Henkilökohtaisessa tiedostossa on pääsääntöisesti erityisdokumentaatio, joka heijastaa tietoa työntekijästä ja hänen työstään tietyn ajanjakson ajan tai opiskelijasta ja hänen opinnoistaan tietyssä korkeakoulussa. Tyypillisesti työntekijöiden henkilökohtaisten tiedostojen muodostaminen ja käsittely tapahtuu pitkän ajanjakson ajan. Tavalla tai toisella, ne sisältyvät henkilöstöä koskeviin asiakirjoihin. Mikä on tämän tapahtuman järjestys tänään? Mitä tietoja työntekijärekisteritiedosto sisältää? Miksi? Vastaukset näihin ja muihin yhtä vakaviin kysymyksiin löytyvät tämän artikkelin lukemisprosessista.
Yleisiä kysymyksiä
Aluksi on kuitenkin huomattava, että työntekijöiden henkilökohtaisten tiedostojen hallinta ei ole pakollinen prosessi ehdottomasti kaikissa työnantajaryhmissä. Venäjän lain mukaan henkilökohtaiset asiat on hoidettava vain kansalaisille, jotka täyttävät julkisen palvelun tehtävät. On tarpeen täydentää sitä, että vastaavaa menettelyä säätelee presidentin asetus 1. kesäkuuta 1998 annetulla presidentin asetuksella "Määräyksestä henkilöiden, jotka täyttävät Venäjän valtion asemat nimitysmääräyksessä, sekä valtion asemaa liittovaltion virkaa koskevissa asioissa" päivätyllä päivämäärällä.
Velvollisuus, mukaan lukien työntekijöiden henkilökohtaisten tiedostojen muodostaminen ja ylläpitäminen, voidaan antaa työnantajalle - valtion yritykselle (organisaatiolle) myös alan normatiivisella säädöksellä. Esimerkiksi: Venäjän kuluttajavalvonnan 16. maaliskuuta 2005 päivätty määräys, jolla hyväksytään liittovaltion virkamieshallinnon säännöt, jotka liittyvät valvontaan kuluttajien oikeuksien ja ihmisten hyvinvoinnin suojelemisen alalla (tämän asiakirjan kohdan 7.7 mukaan henkilökohtaiset asiat hoidetaan asioiden hoitamisessa) sekä päätöslauselma “ Liittovaltion tullilaitoksen osalta ”, päivätty 21. elokuuta 2004, jonka kautta FCS-asetus hyväksytään. Tämän asiakirjan perusteella laadittiin ja annettiin liikkeeseen GUK: ta (päähenkilöstöosastoa) koskeva asetus. Asetuksen viidentoista kappaleen mukaisesti FCS GUK: lle on annettu tehtäväksi ylläpitää kaikkien palvelun työntekijöiden henkilökohtaisia tiedostoja.
Lisäksi rahastoyhtiö (toisin sanoen korkeampi organisaatio) voi määrätä työntekijöiden henkilökohtaisten tiedostojen hallintamenettelyn. Muissa yrityksissä ja organisaatioissa johdolle on annettu oikeus tehdä päätöksiä tarkasteltavan prosessin suorittamista koskevasta tarpeesta ja myös (jos kyseessä on positiiviseen suuntaan tehty päätös) - joille työntekijäryhmille on suositeltavaa harjoittaa henkilökohtaista yritystä. Työntekijöiden henkilökohtaisten asiakirjojen käsittelyä koskevassa asetuksessa säädetään, että analysoitua menettelyä sovelletaan pääsääntöisesti seuraaviin kansalaisryhmiin:
- Ylemmissä virkoissa työskentelevät (rakenteen suora päällikkö, hänen avustajansa (varahenkilöt), johto suhteessa rakenneyksiköihin ja niin edelleen).
- Yrityksen työntekijät, joille Venäjän nykyisen lainsäädännön mukainen vastuu on vahvistettu (esimerkiksi pääkirjanpitäjä, hänen sijaisensa, kassa jne.).
Työntekijöiden henkilökohtaisten asiakirjojen käsittelyä koskevat säännöt, kuten käy ilmi, eivät merkitse tiettyä velvoitetta. Monet yksityiset yritykset kuitenkin huolehtivat henkilökohtaisten asioiden hoitamisesta ehdottomasti kaikkien työntekijöidensä suhteen.Tämä ei riipu asemasta ja palkkaluokasta, samoin kuin suoritetuista työtoimista (muuten siksi myös tekninen henkilöstö sisältyy tähän). Miksi? Tosiasia, että työntekijöiden henkilökohtaisten tiedostojen ylläpitäminen on erittäin kätevä tietolähde. Lisäksi tämä säännös koskee ehdottomasti kaikkia työntekijöitä. Yhdessä kansiossa on työntekijän tärkeimmät tilaukset, hänen henkilökohtaiset asiakirjat sekä muut tarvittavat paperit. On tärkeätä huomata, että henkilökohtaisen luonteen työntekijöiden henkilökohtaisten tiedostojen käsittelyohjeet ovat työkalu tietojen konsolidointiin.
Henkilötiedoston luominen
Nykyään henkilökohtaisten asioiden luominen tapahtuu organisoidulle ryhmälle dokumentoituja tietoja työntekijästä, jonka työnantaja on siirtänyt hänelle työn siirtämisen tai vastaanottamisen yhteydessä. Työntekijöiden henkilökohtaisten tiedostojen säilyttämismenettelyä koskevissa ohjeissa ehdotetaan, että kaikki merkitykselliset toimenpiteet on tavalla tai toisella osoitettu erityisvaltuutetulle asiantuntijalle tai henkilöstöelimelle, joka vastaa erikseen tällaisten asiakirjojen asianmukaisesta käsittelystä.
Henkilökohtaisten tapausten luominen suoritetaan heti sen jälkeen, kun työntekijä on vastaanotettu tai siirretty johtotehtävään tai asemaan, jonka mukaan vastuun asettamisesta säädetään laissa. Työntekijöiden henkilökohtaisten tiedostojen säilyttämismenettely ei sulje pois toista asemaa, kun sitä määrätään työntekijöiden henkilökohtaisissa tiedostoissa olevien tiettyjen toimien suorittamista koskevista ohjeista.
Moskovan kaupunginarkiston metodologisten suositusten sekä Venäjän federaation VNIIDAD FAS: n mukaan henkilökohtaiset asiakirjat sisältävät tavalla tai toisella asiakirjat, jotka työntekijät toimittavat työsuhteen aikana ja jotka on muodostettu heidän seuraavan ammatillisen toimintansa aikana tietyssä yrityksessä tai organisaatiossa. Joten tämä sisältää seuraavat paperit:
- Henkilökohtaiset tiedot henkilöstön tai vastaavan profiilin mukaisesti.
- Lisäys hakemuslomakkeeseen tai henkilökohtaiseen lomakkeeseen.
- Työntekijöiden omaelämäkerta.
- Kopiot koulutusasiakirjoista.
- Toinen kappale työsopimuksesta.
- Vastuusopimus.
- Suosituskirjeet aiemmista työpaikoista (ominaisuudet).
- Työnhakemus (siirtyminen sopivalle tehtävälle).
- Kopioita tilauksista tai niistä otteita, jotka vastaavat vuokraamista tai siirtymistä toiseen sijaintiin.
- Ote työntekijöiden palkitsemista tai kurinpidosta koskevista asiakirjoista (tai jäljennöksistä).
- Kopiot (otteet) varmentamisasiakirjoista (varmennuslomakkeet, arvostelut ja niin edelleen).
Henkilökohtaisten tiedostojen turvallisuus
Työntekijöiden henkilökohtaisten tiedostojen käsittelyä koskevassa säännöksessä ehdotetaan, että heidän absoluuttisen turvallisuuden ja käsittelyn helppouden järjestämiseksi ne sijoitetaan (nimittäin ommeltu lanka ja neula neljään puhkaisuun) erilliseen kansioon paperinmuodostusprosessin aikana.
On tärkeätä huomata, että yllä lueteltujen dokumenttien lisäksi joitain muita papereita voidaan sijoittaa henkilökohtaisiin tiedostoihin (esimerkiksi asiakirjat, jotka koskevat kilpailun läpäisseet työntekijää avoimen tehtävän täyttämiseen; jäljennökset työntekijöiden palkitsemista, kunniamerkkien myöntämistä ja niin edelleen koskevista asiakirjoista). Lisäksi varmennetut valokuvat työntekijän todistuksesta sijoitetaan henkilökohtaisiin tiedostoihin, mutta niitä ei arkistoida.
Työntekijöiden henkilökohtaisten tiedostojen käsittelyjärjestys merkitsee myös heidän alkuperäistä rekisteröintiään. Tällä tavalla:
- Jokaiselle henkilökohtaiselle tiedostolle on annettu oma tilinumero.
- Asiaankuuluvat kohdat täytetään henkilötiedoston selässä ja etukannessa.
- Sisäinen luettelo sisältyy välttämättä henkilökohtaiseen tiedostoon.
Ylläpidä työntekijöiden työkirjoja ja henkilökohtaisia tiedostoja
On huomattava, että henkilökohtaisen liiketoiminnan harjoittaminen ei lopu tietyn rakenteen kunkin työntekijän koko työjakson ajan, kun sen säännöt eivät ole ristiriidassa tämän kanssa. Näin ollen henkilökohtaisten asioiden hoitaminen sisältää joka tapauksessa seuraavat seikat:
- Tietojen pitäminen tarvittavissa tapauksissa.
- Asiakirja-aineistossa tallennettavien asiakirjojen tilat.
- Asiakirjojen takavarikointi, jonka tarve on ohitettu.
- Määräaikaistarkastus henkilötiedoston tilasta sen sisältämien asiakirjojen säilyttämistä koskevan aiheen mukaisesti.
Organisaation työntekijän henkilökohtaisten tietojen pitäminen edellyttää, että merkinnät tehdään henkilökohtaisten tietojen dokumentaatioon tiettyjen asiakirjojen tai niiden oikeaksi todistettujen jäljennösten perusteella. On tärkeää lisätä, että valtuutettu virkamies voi selvittää menettelyn suorittamiseen tarvittavat vivahteet ennen kuin teet erityisiä merkintöjä henkilökohtaisen keskustelun aikana työntekijän kanssa. Ehdottomasti kaikki tietueet, jotka liittyvät asiakirjoihin, kun suoritetaan henkilökohtaisia tiedostoja, tehdään käsin kuulakärkikynällä tai mustekynällä sinisenä, mustana tai purppuraisena. Työntekijöiden henkilökohtaisten tiedostojen käsittelyä koskeva asetus merkitsee oikaisujen jättämistä dokumentaatioon sekä luettavan käsinkirjoituksen tarkoituksenmukaisuutta. Sitten, kun todellinen tarve syntyy, nämä tietueet varmennetaan henkilöstönhallintapalvelun valtuutetun virkamiehen allekirjoituksella. Lisäksi yritys leimataan.
Lisätietoja
Oletettu järjestys ja työntekijän henkilökohtaisten tiedostojen käyttäminen varmistetaan seuraavan säännön mukaisesti: kun asiakirjat on kerätty, se on pakollista jakelua henkilökohtaisessa asiakirjassa kappaleiden mukaisesti. Lisäksi paperiosat on järjestetty aikajärjestykseen. On tärkeää huomata, että henkilökohtaiseen tiedostoon tallennetut yksittäiset asiakirjat on tavalla tai toisella numeroitu. Näitä arvopapereita koskevat tiedot (ottaen huomioon sivunumerointi), joiden rajoissa ne sijaitsevat henkilökohtaisessa tiedostossa, heijastavat joka tapauksessa sisäistä luetteloa.
Valkovenäjän tasavallan työntekijöiden henkilökohtaisten asiakirjojen käsittelyä koskevissa vakio-ohjeissa sanotaan, että työntekijät sitoutuvat toimittamaan tiedot henkilöstöpalvelulle ajoissa. Nämä tiedot tulkitsevat pääsääntöisesti henkilökohtaisten tietojen muutoksia, jotka sisältyvät henkilötiedoston kokoonpanoon. Tämä kirjoitetaan yleensä kirjallisesti lausumana. Lisäksi muutoksia vahvistava dokumentaatio toimii sovelluksena. Hieman myöhemmin, kun kaikki merkinnät on syötetty henkilökohtaiseen tiedostoon, asiakirjat palautetaan tavalla tai toisella työntekijälle. Muuten tarvittaessa ensin tehdään ja varmennetaan näistä asiakirjoista jäljennökset, jotka liitetään myöhemmin henkilökohtaiseen tiedostoon.
Henkilökohtaisten tiedostojen tallennus ja kirjanpito
Kun työntekijöiden henkilökohtaisten tiedostojen hallinta on tutkittu täysin, on suositeltavaa harkita säilytys- ja kirjanpitokysymyksiä. Joten nämä menettelyt on järjestetty selkeään ja nopeaan henkilökohtaisten asioiden etsimiseen, mikä varmistaa niiden ehdottoman turvallisuuden sekä asiakirjoihin sisältyvien tietojen luottamuksellisuuden luvattomalta käytöltä.
On tärkeätä huomata, että yrityksen työntekijöiden henkilökohtaiset tiedostot sisältyvät henkilöstöyksikön nimikkeistöön yleisen nimen ”Henkilökohtaiset tiedostot” mukaisesti. Lisäksi niiden varastointiajat on ilmoitettu siellä. Yleensä arvopapereiden säilytysaika on 75 vuotta.
Työntekijöiden henkilökohtaisten asiakirjojen pitämistä koskevassa asetuksessa määrätään, että dokumentaatio säilytetään henkilöstöosastolla (yleensä siihen tarkoitukseen, että tilat on järjestetty sinne) erillään muista papereista. On lisättävä, että henkilöstöpalvelu tallentaa vain asianomaisten työntekijöiden henkilökohtaiset tiedostot. Lomautettujen työntekijöiden tapaukset siirretään laissa säädetyn menettelyn mukaisesti varastointia varten rakennuksen arkistoon tai aluearkistoon.
On huomattava, että säilytysolosuhteiden tulisi tavalla tai toisella taata suoraan henkilökohtaisten tiedostojen sekä niihin sijoitettujen asiakirjojen (tietojen) absoluuttinen turvallisuus paljastamisen tai varkauden varalta. Siksi tänään suositellaan varmistamaan henkilökohtaisten tiedostojen säilyttäminen kassakaapien kautta, asettamalla ne pystyasentoon hyllyille (juurten ollessa ulkona).
Mitä muuta?
Muuten, kaapin sisäpuolelle tai oven luokse voidaan sijoittaa yhteenvetokuvaukset tallennettuihin henkilökohtaisiin tiedostoihin. On tärkeää, että tiedonsaannilla ovat yksinomaan valtuutetut virkamiehet ja heidän johtajat. Sitten, kun henkilökohtaisten tiedostojen lukumäärä ylittää sallitun, ne tallennetaan erikoistuneeseen rekisteriin tai päiväkirjaan. Tapausten järjestelmällistäminen suoritetaan jollakin seuraavista menetelmistä:
- Numerojärjestyksen mukaisesti.
- Suoran aakkosjärjestyksen mukaisesti.
- Osastojen mukaisesti rakenneyksiköiden nimien mukaan henkilöstötaulukon mukaan, osastojen sisällä, suoran tilin aakkosjärjestyksessä tai numerojärjestyksessä.
Kirjanpitoyksiköiden kokonaismäärän vähentämiseksi henkilökohtaiset tiedostot voidaan tallentaa osana ns. Asuja - aakkosellisia ryhmiä varastointia varten. Siksi ehdottomasti kaikkia tilaukseen sisältyviä henkilökohtaisia tiedostoja edeltää paperiarkki, jossa on työntekijän nimi. On tarpeen lisätä, että myös henkilökohtaiset asiat, jotka koostuvat järjestyksestä, on ryhmitelty aakkosjärjestyksen mukaisesti. Asun alussa on yhteenveto luettelosta siihen sisältyvistä henkilökohtaisista tiedostoista.
Henkilökohtaisten tiedostojen antaminen ajoissa
Henkilökohtaisten asioiden myöntäminen tietyn rakenteen työntekijöille väliaikaista käyttöä varten, jotta he voivat tutustua sinne syötettyihin tietoihin, tapahtuu yleensä vain henkilöstöosaston luvalla. Työntekijän tutustuminen hänen henkilökohtaiseen asiakirja-aineistoonsa vastaanottamisen yhteydessä tapahtuu yleensä suoraan virkamiehen läsnä ollessa, joka vastaa tällaisen suunnitelman dokumentoinnista.
On huomattava, että työntekijät ovat perehtyneitä henkilökohtaisiin asioihin vähintään kerran vuodessa, samoin kuin näiden henkilöiden pyynnön mukaisesti muissa Venäjän lain mukaisissa tapauksissa. Kun perehdytään organisaation työntekijöiden henkilökohtaisiin asioihin, se on ehdottomasti kielletty:
- Suorita kaikki korjaukset jo tehtyihin henkilökohtaisten tiedostojen tietueisiin.
- Tee uusia merkintöjä henkilökohtaisiin tiedostoihisi.
- Pura henkilökohtaisista tiedostoista siellä olevat asiakirjat tai laita niihin uudet.
- Säilytä henkilökohtaisia tiedostoja valtuutettujen henkilöiden antaman ajanjakson jälkeen.
Tärkeitä nuansseja
Jos tietueista löytyy epätarkkuuksia tai jos henkilökohtaisissa asioissa löydetään vanhentuneita asiakirjoja, työntekijällä on oikeus kääntyä tältä osin rakenteen henkilöstöpalveluun. On lisättävä, että hakemukseen olisi liitettävä asiakirjat, joiden mukaan olisi aiheellista tehdä tiettyjä muutoksia aiemmin tehtyihin tietueisiin tai kopioita tietyistä asiakirjayksiköistä korvaamiseksi.
Tärkeää on tietää, että henkilökohtaisten asioiden luovuttaminen väliaikaiseen käyttöön tapahtuu tarkkaan tarvittavien toimien suorittamiseen tarvittavan ajanjakson ajan, henkilöstörekisterin vastaanottamiseen oikeutettujen henkilöiden luettelon mukaan, jonka rakennuksen johto hyväksyy. Muuten henkilökohtaisen tapauksen myöntämistä koskeva tapa kirjataan tavalla tai toisella valvontakorttiin (päiväkirjaan).
On tärkeää tietää, että henkilökohtaisten tiedostojen tutustuminen (työskentely) suoritetaan huoneessa, joka on erityisesti suunniteltu näitä tarkoituksia varten. Lisäksi tutustumisaika (työ) on tavalla tai toisella rajoitettu työpäivään.Joten henkilökohtaisten asioiden käsittelystä vastuussa olevan työntekijän on työpäivän lopussa varmistettava, että kaikki väliaikaiseen käyttöön annetut henkilökohtaiset tiedostot palautetaan varastointipaikkaan. Tarvittaessa virkamies sitoutuu toteuttamaan aiheelliset toimenpiteet palauttamaan tai etsimään asiakirjoja.
Henkilökohtaisten tiedostojen tai niiden kokoonpanossa olevien henkilökohtaisten asiakirjojen siirto väliaikaista käyttöä varten muihin instituutioihin (organisaatioihin, yrityksiin) tapahtuu yksinomaan rakenteen hallinnan luvan saamiseksi asianmukaisesti toteutetun pyynnön perusteella.
On tärkeätä tietää, että henkilökohtaisesta tiedostosta annetaan säädös, josta yksi jäljennös toimitetaan tavalla tai toisella henkilötodistuksen tai erillisen asiakirjan mukana pyynnön esittäneen valtuutetulle henkilölle. Toinen kappale tallennetaan rakenteen asioihin heti ennen henkilökohtaisen tiedoston tai erillisen asiakirjan palauttamista alkuperäiseen varastointipaikkaan.
Papereiden poistaminen henkilökohtaisesta tiedostosta
On tärkeätä huomata, että tietyt asiakirjayksiköt poistetaan henkilökohtaisesta tiedostosta yksinomaan johdon luvalla, edellyttäen että vastaava tietue sijoitetaan sisäisen luettelon Huomautus-sarakkeeseen. Jos paperi takavarikoidaan tilapäisesti sen sijaan (eli vierekkäisten paperien arkkien välissä), sääntöjen mukaan lisätään korvaava kortti (toisin sanoen korvaava todistus), joka osoittaa takavarikoinnin päivämäärän ja syyn asiakirjan antaneen henkilön allekirjoituksella sekä tämän allekirjoituksella. työntekijä, joka sai sen rakenteeseen liittyvien väliaikaista käyttöä koskevien sääntöjen mukaisesti.
Henkilökohtaisten tiedostojen turvallisuuden täydellisen valvonnan varmistamiseksi tietyssä laitoksessa (organisaatiossa, yrityksessä) vuosittain (eli viimeistään ensimmäistä vuosineljännestä, joka seuraa raportointivuotta), niiden tila ja saatavuus tarkistetaan. Sinun on tiedettävä, että valvontaprosessin aikana havaitut puutteet ja puutteet kirjataan joka tapauksessa säädökseen, joka heti, kun komission puheenjohtaja on hyväksynyt sen, toimitetaan organisaation johdolle tarkastettavaksi ja sitä seuraavaa päätöksentekoa varten kadonneista tai virheellisistä asiakirjoista.