Yrityksen toiminnan aikana ilmestyy suuri määrä asiakirjoja, jotka on säilytettävä tietyn ajan. Haluamme artikkelissamme puhua siitä, miten asiakirjojen operatiivinen varastointi ja tuhoaminen tapahtuu.
Mikä on online-tallennustila?
Ehdottomasti kaikki yrityksen aikana luodut tai vastaanotetut paperit on selkeästi systematisoitu ja perusteellisesti käsitelty. Jotta tulevaisuudessa voit käyttää niitä uudelleen, sinun on järjestettävä heidän turvallisuutensa asianmukaisesti tarjoamalla nopea pääsy mihin tahansa niistä. Itse asiassa asiakirjojen operatiivinen varastointi on papereiden säilyttämistä organisaatiossa tai rakenneyksikössä, kunnes ne tuhotaan tai siirretään organisaation arkistoon.
Asiakirjojen säilytysajat
Missä tahansa organisaatiossa on erilaisia kirjoja niiden arvon suhteen. Joillakin on suuri taloudellinen tai tieteellinen arvo, toisissa on erityisten ongelmien ratkaisemiseksi tarvittavaa tietoa, jonka jälkeen ne menettävät merkityksensä. Siksi jotkut paperit on järjestelmällisesti järjestettävä ja varastoitava, kun taas toiset yksinkertaisesti tuhotaan tiettyjen sääntöjen mukaisesti.
Tieteellisesti tai käytännössä arvokkaiden asiakirjojen toiminnallisella varastoinnilla on oma aikataulunsa. Ne riippuvat sisällön tärkeydestä.
Kestoaika voi olla seuraava:
- Vakio.
- Väliaikainen (yli kymmenen vuotta).
- Väliaikainen (enintään kymmenen vuotta).
On huomattava, että paperien muoto ei vaikuta millään tavalla asiakirjojen varastointiaikoihin (säilytystaulukko on annettu artikkelissa). Ei ole salaisuus, että tällä hetkellä suurin osa tiedoista käsitellään sähköisesti. Ehdot riippuvat ensinnäkin itse asiakirjan sisällöstä.
Varastointivaatimukset
Asiakirjojen toiminnalliselle varastoinnille on tiettyjä vaatimuksia. Esimerkiksi väliaikaisen tai pysyvän säilyttämisen valmiiden tapausten tulisi olla organisaation yksiköissä vielä useita vuosia. Tämän ajanjakson jälkeen ne sijoitetaan yrityksen arkistoon.
Niin kauan kuin paperit ovat aktiivisessa käytössä, ne tarvitsevat asianmukaisen suunnittelun ja ylläpidon. Asiakirjojen operatiivinen varastointi merkitsee niiden muodostamista tiettyjen erityisryhmien mukaisesti sekä organisaation hyväksymiä nimikkeistökohtaisia yksityiskohtia.
Nopeiden hakujen varmistamiseksi kaikista papereista on tarpeen täyttää kansioiden nimet mahdollisimman informatiivisina. Asemana käytetään pääsääntöisesti kansioita, joiden kannessa tulisi olla tasku korvattavien nimikkeiden nimeltä.
Verkkovarastoinnin aikana kansille on merkitty seuraavat tiedot:
- Tilapäinen käyttöjakson alkamis- ja päättymisaika.
- Kansion puhtaita arkkeja yhteensä.
- Tällaisten arvopapereiden säilyvyysaika.
- Koko nimi taiteilija, hänen yhteyspuhelinnumeronsa.
- Lisämerkintöjä voi olla myös läsnä (“hyväksyttäväksi”, “allekirjoitukseksi” jne.)
Virran varastointi tapahtuu erityisesti varustetuissa kaappeissa (metalli) tai erillisessä tilassa, joka on suljettu pääsyä varten. Arvopapereiden väliaikainen liikkeeseenlasku tulisi suorittaa vain asiakirjan kohteena olevan osaston johdon määräyksellä. Päivän loppuun mennessä kansion pitäisi palata paikoilleen - turvalliseen kaappiin.
Operatiivisen säilytysjakson lopussa asiakirjoille annetaan tila ”valmis”. Ja vasta tämän jälkeen alkaa menettely valmistautua siirtämistä varten arkistoon.
Saapuvien asiakirjojen tallennuspäivämäärät
Missä tahansa organisaatiossa saapuvat asiakirjat kerääntyvät toimintaprosessiin. Niillä on myös säilyvyys. Saapuvalla kirjeenvaihdolla tarkoitetaan yleensä kaikkia asiakirjoja, jotka saapuvat yritykseen. Tällaisten lehtien varastointiajat määräytyvät sisällön perusteella. Saapuvia asiakirjoja suositellaan säilytettäväksi vähintään kolme vuotta. Tärkeimmät kirjeet voivat kuitenkin kestää pidempään (esimerkiksi yli viisi vuotta). Kesto määräytyy lehtien tietojen tärkeyden mukaan. Siksi tällaisten asiakirjojen luokittelussa on otettava huomioon tiedon tärkeys. Esimerkiksi viranomaisten kirjeet tulisi korostaa yhdessä kansiossa ja kirjeenvaihto liikekumppaneiden kanssa toisessa. Tällaisia papereita on säilytettävä vähintään viisi vuotta.
Lähtevät säilytysjaksot
Lähtevät asiakirjat, kuten kaikki muutkin yrityksessä, säilytetään. Lisäksi, kuten saapuvien lehtien kohdalla, niillä on tietyt termit, jotka riippuvat niiden tärkeydestä.
On suositeltavaa systematisoida asiakirjat ja ilmoittaa tallennuskaudet jokaisessa kansiossa. Loogisesti lähtevät asiakirjat tulisi jakaa erillisiin ryhmiin: kirjeenvaihto toimittajien, asiakkaiden, asiakkaiden, valtion organisaatioiden, apuohjelmien jne. Kanssa. Tärkeimmät paperit on säilytettävä toiminnallisessa varastoinnissa vähintään viisi vuotta ja yksinkertaisemmat - enintään kolme vuotta. Erityisen tärkeitä kirjeitä voidaan säilyttää kymmenen vuotta. Perusteet tällaiseen pitkäaikaiseen käyttöön on vahvistettava erityisessä ohjeessa yrityksen toimistotyöstä.
Asiakirjalokit
Asiakirjojen rekisteröintipäiväkirja on saatavana missä tahansa yrityksessä. Lisäksi pääsääntöisesti erilliset rekisteröintipäiväkirjat tuleville ja lähteville arvopapereille jaetaan, jos organisaatio on aktiivinen. Niin paljon helpompaa systematoida kaikki kirjeenvaihto. Lehdet ostetaan ja vaihdetaan vuosittain. Tietysti tällä hetkellä monet mieluummin pitävät samanlaista päiväkirjaa sähköisessä muodossa. Paperikopion on kuitenkin oltava.
Asiakirjojen vaatimukset tallennetaan lehdissä, niille osoitetaan numerot ja päivämäärät. Tällainen arvopapereiden rekisteröinti mahdollistaa tarvittaessa oikean asiakirjan löytämisen. Aikakauslehtiä säilytetään kolme vuotta. Tämän jakson lopussa kaikki saapuvaan ja lähtevään kirjeenvaihtoon liittyvät asiakirjat tuhotaan säädöksen laatimisen yhteydessä.
Asiakirjojen tarkastus
Kuten aiemmin totesimme, paperien käytön ja säilytyksen kesto ei missään tapauksessa riipu muodosta (paperinen tai sähköinen), vain asiakirjojen sisällöllä on merkitystä. Sen merkityksen määrittämiseksi nimitetään tentti. Sen tehtävänä on selvittää, mitkä asiakirjat ovat tärkeitä tuotannolle, tieteelle, valtiolle jne. Operatiiviseen varastointiin valittujen asiakirjojen osalta on tarpeen määritellä ajanjakso, jonka aikana niitä voidaan tarvita. Siksi varastointiajan määrittäminen on toinen tehtävä, joka asetetaan ennen tutkimusta. Kaikki asiakirjat, jotka lähetetään ennen asiantuntija-arviointia arkistoon siirtämistä varten, muodostetaan nimikkeistöasioiksi tietyillä rakenneosastoilla tai toimistonjohtopalvelulla.
Arvon tarkastaminen voidaan suorittaa yrityksissä, organisaatioiden arkistoissa sekä valtionarkistoissa.
Yleensä, jos puhumme vakavista hallinnollisista asiakirjoista, niiden varastointipäivämäärät määritetään ennalta niiden luomishetkellä. Tärkeimmät viite- ja säädökset, jotka vaikuttavat varastointiaikoihin, ovat luettelot asiakirjoista, jotka osoittavat varastointiajat. Niitä käytetään arvopaperien asiantuntija-arvioinnissa kunnissa, valtionarkistoissa ja yrityksissä. Ja arvo, kuten olemme sanoneet, ilmaistaan säilyvyysajassa.
Luettelo säilytysjaksoja koskevista asiakirjoista on järjestelmällinen luettelo arvopapereiden luokista ja tyypeistä, jotka sisältävät sääntelyä koskevia tietoja niiden säilytysajasta.
Luettelot sisältävät missä tahansa organisaatiossa saatavien vakioasiakirjojen säilytysajat. Tietyt yrityksen toimintoja heijastavat erityisasiakirjat voivat kuitenkin liittyä osastojen luetteloihin.
Asiakirja-arkistot
Organisaation asiakirja-arkisto ei voi olla yksinään. Papereita säilytetään siinä tietyn ajan, minkä jälkeen ne on siirrettävä kunnan tai valtion arkistoihin. Liittovaltion laki määrittelee selvästi monien siinä olevien arvopapereiden säilytysajan. Joten esimerkiksi henkilöstöasiakirjat, notaarit ja liikekirjat on säilytettävä 75 vuotta, tieteelliset asiakirjat - viisitoista vuotta.
Jos organisaatio puretaan jostakin syystä, kiinteän säilyvyysajan asiakirjojen ja henkilöstöasiakirjojen arkisto on siirrettävä kunnan (valtion) arkistoon. Valtioista riippumattomien yritysten asiakirjojen siirtämiseksi on ensin tehtävä sopimus Venäjän federaation arkistorahaston kanssa. Jos asiakirjaa ei saatu päätökseen ajoissa, arkiston tulee ottaa varastoon vain yrityksen henkilöstöä oleva paperi. Selvitystoimikunnan puheenjohtajan tulisi valita jäljellä olevien asiakirjojen tallennuspaikka.
Kuinka tuhota asiakirjat?
Yrityksessä tallennetut arkistoasiakirjat voidaan poistaa, jos niiden varastointiajat ovat kuluneet umpeen. Asiakirjojen tuhoaminen voidaan antaa kolmannen osapuolen organisaatiolle tai voit suorittaa sen itse. Prosessin suorittamiseksi on olemassa yhtenäiset säännöt. On syytä muistaa, että voit tuhota vain sellaiset asiakirjat, joiden varastointiaika on päättynyt ja jotka ovat menettäneet käytännöllisen merkityksensä. Arvopapereihin voidaan ryhtyä kaikkiin toimenpiteisiin vain asiantuntijalausunnon perusteella.
Asiakirjojen tuhoamiseen liittyy teko tapahtuu.
Laitoksen laatiminen
Paperi voidaan sisällyttää tuhoamisasiakirjaan, jos varastointiaika päättyi sen vuoden tammikuun 1. päivänä, jona asiakirja on laadittu. Eli jos tapaus 2014 ja varastointiaika on viisi vuotta, se voidaan sisällyttää säädökseen vain vuonna 2020.
Lisä väärinkäsitysten välttämiseksi kaikki tapaukset on tarkasteltava uudelleen huolellisesti varmistamalla, että kaikki niissä olevat paperit ovat menettäneet arvonsa. Käytännössä he kuitenkin tekevät usein toisin. Jos asiakirjat ovat mahtaneet hyllylle viisi vuotta eikä niitä ole koskaan käsitelty, niin säännöt laiminlyödään. He vain selaa selektiivisesti tapauksia varmistaakseen, ettei niitä todella tarvita enää.
Lain on sisällettävä tiedot, jotka ovat saatavilla tapausten kannessa. Tällainen vaivaton työ vaikuttaa tarpeettomalta niille ihmisille, jotka eivät ymmärrä arkistotyön monimutkaisuutta. Mutta todellisuudessa tämä ei ole niin.
Lain on ehdottomasti oltava asiantuntijan arvioinnin allekirjoittanut. Lisäksi asiakirjassa todetaan, että toimista sovittiin organisaation asiantuntijakomitean kanssa. Viime kädessä yrityksen johtajan on hyväksyttävä laki.
Vasta kaikkien toimenpiteiden noudattamisen jälkeen organisaatio voi tuhota laissa luetellut tapaukset.
Kuinka tuhota yritystodistukset?
Asiakirjoja voi tuhota monella tapaa. Jos yrityksen alue sallii, voit polttaa paperin itse noudattaen paloturvallisuutta. Lisäksi voit käyttää murskausasiakirjoja. Mutta tämä on melko pitkä prosessi, tämä menetelmä soveltuu pieniin määriin. Näissä tapauksissa teko laaditaan mielivaltaisessa muodossa, jossa tuhoamistilaisuus kirjataan.
Suuria määriä tuhoamiseen tarkoitettuja tapauksia, yritykset yleensä siirtävät hävittämistä tai kierrätystä varten erikoistuneille järjestöille, jotka käsittelevät tätä.
Siirtotapa on kirjattava hyväksymistodistukseen. Asiakirjassa ilmoitetaan päivämäärä, paino ja tapausten lukumäärä. Asiantuntijat suosittavat, että yrityksen työntekijä on läsnä papereiden tuhoamisessa luottamuksellisuuden ylläpitämiseksi.