Pienten ja keskisuurten yritysten omistajat pakotetaan työskentelemään pitkään. Jotkut yrittäjät työskentelevät jopa viikonloppuisin. Hätätilanteiden vähentämiseksi on suositeltavaa käyttää erilaisten rutiiniprosessien ja toimintojen automatisointia. Mutta on joitain toimintoja, jotka suoritetaan parhaiten itsenäisesti, jotta ei tapahdu tappioita.
Automaation ominaisuudet ja edut
Pienyritys tarvitsee sitä usein, koska yrittäjien ja työntekijöiden on usein suoritettava rutiininomaisia ja täysin turhia toimia. Plussaa ovat myös se, että sinun ei tarvitse viettää paljon aikaa ja vaivaa yksinkertaisiin ja rutiinitoimintoihin, jotka voidaan suorittaa automaattisesti.
Vapaata aikaa voidaan käyttää luomaan yhteyksiä urakoitsijoihin, kommunikoimaan sukulaisten kanssa tai suorittamaan muita tärkeitä tehtäviä, joita ei voida automatisoida. Siksi voimme erottaa useita liiketoimintaprosesseja, jotka tulisi automatisoida.
1. Vastaukset sähköposteihin
Jokaisella yrityksellä on sähköposti ja usein se vastaanottaa paljon erilaisia kirjeitä kumppaneilta, asiakkailta tai vain yksityisasiakkailta. Noin 25% yrityksen omistajasta viettää sähköpostin tarkistamisen ja vastausten kirjoittamisen.
Samanaikaisesti on mahdollista nopeuttaa tätä prosessia, jolle käytetään malleja. Tämä ei ole täydellinen automaatio, mutta voit vähentää tekstiä kirjoittamiseen kuluvaa aikaa.
2. Laskujen täyttäminen
Kirjanpito on monimutkainen ja aikaa vievä prosessi. Yleensä kokenut kirjanpitäjä harjoittaa sitä, mutta usein aloittavilla yrittäjillä ei yksinkertaisesti ole taloudellisia mahdollisuuksia palkata asiantuntijaa. Siksi heidän on itse valmisteltava monia asiakirjoja, jotka sisältävät saman tyyppisen laskun.
Niiden kokoamiseksi on toivottavaa käyttää erityisiä tietokoneohjelmia, joiden avulla voit muuttaa vain perustiedot, jolloin muut tiedot säilyvät ennallaan.
3. Palkanlaskenta
Heidän kokoaminen on työläs työ, joka on suoritettava kuukausittain, koska jokaiselle kuukaudelle maksetaan palkkaa yrityksen työntekijöille. Palkanlaskennan valmistelu on vaikea automatisoida, jos monet yrityksen työntekijät saavat palkansa edelleen käteisellä.
Siksi on suositeltavaa siirtää kaikki työntekijät saamaan palkat muuna kuin käteisellä. Tätä varten valitaan pankkeja, jotka tarjoavat optimaaliset olosuhteet talletus- ja palkkakorttien avaamiseen. Tällaisissa olosuhteissa varat siirretään automaattisessa tilassa työntekijöiden tileille, joten sinun ei tarvitse käsitellä lausuntojen laatimista.
4. Tehtävien hallinta
Noin 70% yrittäjän ajasta kuluu yrityksen eri tehtävien hallintaan. Ajan ja vaivan säästämiseksi on suositeltavaa käyttää erikoisohjelmistoja. Sen avulla voit koordinoida toimintoja eri tehtävien välillä, päästä eroon toistuvista toimista ja myös säätää jatkuvasti digitaalista tehtäväluetteloa.
Tällaiset ohjelmat muistuttavat tietyistä toimista, jotka yrittäjän on suoritettava tiettynä ajanjaksona. Siksi sinun ei tarvitse huolehtia siitä, että yrityksen omistaja unohtaa tietyistä tehtävistä useista syistä.
5. Raportit ja ilmoitukset
Jokainen liikemies maksaa veroja aiemmin valitun verojärjestelmän perusteella. Ilmoittaminen liittovaltion verovirastolle on välttämätöntä laatia ja toimittaa veroilmoitukset tai muut asiakirjat ajoissa. Tätä varten sinun on oltava hyvin perehtynyt kirjanpitoon.
Jopa tämä prosessi voidaan automatisoida. Veropalvelu tarjoaa yrittäjälle mahdollisuuden ladata erityisohjelmia liittovaltion veropalvelun virallisilta verkkosivuilta. Näihin ohjelmiin syötetään vain tietoja yrityksen toiminnan tuloksista, minkä jälkeen laskelmat suoritetaan automaattisesti. Tämän ohjelmiston ansiosta voit vähentää huomattavasti aikaa ja vaivaa, jotka kulutat virallisen dokumentaation kokoamiseen.
Mitä tehtäviä ei voida automatisoida?
Vaikka automatisoinnilla on monia etuja, yrittäjän on vielä toteutettava joitain toimia, jotka henkilökohtaisesti on toteutettava. Muutoin liikemies ei ehkä ota huomioon monia tärkeitä seikkoja, mikä johtaa yrityksen tappioihin.
1. Asiakkaan ongelmat
Asiakas ja asiakkaan tyytymättömyys voi ilmetä milloin tahansa useista syistä. Tällaisten vaikeuksien käsitteleminen automaattisessa tilassa on yksinkertaisesti mahdotonta, joten yrittäjän on osallistuttava tähän prosessiin. Hänen on korjattava ongelma, jotta tyytymätön asiakas ei jätä valitusta Internetiin.
Tällaisia ongelmia ratkaistaessa on tärkeää keskittyä henkilökohtaiseen viestintään. Älä käytä sähköposteja tai puhelinviestejä, joten on suositeltavaa tehdä tapaaminen ja muuttaa asiakkaan mieltä.
2. Asiakkaiden sopeutuminen
Uudet asiakkaat, jotka eivät ole varmoja yhteistyön suosittavuudesta, tulevat jatkuvasti liiketoimintaan. Siksi on tärkeää käyttää tiettyjä liiketoimintaprosesseja, joiden tarkoituksena on sen nopea mukauttaminen.
Vuorovaikutuksen varhaisessa vaiheessa liikemies ei voi luottaa automaatioon, koska se todennäköisesti menettää suuren asiakkaan. Siksi vahvan suhteen luomiseksi vaaditaan henkilökohtaista huomiota.
3. Työntekijöiden tunnustaminen
Yrityksen työntekijät ovat arvokkaita resursseja jokaiselle yrittäjälle. Siksi, jos liikemies haluaa jatkuvasti oppia asiantuntijoiden erilaisista saavutuksista, hänen on käsiteltävä arviointia ja analysointia yksin. Tätä prosessia ei voida automatisoida, koska muuten työntekijät alkavat tuntea olonsa vapaammiksi, mikä johtaa usein työn tuottavuuden laskuun.
Jos joku asiantuntija saavuttaa uransa korkeuteen, yrittäjän tulee juhlia menestyjään antamalla palkintoja tai palkintoja.
4. Luovat prosessit
Vaikka automaatio parantaa tuottavuutta, se ei voi korvata ihmisten tekemää luovaa työtä. Ohjelmat eivät voi toistaa ihmisen aivoja, joten luovien ideoiden toteuttaminen ja luominen vaativat kokeneiden ja lahjakkaiden palkattujen ammattilaisten osallistumisen.
Siksi luovia työpaikkoja on edelleen kysyntää ja hyvin palkattuja. Tärkeiden asioiden käsittelemiseksi työntekijällä on oltava kriittinen ajattelu ja innovatiiviset taidot.
5. Vahvien suhteiden luominen työtovereiden ja asiakkaiden kanssa
Tämä on mahdollista vain yrittäjän henkilökohtaisen viestinnän kautta muiden yritysten tai työntekijöiden edustajien kanssa. Automaatioon ei pitäisi luottaa, joten on suositeltavaa luopua sähköpostien tai muiden järjestelmien jatkuvasta käytöstä.
Työntekijöille on käytettävä erilaisia lahjoja tai käsin kirjoitettuja kiitoskirjeitä. Jos asiakkaista on tyytymättömyyttä, sinun on käytävä henkilökohtaisia keskusteluja.
Siksi joitakin prosesseja ei voida automatisoida, vaikka käytettäisiin nykyaikaista tekniikkaa.
johtopäätös
Automaatio voi säästää yrittäjän aikaa ja vaivaa, joten se on suositeltavaa ottaa käyttöön yrityksen työssä suoritettaessa rutiinitoimenpiteitä.Mutta jotkut liiketoimintaprosessit vaativat liikemieheltä henkilökohtaista huomiota.