Nykyään liiketoiminta kehittyy nopeammin. Aika määrää rahaa ja päinvastoin. Mitä liikkuvampaa yrityksen työntekijät ovat, sitä vahvempi sen markkina-asema on. Siksi autosta on tullut paitsi kuljetusväline, myös tapa saada voittoa ja menestyä.
Henkilöauton käyttö virallisiin tarkoituksiin on tällä hetkellä käytössä monissa yrityksissä, joissa henkilöstöllä on luonteeltaan matkustavaa työtä. Johtajat käyttävät myös yksityisajoneuvoja ratkaisemaan erilaisia työhön liittyviä kysymyksiä tiellä.
Tavat, joilla rekisteröidään suhteet työntekijään kuljetusten käytöstä
Tässä artikkelissa selvitetään, kuinka tämä dokumentoidaan. Suhteet luodaan työntekijälle, joka käyttää autoaan suorittaakseen virkavelvollisuuksiaan monin tavoin.
Ensinnäkin voit määritellä omaisuuden hyväksikäyttöä koskevan lausekkeen työsopimuksessa ja maksaa korvauksen lain mukaisesti.
Toiseksi voit myös laatia ja allekirjoittaa työntekijän kanssa sopimuksen (jota kutsutaan siviilioikeudeksi), josta ilmenee oman kuljetuksen vuokraus johtamisapua ja teknistä käyttöä varten. Samalla noudatetaan henkilöauton käytön normeja virallisiin tarkoituksiin.
Kunkin vaihtoehdon edut ja haitat
Jokaisella vaihtoehdolla on etuja ja haittoja. Tarkastellaan niitä yksityiskohtaisemmin.
Ero muihin ajoneuvojen hankintamenetelmiin on, että tässä tapauksessa autoa käytetään sekä työntekijöiden että heidän henkilökohtaisissa asioissaan. Näin ollen työntekijän auton käytöstä maksettavat maksut voivat olla pienemmät kuin vuokra, mikä oletetaan kuljettajan kanssa tehdyn autonvuokraussopimuksen mukaisesti. Mutta kuten käytäntö osoittaa, oman autosi toiminta määräytyy sen käytön laajuuden perusteella: yleensä kyse on työmatkoista, joissa on helpompi päästä omalle autollesi, tai näihin paikkoihin, joihin julkinen tai muu liikenne ei mene. Eri yritystapaamisiin liittyy usein auton käyttö. Missä muualla henkilökohtaista kuljetusta tarvitaan? Esimerkiksi työntekijän toimintaan sisältyy jatkuvaa liikkumista ympäri kaupunkia, asiakkaalta toiselle. Tämän tekeminen jalka ei toimi, koska vietetään paljon aikaa. Yritykselle on hyödyllistä palkata henkilö koneella. Hänellä on aikaa kiertää asiakkaita, ja yritys korvaa hänelle kulut.
Myös oman autosi käyttöä työsuhteen puitteissa voidaan pitää työntekijän suorittaman virkavelvollisuutensa. Ja työntekijälle maksettavia korvauksia henkilöauton käytöstä virallisissa tarkoituksissa ei pitäisi verottaa. Mutta näillä korvauksilla on pääsääntöisesti omat vivahteensa työlainsäädännössä. Siviililaki tarjoaa suhteen osapuolille valinnanmahdollisuuden. Tämän avulla voit harkita auton toimintaan liittyviä erilaisia vaihtoehtoja ja maksumääriä, jotta kaikki kiinnostuneet osallistujat ovat tyytyväisiä. Mutta tämä viittaa siihen, että verot ja maksut vähennetään korvauksen määrästä.
Yritysauton henkilökohtainen käyttö
Ei ole väliä mikä menetelmä valitaan, yritys on paremmassa asemassa, jos työntekijä matkustaa omalla kuljetuksellaan.Yrityksen ei tarvitse kantaa suurten menojen taakkaa auton ostamiseen tai vuokraamiseen. Tämän ajanjakson kustannukset eivät nouse. Ylläpito- ja käyttömenot vähenevät: osittain yritys maksaa, osittain työntekijä (kuljetusomistaja), joka käyttää sitä omiin tarpeisiinsa. Jätteiden vähentämisen lisäksi yritys vähentää asiakirjan ja työvoimakustannuksia auton käytön kirjanpidolle.
Työntekijän ja työnantajan välisiä suhteita säätelee työlainsäädäntö, jossa määrätään korvauksista ajoneuvojen poistoista, niiden poistoista ja kavalluksista, jotka liittyvät työntekijän omaan autoon, jota käytetään virkaan. Siksi on annettava tilaus yritysauton käytöstä henkilökohtaisiin tarkoituksiin.
Kuten jo todettiin, työntekijöiden kustannusten palauttamista ja korvauksen suuruutta koskevista säännöistä säädetään työlainsäädännössä, ja jos tällaisia sääntöjä ei ole, ne määritetään työsopimuksen osapuolten sopimuksella, joka tehdään kirjallisesti. Sitten kirjanpitäjälle herää kysymys: miten laatia laki työntekijän omista kuljetuksista oikein?
Maksu henkilöauton käytöstä virallisiin tarkoituksiin
Vaihtoehtoisesti esimerkiksi oman Venäjän federaation hallituksen hyväksymät nykyiset säännöt, jotka koskevat korvauksen maksamista oman autosi käytöstä (viittaavat vain maksustandardeihin, mutta eivät niiden kokoon):
- Sisäasioiden elinten henkilöstö.
- Rangaistusjärjestelmien organisaatioiden ja elinten, valtion palontorjuntalaitosten liittovaltion palolaitosten, huumevalvontaviranomaisten ja tulliviranomaisten työntekijät.
- Liittohallituksen työntekijä.
Huolimatta siitä, että dokumentaatio on osoitettu eri alaryhmille, nimitykset ja korvaukset ovat samat:
- Korvaus maksetaan työntekijöille, joilla on luonteeltaan matkustavaa työtä.
- Perusta työntekijälle käyttää omaa autoa virallisiin tarpeisiin on johdon järjestys.
- Työntekijöille, jotka käyttävät henkilökohtaisia ajoneuvoja virallisiin tarpeisiin omistajan valtakirjalla, korvaukset maksetaan samalla tavalla.
- Korvauksen maksamiseksi henkilöauton käytöstä virallisiin tarkoituksiin työntekijän on jätettävä hakemus, jossa ilmoitetaan, mitkä työvelvoitteet on täytetty ja kuinka kauan heidän omaa autoa on käytetty.
Jos kaikki on muotoiltu oikein, korvauksen saamisessa ei ole ongelmia. Katsotaanpa mitä asiakirjapaketin työntekijän tulisi kerätä.
Työntekijän toimittamat asiakirjat
Lausunnolla työntekijä toimittaa muut tarvittavat asiakirjat:
- Kopio henkilöauton rekisteröintitodistuksesta tai ajoneuvon passista (PTS), valtakirja, joka antaa oikeuden ajaa autoa.
- Rahtikirja, tarvittavat yksityiskohdat ja aikataulu, jonka sen hyväksyivät viranomaiset, jotka toteuttavat valtion politiikkaa ja liikennesääntöjä.
- Asiakirjat, jotka vahvistavat oman auton käytön tuhlaamisen virallisissa tarpeissa (polttoainetarkistukset, huoltotodistukset).
Kirjanpitäjän on myös täytettävä rahtikirja, koska tämä on ensisijainen asiakirja, joka vahvistaa työntekijän henkilökohtaisen kuljetuksen käytön virallisissa tarkoituksissa. Tämän lomakkeen muoto hyväksyttiin Venäjän federaation valtion tilastokomitean päätöksellä. Muut organisaatiot voivat käyttää muodoltaan rahtikirjaa tai muuta asiakirjaa, joka vahvistaa palavien materiaalien kustannukset. Kaikki laissa tarkoitetut yksityiskohdat on ilmoitettava:
- asiakirjan nimi;
- julkaisupäivä;
- asiakirjan organisointi;
- liiketoiminta ja sen sisältö
- mittayksiköt;
- vastuuhenkilöiden tehtävät;
- määriteltyjen henkilöiden allekirjoitukset.
Lisäksi sinun on määritettävä ajoneuvon tietty sijainti. Muutoin korvauksen maksaminen voi olla vaikeaa. Kun yhtenäistä lomaketta sovelletaan, ristiriitoja on vähemmän.
Kaikkien toimitettujen asiakirjojen on vahvistettava toiminta yrityksen tarpeisiin eikä työntekijän tarpeisiin. On kuitenkin pidettävä mielessä, että päämies maksaa henkilöauton käytöstä virallisiin tarkoituksiin tietyssä ajassa, kun taas on tarpeen ottaa huomioon:
- Tarve käyttää autoa täyttääkseen työsuhteita, jotka liittyvät usein työmatkoihin.
- Ajoneuvon käyttöaika virallisiin tarpeisiin.
- Määrä varoja, jotka on osoitettu yritykselle työstä.
Yritystoiminnan kustannusten palauttaminen
Henkilöauton käyttäminen yritystarkoituksiin aiheuttaa erilaisia kustannuksia, mutta yritys ei korvaa niitä kaikkia. Oman kuljetuskäytäntömme mukaan kavallukset työntekijän ja yrityksen välillä tulisi jakaa seuraavasti: Työntekijän on tarkoitus palauttaa polttoaineen ja voiteluaineiden ostoa koskeva kavalnus asiakirjojen (tarkistukset, kuitit jne.) Vahvistaman tosiasian perusteella. Korvaus maksetaan erikseen korvaamalla luetellut kavallukset.
Korvausta ei makseta työntekijälle seuraavissa tilanteissa:
- loman aikana;
- työmatkan aikana;
- väliaikaisen työkyvyttömyyden ajan, jonka sairausloma vahvistaa;
- muissa tapauksissa, kun auto ei toimi.
Kun käytät omaa ajoneuvoasi (sen jälkeen kun olet täyttänyt suostumuksen henkilökohtaisen autosi käyttämiseen virallisiin tarkoituksiin mallin mukaisesti), työntekijä ei saa erillistä korvausta avusta sen hallinnassa ja kunnossapidossa. Oman ajoneuvon käyttö tapahtuu työtehtävien rajoissa, joista työntekijällä on oikeus palkkaan, joka on palkka. Auton käytöstä maksettavien korvausten laskeminen on analoginen vuokramaksun kanssa, joka sisältää ajoneuvon poistot.
Kun ajoneuvon vuokraussopimuksessa määrätään vuokrasopimuksesta, siitä yleensä peritään henkilökohtainen tulovero. Henkilökohtaista tuloveroa ei peritä vain korvauksista työntekijän henkilöauton käytöstä ja hänelle aiheutuneista kuluista. Tätä kuvataan yksityiskohtaisemmin jäljempänä.
Kustannusten heijastaminen kirjanpidossa
Oman ajoneuvon virkakäytöstä aiheutuneiden korvausmaksujen ja henkilöauton käyttöön liittyvän kavalluksen palauttamisen kirjanpito pidetään tilillä 302 12 ”Muut maksut”.
Kirjanpidossa yritykset ilmoittavat vain kaksi ilmoitusta, kun he käyttävät henkilöautoa virallisiin tarkoituksiin:
- Korvausmäärän hyvitys ja kulujen korvaaminen tosiseikan perusteella.
- Korvauksen maksaminen työntekijälle määrätyn määrän verran.
Liikuntakasvatusta ja liikuntaa harjoittavan budjettiyrityksen tai itsenäisen fyysisen koulutuksen ja urheilun yrityksen kirjanpito-osastolla tehdään operaation sisällön kirjanpito:
- Menojen korvaaminen korvauksen maksamisesta.
- Korvauksen myöntäminen laitoksen kassasta.
- Työntekijälle tehtiin siirto pankkikortille.
Mutta jos työntekijän henkilöauto käytetään virallisiin tarkoituksiin työsopimuksen nojalla, käytä tiliä 302 24 “Vuokra ja sen ratkaisut”. Tämän tilin sarakkeessa ”Luotto” ilmoitetaan vuokran hyvitys ja sarakkeessa ”Debit” - sen siirto työntekijän tilille tai liikkeeseenlasku yrityksen kassaan.
Liikuntakasvatusta ja liikuntaa harjoittavan budjettiyrityksen tai itsenäisen fyysisen koulutuksen ja urheilun yrityksen kirjanpito-osastolla tehdään operaation sisällön kirjanpito:
- Autonvuokrausmaksu.
- Vuokra maksettiin laitoksen kassasta.
- Siirretään työntekijälle pankkikortille.
Mutta on syytä huomata, että yksinkertaistettujen liiketoimien verovelkoista ei ole kirjaa. Se olisi verotettava ja henkilöauton käyttö virallisiin tarkoituksiin.
Missä tilanteissa henkilökohtaista tuloveroa kannetaan korvauksista?
Puhutaanko nyt veroista. Kaikista yksilöiden, mukaan lukien yritysten työntekijät, ansaitsemista voitoista verotetaan henkilökohtaista tuloa. Kaikenlaiset työlaissa säädetyt korvaukset on vapautettu verosta.
Toisin sanoen veroton määrä on se, joka on ilmoitettu henkilöauton käyttöä virallisissa tarkoituksissa koskevassa sopimuksessa. Tässä tapauksessa on oltava asiakirjat, jotka vahvistavat verovelvollisen käyttämän ajoneuvon omistusoikeuden. Lisäksi asiakirjojen avulla on tarpeen vahvistaa ajoneuvon todellinen toiminta yrityksen etujen mukaisesti ja siihen liittyvän jätteen määrä.
Mutta työ- ja verolakeissa ei ole:
- Luettelo asiakirjoista, jotka voivat vahvistaa oman ajoneuvosi toiminnan.
- Säännökset, jotka kieltävät yrityksen johtajan korvaamasta työntekijöilleen työhön liittyvien velvoitteiden täyttämisessä aiheutuneita kavalluksia.
Tästä seuraa, että yrityksen päällikkö voi itse luoda sääntöjä henkilökohtaista autoa virallisissa tarkoituksissa käyttäville työntekijöille suoritettavien verovapaiden korvausten määrittämiseksi, ottaen huomioon heidän koko.
Jos työntekijät käyttävät henkilöautoja työhön, korvausta siitä ei veroteta, mutta seuraavilla ehdoilla:
- kuljetuksen käyttö ja korvaukset vahvistetaan kirjallisesti (tehdään erillinen sopimus tai siitä määrätään työsopimuksessa);
- työntekijät toimittivat autoa koskevat asiakirjat (rekisteröintitodistus, nimike);
- organisaatio laatii reittilomakkeet.
Vakuutusmaksut
Vakuutusmaksuja laskettaessa on muistettava, että ne peritään maksuista ja palkkioista, jotka kertyvät henkilölle työsuhteen ja siviilioikeussopimuksen puitteissa. Ajoneuvon käyttämisestä töihin työnantajan ja työntekijän välisessä sopimuksessa vahvistetun määrän suuruisten korvausten kertymä ei ole palkkaa, palkkaa työhön tai muihin velvoitteisiin liittyvästä korvauksesta, aineellista hyötyä. Näin ollen tällaisesta korvauksesta ei makseta vakuutusmaksua.
Jos organisaation työntekijä käyttää virka-autoa, vaikka rahtikirjoja ja muita asiakirjoja ei ole, niin tällaisella henkilöllä on taloudellista hyötyä siinä määrin kuin se arvioidaan. Tämän tyyppisistä tuloista kannetaan henkilökohtainen tulovero, kun yritystietoa käytetään henkilökohtaisiin tarkoituksiin.
Virkamiesten selitysten lisäksi käy selväksi, että asiamiehen toimittamalla autolla ei siirretä omistusoikeutta eikä tätä autoa voida pitää toimitsijamiehen omaisuutena. Venäjän federaation siviililain 185 artiklan mukaan valtakirja on kirjallinen toimeksianto, jonka toinen henkilö antaa toiselle edustaakseen kolmannessa osapuolella.
Omaan ajoneuvoonsa liittyvästä työsuhteen mukaisesta korvauksesta, joka maksetaan työntekijälle valtakirjalla, ei myöskään veroteta. On muistettava, että kuljettaja on vastuussa yrityksen auton käytöstä henkilökohtaisiin tarkoituksiin.
Kuljettajan kanssa autonvuokraussopimuksesta tehtyjä sovituksia ei voida pitää korvauksena työntekijälle, jolle on annettu valtakirja kuljettaa ajoneuvoa.Siksi budjetin ulkopuolisten rahastojen vakuutusmaksuja ei ole.
Milloin rahtikirja tarvitaan?
Monet kirjanpitäjät esittävät kysymyksen: "Tarvitaanko rahtikirjaa korvauksen maksamiseen oman ajoneuvoni käytöstä?" Samanaikaisesti kaikki tietävät, että tällainen arkki pakottaa sinut täyttämään liittovaltion lain "Maantie- ja kaupunkialueiden sähköliikenteen peruskirja", joka kieltää matkalaukkujen, lastin, matkustajien kuljettamisen julkisilla liikennevälineillä (bussit, raitiovaunut, raitiovaunut), autojen ja kuorma-autojen ilman asianmukaista rahtikirjaa. kuljetus, kuten yrityksen auton käyttämiseen henkilökohtaisiin tarkoituksiin. Rahtikirja sisältyy luetteloon tarvittavista asiakirjoista oikeushenkilön omistaman auton käyttämiseksi.
Mitä liikennelaki kertoo tästä? Laitokset ja yritykset, jotka käyttävät ajoneuvoja matkustajien ja tavaroiden kuljettamiseen, eivät tee ilman rahtikirjaa. Jos henkilö käyttää henkilöä omiin tarpeisiinsa, tällaista arkkia ei tarvitse laatia, kuten yllä olevissa normatiivisissa säädöksissä oletetaan, että oikeushenkilöt ja yrittäjät käyttävät ajoneuvoja.
Rahtikirja käytettäessä työntekijän henkilöautoa
Samanlainen mielipide muodostuu työntekijän henkilöauton käytöstä virkakäyttöön. Mutta tässä vaiheessa sen toteuttamisen tarvetta ei sanele liikennelainsäädäntö, vaan työ- ja verolainsäädäntö, joka velvoittaa vahvistamaan työntekijän oman ajoneuvon virallisen toiminnan. Vahvistamme polttoaineiden ja voiteluaineiden ostamisen jätteet yleisen tuotantotarpeen vuoksi tarvitsemme oikein valmistetun rahtikirjan, joka ilmaisee todellisen polttoaineenkulutuksen. Tiedot, jotka eivät salli polttoaineiden ja voiteluaineiden kustannusten tarkistamista yleisenä tuotantona, voivat olla valvojien käsissä.
Yhteenvetona todettakoon, että seuraava. Jotta työntekijän oman ajoneuvon käytöstä maksettavat korvaukset olisivat korvaavia, on noudatettava henkilöauton virallisiin tarkoituksiin käyttämistä koskevia menettelytapoja:
- Auton käyttö liittyy työvelvoitteiden täyttämiseen.
- Korvaus maksetaan työnantajan toimeksiannon perusteella. Ilmoitettujen kustannusten korvausmäärä on pakollinen vastaamaan taloudellisesti perusteltuja kuluja.
Jos näitä sääntöjä ei noudateta, on syytä allekirjoittaa työntekijän kanssa sopimus henkilöauton käytöstä virallisiin tarkoituksiin kuljettajan kanssa ja ottaa kaikki verot ja maksut huomioon.