Dizajn arhivskog inventara u našoj zemlji posljednjih godina posebno je relevantan zbog neprestanih promjena, reformi, restrukturiranja i promjena koje utječu na gospodarski sektor. Podaci pohranjeni u arhivima smatraju se važnim i vrijednim. Omogućuje vam da shvatite zašto se situacija razvila na specifičan način, kao i da razumijete koje su perspektive za budućnost. Arhivi su neprocjenjiv izvor informacija, ali tek tada stvarno korisni kada možete kretati po njima. Za to je uveden sustav organiziranja arhiva.
Važnost izdanja
Arhivi naše zemlje usmjereni su na gomilanje pouzdanih informacija. Glavna funkcija arhivskog inventara je pojednostavljivanje pretraživanja potrebnih podataka u najvećim spremištima podataka. Za to je osiguran referentni sustav, metodološka osnova koja se primjenjuje na sve arhivske institucije države. Zapravo govorimo o znanstvenom i referentnom aparatu, zahvaljujući kojem arhiv na nacionalnoj razini funkcionira. Učinkovitost ovog uređaja ovisi o tome koliko su učinkovito i pažljivo formirani direktoriji, odnosno inventar.
Trenutna stvarnost poslovanja takva je da je arhivski popis slučajeva ključni referentni vodič za pomoć u kretanju među morem podataka. Popis je dokument koji sadrži popis pohranjenih datoteka, u isto vrijeme se koristi za snimanje dokumentacije. Opterećenje podataka procjenjuje se kao veliko, a inventar služi kao temelj za sastavljanje pokazatelja i vodiča. Na mnogo načina, koliko je zaliha dobra, određuje se koliko će se lako i brzo naći potrebne informacije. Oni govore o dvije glavne funkcije takve dokumentacije: informiranje i računovodstvo.
O terminologiji
Arhivski spis predmeta glavni je direktorij koji strukturira rad arhivske organizacije. Inventar je knjigovodstveni zapis, ujedno je i znanstveni i referentni objekt, pruža mogućnost brzog pronalaska onoga što tražite. Inventar - završni korak papirologije s dokumentacijom koja se mora pohraniti u državnu arhivu ili organizirati s nekim odjelom. Da bi arhiva bila u potpunosti opremljena, potrebno je prikupiti zalihe svih stvari namijenjenih za trajno pohranjivanje ili dulje od desetljeća. Potrebno je stvoriti imenike koji opisuju koju su osobnu dokumentaciju vezanu za državu stručnjaci ocijenili i prepoznali kao vrijednu, pa je moraju i pohraniti.
U suvremenom uredskom radu, govoreći o arhivskim inventarima i njihovoj namjeni, napominju da dokumentacija pripada kategoriji referenci. Formira se radi opisivanja sastava i sadržaja pohranjenih jedinica, kao i konsolidacije sustava sistematizacije i računovodstva usvojenog u određenom fondu. Predmeti koji se razmatraju u inventaru su jedinice. Svaki je inventar na jednoj razini. U njemu bi trebalo biti dovoljno informacija tako da možete pronaći potrebne podatke u jedinici bez trošenja puno vremena na nju.
Koji i gdje
Prema metodološkim preporukama, sastavljanje arhivskih inventara trebalo bi biti individualizirano za slučajeve koji se trebaju trajno pohraniti više od desetljeća, a koji se tiču osobnih podataka o osoblju. Odvojeno je potrebno sastaviti popis slučajeva posebno strogo za jednu pravnu osobu. Na primjer, to mogu biti službeni istražni, sudski radovi ili znanstvena izvješća - sve ovisi o prirodi ustanove.Obično je popis sastavljen u istoj ustanovi u kojoj su sastavljeni dokumenti i pohranjeni s njima u arhivu. Državne arhivske organizacije imaju specijalizirani znanstveni aparat. Ako zaprimljeni opis ne zadovoljava njegove standarde, popis se sastavlja iznova, uzimajući u obzir lokalne potrebe.
Sastavljanje arhivskog inventara omogućava otkrivanje sastava dokumentacije, opisivanje njezinog sadržaja, pojednostavljuje računovodstvo ukupnog broja pohranjenih datoteka i pomaže u stabiliziranju unutarnje sistematizacije upravljanja dokumentarnim prometom. Svaki je slučaj opisan na posebnoj kartici. Naslov mora biti naveden, iz čega je jasno koja je vrsta dokumenata pohranjena unutar, kao i sadržaj takve jedinice. Ispravno ispunjen popis inventara jasno opisuje sadržaj cjelokupnog fonda dokumentacije.
Funkcionalnost i sastavljanje: niz nijansi
Sastavljanje arhivskog inventara omogućava vam određivanje koliko jedinica postoji u fondu. Kroz to se provodi sigurnost dokumentacije i kontrola prilagodbe volumena. Budući da su slučajevi dodijeljeni serijski brojevi, brzo možete pronaći korisne informacije. Istodobno, popis pomaže uspostaviti i postaviti racionalan raspored dokumentacije koji odgovara jasnoj logici. Klasifikacija dokumentacije u okviru arhive je grupiranje na temelju nekih znanstvenih izračuna. U ovom slučaju uzimaju se u obzir strukturne značajke povijesno prihvaćene u određenoj instituciji, kao i specifičnosti rada fonda.
Razvrstavanje, koji je sastavni element arhivskog popisa, uključuje prvo izradu sustava za podjelu svih slučajeva u grupe, a zatim i neposrednu distribuciju. Razvrstavši sve kartice, možete stvoriti popis. Ponekad se napravi popis koji odražava sve poslove zaklade. To je obično potrebno ako poduzeće više ne postoji. Ako dio pravne osobe prestane postojati, tada se formira popis svih slučajeva za sve godine postojanja ove jedinice.
Zalihe: za što su oni?
Dokumentacija koja objašnjava što je važno prikupiti arhivske zalihe postoji na saveznoj razini - to je zakonodavstvo. Također, u poduzeću se mogu donijeti lokalni akti kojima se regulira ovo pitanje. Po pravilu se zalihe obavljaju za godinu dana, ali mogu se izraditi i za različito vremensko razdoblje. Tako klasificiraju afere koje su se u tvrtki pojavile u ovom razdoblju. Zalihe mogu obavljati različite funkcije, biti tematske, predmetne. Možete ostaviti popis svih poslova fonda, možete stvoriti zaseban neovisni dokument za različite dijelove ovog fonda.
Zapravo, arhivski popis je popis pohranjenih datoteka, konačni rezultat, certifikacijski list, direktorij. Opis pokazuje koje su jedinice pohranjene u datoteci. Da biste to učinili, koristite brojeve, indekse, naslove, rokove, broj listova i bilješki. Obično se inventar sastavlja u tablici, a svaki navedeni parametar ima svoj stupac. Primarna dokumentacija za osobu odgovornu za formiranje inventara je nomenklatura usvojena u činovničkom radu poduzeća. Prije nego što počnete raditi u arhivima, trebali biste provjeriti odgovaraju li naslovi dokumentacije nazivu slučaja, koliko je ispravno oblikovan, je li dokumentacija iznutra ispravna. Da bi se inventar ispravno sastavio, sve jedinice za pohranu moraju biti numerirane, uzimajući u obzir interna pravila sistematizacije. Jedinstveni sustav normi primjenjuje se i na poslove i na predmete unutar njih. Da biste ispravno ispunili opisni članak, morate prenijeti sve naslove s najvećom preciznošću. Prilikom uvođenja elemenata čiji se naslovi podudaraju, trebate napisati "Isto". Ako su zaglavlja različita, podaci se prenose u potpunosti.
Osnovna pravila
Popis arhivskih dokumenata može se sastojati od nekoliko listova.Na svakom novom jeziku svi bi naslovi trebali biti sadržani u cjelovitom obliku, točno u skladu s izvornom dokumentacijom, čak i ako je prethodni list imao ista imena. U bilješkama je potrebno opisati fizičko stanje dokumentacije, kao i staviti oznaku u slučaju da je slučaj odustao. Ako jedan slučaj sadrži dokumentaciju nekoliko godina, potrebno ga je razvrstati, usredotočujući se na datum početka održavanja. Kod numeriranja ne smije se prijeći vrijednost "9999". Petocifreni brojevi za to nisu primjenjivi. Ako je moguće, sve bi trebalo sistematizirati i opisati, uzimajući u obzir kronologiju. Drugo pravilo razvrstavanja je unutarnja struktura poduzeća.
Kad se napravi popis arhivskih dokumenata, posljednji korak u njenom nastanku je jedinstveni broj. Da bi to utvrdili, oni vode registar zaliha. Ako organizacija prima zalihe od strukturne jedinice i koristi ih u svom radu, kako bi se stvorio opis cijele arhive poduzeća, potrebno je da odjel prenese sve dokumente u dva primjerka. Popis godine napravljen je u četiri primjerka, a za poslove osoblja potrebne su tri identične zalihe. Za slučajeve namijenjene skladištenju više od dva desetljeća, potrebno je napraviti popis u dva primjerka. Prilikom sastavljanja popisa dokumentacije koja se odnosi na osoblje, prvo morate dodati sve narudžbe, a zatim popise, kartice. Tek tada se razvrstavaju osobne datoteke, zatim računi i listovi za plaće. Sljedeći red su radne knjižice, a završni dio čine akti sastavljeni u okviru industrijskih nesreća. Za sistematizaciju osobnih poslova pribjegavajte abecednom redu. U popisu je potrebno napraviti slučajeve, usredotočujući se na godinu u kojoj je osoba otpuštena.
Struktura i sadržaj: suptilnosti dizajna
Za formiranje različitih vrsta arhivskih inventara odgovorne su različite strukture poduzeća. Dakle, godinu dana bi takav strukturni dokument trebali činiti odjeli, a odgovornost za formiranje konsolidiranog inventara leži na odjelu arhiva. Takav će dokument biti osnova za rad stručnjaka državnog arhiva koji primaju dokumente od poduzeća. Oni koriste sažetak inventara kako bi formirali svoju internu arhivsku dokumentaciju na način da se osobni dosjei i dokumenti namijenjeni za trajno čuvanje nalaze u različitim odjeljcima arhive.
Bilo koji oblik arhivskog inventara započinje naslovnom stranicom. Nakon naslova slijedi tablica sadržaja, zatim predgovor, nakon čega će popis izravno početi. Obavezno navedite sve kratice korištene u dokumentu, dešifrirajte ih, stavite pokazivače i tablice za prijevod boja. Neophodni element inventara je bibliografija. Zatim slijedi pojmovnik, a dokument o certifikaciji zatvara dokument. Naslov mora u potpunosti navesti ime arhive i tvrtku koja je stvorila dokumente, ime fonda i registarskih tablica, nazive zaliha i datume.
O čemu pišu?
Sadržaj arhivskog inventara namijenjen je naznačivanju koji su odjeljci unutar, na kojim stranicama počinju. U predgovoru se sakupljaju informacije o poduzeću koje je formiralo fond za dokumentaciju, o samom fondu. Ovdje pišu napomenu, opisuju kakva je dokumentacija pohranjena unutra. Predgovor je također popis referentnog aparata.
Glavni tekst je opis. Za svaku jedinicu navedite serijski broj, naziv i izvornost. Ako je tvrtka prije koristila brojeve zaliha, oni se moraju evidentirati u glavnom dijelu inventara. Također spominje koje su knjigovodstvene jedinice, koliko listova je u određenoj jedinici, na kojem je jeziku sastavljen i u kojoj verziji je reproduciran. U inventaru mogu biti naznačene neke vizualne osobine spremljenog kućišta. Ako je namijenjeno pohranjivanju posebno važne i vrijedne dokumentacije, opis može sadržavati napomene za takve predmete.
Popis kratica korištenih u arhivskom popisu potreban je ako su u radu korištene bilo koje specifične skraćenice unutar određenog poduzeća. Kroz pokazivače odražavaju koncepte predmeta. Ponekad su pokazivači povezani s zemljopisom, imenima, datumima. Bilješke su dopuštene. Ako su u radu korišteni specijalizirani izrazi, oni se moraju dešifrirati u rječniku koji prati zalihe. Certifikacijski list namijenjen je označavanju ukupnih podataka o dokumentu. Kaže koliko je listova numerirano unutra, koliko jedinica je pohranjeno, je li sastav promijenjen tijekom skladištenja. Sastavljač inventara obvezan je potpisati certifikacijski list. Ako su potrebne promjene, izvornik ili druga osoba odgovorna za postupak evidentira ih na listu ovjere.
Detaljno i točno
Kao što možete zaključiti iz uzoraka arhivskih zapisa predmeta, gotov predmet treba dizajnirati u skladu sa standardima uredskog rada. Potrebno je formirati službu za pomoć, zahvaljujući kojoj će prikupljanje podataka postati brže i učinkovitije. Kroz takav uređaj brzo možete dobiti dodatne podatke o fondu dokumentacije. Referentni uređaj uz inventar trebao bi sadržavati naslovnu stranicu i sadržaj dokumenta, predgovor, popis korištenih kratica i skraćenica, kao i indekse. U nekim slučajevima mogu biti dodatni elementi - tablice, rječnici.
Naslov mora navesti naziv arhive u kojoj se dokumentacija pohranjuje, koji je naziv fonda, uključujući kraticu, kao i njegov broj. Navedite broj inventara i njegov naziv. Sadržaj treba sadržavati potpuni popis svih odjeljaka i referentnih uređaja, uključujući predgovor, popis korištenih kratica i nazive dijelova. Svakom naslovu pridružuje se broj stranice koji mu je dodijeljen prilikom sastavljanja inventara. S pravom se smatra da je za istražno osoblje jedan od najvažnijih dijelova predgovor, koji opisuje povijest institucije koja je formirala fond. Oni pišu povijesno okruženje, uvjete u kojima je tvrtka djelovala, datum pojavljivanja i hijerarhijsku strukturu podređenosti. U predgovoru se navodi kako je organizirana papirologija, koliko je ustanova bila velika i koje funkcije obavlja, zašto je reorganizirana ili likvidirana i kada se to dogodilo.
O kraticama
Takav se popis sastavlja uzimajući u obzir abecedu. Trebao bi sadržavati sve kratice koje se koriste u sastavljanju inventara. Dokument mora sadržavati puno ime svake riječi koje je barem jednom smanjeno. Obično se skraćenice koriste za uštedu prostora, mijenjaju se samo često korištene riječi. Pored toga, služba za pomoć dešifrira sve kratice. Pravilna kompozicija ovog elementa pomaže da se napravi jednoličan popis, a svaki je predmet što je moguće informativniji i jasno prenosi informacije potrebne čitatelju.
Postoje neke kratice koje su općenito prihvaćene i aktivno se koriste u pisanom govoru - simboli koji kodiraju duljinu i masu, druge mjerne jedinice, kao i kratice "t. d. "," t. e. ”i slično. Ne trebaju ih slikati. Nije potrebno dati dekodiranje onim skraćenicama koje su zapravo korištene riječi. Na primjer, "sindikalni odbor" odnosi se upravo na ovu kategoriju kratica, koje se široko koriste u kolokvijalnom govoru.
Kako je sve počelo
Iz povijesti čovječanstva poznato je da je arhivski popis možda najstariji tip referentnog priručnika uvedenog za arhive. Upotreba zaliha u trinaestom stoljeću službeno je potvrđena, a u to su se vrijeme uzimali u obzir važni dokumenti i osiguravala sigurnost. Zahvaljujući zalihama bilo je lakše potražiti dokumente pa je bilo moguće pribjeći njima kao izvorima vrijednih informacija.U razdoblju od 13-15 stoljeća inventari su bili kratki, sastavljeni bez posebne sistematizacije, samo su ukratko opisane knjige, rukopisi. U stvari, to su bili neformalni popisi.
U šesnaestom stoljeću pristup inventara postao je odgovorniji. Popisi su uključivali popis različitih opcija dokumentacije. Bilo je zaliha u kojima su predmeti grupirani prema nekom atributu, iako su se istodobno još uvijek koristili, a u koje su se podaci bilježili bez sistematike. U sedamnaestom stoljeću napredak formiranja zaliha otišao je dalje, počeli su se stvarati detaljni vodiči, koji se međusobno razlikuju po formatu. Oni su bili vrlo korisni, pa su čak i moderni istraživači, koristeći takve zalihe, iz njih dobili neke važne podatke o prethodno provedenim predmetima, a zatim sastavili dokumente. U sedamnaestom stoljeću zalihe konačno učvršćuju sustavni opisni karakter.