Organisaatioiden taloudelliseen toimintaan sisältyy paljon toimia, toimintoja, viestinnän tyyppejä ja muita päivittäisiä rutiineja. Organisaation johdolla ja sen työntekijöillä on päivittäin tarve käsitellä erilaisia kysymyksiä ja tehdä johtamispäätöksiä. Joitakin tapauksia ei voida ratkaista työpaikalla, mukavasti istuen työtuolilla tietokoneen ääressä. Tarvitaan matkoja ja työmatkoja, neuvotteluja muissa kaupungeissa ja jopa maissa. Tässä artikkelissa tarkastellaan yksityiskohtaisesti liikematkan tarvetta, sen tavoitteita ja esimerkkejä, nykyisen lainsäädännön mukaista suunnittelua, dokumentointivaatimuksia sekä myös Venäjän ja ulkomaiden matkojen ominaisuuksia. Myös tässä artikkelissa tarkastellaan kysymystä siitä, ketkä voidaan lähettää matkalle ja mitä tulisi pitää työmatkalla.
Liikematkakonsepti
Tällä käsitteellä on selkeä määritelmä, joka on määritelty työlaissa. Venäjän federaation työlain mukaan työmatka on työntekijän suunta tietyn tehtävän matkalle. Samaan aikaan määränpää on melko kaukana pääasiallisesta työpaikasta, matkalla on selkeästi määritelty tavoite, joka on määritelty asiakirjoissa, ja sen toteuttamisen ajoitus on rajallinen. Saateasiakirjojen rekisteröinti, ilmoittaminen matkan lopussa, työntekijän takuut säädetään työ- ja verolakeissa. Myös mahdolliset tehtäväntavoitteet esitetään, esimerkkejä niistä esitetään alla.
Miksi tarvitset työmatkoja?
Kun työntekijä lähtee työmatkalle, johto määrittelee hänelle selkeän tehtävän, joka hänen on suoritettava prosessissaan. Tehtävä voi liittyä organisaation liiketoiminnan eri osa-alueisiin. Esimerkkejä matkatavoitteista ovat seuraavat:
- toimituksia tai myyntiä koskevien sopimussuhteiden tekeminen vastapuolten kanssa;
- neuvottelut yhteistyöstä;
- riitojen, ristiriitojen ja muiden toiminnan juridiseen puoleen liittyvien kysymysten ratkaiseminen;
- laitteiden, raaka-aineiden ja tarvikkeiden hankinta;
- yrityskonferenssit, osallistuminen kokouksiin ja näyttelyihin, jotka liittyvät yrityksen suuntaan;
- tavaroiden markkinointi uusilla markkinoilla, asiakaskunnan laajentaminen;
- osallistuminen yrityksen toimintaan liittyviin tutkimushankkeisiin;
- henkilöstön kehittäminen;
- myyntimarkkinoiden, kilpailevien organisaatioiden ja muiden markkinointikysymysten tutkimus;
- laitteiden, ohjelmistojen asentaminen ja työskentely muiden teknisten asioiden kanssa tytäryhtiöissä tai divisioonissa;
- konttoriverkon ja yksiköiden tarkastusten suorittaminen.
Mitä ei voida pitää työmatkalla
Kaikkia työntekijöiden matkoja ei voida pitää liikematkoina. Matkan tekeminen on laitonta seuraavissa tilanteissa:
- työntekijän virallisen rekisteröinnin puute organisaatiossa, työsopimusta ei ole tehty, työkirjaan ei ole merkintää;
- työntekijän työsopimuksessa määritetään työn matkustavuus;
- työntekijä on freelance-työntekijä, jolla ei ole kiinteää kiinteää työpaikkaa.
Matkatyypit ja niiden ajoitus
Yrityskaupat voidaan luokitella eri ominaisuuksien mukaan. Joten matkat tehdään alueellisesti Venäjän federaation alueen yli ja ulkomaille.Matkan ehdoilla erotetaan lyhytaikainen ja pitkäaikainen. Matkustajien kokoonpano - ryhmä ja single. Matkoja voi olla myös aikataulun mukaan ja ajoittumattomia.
Tähän päivään mennessä lainsäädännössä ei ole selkeitä ohjeita matkan ajankohdasta. Minimi- tai enimmäisrajoituksia ei ole. Organisaation johtaminen määrittelee itsenäisesti tehtävän monimutkaisuuden ja sen suorittamiseen kuluvan ajan. Rajoituksia oli jo aiemmin. Matkan uskottiin kestävän enintään neljäkymmentä päivää. Rakennusalalla suurin matkakynnys saavutti vuoden.
Lakisääteiset vaatimukset ja sääntely
Yritystoimintaan liittyvillä matkoilla laki asettaa tiettyjä vaatimuksia. Venäjän federaation työlain ja Venäjän federaation verolain matkoja säännellään. Työlaki määrittelee näitä työprosesseja koskevat säännöt 166, 167, 168 artiklassa. Ne paljastavat joukon asioita, joita voi ilmetä tämän menettelyn suorittamisen aikana: mitä voidaan pitää työmatkalla, työntekijän takuita sekä kysymyksiä matkan kulujen korvaamisesta.
Verolaki kuvaa tietoja siitä, kuinka matkakulut voidaan ottaa huomioon kirjanpidossa, mitä voidaan veloittaa siitä, mitä summia maksetaan kansalaisten sosiaaliturvarahastoille. On myös erillisiä päätöslauselmia, jotka sisältävät kaikkein täydellisimmät tiedot säädösten muutoksista, kirjanpidon innovaatioista ja sääntelyelinten vaatimusten varmistamisesta. Löydät kaikki nämä tiedot seuraavista asiakirjoista: Asetukset nro 749, 729, 812, 64.
Mitä työntekijälle taataan
Työntekijälle annettavat takuut eivät riipu matkan tarkoituksesta, esimerkkejä voi olla paljon. Mutta minkä tahansa kanssa työnantajalla on joitain velvoitteita työntekijää kohtaan. Työntekijälle, joka lähetetään työmatkalle, annetaan seuraavat takuut:
- paikan, työpaikan säilyttäminen, keskimääräinen päiväpalkka;
- työmatkalla käytettyjen lomapäivien maksaminen kaksinkertaisella hinnoittelulla;
- menojen korvaaminen, jotka voivat syntyä työmatkalla Venäjälle ja ulkomaille, mukaan lukien ulkomaan passin myöntäminen, viisumin hankkiminen, tullit ja muut maksut.
Kaikki nämä takuut on määritelty työlainsäädännössä, ja työnantajan on noudatettava niitä pakollisesti.
Kenet lähetetään työmatkalle
Matkalle lähetetyn työntekijän valinta riippuu matkan tavoitteista, esimerkeistä työstä, sen kestosta ja odotettavissa olevien olosuhteiden vakavuudesta. Erilaiset matkasyyt vaativat työntekijältä erityisiä tietoja ja taitoja.
Joten toimitussopimuksen toteuttaminen on uskottava henkilölle, joka on taitava liiketoiminnan neuvotteluissa ja diplomatiassa. Tämä voi olla asiantuntija, jonka työtehtäviin kuuluu ostojen tekeminen, liikesuhteiden budjetin suunnittelu ja laskenta toimittajien kanssa, tai henkilö, joka osaa selittää asemansa oikein ja saavuttaa optimaaliset ehdot toimitussopimuksessa.
Jos matkan tarkoituksena on laitteiden tai ohjelmistojen asentaminen, lähetetylle työntekijälle ei ole riittävästi tietoa toimistotyöstä ja tavanomaisesta inhimillisestä karismosta. Tälle matkalle lähetetään virkamies, jolla on tekninen tausta. Sama tilanne suoritettaessa kenttä- ja auditointeja. Tilintarkastaja tai taloustieteilijä olisi lähetettävä tällaiseen matkaan.
Kenellä on kielletty lähettäminen työmatkoille
Inhimillisen tekijän, ehdokkaiden pätevyyttä ja henkilökohtaisia kykyjä koskevien kysymysten lisäksi työntekijän valinnassa työmatkalle on myös toinen näkökohta. Kansalaisryhmille, joita ei voida lähettää missään olosuhteissa, on laillisia vaatimuksia. Näihin kuuluvat seuraavat henkilöryhmät:
- alaikäiset työntekijät, harjoittelijat, harjoittelijat;
- raskaana olevat naiset;
- yrityksen työntekijät, jotka työskentelevät opiskelijasopimuksen nojalla (lukuun ottamatta liikematkoja koulutusta varten);
- vaalikampanjoiden jäsenet, poliittisiin virkoihin ehdokkaat;
- ihmiset, joiden kykyä tauti rajoittaa.
On myös ihmisryhmiä, jotka voidaan lähettää työmatkalle vasta, kun he ovat saaneet heidän kirjallisen suostumuksensa:
- naiset, joilla on pieniä lapsia (enintään kolme vuotta);
- yksinhuoltajavanhempi, joka kasvattaa enintään viiden vuoden ikäistä lasta;
- alle täysi-ikäisten lasten huoltajat;
- Työntekijä, jonka perheessä on huollettava, joka tarvitsee jatkuvaa hoitoa.
Matkakuljetus
Jotta työmatka voidaan ottaa huomioon vero-, kirjanpito- ja hallinnointilaskennassa, se on järjestettävä asianmukaisesti. Ensinnäkin tehtävänmääritys laaditaan, päivämäärät ja päivämäärät asetetaan. Matkaehdokkaan on perehdyttävä laadittuun asiakirjaan ja annettava suostumuksensa tai epäämisensä kirjallisesti.
Jos vastaus on kyllä, johtaja antaa määräyksen lähettää asiantuntija työmatkalle. Työntekijälle annetaan ja annetaan työmatkatodistus ja työtehtävä. Matkan lopussa lähetetyn työntekijän on toimitettava raportti tehdystä työstä ja ennakkoraportti, joka vahvistaa tarkastukset, kuitit ja liput.
Vuodesta 2016 lähtien lakia on muutettu siten, että todistuksen myöntäminen ja virallinen toimeksianto lakkautettiin pakolliselta. Sen sijaan he käyttävät muistion. Mutta monet sisäistä kirjanpitoa harjoittavat organisaatiot jatkavat näiden asiakirjojen laatimista.
Henkilökohtaisia tai yritysautokuljetuksia varten tarvitaan huoltoilmoitus ja rahtikirja sekä valtakirja ja muut asiakirjat, jotka vahvistavat tietyn auton käytön laillisuuden.
Asiakirjoissa olevat tiedot
Palvelusertomus laaditaan vapaassa muodossa, mutta siinä on joukko yksityiskohtia, jotka on pakollista ilmoittaa: päivätty työmatkan aika, tiedot käytetystä kuljetuksesta, työntekijälle asetetut tavoitteet ja niiden toteutuksen tulokset.
Kaikki työntekijälle matkan aikana aiheutuneet kulut on merkittävä kustannusraporttiin. Tämä vaatimus koskee ehdottomasti kaikenlaisia kuluja, mukaan lukien asumis-, kuljetus-, polttoaine-, ruoka- ja muut kulut. Asumisen maksamisen kustannusten vahvistamiseksi sinun on toimitettava kirjanpito-osastolle matkan lopussa shekki, kuitti tai kuitti, joka sisältää tietoja vuokranantajasta, tilojen kustannuksista ja vuokra-ajasta.
Johtamismääräys on annettava vastaavasti. Toimistotyössä on yhtenäinen lomake nro T-9, mutta organisaatiota ei ole pakko käyttää sitä yksinomaan. Tietyn organisaation tilinpäätöksen laatimisperiaatteissa sen oma asiakirjamuoto voidaan vahvistaa. Voit myös käyttää tilaisuutta laatia tilauksen vapaassa muodossa. Pääedellytys on seuraavien tietojen sisältö:
- työntekijän matkalle lähettäneen organisaation nimet ja yksityiskohdat;
- työntekijöitä koskevat tiedot;
- tilauksen laatimispäivämäärät;
- työmatkan alkamis- ja päättymispäivät;
- työntekijän tehtävät, matkan tarkoitus.
Työmatkan esimerkki
Mitä vastuullisempi tehtävä, sitä enemmän tasoja se sisältää. Mitä enemmän yritys sijoittaa liiketoimintaan, sitä enemmän tuloksia se aikoo saada. Kaikkia vähäisiä yksityiskohtia, jotka johtaja haluaa tietää, ei ilmoiteta tilauksessa. Joistakin niistä voidaan keskustella suullisesti kokouksissa ja matkustetun tiedonannon aikana. Mutta todennäköisimmin matkan perusteella työntekijän on ilmoitettava kaikista pisteistä, jopa niistä, joita ei ole virallisesti rekisteröity, mutta jotka on ilmoitettu suullisesti. Selvyyden vuoksi tarjoamme alla esimerkin työtehtävästä.
Ota esimerkiksi tavoite - "Toimitussopimuksen tekeminen, tuotteiden mainostaminen". Pohdinnan helpottamiseksi käytämme 1C-ohjelman luomaa asiakirjatyyppiä.Löydät sen henkilöstörekisteristä, lomake nro T-10a. Tämä lomake sisältää 11 täytettävää saraketta: rakenneyksikkö, asiantuntija-asema, maa, kaupunki ja organisaatio, jolle työntekijä lähetettiin, työmatkan alkamis- ja päättymispäivä, kalenteripäivien kokonaismäärä ilman matka-aikaa, maksajan organisaatio, perusta, sisältö tehtävät ja lyhyt raportti sen toteuttamisesta. Asiakirjan allekirjoittavat rakenneyksikön päällikkö, organisaation päällikkö ja työntekijä itse.
Tilaus täyttää matkatiedot seuraavasti:
- Työntekijän sukunimi, etunimi, sukunimi ja henkilöstönumero: Sorokin Dmitry Evgenievich, 1 (henkilöstönumero erillisessä ikkunassa, henkilöstörekisterien mukaan).
- Alajakso: Markkinointi- ja mainososasto.
- Asema (erikoisuus, ammatti): Johtava markkinoija.
- Työmatkan paikka (maa, kaupunki, organisaatio): Venäjä, Moskovan kaupunki, LLC "Company".
- 14 kalenteripäivän ajan 14. tammikuuta 2018 - 27. tammikuuta 2018.
- Tarkoituksena: mainoskampanja, toimitussopimuksen tekeminen.
- Työmatka varojen kustannuksella: LLC "Realizer".
- Perustelut (asiakirja, numero ja päivämäärä): 13.1.2018 annettu työtehtävä nro 3
Tilauksen lopussa ovat päällikön ja työntekijän allekirjoitukset. Työntekijän allekirjoitus asetetaan vastapäätä kirjoitukseen, että hän tuntee tilauksen.
Suunnittelun hienouksia
Jos työntekijä ei jostain syystä ole toimittanut kuluja koskevia tositteita (sekkejä, kuitteja), organisaatio ei korvaa hänelle näitä kustannuksia. Siksi työmatkalla on niin tärkeää olla unohtamatta raportointia. Jopa taksilla tai bussilla suoritettu matka on vahvistettava lipulla tai kuljettajan kuittilla.
Tärkeä kohta on myös osoitus organisaation rakenneyksiköstä ja matkan tarkoituksesta. Määritetyistä tiedoista riippuen kuluja kirjataan edelleen kirjanpidossa ja verotuksessa. Joten jos matkan tarkoituksena oli koneiden korjaus, kirjanpitolaskelmia suoritettaessa kulujen määrä kirjataan korjatun laitteen poistoon. Jos tavoitteena oli tehdä sopimus, arvonalennus tehdään liiketoiminnan yleisinä kuluina.
Ja viimeinen hetki - liikematka, jolla on saavuttamaton tavoite. Useimmissa tapauksissa verovirasto ei tunnusta tällaisen matkan kustannuksia, eivätkä ne pienennä veropohjaa. Kuulemistilaisuudessa voit yrittää puolustaa viattomuuttasi, mutta useimmissa tapauksissa laki pysyy liittovaltion veroviraston puolella.