Tietyntyyppisten asiakirjojen paperityössä on erilaisia varastointiaikoja. Jotkut niistä liittyvät rajattomaan informatiiviseen arvoon, kun taas toiset menettävät merkityksensä riittävän nopeasti. Joten mitä dokumentteja ja kuinka kauan sinun pitää säilyttää? Kuinka ne tulisi hävittää? Kaikki tämä on ilmaistu hyvin selvästi lainsäädännössä.
Kolme tyyppiä olevat säilytysjaksot
Luettelo asiakirjojen säilytysajoista paperityössä: väliaikainen (enintään 10 vuotta), pitkäaikainen (yli 10 vuotta) ja pysyvä. Jos puhumme tapauksista, jotka koskevat pitkäaikaista ja pysyvää varastointia, niin niiden valmistuttuaan ne siirretään erityisosastoille 2 vuodeksi, ja sitten ne arkistoidaan.
Vaikuttaako materiaalin ulkonäkö tallennusaikaan?
Tietovälineen tyyppi (paperi tai sähköinen) ei vaikuta tallennusaikaan. Tärkeää on sen sisältämä tieto. Tietyn tapauksen jatkokäyttö määritetään erityisellä tutkimuksella. Se luokittelee kaikki asiakirjat, osoittaa, voidaanko niitä käyttää tieteen, valtion, yhteiskunnan, yksilöiden jne. Etuihin (vai vastaan)
Miksi tutkimuksella määritetään asiakirjojen arvo?
On mahdotonta tehdä ilman tätä menettelyä toimistotyössä, olipa kyse sitten valtionarkistosta, organisaatiosta tai yrityksestä.
Tutkimuksen tavoitteet - määrittää tai muuttaa asiakirjan säilyvyyttä; tehdä valinta niistä tapauksista, jotka ovat luovutettavissa, koska niillä ei enää ole arvoa tai ne ovat menettäneet merkityksensä; ilmoitetaan niiden asiakirjojen säilytysaika, joilla ei ole historiallista tai tieteellistä arvoa, mutta joilla on käytännöllinen arvo. Tutkimuksen tulisi myös määrittää, millaiseen arvoon muut asiakirjat liittyvät: poliittiseen, tieteelliseen, taloudelliseen, kulttuuriseen, teollisuuteen jne.
Tutustu tapausten henkilöstöön, kirjanpitoon, varastointiin ja muihin tapauksiin nimittämiseen, katso arkistoasialaki.
Tutkimuksen tuloksena tulisi olla luettelo, joka sisältää 12 osiota asiakirjoista, jotka johtuvat valtion rakenteiden, organisaatioiden, instituutioiden ja muiden yritysten toiminnasta. Kiinnitämme erityistä huomiota kirjanpito- ja henkilöstöasioihin ottaen huomioon asiakirjojen säilytysolosuhteet yrityksissä. Kosketa kevyesti lääketieteellisiä asiakirjoja.
Sairauskertomus
Lääketieteellisillä papereilla, samoin kuin muilla informatiivisesti tärkeillä asiakirjoilla, on omat erityiset säilytysjaksot lääketieteellisen organisaation toimistossa oleville asiakirjoille. Tätä ajanjaksoa säätelevät Venäjän federaation säädökset ja se vaihtelee yhdestä vuodesta 50 vuoteen erityyppisten asiakirjojen osalta.
Kirjanpito
Kirjanpitoosastojen tuottamiin asiakirjoihin sovelletaan erillisiä ehtoja ja paperityössä olevien asiakirjojen varastointijaksoja. Käsittelyn jälkeen ensisijaiset asiakirjat, saldot, kirjanpitorekistereiden tiedot, raportit on säilytettävä joko erityisessä huoneessa tai suljetussa kaapissa - kunnes ne siirretään organisaation arkistoon. Tiukat ilmoituslomakkeet on pidettävä metallisissa kaapissa tai kassakaappeissa. Pääkirjanpitäjä nimittää henkilön, jolla on valtuudet seurata näitä asioita.
Jos tämäntyyppiset asiakirjat katoavat, vahingoittuvat, siirretään laittomasti kolmansille osapuolille, organisaation johdon on ilmoitettava tästä lainvalvontaviranomaisille. Asiakirjojen tuhoamisen tai takavarikoinnin tulisi tapahtua vain laissa säädettyjen vaatimusten mukaisesti.
Kirjanpitoasiakirjojen säilyttämisaika
Nykyiset kirjanpidon säilyvyysstandardit:
- perusdokumentaatio, lomakkeet - 3 vuotta;
- käteisasiakirjat, rahoitustapahtumiin liittyvät tiedot - 5 vuotta;
- maksu- ja toimituslomakkeet (jos henkilökohtaista tiliä ei ole) - 75 vuotta.
Asioiden tarttuminen säilytysjakson lopussa on kiellettyä ilman veroviranomaisten tarkastusta. Erityisesti nimitetyn komission on tehtävä päätös asiakirjojen tuhoamisesta toimistossa, jonka varastointiaika on päättynyt.
HR-hallinto
Henkilöstödokumentaatiolla on suuri sosiaalinen merkitys (ensinnäkin se koskee henkilötietojen saatavuutta), joten niiden säilyttäminen määräytyy erityissääntöjen avulla. Merkittävä osa niistä toimii tosiasiallisena vahvistuksena työntekijöiden oikeuksista sosiaaliturvaan (vanhuus, vammaisuus jne.), Sisältää tietoja heidän ikäänsä jne. Tässä suhteessa suurin osa henkilöstöasiakirjoista liittyy henkilöihin, joilla on pitkä tai pysyvä varastointikausi, ja niitä käytetään arkistoissa missä kansalaiset ottavat yhteyttä taustatietoja varten. Heillä on myös arkeografista ja biografista arvoa, ne toimivat lähteinä tilastollisiin tutkimuksiin tai historiallisiin ja sosiaalisiin tutkimuksiin.
Tärkein edellytys henkilöstöosaston asiakirjojen säilyttämiselle on laittoman pääsyn rajoittaminen työntekijöiden henkilötietoihin sekä kyky löytää nopeasti oikeita asioita.
Toimistotyön järjestämisessä ja henkilöstöasiakirjojen säilytysaikoissa voidaan erottaa kaksi säilytystapaa: nykyinen ja seuraava. Ensimmäinen tyyppi on jaettu kahteen alatyyppiin: dokumentoinnin varastointi suorituksen aikana ja suoritetun dokumentaation varastointi.
Tapaukset niiden toteuttamisen aikana sijaitsevat henkilöllä, joka käsittelee niitä erityisissä kansioissa, joissa on nimet (esimerkiksi "Kiireelliset", "Allekirjoittamista varten"). Tässä on ilmoitettava urakoitsijan puhelinnumero, sukunimi ja alkukirjaimet. Kun ne on arkistoitu ja varastoitu nimikkeistön mukaisesti.
tilaukset
Kaikki tilaukset on säilytettävä alkuperäiskappaleissa, ja niiden jäljennökset (kannustimet, sakot, vuokraus, irtisanominen jne.) Merkitään työntekijän henkilökohtaisiin tiedostoihin. Se on sijoitettu numeroituun kansioon ja sen sivut on vilkkuva. Henkilötiedoston kannessa on oma sarjanumero. HR-tietueiden nykyinen varastointijakso koskee vain tällä hetkellä palkattuja työntekijöitä. Irtisanomisen jälkeen tapaus on poistettava kansiosta ja suoritettava siirrettäväksi arkistoon.
Työntekijöiden työkirjojen, samoin kuin sinettien, leimojen, kirjelomakkeiden, kaappien avainten ja asiakirjojen säilytysolosuhteet tarkoittavat, että ne pidetään henkilöstöosaston päällikön turvassa. Lisäksi henkilöstölle suositellaan, että poistuessaan toimistostaan kaikki muistiinpanot ja asiakirjat kaapista ja sammutetaan tietokone. Työpäivän lopussa on välttämätöntä sijoittaa kaikki asiakirjat metallikaapiin ja sulkea se. Avain luovutetaan laitoksen päällikölle luettelolla vastaavassa päiväkirjassa. Kaikki luonnokset ja hylätyt lomakkeet tuhoutuvat, tietokoneet irroitetaan verkosta. Jos työntekijä on saanut kopion tai otteen asiakirjasta, hänen on jätettävä allekirjoitus tähän päiväkirjaan.
Vain asiakirjat, joiden säilytysaika on yli 10 vuotta, kuuluvat arkistorahastoon. Heillä on sosiaalinen, taloudellinen, poliittinen, historiallinen ja muu arvo. Johtaja tai työnantaja hyväksyy aikataulun, jonka kuluessa asiakirjat toimitetaan arkistoon. Asiakirjojen tulee tulla tänne alkuperäisinä. Jos tämä ei ole mahdollista, jäljennös siitä on varmennettava ja luovutettava.
Säätelee henkilöstöasiakirjojen "luettelo tyypillisistä hallinnollisista asiakirjoista", jonka liittovaltion arkisto on hyväksynyt, säilytysaikaa ja -menettelyä. Asiakirjojen säilytysajat paperityössä ja työkirjojen säilyttämismenettely hyväksytään erityisellä säädöksellä - Venäjän federaation hallituksen asetuksella "Työkirjoista".
Henkilöstöasiakirjojen säilyttämisen ehdot
Joten 5 vuotta varastoidaan:
- Työntekijöiden saatavuutta, hankkimista tai liikkumista koskevat asiakirjat (todistukset, tiedot, lausunnot jne.)
- Asiakirjat (luettelot, tiedot, todistukset), jotka liittyvät työntekijöiden vapauttamiseen tai tarpeeseen, työpaikkojen luomiseen, sukupuoleen, ikään ja työntekijöiden ammatilliseen pätevyyteen.
- Kirjeenvaihto työllisyyskysymyksissä.
- Asiakirjat työntekijöiden siirtämisestä lyhyemmälle työpäivälle tai viikolle.
- Työriitoihin liittyvät asiakirjat.
- Työntekijöiden kanssa tehtävää työtä koskevaa tilannetta ja todentamista koskevia raportteja säilytetään jatkuvasti, ja myös työntekijöiden vapauttamista ja tarpeita koskevat hakemukset (todistukset) säilytetään viiden vuoden ajan.
Kolmen vuoden ajan varastoidaan:
- Työajan kirjaamista koskevat asiakirjat (tiedot, työaikasaldot, tiedot, muistiot)
- Säädökset (tiedot, ominaisuudet, viestit, todistukset jne.), Jotka sisältävät tietoa työkurista.
- Työselosteiden ja kirjojen kirjanpitoon liittyvät lait (raportit ja muut tiedot).
Yhden vuoden varastointi koskee aikatauluja, aikaseurantakirjoja ja loma-aikatauluja.
Työntekijän henkilö- ja henkilökortti on säilytetty 75 vuoden ajan, ja jos puhumme tästä dokumentaatiosta johtajille, valtion palkinnoilla tai riveillä työskenteleville, toimeenpaneville jäsenille, hallitseville tai hallitseville organisaation rakenteille, sitten pysyvästi.
Organisaation henkilöstö ja muutokset niihin säilytetään jatkuvasti ja henkilöstöjärjestelyt - 75 vuotta.
Tyypillinen tehtäväkuvaus hyväksymis- ja kehittämispaikassa säilytetään pysyvästi, henkilökohtaisena (osana henkilökohtaisia tiedostoja) - 75 vuotta.
Työnantajan jäljellä oleva työsopimus, joka on tallennettu työntekijän henkilökohtaiseen tiedostoon, on säilytettävä 75 vuotta ja sitten arkistoitava. Jos henkilökohtaisia tiedostoja ei säilytetä, tällaiset sopimukset tulisi muodostaa erilliseksi yritykseksi samoissa säilytysolosuhteissa.
Kirjanpitokorteilla, kirjoilla, aikakauslehdillä on myös omat ehdot asiakirjojen säilyttämiselle paperityössä:
- Työntekijöiden vastaanotto, muutto, irtisanominen - 75 vuotta.
- Liikematkustajien kirjanpito - 5 vuotta irtisanomispäivästä.
- Asepalvelun kirjanpito - 3 vuotta.
- Lomatiedot - 3 vuotta.
- Henkilökohtaiset tiedostot, kortit, työsopimukset ja sopimukset - 75 vuotta.
- Työlisälehtien ja kirjojen liikkeeseenlasku - 50 vuotta.
- Palkkatodistusten antaminen (paikka tai työkokemus) - 3 vuotta.
- matkustustodistusten myöntäminen - 5 vuotta.
Yhteenvetona kaikki edellä mainitut, niiden henkilöiden mukavuuden vuoksi, jotka tarvitsevat tietoa kootussa muodossa, voit lähettää itsenäisesti taulukossa olevien paperityöasiakirjojen varastointiajat.
Mitä tehdä, jos asiakirja on vaurioitunut?
Tällaiset asiakirjat voidaan palauttaa. Jos esimerkiksi aikataulu on vioittunut (sen säilyvyys on seitsemänkymmentäviisi vuotta), niin tietoja siitä löytyy kirjanpitoosaston tietokoneelta. Vaurioitunutta raporttikorttia ei voida heittää pois, koska tämä johtaa normeissa asetettujen säilytysaikojen luvattomaan lyhentymiseen, mikä voi johtaa organisaation johdon rankaisemiseen. Siksi kaikki asiakirjat, joista on tullut käyttökelvottomia ennen määräaikaa, on palautettava. Nyt kaikki organisaatiot käyttävät ohjelmistoa, joka sisältää siihen tarvittavat tiedot.
Lopuksi
Joten paperityön varastointiajat riippuvat asiakirjojen tyypistä ja arvosta. Merkittävällä osalla henkilöstöasiakirjoja on pidennetty varastointiaika. Venäjän federaation lainsäädännössä tähän on tiukat määräykset. Laki säätelee myös tietyntyyppisten asiakirjojen säilytysmenettelyä ja ehtoja sekä asiakirjojen hävittämistä: sen tulisi tapahtua vasta tutkinnan jälkeen ja vastaavasti.