Kuka on yrityksen hallintohenkilöstö?

Nykyään rakennuksen hallinnollisessa yksikössä tapahtuvaa työvoiman toimintaa pidetään usein uran alkuvaiheena tai ensimmäisen vuoden opiskelijoiden työnä, joka ei yleensä edellytä vakavaa valmistelua. Mitä käsitteellä tarkoitetaan hallintohenkilöstö? Kuka on sukulainen oikeaan luokkaan? Miksi? Vastaukset näihin ja muihin yhtä tärkeisiin kysymyksiin löytyvät tämän artikkelin käsittelyprosessista.

Yhteiset piirteet

Huolimatta siitä, että hallintohenkilöstö usein merkitsee vain kasvun alkua, monet ihmiset rakentavat menestyvää uraa ja saavat ammatillisen tunnustuksen tällä alalla. Tällaiset työntekijät eivät kutsu tätä työtä, joka ei vaadi asianmukaista pätevyyttä, ja erittäin helppoa. Mitkä ovat palvelun tyypilliset vastuut? Hallintohenkilöstö suorittaa useita liiketoiminnan perusprosessien organisointiin liittyviä tehtäviä. Niistä ovat seuraavat:

• Kirjanpito.
• Eri osastojen ja osastojen päälliköiden toimeksiantojen ja käskyjen toteuttamisen valvonta.
• Hallintohenkilöstö Tarjoaa rakenteelle sosiaalisia, kotitalous-, taloudellisia, aineellisia ja teknisiä palveluja.
• Organisointi ja tarvittavat korjaukset toimistossa.
• Siirtymän järjestäminen.
• Hallinnollinen henkilöstö on työntekijät, joiden on oltava vuorovaikutuksessa operaatiopalveluiden kanssa.
• Vuorovaikutus vuokranantajien kanssa.
• Yritystilaisuuksien järjestäminen ja seuranta. On tärkeää lisätä tämä tässä tapauksessa hallintohenkilöstö tarjoaa vain lisäapua.

On tärkeää huomata, että tämä luettelo voidaan konkretisoida ja täydentää yrityksen tarpeista ja tehtävistä riippuen.

Aiheen käytännön näkökohta

Kuten kävi ilmi, hallintohenkilöstö on työntekijät, joiden toiminta-alueeseen sisältyy johtamistoimintojen toteuttaminen tai organisaation johtamiseen liittyvien teknisten kysymysten tekeminen.

Joten julkishallinnon organisaatioissa henkilöstöosasto, joka johtaa henkilöstöä ja valitsee henkilöstön, sisältyy usein hallintoosastoon, liiketalouden osastoon jne. Tällainen käytäntö suurten yksityisomistuksen organisaatioiden suhteen ei kuitenkaan ole laajalle levinnyt - tässä tapauksessa hallintoosasto on tietysti itsenäinen rakenne, jota johtaa päällikkö. On tärkeää huomata, että vuonna hallintohenkilöstö usein henkilökohtaiset avustajat ja osaston avustajat eivät sisälly toimitukseen. Joten ne liittyvät yleensä tietyn rakenneyksikön henkilöstöön ja ovat vastaavan päällikön alaisia. Heidän tehtävänsä pelkistetään suoraan tämän yksikön asioiden ratkaisemiseen. Karakterisointi sama hallintohenkilöstöryhmä kollegat ratkaisevat koko organisaation ongelmat.

On huomattava, että yrityksen hallinnollisten työntekijöiden määrä riippuu pääasiassa sen sisäisestä rakenteesta, koosta ja toiminta-alueesta. Esimerkiksi monet valtion yhdistykset, suurten yritysten rahastoyhtiöt tai suuret tilat erottavat hallintohenkilöstön itsenäiseksi osastoksi. Sitä kutsutaan pääsääntöisesti hallinnolliseksi tai yleiseksi osastoksi.Laitos on monimutkainen organisaatio, jonka johtaja järjestää henkilöstöjohtaminen ja raportoi yrityksen päällikölle.

Valtion instituutiot

Valtionlaitoksen hallinto-osastoon voi kuulua seuraavat yksiköt itsenäisestä toimintatavasta:

• Asiakirjatuki.
• Protokolla-organisaation.
• Valvontaosasto.
• Kotitaloustuki.
• Julkinen palvelu ja niin edelleen.

On tärkeää huomata, että suurissa kaupallisissa rakenteissa työtä. Hallintohenkilöstö edustaa tässä tapauksessa yritysosastoa. Siihen kuuluvat toimistopäälliköt, sihteerit, huoltohenkilökunta (kuljettajat, siivoojat, kuriirit). Vastaavan luokan päällikkö on täysin vastuussa laitoksen työstä.

Yrityksissä, joilla on monimutkainen rakenne, joka sisältää useita toimistoja, hallinnollinen ja tekninen henkilöstö, yleensä muodostetaan yhden järjestelmän mukaisesti. Hänen työtään hallinnoi johtaja. Sen tehtäviin kuuluu koko hallintorakenteen toiminnan johtaminen ja koordinointi. Hallintojohtaja on alaisuudessa hallintoyksiköiden päälliköiden sekä rakenneyksiköiden ja itsenäisten toimistojen toimistopäälliköiden kanssa.

Pienet yritykset

Hallintohenkilöstö pienissä yrityksissä, joilla on kaupallisia tavoitteita, koostuu pääsääntöisesti yhdestä työntekijästä. Hänen tehtäväänsä nimitetään toimiston johtajaksi tai sihteeriksi. Jos tätä ei ole, tietyt hallinnolliset toiminnot (esimerkiksi paperityön järjestäminen, asiakirjojen hallinta tai toimiston tilaaminen) annetaan tietylle nuoremmalle työntekijälle lisärasituksena.

perinteisesti hallintohenkilöstö sisältää sihteerin, avustajaosaston, henkilökohtaisen johtajan avustajan, hallinto-osaston päällikön. Lisäksi luettelossa on toimistopäällikkö ja hallintojohtaja. On tärkeää huomata, että tähän sisältyy joukko huoltohenkilöstöä (esimerkiksi, sähköturvallisuuden hallinto- ja tekninen henkilöstö). Seuraavissa luvuissa on aiheellista tarkastella yleisimpiä hallinnollisia virkoja.

Toimiston johtaja

Kuten kävi ilmi, karakterisointi hallintohenkilöstö jaettu hallinnollisiin ja teknisiin aloihin. Toimistopäällikkö kuuluu ensimmäiseen ryhmään. Toisella tavalla häntä kutsutaan hallintopäälliköksi tai vanhempi järjestelmänvalvojaksi. Toimistopäällikkö raportoi rekrytoivalle johtajalle tai toimitusjohtajalle. Hänen alaistensa piirissä ovat vain työntekijät, jotka tukevat rakenteen toimintaa. Ylimmän virkamiehen päätavoite on varmistaa toimiston asianmukainen toiminta ja sen sujuva toiminta. Toimistopäällikkö miten hallinnollinen tukihenkilöstö suorittaa seuraavat toiminnot:

• Tarjoaa toimistolaitteiden saatavuuden ja toiminnan hallinnan.
• Budjettikulut toimistotukiin.
• Varmistetaan sekä saapuvan että lähetetyn kirjeen oikea-aikainen käsittely, sen toimitus tarkoituksenmukaisesti.
• Osallistuminen toimistokiinteistöjen kartoitukseen.
• Arvopapereiden toteuttamiselle asetettujen määräaikojen ja niiden toimivaltaisen toteuttamisen valvonta.
• Alakielisten työntekijöiden, mukaan lukien pääsääntöisesti puhelinoperaattorit, sihteerit, kuljettajat, siivoojat ja vartijat, työn organisointi ja valvonta.
• Yritystiedostojärjestelmän hallinta ja tuki.
• Lippujen varaaminen, viisumituen tarjoaminen ja huoneiden varaaminen yrityksen työntekijöille.

Seuraavat kokemusta ja pätevyyttä koskevat vaatimukset koskevat toimistopäällikköä:

• Asianmukainen koulutus (keskiasteen erikoistuminen tai korkeampi)
• Haluttu yhden tai useamman vieraan kielen tuntemus.
• Erinomainen tietotekniikan tuntemus.
• Toimistotekniikan tuntemus.
• Työkokemus hallinnolliselta alalta vähintään vuosi.
• Yhteiskunnallisuus, stressiresistenssi, kyvyt organisaatioasioissa.

Oikeudellisen osaston päällikkö

Tämän osaston päällikkö raportoi yksinomaan pääjohtajalle. Hänen alaistensa joukossa ovat kaikki lakiosaston työntekijät. Päällikön toiminnan tarkoituksena on yhtiön lakipalvelun perustaminen ja jatkojohtaminen. Kyseinen työntekijä suorittaa seuraavat toiminnot:

• Lakimiesten valinta ja jatkokoulutus.
• Yrityksen organisaatiorakenteen laillistaminen.
• Sisäisten yritysstandardien laatiminen.
• Työnkulun luominen kehitettyjen yrityslaillisten standardien mukaisesti.
• Oikeudellisen koulutuksen järjestäminen yrityksen työntekijöille.
• Oikeudellinen asiantuntemus hankkeista, joilla on erilaisia ​​juridisia asiakirjoja, joiden valmistelu suoritetaan yrityksessä.
• Päätelmien valmistelun järjestäminen rakenteen aikana syntyvien oikeudellisten kysymysten mukaisesti.
• Yrityksen etujen edustaminen oikeusviranomaisissa sekä julkisissa ja valtion järjestöissä oikeudellisten kysymysten tutkinnassa.
• Seurataan ja toteutetaan toimenpiteitä saatavien perimiseksi aiemmin tehtyjen sopimusten mukaisesti.

Asiantuntijalle asetetut vaatimukset pätevyyden ja kokemuksen suhteen:

• Oikeudellinen koulutus (mieluiten korkea-asteen).
• Kokemus kyseisestä erikoisuudesta yli viiden vuoden ajan.
• Englannin kielen taito keskitasolla.
• Kokemus neuvotteluista ja oikeudenkäyntiä edeltävistä asioista.
• Valmius matkoille ja työmatkoille.
• Tieto seuraavilla oikeusaloilla: siviili-, vero-, hallinto-, yritys-, välimies- ja muilla lailla.

Sähköturvallisuuden hallintohenkilöstö

Sähköasennusten parissa työskentelevä sähköhenkilöstö luokitellaan seuraaviin luokkiin:

• Hallinnolliset ja tekniset työntekijät ovat johtajia ja asiantuntijoita, jotka hoitavat sähköasennusten toiminnan ja kunnossapidon, asennuksen, korjauksen ja käyttöönoton järjestämiseen liittyvät tehtävät.
• Operatiiviset työntekijät - henkilöstö, joka huolehtii sähköasennusten kunnossapidosta ja käytöstä. Tähän sisältyy tarkastus, työpaikan valmistelu, toimintavaihto, työntekijöiden sisäänpääsy ja myöhempi valvonta, työn suorittaminen nykyisen toiminnan mukaisesti.
• Korjaushenkilöstö - henkilöstö, joka tarjoaa korjaus- ja huolto-, käyttöönotto-, asennus- ja laitetestausta.
• Käyttö- ja korjaushenkilökunta - korjaushenkilöstö, joka on erityisesti koulutettu ja koulutettu palvelemaan operatiivista keskittymistä tietyllä määrällä sille osoitettuja sähköasennuksia.

asianajaja

Usein lakimiestä kutsutaan oikeudelliseksi neuvonantajaksi eri tavalla. Hän raportoi pääjohtajalle tai vastaavan osaston päällikölle. Asianajajan alaiset ovat tämän osaston virkamiehiä. Hänen toiminnan päätavoite on tukea juridisen osaston työtä. Asiantuntijan päätehtävät ovat seuraavat:

• Oikeudellisen dokumentoinnin kehittäminen.
• Metodologisten ohjeiden tarjoaminen yrityksen lailliselle toiminnalle.
• Toimenpiteiden toteuttaminen rahoitus-, sopimus- ja työkurin vahvistamiseksi.
• Rakenteen henkilöstön kuuleminen ammatillisissa kysymyksissä, apu asiakirjojen ja kiinteistöä koskevien säädösten valmistelussa.

Oikeudellinen neuvonantaja suorittaa seuraavat tehtävät:

• Osallistuminen laillisen dokumentoinnin ja sopimusten kehittämiseen.
• Osallistuminen oikeuskiistoihin.
• Neuvonta työntekijöille ja yrityksen johdolle juridisten näkökohtien mukaisesti.
• Osallistuminen dokumentoinnin ja sopimusten lukutaitojen tarkastamiseen juridisista näkökohdista.
• Ylläpidä sopimusten tiedostojärjestelmää.
• Apua asiaankuuluvan osaston työntekijöille erilaisten projektien kehittämisessä.

lähettäjä

Lähettäjä raportoi suoraan tuotantopäällikölle, mutta hänellä ei ole alaisia. Hänen työnsä päätavoite on tuotantoprosessin ja muun rakenteen toiminnan operatiivinen sääntely. Lähettäjä suorittaa seuraavat toiminnot:

• Yritysegmenttien (komponentit, materiaalit, kuljetus, laitteet) keskeytymättömän tuotantoprosessin kannalta välttämättömien varastojen saatavuuden tarkkailu.
• Tuotantoprosessin operatiivisen valvonnan järjestäminen, lopputuotteen toimittaminen, työn tai palveluiden suorittaminen tuotantoprosessin aikataulun mukaisesti.
• Lähetyspäiväkirjan laatiminen, raporttiraporttien ja muun tuotantoprosessin kannalta teknisen dokumentoinnin muodostaminen.

Lähettäjän osalta seuraavat pätevyyttä ja kokemusta koskevat vaatimukset ovat merkityksellisiä:

• Keskiasteen ammatillisen koulutuksen läsnäolo.
• Tiedot yrityksen tuotannon suunnittelusta.
• Stressinkesto, sosiaalisuus.

Pääsihteeri

Toisella tavalla virkaa voidaan kutsua henkilökohtaiseksi avustajaksi tai sihteeriksi-refereeksi. Työntekijä raportoi henkilöstöjohtajalle tai pääjohtajalle. Pääsihteerin alaisia ​​ei ole. Sihteeri-referentin työn päätavoite on tarjota korkealaatuista hallinnollista tukea johtajarakenteelle. Henkilökohtainen avustaja suorittaa seuraavat tehtävät:

• Oikean työnkulun varmistaminen.
• Ohjaajapäivän järjestäminen työsuunnitelmassa.

Apulaissihteeri hoitaa pääasiassa seuraavia tehtäviä:

• Toimitusjohtajan aikataulu, liiketapaamisten ja liikematkojen järjestäminen.
• Liikekirjeiden ja asiakirjojen muokkaaminen, kääntäminen ja toteuttaminen.
• Saapuvan kirjeenvaihdon ja puheluiden hallinnan tarjoaminen.
• Liikekirjeiden, raporttien ja muiden asiakirjojen laatiminen ja toteuttaminen.
• Organisaatio vuorovaikutuksessa johtajan ja rakenteen muiden työntekijöiden välillä.
• Suoraan organisaation johtajalle allekirjoittamista varten laadittujen asiakirjojen laadunvalvonta, oikea kokoaminen, myöhempi koordinointi ja hyväksyminen.
• Pääjohtajan vastaanoton työn organisointi.
• Pään yksilöllisten ohjeiden täyttäminen.
• Pään saattaja työmatkoilla.

Todelliset vaatimukset kokemukselle ja pätevyydelle ovat tässä tapauksessa:

• Korkeakoulutuksen läsnäolo.
• Vieraan (mieluiten englanninkielisen) kielen tuntemus.
• Erinomainen tietokoneen käyttö.
• Korkeat vaatimukset liiketoimintaohjeista.
• Ainakin kahden vuoden työkokemus.
• Esillä oleva ulkonäkö, sosiaalisuus.