Kuten muillakin liiketoiminta-alueilla, hankinta-asiantuntijat antavat etuna yrittäjälle tai pienyrityksen omistajalle, joka löytää tämän liiketoiminnan kasvaessa. Vaikka asiantuntijat väittävät kustannusten vähentämisestä, uusien markkinoiden kehittämisestä ja riskien minimoinnista, osto saattaa tuntua melko pelottavalta pienyrityksen omistajalle. Monet yrittäjät eivät tunne näitä aiheita ja ovat tietoisia hankintojen vaikutuksista myöhemmin kuin pitäisi.
Yritykset, joilla on tehokas hankintatiimi, tekevät usein hyvää liiketoimintaa ja nauttivat kanta-asiakkaiden menestyksestä.
Pisteäksesi kaikki i: n, harkitse kaikkia perusprosesseja, joita moderni hankinta edellyttää. Tämä antaa sinulle selkeyden päätoiminnoista, jotka muodostavat suurimman osan hankintavastuusta. Sinun on haettava tämä kaikki mistä tahansa pätevästä hankintaympäristöstä.
Vaatimusten ja varastojen tarkistaminen
Ennen hankintajakson aloittamista ennen maksua on selvitettävä tuotteen tai palvelun tarve. Pienyrityksen yhteydessä avain on tarpeiden pätevyyden arviointi. Kuten kuka tahansa hankinta-asiantuntija kertoo sinulle, tarkista tiettyjen tuotteiden / materiaalien saatavuus varastossasi. Korosta itsellesi, mitä puuttuu, ja poista tästä jo ne kohdat, jotka vaikuttavat sinulle merkityksettömiltä. Anna etusija todellisimmille ja tehokkaimmille ostoksille, jotta myöhemmin kaikki tämä olisi perusteltua. On erittäin tärkeää, että tarkistat tarpeesi ja tarkista saatavuus vielä kerran, ennen kuin siirryt seuraavaan vaiheeseen: ostopyyntöjen lisäämiseen.
Nosta ostopyyntö
Täällä ryhmä tai ryhmän jäsen, joka tarvitsee tietyn tuotteen / palvelun, lähettää pyynnön. Tämä voi olla paperilomake, sähköinen lomake tai suullinen pyyntö puhelimitse. Jos aloitat alusta, käytä sähköisiä lomakkeita tallentaaksesi ja kommunikoidaksesi. Varmista, että pyynnöt tapahtuvat vasta kun tietyt hallinnolliset vaatimukset täyttyvät. Tämä on menetelmä, jonka avulla voit varmistaa, että vain kelvolliset pyynnöt suoritetaan. Kuten käytäntö osoittaa, juuri tällä menetelmällä on aivan alussa suuri merkitys, koska se paljastaa sinut yrittäjänä toimittajille parhaalta puolelta. Noudata selkeitä sääntöjä ja määräyksiä hakuprosessissa, ja sitten yrityksesi alkaa kehittyä niin kuin pitäisi.
Ostopyyntöjen hallinta
Aloita antamalla ensisijainen vastuu ostopyyntöjen hyväksymisestä. Joku rahoitusosastolta tai hankintaosastolta harkitsee jokaista ostopyyntöä ja joko hyväksyy sen ja antaa ostotilauksen tai lähettää sen takaisin asiakkaalle ilmoittaen hylkäämisen syyn. Kun tilauksesi on hyväksytty yrityksesi puolesta, on suositeltavaa tarkistaa budjetti. Tee tämä ennen kyselyiden tai tarjousten lähettämistä (RFP, RFQ) tarpeen mukaan. Tämä on tärkeää, koska usein tapahtuu, että tilaamme kaiken, mikä näytti tarpeelliselta, ja emme siis voi maksaa tilauksesta. Velkaantuminen sekä yrityksen perustamisen alussa että huipulla on huono politiikka. Tee kaikki talouden perusteella.
Toinen vinkki: Voit kiertää tämän, jos massaosto on mahdollista. Tämä sopii parhaiten yksittäisiin, kertaluonteisiin vähäarvoisten tavaroiden tai palveluiden ostoihin tai tietyn luokan hallitsemattomiin ostoksiin.
Neuvottelut ja tilausten hyväksyminen
Kun olet lähettänyt ostotilauksen toimittajallesi, hän voi hyväksyä sen, hylätä sen tai aloittaa neuvottelut.Tässä vaiheessa voit keskustella muuttujista, kuten toimitusaikatauluista, vaihtoehtoisista tuotteista, hinnoista ja kuljetusmuodosta. Huomaa, että sopimus on oikeudellisesti sitova. Kun myyjä on allekirjoittanut sopimuksen, hänen on lain mukaan tarjottava lueteltuja palveluita tai tavaroita ilmoitetun aikataulun mukaisesti ilmoitettuun hintaan.
Tavaroiden ja / tai tuotteiden vastaanottaminen
Myyjäsi lähettää sinulle tavarat tai tarjoaa palvelun ja esittelee sinulle tärkeän asiakirjan tavaroiden vastaanottamisesta. Allekirjoitat sen heti, kun olet vahvistanut, että pyydetty tuote (tai tarjotut palvelut) on kunnossa ja varastossa. Tässä vaiheessa suoritat myös suojatoimenpiteen, jota kutsutaan kolmen osapuolen vaatimustenmukaisuudeksi, joka tarkoittaa ostotilauksen, tuotteen tai palvelun mukana tulevan pakkausluettelon ja myyjälaskun vertaamista. Heti kun olet varmistanut, että ne kaikki vastaavat toisiaan, sinun tulee siirtyä maksuihin.
Toimistotyö ja myyjän tuottavuus
Kun olet suorittanut kaikki prosessit, jotka johtavat hankinnasta maksamiseen, ryhdyt kahteen toimenpiteeseen johdonmukaisuuden varmistamiseksi. Ensimmäinen on kirjanpito ja toinen toimittajien suorituskyvyn analyysi. Kun jokainen maksu on suoritettu, rekisteröi se pysyväksi tietueeksi, joka on hyödyllinen tarkastusta varten. Kun tarvitset lisätietoja tilauksesta myöhemmin, tämä auttaa sinua. Siirtyminen digitaaliseen dataan auttaa tallentamaan kaikki ostatietosi helposti päästävälle keskitetylle sijainnille.
Toimittajan työ on ehkä ainoa avain tehokkaaseen hankintaan. Arvioit tässä kunkin toimittajan sellaisten tekijöiden perusteella, kuten toimitettujen tavaroiden tai tarjottujen palvelujen laatu, kuinka hyvin ne noudattavat toimitusaikatauluja ja sopimusvelvoitteita, sekä vastauksen nopeus. Jos et ole tyytyväinen mihinkään näistä alueista, tarkista tämä punaisella. Toimittajan suorituskyvyn hallintaanalyysi auttaa ylläpitämään ja laajentamaan suhteita vain tehokkaimpiin toimittajiin.
johtopäätös
Hankintaprosessien ymmärtäminen tarkoittaa ensiluokkaisten ostojen tekemistä! Yrittäjät ajattelevat paljon, ja heidän ei tarvitse tuntea, että heidän on tultava hankinta-asiantuntijaksi, jotta heidän liiketoimintansa sujuu. Aloita vain perusasioista ja ymmärrä kuinka tehdä oikeat ostot. Asenna joitain automatisoituja hankintajärjestelmiä, jotta voit olla varma, että ne toimivat samaan tahtiin joka kerta.
Älä anna tiedon puutteen estää sinua kilpailemasta kokeneiden ammattilaisten kanssa - hallitse nämä perusteet oikein ja sinulla on jo hyvä alku!