obrasce dokumenata. To pojednostavljuje proces i ubrzava ga, praktički eliminira vjerojatnost pogreške izazvane ljudskim faktorom.