Työn aloittaessa uusi työntekijä antaa työnantajalle valtavan määrän henkilökohtaisia tietoja. Tämä johtuu osittain tuotantotarpeista. Toimitettujen tietojen luonteesta riippumatta ne on säilytettävä ja suojattava asianmukaisesti. Jos näin ei tapahdu ja työntekijöiden henkilökohtaiset tiedot paljastetaan, työntekijöille aiheutuu huomattavaa vahinkoa (sekä heidän ihmisarvonsa että henkilökohtainen turvallisuutensa). Siksi on tärkeää pohtia "henkilötietojen" käsitettä yksityiskohtaisemmin. Mitä heihin sovelletaan? Kuinka ne tulisi säilyttää? Millä tavoin henkilötietoja suojataan? Kuka säätelee niiden säilytys- ja käsittelyprosessia? Näihin ja joihinkin muihin kysymyksiin vastaukset annetaan suoraan tässä artikkelissa. Ole niin varovainen kuin mahdollista.
Henkilötietolaki
Erilaisissa säädöksissä annetaan erilaisia määritelmiä käsitteelle "työntekijän henkilötiedot". Jotta ymmärrämme mitä tarkalleen tarkoitetaan, on välttämätöntä korreloida heidän eri asentonsa. Niiden lainsäädäntöpohja on laki "Henkilötietoja" ja joukko normeja, jotka sisältyvät Venäjän federaation perustuslakiin.
Entä entä tiedot, jotka kerätään yrityksen työntekijöiltä? Tällaisista työntekijöistä tulee henkilötietojen kohteita. Tällainen tieto sisältää seuraavat tiedot: täydellinen nimi, syntymäkatsaus, siviilisääty, asuinpaikka, sosiaalinen asema, tiedot nykyisistä tuloista, koulutustiedot ja niin edelleen.
Nämä tiedot viittaavat siihen, minkä tyyppisiä tietoja on rajoitetusti, koska on laillisesti vahvistettu, ettei ketään saa häiritä hänen henkilökohtaiseen elämäänsä. Tämä koskee myös henkilötietoja.
Tällaiset tiedot ovat tarpeen kansalaisen tunnistamiseksi tehokkaasti. Ja jos puhumme työntekijästä, niin henkilötiedot tarjoavat tietoja hänestä ammattilaisena tietyllä toiminta-alueella. Siksi on loogista, että vain henkilökohtaiset tiedot koskevat työntekijän henkilökohtaisia tietoja, jotka liittyvät hänen ammatillisiin potentiaaliinsa ja työtehtäviensä suorittamisen yksityiskohtiin.
Venäjän federaation perustuslaki takaa kansalaisille heidän henkilökohtaisen elämänsä luottamuksellisuuden. Ja henkilökohtaiset tiedot liittyvät suoraan siihen. Tämä määritetään Venäjän federaation presidentin asiaa koskevalla päätöksellä, jolla vahvistetaan tällaisen tiedon luottamuksellisuus ja varmistetaan, että yleisö ei pääse siihen.
Samanaikaisesti Venäjän federaation työlaki antaa melko suppean määritelmän käsitteelle. Hän väittää, että työntekijän henkilötiedot ovat tietoja, joita johtajalle tarvitaan suorien työtehtäviensä suorittamisen yhteydessä ja jotka koskevat yksinomaan tiettyä työntekijää.
Henkilötietojen käsittely
Miksi minun on käsiteltävä ja tallennettava henkilötietoja? Ne ovat tarpeen yrityksen työvoimatoiminnan toteuttamiseksi oikein.
Niiden käsittelyn tavoitteet ovat seuraavat:
- työsuhde
- perusta uralle etenemiselle;
- palkkamaksujen suorittaminen;
- seurataan työn toteutusta.
Henkilötietojen suojaamiseksi on olemassa useita menetelmiä. Työntekijöillä on täysi oikeus tietää, miten heidän henkilökohtaisia tietojaan säilytetään ja käytetään. Johtajan vastuulla on perehtyä työntekijöihin näihin tietoihin. Työntekijät vahvistavat ilmoituksen tosiasiallisella allekirjoituksella.
Henkilötietojen tyypit
Millaisia henkilötietoja työntekijöistä tulisi kerätä, määrätään työlaissa, Venäjän federaation perustuslaissa ja useissa liittovaltion laissa. Joten, kahdenlaisia asiakirjoja tarvitaan. Ensimmäinen niistä on työsopimuksen tekemiseen liittyvät paperit. Toinen asiakirja on työnantajan suoraan pyytämä tai kokoama asiakirja.
Joten henkilötiedot luokitellaan seuraavien kriteerien perusteella:
Pääsyaste
- Julkisesti saatavilla. Saatavana monille ihmisille.
- Luottamuksellinen. Saatavilla vain niille, joille työntekijä sallii.
suunta
- Special. Henkilökohtainen elämä, rikosrekisteri, uskonnolliset vakaumukset, poliittiset vakaumukset.
- Tavanomaiset. Kaikki mikä ei koske erityistietoja.
pitoisuus
- Biometriset. Karakterisoi fysiologia.
- Ei biometrinen. Tiedot, jotka eivät ole biometrisiä.
Henkilötietojen tyypit
Mihin henkilötietoihin jaetaan? Mitä heihin sovelletaan?
On tärkeää ymmärtää, että kaikkea yritykseen tallennettua tietyn työntekijän tietoa voidaan tarkastella kahdesta eri näkökulmasta.
- Tiedot työntekijän (sen yksittäisten jäsenten) siviilisäädystä ja perheestä, nimittäin: huollettavien läsnäolo, lasten läsnäolo, heidän ikä ja lukumäärä, terveydentila.
- Tiedot tietystä työntekijästä, nimittäin: täydellinen nimi (passi), ammatti, terveydentila ja mahdolliset erityiset olosuhteet.
Yrityksen päällikkö on velvollinen laatimaan paikallisesti tärkeän säädöksen, jossa otetaan huomioon menettely, jolla määrätään henkilötietojen säilyttäminen. Se voidaan esittää eri muodoissa. Se voi olla esimerkiksi henkilötietoja koskeva asetus.
Joten, keskustelemme yhdestä vivahteista yksityiskohtaisemmin. Henkilötiedot: mitä heihin sovelletaan? Henkilökohtaisissa tiedostoissa olevat tiedot. Kyse on seuraavasta:
- passin yksityiskohdat (syntymäpaikka ja -vuosi ja niin edelleen);
- jäljennös tutkintotodistuksesta;
- kopio asiakirjoista, jotka vahvistavat erityisten taitojen ja tietojen olemassaolon;
- jäljennös valtion eläkevakuutuksen asiakirjoista;
- muut asiakirjat.
Joten, yhteenvetona, mitä henkilötietojen käsite tarkoittaa? Mitä heihin sovelletaan? Nämä ovat henkilökohtaisia tietoja työntekijästä, joita työnantaja tarvitsee voidakseen käyttää tehokkaimmin työntekijän potentiaalia ja taitoja. Jälkimmäisen on tietysti annettava suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn. Jos kaikkia muodollisuuksia noudatetaan, tiedot pysyvät mahdollisimman turvallisina.
Ilmoittamisvelvollisuus
On tärkeää ottaa huomioon, että 152-luvulla "Henkilötietojen suojaamisesta" säädetään vain yrityksen hallinnollisesta vastuusta työntekijän henkilötietojen paljastamisessa. Tämä tarkoittaa, että jos organisaatio ei kykene takaamaan työntekijöille heidän henkilökohtaisten tietojensa ehdottomia suojauksia, sitä odottaa vain sakko. Lisäksi rahallisten rangaistusten määrä henkilötietojen väärinkäytöstä on ehdottoman naurettavaa. Yleensä ne vaihtelevat viidestä kymmeneen tuhanteen ruplaan. Tämä on tietysti tilanne, kun kyse on vain kertamaksuista. Yleensä yrityksissä, joissa on tällaisia ongelmia, rikkomuksia on useita, mikä tarkoittaa, että sakko kasvaa huomattavasti.
Käteismaksut eivät kuitenkaan ole kaikkein tärkein seuraus siitä, että henkilötietoja käytetään väärin. Tämä vaikuttaa suuresti yrityksen maineeseen. Loppujen lopuksi, kun työntekijät antavat suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn, he odottavat heidän turvallisuutensa olevan taattu. Jos muutoin käy ilmi, tällainen henkilöstö kieltäytyy tekemästä tällaista yritystä.Yhtiö on menettämässä kykyä palkata ammattilaisia.
Kuinka Roskomnadzor tarkistaa henkilötietojen suojan
Tässä tapauksessa olemme kiinnostuneita 152: n henkilötietojen suojaa koskevasta liittovaltion laista. Juuri hän on lainsäädännöllinen perusta tämän tehtävän toteuttamiselle.
Yleensä Roskomnadzor tarkistaa kolme tarkasteltavana olevan alueen pääaluetta:
- Media.
- Viestintä.
- Henkilötietojen suojaaminen.
Henkilötietoasetuksessa suositellaan, että Roskomnadzor suorittaa tällaiset tarkastukset vähintään kolme kertaa vuodessa. Tätä sääntöä sovelletaan määräaikaistarkastuksiin. Aikataulumattomia tuotetaan tarpeen mukaan. Mikä voi olla syy tähän? Esimerkiksi, jos suunniteltu tarkastus on suoritettu pitkään. Tai jos sinun on varmistettava, että aiemmat kommentit on otettu huomioon ja tarvittavat muutokset on tehty.
Henkilötietojen säilyttämistä koskevat säännöt
Jokaisen yrityksen on oltava kehittänyt erityissäännöt, jotka koskevat työntekijöiden henkilötietojen tallentamista ja käyttöä. On olemassa useita vaihtoehtoja, kuinka kuvattu dokumentti voidaan suorittaa tarkasti. Tämä voi olla joko erillinen säännös tai osa, joka sisältyy paikallisiin sisäisiin sääntöihin. Jokaisella työntekijällä on oikeus osallistua henkilötietojen suojaamistoimenpiteiden kehittämiseen ja toteuttamiseen. Siksi kaikkien työntekijöiden on oltava huolellisesti perehtyneitä kuvattuun asiakirjaan.
On tarpeen laatia luettelo henkilötiedoista ja luettelosta työntekijöistä sekä luoda asiakirjamalli. Kaikkien yrityksessä työskentelevien on allekirjoitettava se.
Fyysinen varastointi
Tietoja voidaan tallentaa eri tavoilla. Jotkut eivät ole valmiita siirtymään sähköisiin arkistoihin, mikä tarkoittaa, että he mieluummin harjoittavat liiketoimintaa perinteisellä tavalla (ts. Paperilla). Menetelmän ydin on tallentaa kaikki työntekijöitä koskevat tiedot, hänen henkilökohtaiset asiakirjat ja kopiot kirjaimellisessa kansiossa, jota kutsutaan henkilökohtaiseksi tiedostoksi.
Mitä etuja tämäntyyppisestä henkilökohtaisesta kirjanpidosta on? Niistä ovat seuraavat:
- kaikki tiedot on helppo löytää, koska ne sijaitsevat yhdessä paikassa;
- tiedot voidaan helposti systematisoida;
- tiedonhaku vie mahdollisimman lyhyen ajan.
Tällä menetelmällä on kuitenkin joitain haittoja. Esimerkiksi seuraavat:
- lisäresurssien saatavuus varastointiin, kuten erikoishuoneet, välineet, kassakaapit ja niin edelleen;
- prosessin monimutkaisuus;
- Erityiset taidot paperin dokumentoinnissa.
Joskus henkilöstöosastot mieluummin tallentavat tietoja yhdestä työntekijästä erikseen (eri aihekohtaisissa kansioissa). Joten kaikki työntekijöiden työsopimukset, kyselylomakkeet ja muut asiakirjat tallennetaan erikseen. Ne on numeroitu helpompaa hakua varten. Tämä menetelmä on vähemmän työvoimavaltainen kuin yllä kuvattu, eikä se vaadi erityisosaamista henkilöstöosaston työntekijältä.
Siitä huolimatta hänellä ei ole puutteita. Niistä ovat seuraavat:
- tarvitaan paljon aikaa tietyn työntekijän tarvittavien tietojen löytämiseksi;
- luottamuksellisten tietojen vuotoriski kasvaa merkittävästi.
Sähköinen varastointi
Henkilöstöosastot käyttävät tässä tapauksessa mieluummin elektronisia tietokantoja ja erilaisia tietojärjestelmiä. Usein tämä varmistaa henkilötietojen turvallisuuden.
Mitä hyötyä tämäntyyppisestä tietojen tallennuksesta on? Tärkeimmät niistä luetellaan alla:
- ei tarvitse olla suurta arkistoa;
- merkittävät tilansäästöt;
- säilyvyysaikaan ei ole rajoituksia;
- Henkilötietojen käsittely on kätevää, eikä se vie paljon aikaa
- tietojen luvaton käyttö on käytännössä suljettu pois;
- lisäresursseja ei tarvita.
Tietysti on joitakin miinuksia. Esimerkiksi seuraavat:
- tarve varmuuskopioida koko tietokanta;
- tarvitset asiantuntijan, joka hallinnoi tietojärjestelmää;
- kulut vaaditaan erityisesti suunnitelluista laitteista ja ohjelmistoista;
- Henkilötietoja käsittelevän työntekijän on oltava erittäin pätevää.
Mitä menetelmiä käytetään työntekijöiden henkilökohtaisten tietojen tehokkaaseen suojaamiseen?
- Tee tilat, joissa henkilötietoja käsitellään, kokonaan suljettuina muille työntekijöille.
- Työntekijöiden on saatava erityinen lupa saada tietoja.
- Tietojen tallennus tulisi organisoida selkeästi.
Kun otetaan huomioon kunkin menetelmän sekä haitat että edut, työnantajat yleensä yhdistävät ne. Sillä ei ole merkitystä, mitä tietojen tallennusmenetelmää käytetään, työnantajan on tavalla tai toisella saatava työntekijän suostumus henkilötietojensa käsittelyyn.
johtopäätös
Henkilötiedot - luottamukselliset tiedot, joita työnantaja voi kerätä työntekijän henkilöllisyyden tunnistamiseksi sekä työntekijän pätevyystason ja hänen ammatillisen potentiaalinsa määrittämiseksi. Henkilökohtaisia tietoja voidaan tallentaa ja käsitellä monella tapaa (ne voidaan tallentaa paperille tai sähköiselle medialle henkilöstöosaston mieltymyksistä ja yrityksen ominaisuuksista riippuen). Henkilötietojen suojan olisi oltava asianomaisen osaston ensisijainen tavoite, koska tämä on työntekijän oikeus, joka hänelle taataan Venäjän federaation perustuslaissa. On tärkeää tuntea oikeutesi hyvin, jotta pystymme suojelemaan itseään kiistanalaisessa tilanteessa.