Asiakirjojen säilyttäminen organisaatiossa. Organisaatioiden asiakirjojen säilyttämisen kesto

Yhden organisaation, yrityksen, yrityksen ja jopa valtion elintärkeä toiminta on mahdotonta ilman virtaviivaista työnkulkua. Asiakirjat, samoin kuin niiden liikkumisen, luomisen tai vastaanottamisen tarve ennen palauttamista, voimassaolon päättymistä tai liittämistä tapaukseen, ovat tulleet tiukasti ihmisen elämään kirjoittamishetkestä lähtien. Muinaisista ajoista säilyttäen ne vahvistavat yksilöiden tai julkisten asioiden eri elämänalojen dokumentoinnin.

Toimistotyön historia Venäjällä

Ensimmäiset asiakirjat, jotka tallensivat Venäjän muinaisen valtion elämän, olivat päivämäärät. He kertoivat Venäjän ja Bysantin välillä tehdyistä sopimuksista, heijastivat historiallisia tapahtumia. Myös diplomaattisuhteet havaittiin kirjeissä. Lisäksi he puhuivat useista sopimuksista, pääasiassa kauppiaiden välillä. Kirjeet voivat tarkoituksesta riippuen olla oikeudellisia ja ohjeellisia.

Kaikki asiakirjat oli kirjoitettu pergamenttiin, jota tuolloin pidettiin erittäin kalliina materiaalina. Venäjän feodaalisen pirstoutumisen ajanjakson loppuun saakka oli liian aikaista puhua toimistotyön käsitteestä järjestelmässä.

Venäjän valtion toimistotyön historia koostuu ajanjaksoista: ennen vallankumousta, Neuvostoliittoa ja Neuvostoliiton jälkeistä aikaa.

ennen vallankumousta

Ennen vallankumouksellista paperityötä kehitettiin XVI - XX vuosisadan alkupuolella. Tämä vaihe puolestaan ​​on jaettu useisiin ajanjaksoihin:

1. Tilaustoimistotyö alkoi muotoutua Venäjän keskitetyn valtion muodostumisen jälkeen. Se suoritettiin majoissa (tilatut, labiaaliset, zemstvo) toimihenkilöt. Itse järjestelmä on kehittynyt tilauksissa - keskuslaitoksissa. Tästä syystä kauden nimi. Toimiston toimistolle on ominainen piirre, että syntyy erillinen ”henkilöstö” ihmisistä, jotka osallistuivat projektien valmisteluun, tiedusteluihin, paperien varastoinnin järjestämiseen ja luonnoksien kopiointiin.
2. Opintojakson työnkulku kehitettiin keskushallinnon uudistuksen jälkeen. Korkeakoulut alkoivat käyttää rekisteröintikirjoja ja järjestävät arkistoja. Asiakirjojen säilyttäminen määrätyllä tavalla järjestettiin ensin tarkasti yliopiston toimistotyön aikana.
3. Executive (vuonna XIX - XX luvun alkupuolella) kehitettiin uudistuksen aikana. Uusi hallintojärjestelmä perustuu komentojen yhtenäisyyden periaatteisiin - johtajien toimeksiantojen täsmälliseen toteuttamiseen sekä hierarkiaan - vastuun tiukka jakautumiseen erilaisille riveille ja tehtäville.

Neuvostoliiton toimisto

Neuvostoliiton toimistotyö alkoi muotoutua lokakuusta 1917 ja jatkui vuoteen 1991 asti. Tänä aikana viranomaiset pyrkivät tekemään järjestelmästä mahdollisimman järkevän. Normit on yritetty ottaa käyttöön virallisten asiakirjojen kanssa työskennellessä. Laatikko on koottu luettelo yrityksen tyypillisistä hallinnointiasiakirjoista, joka on asettanut tällaisten dokumenttien varastointiajan. Seitsemänkymmenenluvulla luotiin erityisesti yhtenäinen valtion toimistotyöjärjestelmä, joka loi yhtenäiset muodot ja menetelmät työskennellä asiakirjojen kanssa.

Neuvostoliiton jälkeinen

Neuvostoliiton jälkeisen ajan toimistotyö on kehittynyt vuodesta 1991 ja kehittyy nykypäivään. 1900-luvun 90-luvulla Venäjän federaatiossa alkoi parantaa lainsäädäntöä ja sääntelykehystä, jolla asetettiin vaatimukset dokumentoinnille.

Asiakirjojen varastointi yrityksessä

Yritysten, laitosten, yritysten toimintaprosessissa vastaanotetaan ja luodaan valtava virta asiakirjoja, papereita. Kun tarve käyttää niitä päivittäisessä toiminnassa nykyisten ongelmien ja ongelmien ratkaisemiseksi häviää, on tarpeen kerätä ja säilyttää tietoa. Lisäksi on erittäin tärkeää varmistaa helppo ja nopea pääsy tarvittaviin tietoihin milloin tahansa, jopa muutaman päivän, kuukauden tai vuoden kuluttua siitä, kun paperi on poistunut liikkeestä. Jos arkistoja ei ole järjestetty asianmukaisesti ja määräaikoja ei noudateta, oikean paperin löytämisessä voi esiintyä lisäongelmia. Asiakirjojen nopea haku ja soveltaminen aiottuun tarkoitukseen on mahdollista vain jakamalla ne selkeästi ryhmiin, erottamalla esimerkiksi liiketoiminnasta.

Erityinen järjestelmällinen viitekirja, joka määrittelee arvopapereiden jakamismenettelyn tapauksissa, on tapausten nimikkeistö.

Käsitteet ”asioiden nimikkeistö” ja “yritys”

Tapausten nimikkeistöä kutsutaan yksinkertaisimmaksi tapausnimiluokittelijaksi, jonka avulla voit lajitella papereita nopeasti tarvittaessa nopeaa hakua varten, mikä osoittaa säilyvyyden määrätyssä muodossa. Tällaisella luokittelijalla on suuri merkitys yrityksen tai kuntalaitoksen sujuvan toiminnan järjestämisessä.

Tapaus on asiakirja, joka on sijoitettu yhden kannen alle, tai niiden yhdistelmä, joka liittyy tiettyyn aiheeseen tai toimityyppiin. Tapauksissa on kiellettyä toistaa arvopapereiden luonnoksia, jotka toistuvat tai ovat menettäneet merkityksensä, ja joiden voimassaoloaika on vanhentunut.

Asioiden nimikkeistö - monikäyttöinen asiakirja, joka:

• Se on perusta asiakirjojen sijoittamiseen kansioihin, tarvittavien papereiden etsimiseen.
• Osoittaa asiakirjojen ja tapausten indeksoinnin.
• Määrittää asiakirjojen säilyvyyden.
• Se on eräänlainen käsikirja tutkimuksen ensimmäiselle vaiheelle.
• Se on asiakirja, jossa otetaan huomioon väliaikainen (enintään kymmenen vuotta) varastointi.
• Se on perusta pysyvästi ja väliaikaisesti säilytettävien asiakirjojen inventaarioiden muodostamiselle.
• Se on yrityksen asioiden tuhoamiseen tarkoitettujen tekojen varastointipaikka, jonka varastointiajat ovat päättyneet (paperin tuhoaminen).

Tuotetyypit yrityksissä

Nimikkeistöjä on kolmen tyyppisiä. Vakiomuotoinen nimikkeistö on sääntelyasiakirja, joka vahvistaa samantyyppisten organisaatioiden toimistossa aloitettujen tapausten kokoonpanon.

Arvioitu nimikkeistö on luonteeltaan neuvoa-antavaa, ja siinä määritetään tietyt tapaukset (ilmoittaen niiden indeksit), jotka aloitetaan niiden organisaatioiden toiminnan aikana, joihin nimikkeistö kuuluu.

Organisaation asiakirjatuen ja asiakirjahallinnan henkilöstö muodostaa erillisen nimikkeistön tietyn yrityksen asioista. Prosessiin osallistuvat rakenneosastojen johtajat, koska heillä on käsitys yrityksen suunnitellusta kehittämisestä, jonka avulla pystyt tehokkaasti tarjoamaan tyyppisiä arvopapereita, jotka voivat ilmetä organisaatiossa lähitulevaisuudessa.

Asiakirjojen säilyttämisen perussäännöt

Minkään yrityksen prosessissa muodostetaan valtava määrä papereita, jotka edustavat arvoa ja merkitystä. Tyypit arvopapereista, joille asiakirjojen säilyttäminen organisaatiossa olisi järjestettävä, menettelyt ja säilytysjaksot heijastuvat useissa säädöksissä, jotka voivat liittyä sekä yksittäisen organisaation yrityslakiin, arkistointilakiin että kirjanpitolakiin. Kirjanpitoa ja arkistointia koskevat lait ovat yhtä lailla voimassa perustamisneuvoston tai tietyn organisaation johdon antamien määräysten kanssa.

Tämän alan perussäädös on Venäjän federaation arkistoasioista annettu laki, joka tuli voimaan julkaisupäivänä - 25. lokakuuta 2004.Juuri tällä säädöksellä säännellään erilaisia ​​suhteita arkistohallinnassa maan siviiliväestön, yhteiskunnan ja hallituksen etujen mukaisesti, samoin kuin suhteita paperien varastoinnin järjestämiseen riippumatta yritysten omistusmuodosta.

Perustuu h. 1 artikkeliin. Lain nro 125-ФЗ 17 pykälän mukaan yrittäjät, yksityiset ja valtion organisaatiot ovat velvollisia säilyttämään arkistoasiakirjat niiden varastointiaikana, mukaan lukien henkilöstöä koskevat paperit. Kaupallisen yrityksen asemasta riippuen vahvistetaan arvopapereiden säilytysvelvoitteen täyttämismenettely ja asiakirjojen säilytysaika organisaatiossa. Kaupallisilla laitoksilla on oikeus lopettaa asiakirjojen varastointi määräajan kuluessa.

Kirjanpitoasiakirjat

Lain nro 129-ФЗ 17 §: ssä vahvistetaan asiakirjojen, kirjanpitoasiakirjojen ja kirjanpitoraporttien yleiset varastointiajat. Lain mukaan yritys on velvollinen varmistamaan kirjanpitoasiakirjojen säilyttämisen vähintään viiden kalenterivuoden ajan paperin päivättyä seuraavan vuoden tammikuun ensimmäisestä tammikuusta.

Tietyn tyyppisten asiakirjojen ehtojen määrittämiseksi sinun on viitattava tällaiseen säädökseen tavanomaisena luettelona asiakirjavarastointiaikoista, jotka liittovaltion arkisto on hyväksynyt 6. lokakuuta 2000. Tärkeää on, että luettelossa mainitut päivämäärät eivät ala päiväystä, jona asiakirjan lopullinen versio tai asiakirja virallisesti julkaistaan, vaan seuraavan kalenterivuoden tammikuun ensimmäisestä päivästä. Jos yrityksen päällikkö kuitenkin antoi määräyksen toiminnan erityispiirteet huomioon ottaen, lehtien säilyvyysaikaa voidaan pidentää luettelon laatimisjaksoon verrattuna.

Veroilmoitukset ja muut verolaskelmat

Aikajakso, jonka kuluessa yrityksen tai kuntalaitoksen on pidettävä verovähennysraportointia, vahvistetaan yllä olevan luettelon kappaleessa 170. Joten asiakirjojen säilytysjakso organisaatiossa, kun kyse on viimeisen kalenterivuoden veroilmoituksista, on vähintään vuosikymmen, neljännesvuosittain varastoidaan vähintään viisi seuraavaa kalenterivuotta, kuukausittaiset jaksot on säilytettävä vähintään yhden kalenterivuoden ajan - tämä tieto on osoitettu asiakirjavarastojen luettelossa. Jollei kalenterivuodelta ole ilmoitettu, muun tyyppisiä ilmoituksia on säilytettävä vähintään kymmenen vuotta. Joten muun tyyppistä raportointia olisi suojattava vähintään viiden kalenterivuoden ajan. Kalenterikuukauden raportit, mikäli neljännesvuosittaisia ​​raportteja ei ole, säilytetään samojen periaatteiden mukaisesti.

Asiakirjoja, joiden perusteella verot ja maksut lasketaan, ei ole määritelty laissa. Venäjän federaation verolain 23 §: n ensimmäisen momentin kahdeksannen kappaleen mukaan veronmaksajien on kuitenkin säilytettävä asiakirjat neljä vuotta: kirjanpito- ja verotiedot, kaikki muut voittoa osoittavat asiakirjat, menojen, maksujen ja verojen ja muiden maksujen pidättäminen. Sama asettaa luettelon asiakirjoista, jotka osoittavat varastointiajan. Se julkaistaan ​​Venäjän federaation hallituksen ja Rosarchiven virallisilla verkkosivuilla.

Asiakirjojen varastoinnin kesto yrityksessä

Asiakirjojen säilyvyys on Venäjän federaation lainsäädännössä määritelty aikataulu ja tutkimuksessa valitut arvot, joiden aikana ne on säilytettävä tuhoamiseen saakka.

Yritysten ja laitosten toiminnan tuloksena luodaan eri merkityksellisiä papereita. Vakioluettelo asiakirjavarastoinnista sallii asiakirjojen tuhoamisen, jotka ovat jo suorittaneet tehtävän. Mutta on niitä, jotka eivät menetä merkitystään useiden vuosien ajan. Ja kolmas tyyppi, se sisältää tieteellisesti tai käytännössä merkittävää tietoa. Tällä tyypillä on vakio säilyvyys.

Joten tyypilliset asiakirjojen säilytysjaksot voivat olla:

• väliaikainen enintään kymmeneen vuoteen;
• väliaikainen yli kymmenen vuotta;
• vakio.

Referenssityötä tekevissä osastoissa tapaukset pysyvät kaksi vuotta riippumatta liiketoiminnan tilasta: pysyvä ja väliaikainen (yli kymmenen vuotta) varastointi. Organisaation arkistossa heidät luovutetaan tämän ajan kuluttua.

Asiakirjojen säilytysajat eivät muutu riippumatta siitä, missä muodossa asiakirjat tehdään (paperinen tai sähköinen). Niiden käytön keston määrittävä arvo riippuu niihin sisältyvistä tiedoista. Tämä on arvon tutkiminen.

Asiakirjojen arvon tutkiminen on sen merkityksen määrittäminen, josta niiden tallennusajan määrittäminen riippuu. Tutkimus suoritetaan sen selvittämiseksi, mitkä artikkelit voivat parhaiten tarjota valtiolle, yhteiskunnalle, tiedelle ja yksilöille tarvittavat tiedot. Väliaikaiseen varastointiin valittujen asiakirjojen tulisi määrittää, kuinka kauan niitä tulevaisuudessa voidaan tarvita. Tärkeää arvopapereiden tutkinnan tehtävää pidetään myös asiakirjojen säilytysajan määrittämisessä.

Näin ollen seuraavat arvotutkimuksen tehtävät erottuivat:

• Siirretään pysyvälle varastoinnille Venäjän federaation valtionarkistoon maan politiikan, talouden, talouden, tieteen ja kulttuurin kannalta tärkeät asiakirjat, alustava valinta tähän.
• Asiakirjat, joilla on käytännöllinen arvo, mutta jotka eivät edusta tieteellistä ja historiallista arvoa, valitaan väliaikaiseen varastointiin.
• Ne, jotka ovat menettäneet arvonsa ja joilla ei ole tieteellistä arvoa, valitaan tuhoamiseksi.
• Asiakirjojen varastointiaikojen määrittäminen, muuttaminen.

Tutkimuksen aikana tarkistetaan myös tiedostojen nimikkeistön, arkistojen järjestämisen laatu ja asiakirjojen säilyvyyden määrittäminen.

Tavat arvopapereiden varastoinnin järjestämiselle yrityksessä

Sähköisen tekniikan myötä koko rakennusta ei tarvitse käyttää arkistoihin, useita huoneita riittää, jos kyse on suuresta organisaatiosta, jolla on kymmenen vuoden historia. Joka tapauksessa asiakirjojen varastointi on kuitenkin järjestettävä organisaatiossa.

Sähköisen arkiston järjestämiseen on useita vaihtoehtoja:

1. Paikallinen - edullinen säilytystapa, joka koostuu asiakirjojen keräämisestä tietokoneen yhteen kansioon tai, jos yrityksellä on paikallinen verkko, erityisen verkkokansion luominen ja käyttöoikeuksien asettaminen siihen. Tämän tallennusmenetelmän haittapuolia ovat tietoturvatakuiden puute, tarve hallita varastointiaikaa itsenäisesti, tarjota katselutyökaluja (puhumme ohjelmista asiakirjojen, kuvien, videoiden, piirustusten ja muiden paperien katselemiseksi) ja sähköisten allekirjoitusten todentamista.
2. Erityinen sähköinen arkisto - erikoistuneet elektroniset asiakirjojen hallintajärjestelmät tai elektroniset arkistot. Tällaiset tallennusjärjestelmät eivät toista yllä olevia paikallisen arkiston haittoja. Toisin sanoen EDMS tarjoaa katselun, valvoo arvopapereiden varastoinnin ajoitusta, antaa sinulle mahdollisuuden saada tietoa sähköisestä allekirjoituksesta. Miinus - palvelu maksetaan.
3. Pilvessä - lupaava tapa tallentaa asiakirjoja, ne voidaan tallentaa suoraan verkkopalvelussa, eivätkä ne vie tilaa organisaation tietokoneilla. Työntekijöillä on aina mahdollisuus kääntyä tarvittavien asiakirjojen vastaan, palvelu tarjoaa katselun sopivilla työkaluilla ja toimittaa tiedot suojaustodistuksessa - verkkoon olisi vain pääsy.

Lainsäädäntö ei säätele, mitä säilytysmenetelmää tulisi käyttää, mutta päivämääräasiakirjojen luettelossa ilmoitetaan vain lakisääteinen aikataulu. On vain tärkeää noudattaa asiakirjojen siirtosääntöjä, oikeaa muotoa ja allekirjoitusta koskevaa todistusta.