Sopimusten varastointiprosessi liittyy tiettyihin ongelmiin. Näin tapahtuu, että tuhoamismenetelmä on melko vaikea määrittää asiakirjan tyyppi, tyyppi, aika ja sen säilytysolosuhteet. Kaikkia edellä mainittuja tekijöitä säätelee laki, mutta samalla sopimuksella voi eri tilanteissa olla erilaiset voimassaoloajat, joten varastoinnin keston määrittämisessä on usein ongelmia. Tehokasta ja asianmukaista kirjanpitoa varten on tarpeen ymmärtää selvästi tämän alan lainsäädännön menettelyt ja vaatimukset sakkojen tai seuraamusten välttämiseksi. Seuraavaksi tarkastelemme myyntisopimusten säilyvyyttä organisaatiossa.
Varastoinnin tarkoitus
Sopimusten jatkuvaa saatavuutta vaaditaan paitsi siltä ajalta, kun niiden voimassaolo jatkuu. Sen jälkeen niitä tarvitaan kaiken tiedon poistamiseksi heistä. Useimmat kiistanalaiset tilanteet, joissa toinen osapuoli ei täytä velvoitteitaan, ratkaistaan tuomioistuimessa tai oikeudenkäyntiä edeltävässä menettelyssä esittämällä sopimus.
Lisäksi valtion sääntelyviranomaiset voivat suorittaa tarkastuksia yrityksessä. He voivat pyytää asiakirjoja tiettynä ajanjaksona, jolloin asiattomasti varastoidaan organisaatiossa, rikotaan ehtojen hävittämisehtoja, voidaan määrätä seuraamuksia melko vaikuttavien sakkojen muodossa. Ensinnäkin syyllinen on johto, joka ei hallitse tätä prosessia.
Siten päättelemme, että sopimusten ja muiden organisatoristen ja hallinnollisten asiakirjojen säilyttäminen on suoritettava asianmukaisesti tiukasti sovitun ajan.
Varastointiehdot ja -tyypit
Organisaation työsopimusten varastointiajat ovat erilaisia. Koko venäläisen asiakirjaluokittelijan mukaan ne luokitellaan organisatorisiksi ja hallinnollisiksi asiakirjoiksi. Ja niiden voimassaoloajat luokitellaan samalla tavalla kuin kaikkien asiakirjojen säilyvyys. Osoita seuraavat sopimusvarastointiajat organisaatiossa:
- pysyvä;
- pitkäaikainen (yli 10 vuotta);
- lyhytaikainen (enintään 10 vuotta mukaan lukien).
Tällaista järjestelmää, joka näyttää perustuvan itse asiakirjojen logiikkaan, ei ole kovin kätevä käyttää. Tämä aiheuttaa usein sekaannusta ja johtaa vakaviin virheisiin toimistotyössä.
Vakiovarastointijärjestelmä
Yleisempi säilytysjärjestelmä. Pääsääntöisesti useimmissa yrityksissä sopimukset jaetaan useisiin lajikkeisiin: ydin (liittyy suoraan yrityksen ydintoimintaan), talous ja työvoima.
Mikä on esimerkiksi palvelusopimusten säilyttämisaika organisaatiossa? Kaksi ensimmäistä asiakirjaryhmää ovat loukkaamattomia enintään viideksi vuodeksi. Työsopimusten kestoaika on myös enintään viisi vuotta. On kuitenkin poikkeuksia. Esimerkiksi, jos henkilökohtaista tiliä ei ole, tämä asiakirja on säilytettävä 75 vuotta. Vuokrasopimusten varastointiaika organisaatiossa riippuu ajanjaksosta, jona ne on laadittu.
Malli- ja osastolistat
Vakioluettelossa luetellaan useimmissa organisaatioissa jaetut asiakirjat, kun taas osastoissa on kyseiselle virastolle kehitettyjä tietoja.
Asiakirjoja on erityyppisiä. Luettelot ovat sääntelyasiakirjoja, joiden avulla määritetään asiakirjojen säilyvyys ja valinta niiden myöhempää varastointia tai hävittämistä varten.
Laadittaessa tapausten nimikkeistöjä ja määritettäessä sopimusten varastointiehtoja käytetään yleensä tyypillisiä luetteloita, jotka hyväksyvät valtion elimet sekä asiaankuuluvat ministeriöt ja yksiköt. Toimitussopimusten kestoaika organisaatiossa on 5 vuotta vanhenemisesta.
Siirrä arkistoon
Jo vanhentuneiden asiakirjojen siirtämisessä arkistoon voi olla pieniä eroja eri organisaatioissa. Joissain tapauksissa on tavanomainen tapa, jolla asiakirjat nidotaan yhteen ja laitetaan metallilaatikkoon, jota ylpeänä kutsutaan arkistoksi. Muilla organisaatioilla on arkisto, arkistonhoitaja ja hyväksytty asioiden nimikkeistö, ja koko prosessi kulkee sääntelyasiakirjojen mukaisesti. Eli asiakirjojen arkistointiin, rekisteröintiin ja niin edelleen on olemassa tietyt säännöt.
Molemmilla vaihtoehdoilla on oikeus olemassa, sinun on otettava huomioon organisaation erityispiirteet, työnkulun määrä ja työntekijöiden lukumäärä. Jos kyseessä on suuri suuri organisaatio, jolla on suuri henkilöstö, ilman että käytetään asianmukaista asiakirjojen säilytysjärjestelmää, se vain hukkuu niihin. Yleinen sääntö, jota kaikki organisaatiot yrittävät noudattaa, riippumatta omistajuuden muodosta ja työntekijöiden määrästä, on aika siirtää asiakirjat arkistoon.
Työntekijöiden on toimitettava asiakirjat arkistoon aikaisintaan tietyn ajanjakson kuluttua, mikä ei riipu siitä, milloin niiden tosiasiallinen voimassaoloaika päättyi. Ja yleensä tällainen arkistointi tapahtuu vuoden alussa. Toisin sanoen vaikka sopimuksen voimassaolo päättyi helmikuussa, sinun on vielä odotettava ensi vuoteen siirtääksesi se varastoon. Mikä on liikesopimusten säilyvyys organisaatiossa? Pienin sallittu ajanjakso on 5 vuotta.
Sopimuksen varastointiajan alkaminen
Tämä on erittäin vaikea kysymys, koska suurin osa virheistä tapahtuu tämän päivämäärän yhteydessä. Sopimusten säilyttäminen useimmissa yrityksissä on sama ja alkaa sen kalenterivuoden alusta, jona tämä asiakirja ei ole enää voimassa. Esimerkiksi on olemassa sopimus, jonka voimassaoloaika päättyi 15. heinäkuuta 2010. Sitä vaaditaan varastoimaan viisi vuotta, mutta sitä ei voida tuhota 15. heinäkuuta 2015, vaan vasta vuoden 2016 alussa. Toisin sanoen määräaika alkaa 1. tammikuuta 2011 eikä edellisen vuoden heinäkuusta. Virheiden määrän minimoimiseksi aikaisempaan määräaikaan lisätään yleensä vuosi. Ja vasta sopimuksen päättymisen jälkeen organisaatiossa asiakirja voidaan tuhota.
Sopimuksen varastoinnin erityispiirteet
Kuten jo totesimme, on olemassa erityisiä ohjeasiakirjoja, joissa vahvistetaan arkistoon ja varastoon siirtämistä koskevat säännöt ja ehdot. Muistutamme jälleen kerran, että dokumentaatio olisi säilytettävä kuivassa, ilmastoidussa tilassa, jossa on tietty lämpötila. Asiakirjojen sisältävien kansioiden tulisi sijaita suljetuissa tai avoimissa telineissä. Tarvittaessa arkistossa tulisi olla erityiset kassakaapit "liikesalaisuuteen" merkittyjen asiakirjojen säilyttämistä varten. Vaikka kukaan ei tarkista asiakirjojen tallennusprosessia, tiettyjen tiedostojen puuttuminen havaitaan helposti todentamisen aikana, joten säästöjärjestelmän perustaminen on yrityksen edun mukaista. Joten sopimuksen varastointiaika organisaatiossa on päättynyt, ja asiakirja on tuhottava. Kuinka tehdä se oikein?
tuho
Asiakirjojen tuhoaminen on mahdotonta samalla tavalla. Ensin sinun on varmistettava, että niiden voimassaoloaika on kulunut. Vasta tämän jälkeen tuhoaminen on mahdollista, mutta tässä on aukkoja, jotka on otettava huomioon, jotta ne eivät kuulu tarkastajien rangaistuksiin. Menetelmä näyttää suunnilleen seuraavalta. Työntekijät valitsevat kaikki asiakirjat, joiden määräaika on jo ohitettu, sitten tehdään inventaario, lähetetään päämiehelle raportti, hävittämisasiakirja, päällikön ja vastuuhenkilöiden allekirjoittama asiakirja. Sitten kansiot osoitetaan tuhoamiseksi.Sopimusten ja muiden asiakirjojen säilyttäminen arkistossa jatkuvasti on turhaa, joten on välttämätöntä suorittaa tämä toimenpide säännöllisesti, jotta asiaan ei juuttuisi.
Vastuullisuus ja toteuttajat
Päävastuu kaikesta, joka koskee kaiken tyyppisten sopimusten ja organisaation muiden asiakirjojen turvallisuutta, kuuluu tietysti päällikölle. Juuri hänet rangaistaan ruplalla, kun tarkastusten aikana havaitaan rikkomuksia. Seuraavaksi luettelossa ovat pääkirjanpitäjä, lakimies ja työntekijä, joka vastaa asiakirjojen turvallisuudesta. Mutta johtaja itse rankaisee nämä henkilöt parhaan mahdollisen väärinkäytöksen perusteella, hän on ensimmäinen, joka sen saa. Käytännössä pienissä yrityksissä sopimusten valvonta- ja varastointijärjestelmä osoitetaan kirjanpito-osastolle, ja kirjanpitäjä puolestaan nimittää tietyn vastuuhenkilön. Joskus organisaation lakimies on nimitetty henkilöksi, joka vastaa asiakirjojen turvallisuudesta. Mutta tämä ei ole kovin kätevää, koska lakimies voi olla vastuussa vain sopimuksista ja hän on yleensä erittäin pintapuolisesti perehtynyt muihin asiakirjoihin. Tämä prosessi on helpointa selvittää, onko henkilö, jolla on vastuu ja auktoriteetti. Tämä varmistaa maksimaalisen tarkkuuden ja tarkkuuden asiakirjojen käsittelyssä.
Esimerkki kirjanpito- ja varastointijärjestelmästä
Voit analysoida pääpisteet pienessä esimerkissä ymmärtääksesi paremmin sopimusten ominaisuuksia ja säilyvyyttä organisaatiossa. On työntekijä (yleensä kirjanpidon työntekijä), joka vastaa sopimusten pitämisestä urakoitsijoiden kanssa. Hän arkistoi ne erilliseen kansioon, jossa ne sijaitsevat voimassaoloaikana. Kun sopimus suljetaan, se siirretään toiseen kansioon. Tässä tapauksessa pääsääntöisesti kootaan luettelo tai rekisteri, joka sisältää luettelon asiakirjoista ja jonka avulla voit seurata niiden liikkumista. Lisäksi siellä merkitään varastointiaika, jonka jälkeen ne hävitetään. Sääntelykauden lopussa asiakirjat tuhotaan jo kuvatun menettelyn mukaisesti.
Koko yrityksen ja erityisesti sopimusten organisatorisen ja hallinnollisen dokumentoinnin turvallisuus vaatii huolellista, tarkkaavaista ja tarkkaa asennetta ongelmien välttämiseksi. Kaikille yrityksille ja organisaatioille on yhteinen periaate varastoinnin järjestämisestä lain mukaisesti. Tämä eliminoi seuraamusten käytön tarkastusten yhteydessä. Sisäiset asiakirjat (säädökset, luettelot, rekisterit, erityyppiset sopimukset) voivat olla erilaisia organisaatioissa, mutta tämä ei ole perustavanlaatuista.