Kirjanpito ja varastotoimintojen parantaminen on avain nykyaikaisen yrityksen laadukkaaseen työhön. Se, kuinka varaston työ sopeutetaan, määrittelee kuinka rationaalisesti yritys toimii, kuinka tehokkaasti tuotantoresursseja käytetään. Virheenkorjaus, järjestelmän parantaminen, varastotoimintojen automatisoitu kirjanpito mahdollistavat paremman kannattavuuden ja tuottavuuden, ja lopputuote paranee.
Miksi tarvitsemme varastoa?
Minkä tahansa yrityksen varaston päätarkoitus on MPZ-varastojen varastointi. Varasto - alusta erilaisille töille: täällä materiaalit valmistetaan käytettäväksi osana tuotantoprosessia, lähetetään kuluttajille. Varastointitoimintojen moderni, tehokas organisointi ja tekniikka uusimpia menetelmiä, ohjelmistoja käyttämällä mahdollistavat materiaalihäviöiden minimoinnin sekä varastoinnin aikana että työssä käytettäessä. Tämä puolestaan vaikuttaa tavaroiden kustannuksiin. Varastotoimintojen huolimaton rekisteröinti luo kuitenkin olosuhteet, joissa varkauksia ei voida välttää. Yrityksen päällikön on riippumatta siitä, kuinka varma hän on jokaisessa työntekijässään, on oltava tietoinen siitä, että työntekijöiden epäreilulle käyttäytymiselle on aina olemassa mahdollisuus, joka johtuu sekä hänen henkilökohtaisista ominaisuuksistaan että ulkoisesta paineesta.
Kiinteä osa varastojärjestelmää on varastotoimintojen asiantuntija. Riippuu hänen pätevyydestään, tarkkaavaisuudestaan, koulutuksestaan, onko varastossa ”yhtä tarkka kuin kello” vai hoidetaanko ongelmia säännöllisesti. Kun valitset varaston henkilöstöä, ei riitä, että varmistat, että ehdokas omistaa 1C: Varasto. Sinun on selvitettävä, kuinka hyvin hän ymmärtää logistiikan ja ymmärtääkö hän myös varastointivyöhykkeiden järjestämisen logiikan.
Varastojen alalaji
Kohteesta riippuen, varastoryhmiä on useita. Klassinen luokitusjärjestelmä:
- materiaali;
- sisäinen tuotanto.
Toinen ryhmä on jaettu varastoihin:
- työpajojen välillä;
- työpajojen sisällä.
Aineistoa, kuten nimestä käy ilmi, tarvitaan yrityksen ainevarannon varastoimiseen. Tässä on kaikki mitä yritys tarvitsee työnkululle ilman keskeytyksiä. He säätävät materiaalivaraston työtä, suorittavat perusvarastointitoimia siten, että tuotantoprosessi varustetaan aina marginaalilla varustetuilla materiaaleilla. Varastologistiikan selkeys määrää yrityksen menestyksen, tuotantolinjat, yrityksen kyvyn selviytyä tilauksista ja osastopäälliköt - tehtävien kanssa.
Tuotannon sisäinen - nämä ovat myymälöissä ja niiden välissä sijaitsevat varastotyypit, jotka ovat MPZ: lle välttämättömiä. Se sisältää myös operatiiviset varaukset, joita tarvitaan työpaikkojen huoltoon selkeästi ja ajallaan. Varastointitoimintojen kirjaaminen tapahtuu, kun tuotantoon käyttöön otettua työvuoroa mukautetaan. Toisin sanoen jokaisessa uudessa aikataulussa, jokaisessa peräkkäisessä työntekijöiden vuorossa on oltava kaikki normaalin toiminnan kannalta välttämättömät raaka-aineet.
Mitä muita siellä on?
Lisäksi varastonhallinnan avulla voit varata yleismaailmalliset ja erikoistuneet paikat MPZ: n varastointia varten.
Yleissuunnittelu, jotta voit helposti tallentaa erilaisia arvoja jo pitkään yritykseen tullessa. Näin yleensä järjestetään keskusvarastot. Täällä varastoidut varannot on tarkoitettu hallintaa ja tuotantoa varten.
Erikoistuneet ovat niitä, joissa asuvat vain tietyt arvolajit. Se voi olla metalli tai maalit, lakat tai puu, sähkötuotteet, pakasteet ja niin edelleen.
Laitteet ja kirjanpito
Varastotoimintojen tehokas kirjanpito on mahdollista vain, kun tallennettavat arvot on tallennettu loogiseen, systemaattiseen järjestelmään. Tämä tarkoittaa, että tilan on oltava selkeästi suunniteltu, ja varastotoimijoilla on ja pystytään käyttämään vaakoja ja muita mittauslaitteita. He arvioivat saapuvien tavaroiden laatuparametrit paikan päällä ja seuraavat niiden turvallisuutta, mittaavat annettujen tavaroiden määrän ja tunnistavat mahdolliset epäjohdonmukaisuudet ja määrittävät myös tapahtuman syyn.
Saadut materiaalimäärät otetaan huomioon yhtiön hyväksymän laskentayksikön perusteella. Aseman hallitsemiseksi mittaa, punnitse, harkitse kuinka monta kappaletta saapui. Joissakin tapauksissa käytetään ns. Teoreettista laskelmaa.
Kirjanpito: miksi tämä on tarpeen?
Mihin 1C: Warehouse -ohjelma on? Miksi meidän on pidettävä varastotietoja yrityksen käytettävissä? Tämä kysymys voi esiintyä johtajien keskuudessa, jotka uskovat ehdoitta työntekijöidensä rehellisyyteen. Siitä huolimatta, että johtajat luottavat henkilöstöön, kirjanpito on pakollinen osa kaikkea varastoa, tästä ei ole paeta.
Varastotoiminnan kirjanpidolla pyritään varmistamaan yritykselle vastaanotettujen arvojen turvallisuus. Kirjanpitojärjestelmään kerätyt tiedot antavat mahdollisuuden selvittää, onko yrityksellä hitaasti liikkuvia positioita vai onko materiaaleista tarpeeton. Kirjanpitojärjestelmän työstä on selvää, kuinka suuri liikevaihto on paitsi yleensäkin myös tietyn tyyppisen materiaalin suhteen. Lopuksi, tietokanta vastaa milloin tahansa kysymykseen: "Kuinka monta tuotetta on jäljellä varastossa?"
Varasto: hyväksymme kantoja
Yksi varaston tärkeimmistä toimista on tavaroiden vastaanotto. Varastojen kirjanpitoon automatisoitu ohjelma perustetaan yleensä kvantitatiiviseen kirjanpitoon, mutta sen lisäksi tulisi suorittaa myös laatu.
Paikkojen ottamisesta vastuussa oleva operaattori tarkistaa vastaanotettujen paikkojen lukumäärän ja valvoo niiden kaikkien laatua. Tässä tapauksessa sinun on ensin selvitettävä vaatimustenmukaisuus määrällisesti, vasta sitten laadun suhteen. Joissakin varastoissa hyväksyntä kuuluu varastonpitäjälle, varastosta vastaavalle henkilölle, päällikölle, ja joissain vastuu on jaettu päällikön ja teknisen henkilöstön kesken.
Jos varastossa hyväksytään erityisryhmiin kuuluvia materiaaleja - ns. Vastuullinen nimitys, hyväksytään komissio. Arvokkaiden asemien hyväksymismenettely on samanlainen. Varastointiohjelman on sisällettävä koko tietokannan nimikkeistö tapahtumassa hyväksytyn järjestyksen mukaisesti. Samassa järjestyksessä esitellään valintalautakunta, joka nimittää kokoonpanon nimeltä. Joissakin yrityksissä tilauksen antamisesta vastaa pääinsinööri.
Varastointi: miten se toimii?
Joten, varastossa olevat materiaalit hyväksytään, laskut tarkistetaan, paikat lasketaan, kunkin materiaalin laatu on tutkittu: palpattu, haju, maku. Mitä seuraavaksi? Ja sitten alkaa todellinen varastonhallinnan taikuus - se, joka ei salli yrityksessä näkyviä arvoja sirotella kulmien taakse, kuten rottien mielestä on.
Yksi varastonhoitajan pääavustajista ja hänen kauttaan - yrityksen päällikkö - ovat nämä varastotoiminnan asiakirjat. Ne heijastavat mitä materiaaleja on saapunut varastossa, mitkä ovat menneet, mitä on käytetty ja kenelle ne on kirjattu. Tällaisen kirjanpidon on oltava toiminnallista, sen on heijastettava nykytilaa, otettava huomioon kaikki vastuulliset työntekijät ja tapa, jolla he harjoittavat liiketoimintaa. Määritä arvot varastonumeroille ja kirjoita sitten kirjanpitokortteihin ilmoittaen yrityksessä esiintyneiden paikkojen lukumäärä ja niiden kulutus.
Kortti kaiken perustana
Korttia käytetään tallentamaan kaikki tiedot, jotka liittyvät arvoon, jolle se on osoitettu. Korttien täyttäminen annetaan aineellisesti vastuussa olevalle henkilölle, jonka kanssa he tekevät alustavan vastuusopimuksen. Korteille avataan erityinen rekisteri, josta tietty annetaan tiukasti vastaanottamista vastaan.
Varaston kirjanpito voidaan pitää ilman rekistereitä, mutta määrätyllä tavalla laadittujen kirjojen avulla. Käytännössä melkein kaikki nykyaikaiset yritykset ovat siirtyneet automatisoituun kirjanpitoon. Tässä tapauksessa korttia ylläpidetään sähköisessä muodossa, ja vain käyttäjillä, joilla on tilit järjestelmässä, on pääsy. Ohjelma tallentaa tiedot siitä, kuka teki nämä muut tai muut muutokset korttiin, joka toimii analogisena luettelossa rekisterissä, kun se vastaanottaa paperisen kopion kirjanpitoasiakirjasta.
Ei raportointia - minnekään
Varastotoimintojen kirjanpitoon sisältyy päivittäin yrityksen hallussa olevien varastojen saldojen seuranta. Varastosta vastuussa oleva henkilö laatii joka kuukausi raportin yrityksen johtajalle analysoimalla alkuperäisiä asiakirjoja. Raportti lähetetään kirjanpitoosastolle varmuuskopioimalla asiakirjat, jotka heijastavat vastaanottamista, arvojen menetyksiä.
Raportin tulee heijastaa sellaisia materiaaleja, tuotteita ja määriä, joiden koostumus muuttui raportointikauden aikana. Jokaisen kuukauden alussa laaditaan erillinen raportti, josta käy ilmi, kuinka suuret saldot ovat yrityksen käytettävissä olevien eri tehtävien osalta. Yrityksen ensisijainen dokumentaatio on perustana arvojen saapumisen, lähtemisen vahvistamiselle. Laaditaan näiden tietojen perusteella koodi ja taseet, jotka heijastavat yrityksen tilaa kuukauden lopussa. Lausekkeissa ilmoitettujen tietojen on oltava samanlaisia kuin varaston kirjanpitojärjestelmässä ja sijaintikorteissa olevat.
Erityistapaukset
Joissain tapauksissa varastotoimintojen kirjanpito suoritetaan yleisluokittain. Esimerkiksi, jos yrityksellä on tuotantolinja, joka sallii koneiden korjaamisen, niin kaikkien pienten varaosien kirjanpitoa voidaan pitää epäkäytännöllisenä. Tässä tapauksessa voit antaa yleisen luokan - esimerkiksi ”jyrsinkoneiden varaosat”. Tämä auttaa tekemään tietojenkäsittelystä vähemmän työ- ja aikaa vievää. Kirjanpito tapahtuu kokonaislukuna, arvojen yksittäisiä nimiä ei ole siinä.
Joillakin yrityksillä on lääkkeitä varastossa. Tässä tapauksessa varastotoimintojen kirjanpito on järjestetty siten, että tiedät aina kokonaismäärän, muttei luetele tiettyjä tavaroita. Erityiset kortit on purettava vain niille lääkkeille, jotka sisältävät alkoholia tai myrkyllisiä aineita. Lääkkeistä raportointi on osoitettu lääkäreille ja yrityksen eläinlääkäreille. He laativat henkilökohtaisesti luettelot, jotka sitten lähetetään kirjanpitäjille.
Varastointi ja logistiikka
Eri varastot suorittavat erilaisia toimintoja: tämä määräytyy tietyn organisaation erityispiirteiden mukaan. Vastaavasti tämä määrittelee yrityksen tarvitsemat varastotoiminnot. Maassamme eniten varastoja on vähittäis-, tukku- ja palveluyrityksiä. Tukkumyymälöiden työn perusteella voimme erottaa seuraavat varastotoiminnot:
- autojen purkaminen tavaroiden kanssa;
- tuotujen hyväksyminen;
- siirtävät tavarat varastossa;
- tavaroiden sijoittaminen tätä varten varattuihin osioihin;
- arvojen valinta;
- henkilöstöä;
- lastaus.
Yleensä tätä voidaan kuvata käsitteellä ”logistiikka”. Logistiikka kuvaa tapauksessamme arvoesineiden lastaamista ja purkamista.
Ja miten me toimimme?
Varastotoimintojen ominaispiirteet lastaamisessa ja purkamisessa riippuvat siitä, millaista lastia sinun täytyy työskennellä, millaista kuljetusta palvella. Vahva vaikutus työhön on mekanisoinnin taso yksinkertaisimmissa prosesseissa.Tavaroiden hyväksyminen laadun mukaan on yksi koko kompleksin tärkeimmistä hetkeistä, joka liittyy paikkojen vastaanottamiseen varastossa.
Kuinka tarkasti hallita aineellisten hyödykkeiden virtauksia, päätetään analysoimalla tietoja varaston sijaintipaikkojen määrästä ja laadusta. Käytäntö osoittaa, että kirjanpitojärjestelmissä tiedot ovat usein vääriä, puutteellisia, mikä johtaa johtamisvirheisiin ja yritykselle tappioihin. Tavaroiden logistiikan aikana tapahtuvaan teknologiseen toimintaan liittyy suunnittelemattomia määrän ja laadun muutoksia. Rahtit voidaan varastaa, vaurioitua, kadota, on olemassa käsite "liiallinen lasku". Henkilökunta voi tehdä virheen, muodostaa erät väärin, lähettää tavaroita väärin. Kaikki tämä johtaa pulaan, uudelleenluokitteluun, ylimääräiseen volyymiin.
Tavaroita vastaanotettaessa on erittäin tärkeää arvioida huolellisesti hakija huolellisesti vertaamalla arvoja säännöllisesti ilmoitettuun luetteloon. Siksi jokaisesta sijainnista saateasiakirjat olisi annettava pääsääntöisesti laskuina. Jokaisen vaiheen dokumentointi on tehokkain tapa saada tarkat varastotiedot.
Tietojen on oltava ajan tasalla!
On kuitenkin tärkeää, että ei vain kirjata oikein kaikkia yrityksen vastaanottamia paikkoja. Varastotoimintojen kirjanpitojärjestelmä on tarpeen ottaa käyttöön, jotta tietokanta pysyy ajan tasalla milloin tahansa. Ja tässä pelastuvat uusimmat teknologiset ratkaisut. Tämä on erikoistunut ohjelmisto, joka on suunniteltu erityisesti varastoja varten. Tyypillinen esimerkki on 1C-yrityksen tuote, ns. Warehouse. Tällaisten ohjelmistojen käyttö voi minimoida tiedon menetykseen liittyvät virheet ja vähentää inhimillistä tekijää.
Jotta tiedot ovat mahdollisimman tarkkoja ja heijastavat varaston todellista tilannetta milloin tahansa, sinun on otettava käyttöön arvojen liikkumisen hallintajärjestelmä, joka heijastaa kaikkia liikkeitä. Kaikkien vaiheiden - lähteestä kuluttajaan - on löydettävä paikkansa yrityksen sisäisessä dokumentaatiossa. Vain tällainen kokonaisvalvonta voi tarjota johtamispäätöksiin käytettävän tiedon korkean luotettavuuden.
Varastoi ja vie pois
Varastossa toimittajalta otetut tavarat sijoitetaan alueelle, joka on tarkoitettu säännölliseen varastointiin. Jos tavarat saapuivat kontteihin tai ovat kappaletavaroita, ne voidaan pinota. Kätevä vaihtoehto on hyllyjen asentaminen. Arvot eivät kuitenkaan voi ikuisesti sijaita siellä, joten ennemmin tai myöhemmin tulee aika seuraavalle varastotoiminnolle - tallennetun sijainnin valinta. Tämä voidaan tehdä joko osana pakettia tai kokonaisuutena.
Toiminta on suositeltavaa mekanisoida mahdollisuuksien mukaan, mutta se ei ole aina mahdollista, eikä kaikilla yrityksillä ole riittävästi varoja tarvittavien koneiden hankkimiseksi. Valinta erotetaan pienimuotoisen koneistuksen tekniikoista ja täysin mekanisoidusta.
Varastot on mekanisoitu vaihtelevassa määrin tämän erottelun perusteella: tilastollinen, korkealla sijaitseva dynaaminen. Ensimmäisessä tapauksessa on telineitä, joita pitkin solut valitseva työntekijä liikkuu. Pääsääntöisesti hän toimii haarukkatrukkina: tarttuu tarvittavaan lastipakkaukseen, ottaa sen pois, siirtää sen siirrettävälle alustalle ja toimittaa poimijalle. Jos et tarvitse koko pakkausta, tarvittava määrä asemaa viedään ja loput palautetaan telineeseen.
Mutta dynaamiset korkeat korkeudet ovat niitä, joissa automaattiset hissit toimivat. He ohjaavat lastipakkauksia poimijaan ja palauttavat ne soluihin. Mekanismit on varustettu haaruilla, jotka auttavat hakemaan haluttua tuotetta. Jos valitsin tarvitsee vain osan lastipakkauksen sisällöstä, loput lähetetään varastokennoon.
Teemme loogisen päätelmän
Tavaroiden logistiikkaan liittyvät varastotoiminnot, arvojen suuntaus ostajalle ovat valmistumassa. Tämä tapahtuu paikoille, jotka on tarkoitettu lastauspaikkoihin.Varaston sujuvan toiminnan kannalta on tärkeää hallita kahta kohtaa:
- mukavuus ja tilan tehokas käyttö;
- kunkin työvaiheen dokumentointi.
Dokumentaatio, kuten aiemmin mainittiin, on tehokkain käyttämällä elektronisia tietokantoja. Jos yritys on pieni, erityisiä ohjelmistoja ei tarvitse edes asentaa, voit kehittää yksinkertaisen perustan tavaroiden liikkumisen kirjaamiseksi itse.
Yrityksen käytettävissä olevien alueiden käytön tehostamiseksi niitä ohjaavat vaatimukset:
- Jokaisen neliö senttimetrin tulisi olla hyödyllistä;
- käytävien tulee olla leveitä;
- tarvittavat keskuskäytävät;
- vastaanottopaikat järjestetään siellä, missä tavarat saapuvat;
- lähetysalueet on varustettu mistä tavarat lähetetään;
- työpaikkojen tulisi olla turvallisia;
- lastivirtaukset on jaettava siten, ettei tulevia liikkeitä ole.
inventaario
Ehkä varasto on tällainen varastointitoimi, joka on huolestuttavin sekä lineaariselle henkilöstölle että esimiehille. Se on melko monimutkainen, koska se vaatii paljon työtä, ja aiheuttaa usein myös konfliktitilanteita. Voit välttää niitä, jos onnistut määrittämään työnkulun virheetömästi. Nykyaikaisen liiketoiminnan todellisuudessa se on kuitenkin erittäin vaikea.
Inventointi sisältää vapaiden jäämien tutkimuksen, niiden arvioinnin, sijainnin tunnistamisen. Tapahtumassa on useita päävaiheita. Voit minimoida virheen todennäköisyyden, jos inventaarion alkaessa pääset kokonaan eroon yrityksen varauksista.
Inventaariossa on seuraava järjestys:
- muodosta tyhjä varaus
- Luo suunniteltu tyhjä hankinta
- lisätä varaukseen kaikki vapaassa saldoasemassa olevat positiot;
- kirjaamattomat arvot sisältyvät suunniteltuun hankintaan;
- vapaavarastossa olevia tavaroita pidetään puuttuvina ja ne sisällytetään erityiseen luetteloon.
Tämän sekvenssin tulos antaa:
- vapaa tyhjä saldo;
- positiivinen varanto, mukaan lukien kaikki vastaavat positiot;
- puuttuvien arvojen luettelot;
- Suunnitellut hankinnat, mukaan lukien kaikki, mikä osoittautui huonoksi.
Inventaation seurauksena puuttuvat arvot kirjataan yleensä alas, positiivinen varanto muuttuu vapaiksi saldoiksi. Lopuksi suunniteltu hankinta ostetaan.
Yhteenvetona
Varastotoiminnan kirjanpidon kaikissa nykyaikaisissa yrityksissä, jotka haluavat menestyä ja välttää tappioita, tulee perustua yrityksen erityispiirteisiin, sen laajuuteen ja niiden tavaroiden ominaisuuksiin, joiden kanssa on tarpeen olla vuorovaikutuksessa. On tärkeää dokumentoida kaikki varastotyön prosessit epämiellyttävien, konfliktitilanteiden välttämiseksi.
Varastotoimintojen tarkka ja oikea laskenta antaa sekä työntekijöille että yritysjohtajille mahdollisuuden saada nopeasti tietoa yrityksen nykytilasta. Tällaisten tietojen perusteella johto voi tehdä oikeita johtopäätöksiä. Hyvin viritetty kirjanpitojärjestelmä auttaa paitsi poistamaan virheen yrityksen toiminnan seurannassa, myös minimoimaan tappiot, tehostamaan organisaation työtä tehokkaammin ja poistamaan myös varkauksien ja vilpillisen uskon todennäköisyyden.