Revizija poslovnih procesa: kada i kako to provesti? Poslovni procesi - primjeri

Da bi preživjeli u žestokoj konkurenciji, od suštinske je važnosti da moderna tvrtka brzo reagira na promjene na tržištu i racionalno iskoristi raspoložive resurse. Međutim, s vremenom se smanjuje učinkovitost - dio akcija i postupaka zastareva, odjeli počinju međusobno duplicirati zadatke. Zato je važna pravovremena revizija poslovnih procesa. Znajući slabosti poduzeća, uprava može poduzeti odgovarajuće mjere i optimizirati rad.

definirati

Poslovni proces je lanac logički povezanih, periodično ponavljajućih aktivnosti tijekom kojih se resursi organizacije koriste za obradu objekta (virtualno ili fizički). Drugim riječima, ovo je određeni segment rada poduzeća koji ima stvarne, mjerljive rezultate.

Interna revizija poslovnih procesa je analiza svih vrsta aktivnosti tvrtke: proizvodne, komercijalne, društvene. Njegova je zadaća utvrditi koliko učinkovito funkcioniraju glavne strukturne jedinice tvrtke i kanali prijenosa informacija.

Kada potrošiti

1. Nakon uvođenja nove dokumentacije i uputa, Na primjer, prilikom instaliranja drugog softvera. U ovom slučaju, bolje je provesti reviziju ne odmah, već nakon nekog vremena, nužnu za "proboj" i testiranje. Dubina provjere ovisi o razmjeri promjena i važnosti ovog procesa za tvrtku.

2. Planirana revizija, Provodi se prema utvrđenom rasporedu, najmanje 1 puta godišnje.

3. Neplanirana revizija, Organizira se na zahtjev višeg rukovodstva ili rukovoditelja odgovornog za određeni poslovni proces. Takva potreba može se pojaviti ako:

• došlo je do većeg kvara;
• pritužbe od klijenata procesa (vanjskih i internih) povremeno se primaju;
• Postoje prijedlozi i ideje za poboljšanje postupka.

Rezimirajući, možemo reći da je revizija poslovnih procesa potrebna u svim slučajevima kada se u tvrtki dogodi bilo kakva promjena.

Vrste poslovnih procesa

U suvremenoj teoriji menadžmenta općenito je prihvaćena podjela procesa na glavne i pomoćne. Prva skupina uključuje sve što omogućava organizaciji da zarađuje i postiže određene ciljeve:

• proizvodnja robe / pružanje usluga;
• marketing i prodaja;
• logistika i dostava;
• komunikacija s dobavljačima i posrednicima;
• porezno računovodstvo;
• korisničku podršku.

Podupiru se oni procesi koji osiguravaju provedbu jezgre, osiguravaju potrebne resurse i informacije. To su unutarnje funkcije, kao što su upravljanje osobljem, računovodstvo i osiguravanje sigurnosti objekta.

Poslovni procesi: primjeri i opis

Važno je napomenuti da svaka konkretna tvrtka ima svoj popis poslovnih procesa, uzimajući u obzir njegovu veličinu i specifičnosti aktivnosti.

Glavni elementi bilo kojeg PSU-a uključuju:

• ulazni podaci;
• resursi (ljudi, oprema, infrastruktura, softver);
• kriteriji (zahtjevi kupca, standardi, zakoni);
• dokumenti i evidencije (plaćanja, prijave, nalozi, primici, fakture);
• izlazni podaci (proizvod, njegov dio ili potrebne informacije);
• mjerenje rezultata (revizija, nadzor, analiza).

Pored toga, svaki postupak mora imati određenog vlasnika koji je odgovoran za krajnji rezultat.

Pogledajmo kako se mogu opisati poslovni procesi. Uzeli smo primjere iz dvije potpuno različite sfere u svojoj biti.

Prva tvrtka prodaje franšize.U njezinu radu s klijentima mogu se razlikovati 4 glavna poslovna procesa. Zauzvrat, svaka od njih sastoji se od nekoliko operacija.

1. kvalifikacija, Zadatak: obradi aplikaciju. Ova faza omogućuje vam stvaranje toka i procjenu učinkovitosti marketinga. Zaposlenik obrađuje primljeni zahtjev i prenosi ga u status "Kvalificirani" ili "Odbijanje". Sve kvalificirane aplikacije odmah padaju u BP-2.
2. Na prodaju, Zadaci: napraviti prezentaciju, raditi s prigovorima, primiti prilog i prenijeti projekt kustosu. Da bi se poboljšala radna učinkovitost, razvijaju se sustav motivacije zaposlenika, plan i prognoza prodaje. Transakcije automatski dolaze iz BP-1 ili ih ručno kreira rukovoditelj. Nakon prijenosa kustosu, projekt prelazi u BP-3.
3. lansiranje, Zadaci: imenovanje kustosa, početak rada i priprema izvještaja. Ovaj poslovni proces omogućuje postupno pokretanje franšize. Dodaju se nove funkcije: utvrđivanje dokumenata, obavijesti kupcima, privlačenje novih zaposlenika i izvođača.
4. kraljevstvo, Zadatak: na vrijeme primiti doprinos (Royalty-free). Odmah nakon pokretanja automatski se stvara novi poslovni postupak i dodjeljuje se datum sljedeće uplate. Izrađuje se i plan podrške franšize.

Drugi primjer je reklamna agencija punog ciklusa koja proizvodi proizvode za tisak, vanjsku reklamu, samoljepljive materijale, kao i hotelsku opremu. Ovdje su 3 osnovna procesa:

1. traženje, Potrebno je pronaći potencijalne kupce, uspostaviti kontakt i dogovoriti sastanak. Uz to morate saznati odakle je klijent došao (iz baze podataka, interneta ili drugih izvora), razmjere planirane kampanje (u tisućama rubalja) i, ako je potrebno, razloge odbijanja.
2. Na prodaju, Na zahtjev se šalje komercijalni prijedlog, a zatim se izdaje račun. Naveden je oblik plaćanja (100%, naknadno plaćanje, garancija). Tada narudžba ide u proizvodnju (BP-3). Nakon otpreme i primanja povratnih informacija, glavni cilj je postići maksimalni broj ponovljenih prodaja.
3. proizvodnja, Nakon primitka narudžbe voditelj proizvodnje potvrđuje rok (rok). Izvode se tehnološke operacije - priprema za štampanje, tiskanje, obrada nakon tiska. Ako je klijent zadovoljan rezultatom, projekt se vraća na BP-2, inače se vraća na početak postupka radi revizije.

Najprikladnije je shematično prikazati poslovne procese tvrtke, prikazati glavne veze između njih (na primjer, prijelaz iz prve prezentacije u fazu prodaje). Informacije možete pružiti i u obliku tablice:

Dokumentacija

Revizija se sastoji od sljedećih ključnih pozicija:

1. Redoslijed ponašanja, Ovaj dokument odobrava više rukovodstvo i sadrži podatke o razlozima revizije (planirani / neplanirani), ciljevima, olakšicama, članovima povjerenstva. Odmah se imenuje upravitelj revizije, kao i uvjeti za razvoj i odobravanje programa.

2. Radni dokumenti revizora, To uključuje sve napomene koje revizori daju tijekom revizije, kao i popunjene upitnike, rezultate ankete, obrasce za intervjue, ispitivanja itd. Osim toga, tvrtka pohranjuje regulatorne dokumente koji određuju zahtjeve za radne dokumente. Oni trebaju sadržavati:

• datum i mjesto sastavljanja, naziv inspektora;
• izvori i metode dobivanja informacija (intervjui, promatranje, upitnici);
• detaljan opis proučenih poslovnih procesa;
• rezultati svih prethodnih revizija.

Radni dokumenti popunjavaju se i proizvoljno i u unaprijed utvrđenom obliku - na primjer, u obliku tablica, grafikona, teksta itd.

3. Plan revizije, Sadrži nekoliko glavnih odjeljaka: prikupljanje i sažimanje informacija, provođenje dubinske analize, zaključaka, izrada prijedloga i preporuka, sastavljanje izvještaja i prezentiranje rezultata. Na početku revizije navode se njezina svrha, opis istraženih poslovnih procesa, kao i faze i glavne aktivnosti provjere. Za svaku fazu potrebno je utvrditi ključne zadatke, metode prikupljanja i analize podataka, rokove, resurse i odgovorne za rezultat.

4. Izvještaj. Ovaj dokument sažima obavljeni posao, identificira snage i slabosti poduzeća. Prvi dio daje opće zaključke, a drugi sadrži detaljne informacije o utrošenim resursima i rezultatima.

5. Izvješće revizora, Prikazuje najvažnije nalaze i preporuke za optimizaciju poslovnih procesa.

sudionici

Ovisno o složenosti organizacije, njezinoj strukturi, broju zaposlenih i specifičnostima poslovanja, ovisi tko će provoditi reviziju. Razmislite o potrebnim sudionicima revizije.

1. Inicijator i osoba koja odobrava reviziju. U pravilu je to jedan od vođa poduzeća ili njihovih zamjenika.
2. Komisija za reviziju. Obvezni uvjeti za polaznike - visoko obrazovanje i radno iskustvo od najmanje određenog razdoblja.
3. Šef komisije. To radno mjesto dodijeljeno je zaposlenicima jednog od nezavisnih odjela poduzeća (odjeli koji su izravno podređeni vlasniku poduzeća i ne sudjeluju u glavnom poslovnom procesu - službi sigurnosti, službi strateškog razvoja itd.). Ponekad su uključeni stručnjaci treće strane.
4. Revizirane osobe. To mogu biti svi zaposlenici organizacije koji imaju informacije potrebne za provjeru.

U uglednim tvrtkama često stvaraju posebna povjerenstva za kontrolu revizije.

Redoslijed

Revizija poslovnih procesa provodi se u skladu s jasno definiranim zahtjevima. Istražuju se glavni poslovni ciklusi poduzeća - opskrba, proizvodnja, prodaja, ulaganja (ulaganje u modernizaciju i širenje), kao i upravljanje.

1. faza: Proučavanje općih obrazaca

Unutarnja revizija započinje prikupljanjem osnovnih podataka o aktivnostima poduzeća, njegovoj strukturi i aktivnostima jedinica. U osnovi se dobiva iz dokumenata poduzeća - strateškog plana, pravila upravljanja, opisa poslova, kodova itd. Svi se podaci unose u izvješće, što pokazuje:

• organizacijska struktura;
• popis ključnih poslovnih procesa;
• opis rada jedinica: nazivi, funkcije, ulazni i odlazni dokumenti, rezultati aktivnosti.

Često se nakon prijavljivanja provode intervjui s osobljem. To vam omogućuje otkrivanje netočnosti u ranim fazama, uvid u razliku između stvarnog stanja i načina na koji zaposlenici sami predstavljaju organizaciju.

Faza 2: Detaljna analiza poslovnih procesa

U ovoj je fazi potrebno opisati redoslijed i značajke različitih operacija u poduzeću. Radi praktičnosti sastavljaju se tablice koje opisuju svaki poslovni proces pojedinačno.

Nadalje, sastavljaju se detaljni dijagrami i grafikoni aktivnosti koji odražavaju organizacijsku strukturu tvrtke, slijed radnih uputa, interakcije između zaposlenika istog odjela i različitih odjela. Cijeli postupak treba biti dokumentiran. Ako je moguće, preporučuje se organiziranje audio i video zapisa.

3. faza: Modeliranje

Svrha ove faze je sistematizirati informacije o tvrtki i njezinim procesima u vizualnom grafičkom obliku. Model bi trebao pokazati strukturu poslovnih procesa, značajke njihove provedbe, kao i redoslijed tijeka rada.

Prvo se priprema strukturalni model koji prikazuje interakciju odjela, dokumentacije, strukturu poslovnih procesa (od općih skupina do privatnih zadataka). Uz to, pokazuje kako se podaci, resursi i dokumenti premještaju između glavnih sudionika.

Gotov model je u skladu s arhitektima, vodećim programerima i stručnjacima iz organizacije.

U ovoj fazi razvija se detaljna shema tijeka rada. Za to je svakom dokumentu dodijeljen vlastiti jedinstveni matični broj / šifra. U pojednostavljenom obliku, izgleda ovako:

Ako se tijekom inspekcije utvrde odstupanja, potrebno je jasno utvrditi njihov uzrok. Može biti vanjska ili unutarnja, objektivna ili subjektivna (na primjer, slaba motivacija zaposlenika).

Faza 4: Priprema izvještaja i prezentacija rezultata

Na temelju dobivenih informacija komisija treba razviti preporuke i prijedloge za poboljšanje procesa. U tom je slučaju potrebno odgovoriti na ključna pitanja:

• Koje negativne nuspojave mogu naići?
• Trebam li ažurirati svu dokumentaciju?
• Koliko će vremena proći da se vidi učinak promjena?

Zatim upravitelj priprema izvješće i zaključak, kao i prezentaciju rezultata. Dakle, revizija poslovnih procesa omogućava vlasnicima tvrtki da upoznaju „slabosti“ i probleme u organizaciji. Istovremeno, gledište dviju strana uzima se u obzir odjednom - provjerljivo i provjerljivo.

Unapređenje i razvoj poslovnih procesa mogu uključivati ​​mjere za dodatno usavršavanje zaposlenika, razvoj softvera, prijedloge za promociju osoblja i kadrovske promjene.

Metode i izvori revizije

Osnivanje tvrtke i bilo kakve značajne promjene u poduzeću zahtijevaju korištenje najtačnijih i pouzdanih informacija. To su uglavnom matematička predviđanja, usporedba i preračunavanje podataka. Izvori podataka su dokumenti:

• procjene, evidencije izvršenja rada;
• dokumenti za davanje naloga;
• ugovori o nabavi;
• računa;
• kartice za obračun troškova proizvodnje;
• kartice za inventar;
• knjigovodstveni registri;
• izvješća o dolasku i izdavanju materijalnih resursa, skladišnih knjigovodstvenih kartica;
• bankovni izvodi, kreditni / debitni novčani dokumenti itd.

Također je potrebno prikupiti informacije o pokazateljima procesa - ne samo točne vrijednosti, već i kako se izračunavaju izračunate vrijednosti, koje se mjere poduzimaju u slučaju odstupanja. Ti se podaci mogu dobiti u procesu praćenja napretka rada, kao i u razgovorima sa zaposlenicima, kupcima i dobavljačima.

Ključni pokazatelji uspješnosti

Ovisno o namjeni u koju se provodi revizija poslovnih procesa, koriste se različiti kriteriji i metode ocjene.

Pomoću izbalansirane tablice rezultata možete odmah vidjeti u kojim područjima problema nastaju. Najteže razdoblje u tom pogledu je početak poslovanja, kada nema s čime usporediti pokazatelje. Zbog toga mnoge mlade tvrtke u reviziju uključuju vanjske stručnjake koji mogu procijeniti potencijalne rizike mnogo prije nego što ozbiljno ometaju rad poduzeća.