Missä tahansa organisaatiossa jokainen asiakirja on rekisteröitävä ja merkittävä erityiseen päiväkirjaan. Tämä pätee myös työsopimuksiin. Jokaisessa yrityksessä, joka pitää kirjaa työntekijöidensä asiakirjoista, vaaditaan työsopimusrekisteri, jonka mallia analysoidaan edelleen.
Tarvitsenko lehden
Organisaatioiden johtajien tulisi ymmärtää, että työsopimus- ja lisäsopimusten rekisteri ei ole ajanhukkaa, vaan mahdollisuus vakuuttaa itseäsi. Ensinnäkin se on erittäin kätevä. Kaikki asiakirjoja koskevat tiedot ovat yhdessä paikassa sen sijaan, että säilytä kasa kaikkien työntekijöiden sopimuksia pöydälläsi. Toiseksi, aikakauslehti voi olla tarpeen, jos työntekijän ja työnantajan välillä syntyy ristiriitoja. Kolmanneksi lehden ansiosta henkilöstöjohtaja voi antaa työntekijälle mitä tahansa tietoa lyhyessä ajassa.
Joissakin organisaatioissa on tapana pitää useita tällaisia lehtiä: ikuisissa ja kiireellisissä sopimuksissa.
Lain sana
Muuten, lainsäädännössä ei missään nimessä ilmoiteta, että työsuhderekisteriä vaaditaan. Mutta niin tapahtui, että tämä on annettu toimistotyö ja sen yleiset säännöt. Normien mukaan jokainen asiakirja on korjattava. Lisäksi tämä päiväkirja on mainittu hallinnointiasiakirjojen luettelossa. Ja sen puuttuminen organisaatiosta voi aiheuttaa ongelmia tarkastuslaitosten kanssa.
Henkilöstöosaston kokeneet työntekijät väittävät, että työsopimusrekisterin olemassaolo, jonka malli esitetään myöhemmin, helpottaa merkittävästi työpäiviä ja antaa sinulle mahdollisuuden organisoida työntekijöitä koskevia tietoja ja pitää niistä kirjaa.
Täyttäminen
Laki ei sääntele sitä, millaisen kirjanpidon päiväkirjan tulisi näyttää. Useimmissa tapauksissa työsopimusrekisterin muoto on tavallinen muistikirja. Tärkeintä on, että suoja on tiheä parempaa hyväksikäyttöä varten.
Lehden otsikosivulla on ilmoitettava organisaation nimi, lehden nimi, sen ylläpidon alku. Seuraavaksi ensimmäiselle arkille ilmoitetaan kirjan ylläpidosta vastaavat henkilöt. Jos oletetaan, että valtuutetut henkilöt saattavat muuttua, on parempi antaa heitä koskevat tiedot asianmukaisella tavalla:
- Numero järjestyksessä.
- Tiedot työntekijästä.
- Viestin nimi.
- Syyt, miksi tämä henkilö voi tehdä muutoksia päiväkirjaan.
- Työntekijän allekirjoitus.
Työsopimusrekisterin täyttämistä voidaan kutsua vakiona. Kaikki tiedot syötetään taulukkoon, jossa sarakkeiden lukumäärä vaihtelee organisaation itsensä toiveiden mukaan. Keskimäärin sarakkeita voi olla jopa kymmenen. Taulukko on täytetty seuraavasti:
- Asiakirjan rekisteröinnin sarjanumero.
- Sopimuksen tekopäivä.
- Sopimuksen numero.
- Tiedot työntekijästä.
- Aseman tai erikoisuuden nimi.
- Laitoksen tai yksikön nimi.
- Sopimuksen voimassaoloaika.
- Työn luonne.
- Lisäsopimusten olemassaolo.
- Erityiset huomautukset.
Vaihtoehtoisesti voit kirjoittaa toisen sarakkeen, jossa työntekijä allekirjoittaa annettujen tietojen vieressä. Lisäksi allekirjoituksesta ilmenee, että työntekijä on saanut kopion sopimuksesta.
Ne, jotka eivät tiedä, millainen työsopimusrekisteri näyttää, voivat nähdä alla olevan kuvan näyteasiakirjan.
Paperiversio
Huolimatta siitä, että tietotekniikan aikakausi kukoistaa tänään, melkein kaikki yritykset pitävät rekisteröintipäiväkirjasta paperiversiota.
Ensinnäkin asiakirjan on oltava ommeltu, numeroitu ja organisaation johtajan varmentama. Toiseksi henkilöstöosasto vakuuttaa, että tällaisen lehden pitäminen on paljon helpompaa. Ja kolmanneksi, päiväkirjassa tulisi olla työntekijöiden allekirjoitukset, jotka osoittavat heidän hyväksyvänsä määritellyt tiedot.
Sähköinen versio
Työsopimusten rekisteröinnin sähköisessä muodossa on sekä etuja että haittoja. Epäilemättä sähköisiä asiakirjoja on erittäin kätevä käyttää. Kansio- ja paperipaalut eivät sotke pöytää ja hyllyjä, koska kaikki on tallennettu tietokoneelle. Mutta sähköisessä versiossa et voi saada työntekijän allekirjoitusta asiakirjaan, ja usein tapahtuu, että tietokoneet rikkoutuvat ja kaikki tiedot voivat yksinkertaisesti kadota.
Siksi monet henkilöstöpäälliköt, mikäli he pitävät sähköistä päiväkirjaa, ovat vain varmuuskopioina paperimateriaaleista.
He tekevät yleensä sähköisen version Excel-muodossa. Tässä taulukossa on monia toimintoja ja se on helppo täyttää. Lehden sähköinen muoto on:
- tietojen tallentamisen valvonta;
- tietojen salassapito;
- välitön kopioiden muodostuminen tilauksista ja todistuksista;
- Välitön haku tarvittavista asiakirjoista.
Lisäksi voit pitää erillisen lokin muista. sopimukset työsopimuksista. Mutta joskus on vaikeaa etsiä tietoa työntekijästä eri asiakirjoista. On parempi, että nämä tiedot korostetaan erillisenä sarakkeena yhteisessä asiakirjassa.
piirteet
On joitain ominaisuuksia, jotka pidetään parhaiten kirjautumisen yhteydessä. Tähän voi kuulua:
- Työsopimusrekisteri ja itse sopimukset voidaan käynnistää uudestaan vuosittain. Tämä pätee erityisesti suuriin yrityksiin, joissa on paljon asiakirjoja.
- Jos valtuutettu henkilö on tehnyt virheen tietojen syöttämisessä, sakkoja tästä ei pidetä.
- Tällaista asiakirjaa tulisi säilyttää vähintään 75 vuotta.
- Kun lokikirja on päättynyt, se täytyy vilkkua ja numeroida. Aseta seuraavaksi sinetti ja lähetä se asiakirja-arkistoon, missä se tosiasiallisesti varastoidaan.
- Jos määräaikainen sopimus kuuluu rajoittamattomaan, tämä tosiasia on kirjattava. Seuraavaksi sopimus rekisteröidään uudelleen tai tehdään vastaava huomautus päiväkirjaan.
- Johtajan on vahvistettava rekisteröintipäiväkirja asettamalla allekirjoitus muistikirjan takakanteen.
Kuka pitää lehteä
Kuten olemme jo selvittäneet, sopimuskirjanpitopäiväkirja on asiakirja, joka vahvistaa tärkeiden asiakirjojen läsnäolon organisaatiossa.
Säännösten mukaan tällaiset asiakirjat täyttää ja ylläpitävät valtuutetut henkilöt. Ytimessä nämä ovat HR-työntekijät tai HR-johtajat. He vastaavat useista tarkistuksista, toisin sanoen työntekijöiden täydellisestä tiedottamisesta.
Samat työntekijät vastaavat myös kaikkien sopimusten ja heille tehtyjen lisäsopimusten alkuperäisistä. Aloita nämä asiakirjat työnantajan ohjeiden mukaan.
Tilaus määrää:
- hakkuutyyppi (paperi tai sähköinen);
- vastaava työntekijä hakkuita;
- rekisteröintipäiväkirjalomake.
Aikaisemmin toimitettiin rekisteri työsopimuksista (näyteasiakirja). Nyt voit nähdä alla olevasta kuvasta, miten päiväkirja lisäsopimusten rekisteröimiseksi sopimuksille näyttää.
muutokset
Aikaisemmin sanottiin, että pienellä valvonnalla työntekijällä ei ole erityistä vastuuta tai seuraamuksia. Mutta silti sinun on täytettävä päiväkirja huolellisesti.
Muutosten tekeminen on ehdottomasti kielletty asiakirjan tyypistä riippumatta. Jos valtuutettu työntekijä tekee vakavan virheen, päiväkirja tulisi sulkea. Tämä tarkoittaa, että kirjan viimeisellä sivulla ilmoitetaan syy sen sulkemiseen. Lisäksi ongelmasta tulisi ilmoittaa yrityksen päällikölle. Jotta voit aloittaa uuden kirjanpitopäiväkirjan, sinun on annettava tilaus.
Tietyn työntekijän lisämuutokset sisältävät:
- erottaminen toimisto;
- työolojen muutos;
- työntekijän siirtäminen toiseen osastoon, jakaminen tai työntekijän aseman vaihtaminen.
Tällaisia tietoja varten luodaan joko erillinen kirja lisäsopimuksille tai erillinen sarake sopimuksen rekisteröintipäiväkirjaan.
On tärkeää muistaa, että tällainen päiväkirja on ensisijaisesti tärkeä työntekijälle, joka ylläpitää tietoja työntekijöistään.
Tämän asiakirjan ansiosta löydät helposti tietoja lehdistä, jotka on pitkään siirretty arkistoon. Ja myös lehden katsotaan olevan laillinen vahvistus kaikkien niiden työsopimusten olemassaolosta, jotka tehdään työntekijöiden kanssa, jotka toimivat yrityksessä.