Tietojen käytännön soveltaminen on perustana lähdedatan kaikkien esittämistapojen ja virallistamisen yhtenäistämiselle, jotta ne voidaan kiinnittää, siirtää ja vastaanottaja saa niiden tarkan käsityksen.
Kun tieto esitetään asiakirjassa, se on tarkka, se kuuluu yleisesti hyväksyttyihin ja yhtenäisiin normeihin, lainsäädäntöön ja sosiaalisen tai tuotantoprosessin vaatimuksiin. Nämä ovat aina tarkkoja formulaatioita ja tietynlainen ilmaisu ilmaisun avulla selvästi määritellyn tavoitteen saavuttamiseksi.
Asiakirjan luominen ja sisältö
Yhtenäisillä dokumentointijärjestelmillä ei ole merkitystä, on tapana luoda dokumentteja joka päivä omasta aloitteestaan ja tietämyksestä tai täyttää ne tiettyjen sääntöjen mukaisesti.
Elämä itsessään on tiedon poreallas, mutta jokaisena ajankohtana ihmisen luonne on jotenkin säveltää ja selvästi korjata jotain. Kirjoittamattoman tavaran mukaan yhtenäiset dokumentointijärjestelmät muodostuvat jokaiselle koulun henkilölle, ellei aikaisemmin. Mutta kehitysvaiheessaan henkilö ei kiinnitä heihin ansaitsemansa olennaista arvoa.
Asiakirja voi olla kahdenlaisia:
- muodossa;
- rakenne ja sisältö.
Muodollisesti tyhjät asiakirjat ovat tavallisia muotoja, joihin kirjataan tiukasti määritelty tieto. Tällaisia asiakirjoja käsitellään jatkuvasti (päiväkoti, koulu, klinikka, työ, passitoimisto, ...).
Oikeat asiakirjat ottavat huomioon nykyiset vaatimukset niiden suunnittelulle. Muussa tapauksessa vastaanottaja ymmärtää ne väärin, eikä haluttua tulosta saada.
Jokainen asiakirja tulee suorittaa muodossa, sillä on oltava selkeä rakenne ja odotettu sisältö, ilmaistuna tietyssä muodossa.
Muodollisesti asiakirjoihin voidaan viitata taiteellisina teoksina, artikkeleina, tutkintotodistuksina, väitöskirjoina, kirjoina ja muina kirjoitetuina ja graafisina teoksina, mutta tämä on rakenteeltaan ja sisällöltään paljon epäselvämpi tulos, joka johtuu siitä, että tiedot muunnetaan tiukkoon muotoon tietyn kuluttajapiirin (vastaanottajien) käsityksen saamiseksi.
Yhdistämisjärjestelmien ydin
Tiedot ovat laajoja, mutta vaikka et ota huomioon ulkoisia lähteitä, jokainen valtion rakenne, yritys, yksittäinen yrittäjä ja tavallinen ihminen ovat olosuhteissa (vaatimuksissa) valitsemalla tietyn standardin ympäröivän yhtenäisten normien joukosta.
Nykyiset valtion yhtenäiset dokumentointijärjestelmät ovat melkein kaikissa tapauksissa luonteeltaan neuvoa-antavia. Erityisesti sovellettavien määräysten mukaisesti.
- Asiakirjan päivämäärä on laadittu arabialaisin numeroin järjestyksessä: kuukauden päivä, kuukausi, vuosi.
- Kuukauden päivä ja kuukausi - kaksi paria arabialaisia numeroita pisteen kautta; vuosi - neljä numeroa (4. joulukuuta 2017 = 4. joulukuuta 2017, GOST R 6.30-2003 mukaan).
- Lisäksi tämä GOST sallii kuukauden nimen sanallisen ilmoittamisen.
- Sama GOST "sallii" käänteisen järjestyksen: vuosi, kuukausi ja päivä.
Merkittävä osa asiakirjoista “palvelee” hallintoa. Työtilanteet toistuvat, tehdyt toimet ovat samanlaisia, mutta ominaisuuksia on aina. GOST R 6.30-2003 yksinkertaistaa huomattavasti asiakirjojen luomista, ei vain hallinta-aloilla.
Yhteisen mielipiteen mukaan yhdistäminen on asiakirjojen määrän ja monimuotoisuuden, suunnitteluvaatimusten, sisällön ja rakenteen logiikan vähentämistä. Yhdistäminen sisältää myös asiakirjojen luomis-, käsittely- ja toteutusprosessit.Tulostusmateriaalin koko on tärkeä, jos se on paperiasiakirja, tai tietomuoto, jos se on sähköinen asiakirja.
Työnkulkualueet ja asiakirjan semantiikka
Organisaation hallinta on tärkeä, mutta ei ainoa alue, johon yhtenäiset dokumentointijärjestelmät liittyvät suoraan. Minkä tahansa yrityksen kirjanpitoosasto käyttää paitsi tyhjiä lomakkeita, mukaan lukien tiukat raportointilomakkeet, myös laaja valikoima "ilmaisia" luonnosasiakirjoja hyväksyttyjen lakien ja paikallisten standardien, GOST-määräysten mukaisesti.
Koko venäläisen luokittelijan mukaan toimii useita temaattisia järjestelmiä:
- pankkisektori;
- budjettilaitosten ja -organisaatioiden rahoitus-, kirjanpito- ja raportointialue;
- raportointi ja tilastoalue;
- työvoiman dokumentointijärjestelmä;
- ulkomaankaupan pallo jne.
Venäjän federaation yhtenäiset aihejärjestelmät kattavat maan koko sosioekonomisen infrastruktuurin. Heillä voi olla erityispiirteitä alueittain, toimialoittain, yrityksen pätevyysalueittain.
Jos noudatat all-venäläistä luokittelijaa, voit määrittää kahdeksan numeroisen koodin jokaiselle asiakirjatyypille ja pitää erillisen tietueen. Suurin osa organisaatioista käyttää olemassa olevia paperityön vaatimuksia ja hyväksyy omat määräykset niiden perusteella.
Keskeiset asemat
Asiakirjan tarkoitus vaatii tiettyjä yksityiskohtia. Tarvittavien edellytysten puuttuminen voi johtaa asiakirjan pätemättömyyteen tai sen toteuttamisen mahdottomuuteen. Tässä tapauksessa GOST R 6.30-2003: n uskollisuudella ei ole merkitystä.
Työmääräys sisältää tietyn joukon tehtäviä. Toinen on osaston perustamismääräys. Työn kuvaus on koottu täysin erilaiseksi kuin talousosaston vuosineljännesraportti.
Samalla monilla yksityiskohdilla on sovellusominaisuuksia. Esimerkiksi päivämäärällä voi olla erilainen merkitys: tilauksen allekirjoittamisen hetki, työntekijän irtisanomishetki, tuotannon aloittamisen hetki, monenvälinen sopimus. Jälkimmäisessä tapauksessa ei voida ilmoittaa vain sitä päivää, jona osapuolet allekirjoittavat sopimuksen, jolla on aina juridinen merkitys, vaan myös yleisen päivämäärän, esimerkiksi sovittujen määräysten voimassaoloajan alkamisen.
Sanojen valinta ja ilmaus
Minkä tahansa yrityksen, kuten tietokoneohjelman, työnkulku on yleensä tiukasti virallinen prosessi. Toisin kuin ohjelma, täällä ei toimi tietokone, vaan henkilö. Virheellinen sanamuoto on mahdollista. Mutta yleinen ääriviiva luotaessa asiakirjoja määritetään GOST 6.30-2003 -standardin mukaisesti mahdollisimman lähellä vaatimuksia.
Poikkeaminen yleisesti hyväksytystä käytännöstä ja GOST: n vaatimuksista ei tässä ole tarkoituksenmukaista: tilaus, määräys, lausunto, tilaus jne. Eivät ole taideteoksia, eikä ajatuksen ilmaisutapaa tarvitse etsiä.
Sanasto ei ole tervetullut, vaan myös kussakin tapauksessa tarvittavat puheosat ja oikea tapaus. Vakiintuneen käytännön mukaan epäselvyyksiä, puuttuvia sanoja, lauseita löytyy usein asiakirjoista, esiintyy epäjohdonmukaisuuksia, jotka eivät ole ominaisia kielitaitoiselle puheelle. Mutta se on tapana, ja tehdä se omalla tavallaan on epäkäytännöllistä.
Piirustusten, niiden allekirjoitusten ja nimitysten suhteen on tapana käyttää kokemusta suunnitteludokumentaation kehittämisestä silloin, kun se on ilmeisesti välttämätöntä. Mikään ei kuitenkaan estä suunnittelemasta säännöllistä piirrosta samalla intiimillä tavalla.
Taulukoiden suhteen on myös järkevää harkita GOST-säännöksiä. Tämä on vakiintunut käytäntö, ja mikä tahansa työasiakirjan taulukko on ensisijaisesti toimintaoppaita tai tietoja päätöksenteossa.
Sanasto, rakenne ja esityslogiikka
Tekstin tulee olla aina kytkettynä. Lauseet määrittelevät toisiaan tai tekevät tarkennuksia. Käytetään erityisiä sanoja ja ilmauksia. Henkilön rekrytoimiseksi johtaja kirjoittaa lyhyen päätöslauselman oikein kirjoitetusta lausunnosta.
Työntekijän määrätyssä muodossa kirjoittama työllisyyshakemus hyväksytään yrityksen yksiköissä ja suoritetaan alustavan hyväksymisprosessin kautta. Tämä ei ole vielä asiakirja, mutta jo perustana yrityksen johtajan lopulliselle päätökselle erityisen lauseen muodossa "järjestyksessä".
Kaikkien muiden kirjoittaminen päätöslauselmaan on sallittua, se ei ole kielletty, mutta kaikissa tilanteissa sillä tulisi olla kohtuullinen arvo. Esimerkiksi yliopistosta valmistunut. Lause voidaan toimittaa lausunnon tekstiin tai yrityksen logiikan mukaisesti - tämä jätetään johtajan päätettäväksi.
Monien asiakirjojen olennainen ja perinteinen piirre ovat kaksi osaa:
- syy (perusta, tarkoitus);
- päätelmä (päätös, päätelmä, pyyntö).
Tämä ei ole tärkeää, mutta missä se on loogista, on välttämätöntä jakaa kaikki tarvittavat lauseet kahteen osaan. Yrityksen itsensä standardien, yhtenäisten dokumentointijärjestelmien ja paikallisten määräysten tulisi toimia perustana sellaisten rakenteiden rakentamiselle, joissa asiakirjan aihe määrittelee, miten peruste ja päätelmä tehdään.
Todellisessa käytännössä tämä lähestymistapa nopeuttaa tärkeiden asiakirjojen luomista, antaa sinun keskittyä koko tekstiin, mutta vain muuttuvaan osaan.
Yrityksen paikalliset asiakirjat
Asiakirjojen yhtenäistäminen ja standardisointi on ominaista jokaiselle yritykselle. Jotkut tekevät tämän kirjallisesti, toiset noudattavat suullista harjoittelua. Kaikki riippuu yrityksen koosta ja vastuun tasosta.
Suurin osa paikallisista säännöksistä laaditaan yrityksen perustamisen aikana voimassa olevan lainsäädännön, GOST: n, teollisuudessa tai tietyllä liiketoiminta-alueella sovellettavien sääntelytietojen perusteella.
Tällaiset yhtenäiset dokumentointijärjestelmät ovat ainutlaatuisia ja usein tietyn yrityksen osaamista, perustuvat käytettyihin ohjelmistoihin ja muodostavat liikesalaisuuden. Ne muuttuvat harvoin, ja muutokset liittyvät yrityksen kasvun vaiheisiin, sen osaamisalueen laajenemiseen tai liiketoiminnan tasoon.
Tärkeitä paikallisia asiakirjoja ovat tuotesuunnitelmat, tekniset eritelmät ja työaikataulut. Tässä asiakirjojen yhdistäminen ja standardisointi ovat vastaavia. Jokainen uusi, esimerkiksi kalenterisuunnitelma, tehdään edellisen kaltaiseksi, ja uusi laskentaperiaatteet laaditaan edellisen perusteella ottaen huomioon muutokset ulkoisissa vaatimuksissa (lainsäädäntö, vero, valtion valvontaelimet, ...)
Tietovirta
Hyvin virheenjälkeinen yrityksen työnkulku, etenkin kun yhtenäisen dokumentointijärjestelmän logiikka, rakenne ja sanasto toteutetaan ohjelmisto-teknisen hallintajärjestelmän muodossa, voi paitsi yksinkertaistaa työntekijöiden liiketoimintaa ja toimivuutta, myös hallita heidän toimintaa oikeaan suuntaan tarjoamalla automatisoinnin asiakirjojen luomiseen ja hallintaan niiden käsittely ja toteutus.
Yrityksen infrastruktuuri, toteutettu sisäisen ja ulkoisen tietovirran, aikataulun ja sisällön muodossa, antaa sinun siirtää yrityksen hallinnan korkeammalle tasolle.
Monet nykyaikaiset tietojärjestelmät ovat jo pitkään toimineet tehtävätasolla, tarjoamalla tarvittavat syöttötiedot ja laadittaessa raportteja. Työntekijöiden rooli tällaisessa järjestelmässä on yrityksen luovuuden ja päämäärien kentässä eikä tietyn asiakirjan laatimisen yhteydessä.
Yrityksen ja työntekijöiden käyttäytyminen
GOST R 6.30-2003 ja muut sääntelyasiakirjat määrittelevät asiakirjojen muodon, yksityiskohdat, sanat ja ilmaukset, määrittelevät ilmaisulogiikan ja paperikokojen koon, sisennykset, reunukset, kuvioiden reunat, taulukot ja muut tekniset yksityiskohdat - kaikki tämä on tärkeää ja tarkoituksenmukaista ottaa huomioon.
Yrityksen normaali työ on tavanomainen työnkulku, jossa kunkin työntekijän roolia säädellään ja odotetaan.
Tässä yhteydessä ja tietotekniikan nykyaikaisen kehitystason piirteiden vuoksi työntekijöiden käyttäytymisestä on tullut ajankohtainen. Tiettyjen tapahtumien odotettavissa olevan kehitysvaiheen taustalla voidaan havaita töitä, asiakirjoja, poikkeamia.
Tämä näkökohta ei ole yhtä merkittävä yrityksen infrastruktuurin rakentamisessa. Asiakirjojen oikean työn organisoinnin lisäksi on tärkeää varmistaa myös asiakirjojen käsittelyprosessin hallinta.