Henkilöstöreservin muodostamisprosessi nykyaikaisissa olosuhteissa on erittäin tärkeä toimenpide, jonka avulla voidaan paitsi nopeasti ratkaista myös työntekijän korvaamisen kysymys poissaolon aikana, myös kouluttaa uusi, joka saattaa soveltua pätevän tehtävän hoitamiseen. Tarkastellaan yksityiskohtaisemmin henkilöstöreservin muodostamisprosessia.
Käsite
Henkilöstöreservin alla tulisi ymmärtää luettelo henkilöistä, jotka kykyjensä, tietämyksensä ja taidotsa vuoksi pystyvät suorittamaan asiantuntijoiden tehtäviä ja tehtäviä tietyllä ylemmällä asemalla.
Varaukseen pääsemiseksi työntekijällä on oltava korkeat tiedot ja kunnianhimo ammatillisen etenemisen kannalta. Tällainen ylennys olisi ymmärrettävä johtavassa asemassa olevana tehtävänä, joka vaatii ehdokkaan varannosta vastaamaan tiettyjä vaatimuksia ja ominaispiirteitä.
Henkilöstön varantoarvo
Henkilöstöreservin nimittäminen on määritelty liittovaltion lainsäädännössä. Joten esimerkiksi Venäjän hallituksen asetuksessa ”Johtajien henkilöstön koulutuksen ja uudelleenkoulutuksen liittovaltion ohjelman hyväksymisestä” sanotaan tarve kouluttaa päteviä johtajia kaikille alueille, erityisesti valtion elimille, mikä liittyy valtiossa tapahtuviin sosioekonomisiin muutoksiin. Tämän asiakirjan hyväksymisen jälkeen lisättiin vielä joitain lakiehdotuksia, jotka määrittelivät ja täydentävät henkilöstöreservien luomisprosessia valtion rakenteissa ja elimissä. Tällaisia tilauksia ovat kehittäneet monet ministeriöt (sisäasiainministeriö, maatalousministeriö, liikenneministeriö, Roskomnadzor jne.)
Henkilöstöreservin arvo on epäselvä myös tietyille organisaatioille, jotka aikovat toimia pitkään ja joilla on kasvunäkymiä, huolehtia henkilöstöriskien vähentämisestä etenkin johtotehtävissä.
Henkilöstövaran tavoitteet
Varannon perustamisen tavoitteet ovat seuraavat:
- avainpäälliköiden poistumiseen liittyvien ongelmien nopea ratkaisu;
- huomattavat säästöt taloudellisissa ja aikakustannuksissa henkilöstön etsimiseen, valintaan ja koulutukseen;
- työntekijöiden ammatillinen kasvu
- työntekijöiden uskollisuuden ja työmotivaation lisääminen (mukaan lukien "reservien" pelko puutteesta tulevien tehtäviensä hoitamisen vaikeuksista ja äkkiä osoitetut tehtävät);
- työntekijöiden muodostuminen ymmärtämään omaa arvoaan työnantajalle;
- asiantuntijoiden kouluttaminen organisaation tulevia muutoksia varten;
- kyky “kiillottaa” henkilöstöäsi, joka vastaa organisaatiosi vaatimuksia;
- henkilöstön vaihtuvuuden vähentäminen;
- lupaavan henkilöstön pitäminen yrityksessä.
Henkilöstöreservin muodostamisprosessi on melko monimutkainen. Se vaatii yrityksen päällikön ja henkilöstöpalvelun lisäksi myös muiden asiantuntijoiden (lakimiehet, psykologit, ammattiliitto) osallistumisen. Tässä yhteydessä henkilöstöreservin asiat ratkaistaan pääsääntöisesti kollektiivisesti erityisen elimen (tai komission) avulla.
Päätehtävät
Henkilöstöreservin muodostamisella pyritään ratkaisemaan seuraavat ongelmat:
- työntekijöiden olemassa olevan potentiaalin tunnistaminen;
- mahdollisuus täyttää avoimet avoimet työpaikat;
- tuotantoprosessin jatkuvuus ja sen tehokkuus.
Keskeiset asiakirjat
Tällaisen henkilöstöreservin muodostamista koskevan säännöksen tulisi sisältää seuraavat kohdat:
- henkilöstövarannon tavoitteet ja tavoitteet;
- luomisen periaatteet;
- luettelo viroista, joille henkilöstöreservi muodostetaan;
- muodostusjärjestys;
- ehdokkaiden valintaperusteet;
- koulutusohjelma;
- varauksesta vähennyskriteerit;
- varata työn tehokkuusanalyysi.
Tämä säännös voi sisältää myös tietoja näytteistä asiakirjoista, jotka on annettava varannon käsittelyn aikana.
Henkilöstövarannot
Ehdokkaiden on täytettävä täysin vaatimukset, jotka koskevat asemaa, johon he asetetaan varantoon. Tähän sisältyy kuitenkin henkilöitä, joilla on suuri potentiaali jatkaa ammatillista etenemistä, mutta joilla on vähemmän kokemusta tai jotka eivät ole riittävän valmistautuneita. Kumpaankin asemaan valitaan pääsääntöisesti 2 ehdokasta.
Toimintatyypeittäin jaetaan kehitysvaraus ja toimintavaraus. Toisin sanoen, varaaja voi tehdä valinnan kahden urasuunnan välillä - ammatillinen ja esimies.
Nimityshetkellä henkilöstövarantoon muodostetaan ryhmä ehdokkaita, jotka tällä hetkellä ehdotetaan korkeampaan asemaan, ja ryhmä seuraavan yhden - kolmen vuoden vuodeksi.
Henkilöstövaraus voi olla sisäinen ja ulkoinen. Sisäisen luominen on tutkitumpi prosessi, joka vaatii vähemmän taloudellisia kuluja. Tällaista varausta käytetään useammin käytännössä.
Ulkoiseen varaukseen sisältyy ehdokkaiden osallistuminen ulkopuolelta.
periaatteet
Yhtiön henkilöstöresurssien hallinta perustuu tiettyihin periaatteisiin. Harkitse henkilöstöreservin muodostumisen perusperiaatteita:
- asiaankuuluvuuden periaate - tarkoittaa, että tarve täyttää tehtävä on voimassa nykyään;
- vaatimustenmukaisuusperiaate - tarkoittaa, että ehdokkaan on täytettävä asemaa koskevat vaatimukset;
- ehdokkaan prospektiivisyyden periaate.
Kuinka muodostuu
Nykyinen henkilöstöreservin muodostamisjärjestelmä on hieno työ tunnistaa lupaavat työntekijät (tai heidän rekrytointinsa) sopivimmaksi ja vastaavimmaksi johtotehtävissä.
Järjestelmässä on tietyt säännöt. Muodostusjärjestys on seuraava:
- muodostaa elimen, joka käsittelee näitä kysymyksiä;
- kehittää sisäisiä määräyksiä, ts. asiakirjaa, jossa on välttämätöntä heijastaa kaikkia varauksen luomista koskevia menettelyjä;
- luoda mekanismeja kehitettyjen sääntöjen täytäntöön panemiseksi.
Tällaisen järjestelmän oikea luominen on avain yrityksen työntekijöiden määrän optimoinnin menestykseen.
Vaiheittainen muodostumisjärjestelmä
Mieti henkilöstöreservin muodostumisen vaiheita, jotka ehdottavat tiettyä vaihejärjestystä:
- nykyisen tilanteen analyysi:
- arvio uusien johtajien tai asiantuntijoiden tarpeesta seuraavien 1-3 vuoden aikana;
- laatia luettelo uuden varauksen virkoista;
- määritetään olemassa olevien asiantuntijoiden saatavuus korvaamiseksi;
- asiantuntijaluettelon määrittely;
- analyysi aikaisemmin luodun varauksen vaikutuksista.
Varaareen sisällyttämistä varten tarvittavat ehdokkaat valitaan seuraavissa vaiheissa:
- työntekijöiden kyselylomakkeiden tietojen analysointi;
- haastattelun johtaminen;
- työntekijöiden käyttäytymisen seuraaminen heidän suhteissaan muihin kollegoihin;
- arvio hänen työtoimintaansa kuvaavista suoritusindikaattoreista sekä hänen erityistehtäviensä tuloksista;
- työntekijän varmentaminen;
- tunnistettujen ominaisuuksien yhdenmukaisuus aseman vaatimusten kanssa;
- eri ehdokkaiden tulosten vertailu;
- luettelon laatiminen uudesta varauksesta luettelon kanssa ehdokkaille asemaan.
Tällä luettelolla on omat piirteensä:
- yksi henkilö kerrallaan voi esiintyä useissa osioissa: lähi- ja kaukaiselle tulevaisuudelle, samoin kuin eri vaihtoehdoille positioissa;
- kerätään enimmäismäärä tietoa ehdokkaasta, esimerkiksi henkilötiedot, varmennustulokset, mahdolliset arvioinnit, kollegoiden katsaukset jne.
- suositusten antaminen täydennyskoulutusohjelmasta.
Organisaation johtaja hyväksyy näin saadun luettelon.
Jatkotyö on rakennettu seuraavasti:
- tarkistetaan ehdokkaiden luettelo aika ajoin;
- luettelon täydentäminen tarvittaessa;
- poissulkeminen niiden työntekijöiden luettelosta, jotka eivät enää täytä vaatimuksia;
- henkilöstön kehittämisohjelmien mukauttaminen;
- analyysi rekisterin käytön tehokkuudesta, ennustaminen ja muutokset.
Henkilöstön arviointiprosessi
Henkilöstön arvioinnin päätyypit:
- systemaattinen, joka suoritetaan määrittelemällä selvästi kaikki arvioinnin merkit (prosessi, taajuus, kriteerit, mittausmenetelmät);
- epäsystemaattinen.
Tärkeimmät arviointimenettelyt ovat seuraavat:
- arvioinnin valmistelu - sisältää ennakkotietojen keräämisen;
- arvioida työntekijää suoraan luomalla asiantuntijaryhmiä, jotka arvioivat työntekijän työn, tietojen, taitojen, kykyjen ja tulosten tasoa;
- arviointivaihe, mukaan lukien komission kokous seuraavassa järjestyksessä: työntekijän ja hänen johtajansa kutsuminen, materiaalien pohdinta, keskustelukumppanien kuunteleminen, tulosten keskustelu, päätelmän muodostaminen, pöytäkirjan laatiminen;
- päätöksentekovaihe, jonka jälkeen tehdään johtopäätös ottaen huomioon komission päätelmät ja ehdotukset; Samassa vaiheessa annetaan suosituksia tarpeesta edistää työntekijää korkeampaan asemaan.
Kuinka kilpailu järjestetään?
Erikseen meidän pitäisi puhua kilpailun pitämisestä henkilöstöreservissä. Tämän menettelytavan menettelyä säädellään myös selvästi yhtiön sisäisissä asiakirjoissa. Tällaisen menettelyn toteuttamiseksi organisaatiossa muodostetaan erityiset tarjouskilpailukomissiot:
- järjestää kilpailu avoimen työpaikan täyttämiseksi;
- pitää varamuodostuskilpailu.
Tarjouskilpailu voidaan aloittaa vain, jos henkilöstöreserviin on vähintään kaksi ehdokasta. Muuten kilpailua pidetään epäonnistuneena.
Kilpailun päävaiheet:
- yksikön päällikön muistion jättäminen tarjouskomitean puheenjohtajalle;
- kaikkien kilpailuun tarvittavien asiakirjojen valmistelu;
- 20 päivää ennen kilpailua julkaistaan ilmoitus siitä;
- hakijalta vastaanotetaan asiakirjoja;
- kilpailukomission kokouksesta laaditaan pöytäkirja;
- kilpailukykyisen testin suorittaminen osallistujien testaamisella sekä kilpailutyön antaminen;
- hakijoiden arviointi kilpailussa;
- kilpailijavalinta tehdään;
- kaikki tarvittavat asiakirjat laaditaan sen hyväksymiseksi.
Valtion virkamiehen ominaisuudet
Virkamiesjärjestelmän kehittämisen helpottamiseksi sekä johtohenkilöstöreservin muodostamismenettelyn ja tehokkaan käytön parantamiseksi on perustettu Venäjän federaation presidentin alaisuuteen komission virkamies- ja varahenkilöstö.
Valtion virkamiesten henkilöstöresurssien suunnittelu ja muodostaminen kestää yleensä yhdestä kolmeen vuotta. Yksittäisten asiantuntijoiden henkilöstöreservissä vietetty aika on myös keskimäärin kolme vuotta, mutta organisaation pitkän aikavälin suunnitelmilla se voi saavuttaa viisi vuotta.
Riippumatta ”varaosa” -hankkeen toteuttamisen ajoituksesta ja organisaation taloudellisista mahdollisuuksista, työskentely henkilöstöreservin kanssa on suoritettava kiinnostuneiden keskuudessa avoimessa muodossa (tiedon on oltava työntekijöiden saatavilla), tämän ympäristön on oltava kilpailukykyinen (johtotehtäviin on valittava useita ehdokkaita).
Ammatillisen toiminnan tulokset ovat erittäin tärkeä valintakriteeri, koska niiden avulla voidaan arvioida ehdokkaan tehokkuutta ja arvioida myös edut, jotka aiheutuvat hänen kirjaamisesta varantoon. Tällainen asiantuntijan aineeton kannustaminen sisällyttäminen henkilöstöreserviin on hyvä esimerkki muille työntekijöille ja motivoi heitä korkeisiin työsuorituksiin.
Tämä vaatimusryhmä ei ole tyhjentävä, ja se voidaan muodostaa riippuen organisaation nykyisistä ja tulevaisuuden tarpeista, henkilöstön vaihtuvuudesta sekä henkilöstön sosiaalisista, ikä- ja muista ominaispiirteistä. On tärkeää ymmärtää, että liian tiukat valinnat voivat syrjiä työntekijöitä.
Henkilöstöreservin hoitamiseksi annetaan yleensä erityisiä sisäisiä säännöksiä ja paikallisia lakeja. Esimerkiksi henkilöstöreservin muodostamista koskeva säännös tai henkilöstöreservin kanssa työskentelemistä koskeva säännös. Tämän hankkeen toteuttamisen varhaisessa vaiheessa vastaavan asiakirjan tarkoituksena on vahvistaa:
- varannonmuodostusmenettely;
- tehtävät, jotka ratkaistaan luomalla varaus;
- varannon muodostavien virkamiesten tehtävät ja vastuut;
- työn järjestys ja järjestelmä;
- varauksen täydentäminen ja muutokset sen kokoonpanossa;
- henkilöstötöiden raportointijärjestelmä ja menettelyt tämän raportoinnin ylläpitämiseksi.
Tällainen asiakirja korostaa työn merkitystä, johdon aikomusten vakavuutta ja huomaavaista asennetta työntekijöihin kohtaan.
Henkilöstöreservin muodostamista koskevan asetuksen ohella laaditaan luettelo valtion virkamiehen henkilöstöreservin viroista, joka muun muassa määrittelee varanto-ehdokkaiden määrän. Useimmissa organisaatioissa on ohjelmia henkilöstövarannon kehittämiseksi, henkilöstön säilyttämiseksi sekä varallaololuetteloiksi avointen työpaikkojen täyttämiseksi. On syytä muistaa, että henkilöstövarantoon palkattujen työntekijöiden on paitsi oltava tietoisia tästä, vaan myös esitettävä selkeästi tulevaisuudennäkymänsä ja vaatimuksensa, jotka heille esitetään todellisen ylennyksen yhteydessä.
”Reservistilaisten” koulutus voi olla jatkokoulutusta, toisen korkea-asteen koulutuksen hankkimista, kursseja tai harjoittelujaksoja. Hyvä lisä on kokemuksenvaihtokokoukset, joissa työntekijät jakavat tietonsa ja vaikutelmansa.
Samanaikaisesti on kiinnitettävä huomiota siihen, että varattujen ja koulutettujen asiantuntijoiden paluun odottaminen tietylle tehtävälle on turhaa, jos työskentely henkilöstöreservin kanssa ei liity organisaation strategiaan, sitä ei tue koko yrityskulttuuri, jos työntekijöiden keskuudessa ei suoriteta välitestiä ja henkilöstön vaihtuvuuden analysointia heikko uskollisuus, halukkuus oppia. Mutta jos kaikki on erilaista - henkilöstövarannosta tulee varmasti hyvä motivoiva tekijä sekä työntekijöille että itse organisaatiolle.
Nykyisen lainsäädännön mukaisesti tarjotaan pysyvä tehtävä varauksella, jonka tarkoituksena on valmistella arvokas vuoro johtajille ja varmistaa sukupolvien jatkuvuus. Varannon kanssa käytettävät muodot ja menetelmät päättää organisaation tai sen rakenneyksikön päällikkö ja tehtävän vaatimukset.
johtopäätös
Siksi henkilöstöreservin perustamisella yritykselle on tarkoitus päivittää nykyinen johtoryhmä ja asiantuntijat sekä omien että kiinnostuneiden työntekijöiden kustannuksella. Tämän varauksen tekeminen vaatii ehdokasta erityisiä ominaisuuksia, tietoja, kokemusta, taitoja ja edellyttää myös mahdollisuutta hänen koulutukseensa ja jatkokoulutukseen vaaditulle tasolle. Luettelo virkoista ja niitä koskevat vaatimukset organisaatiossa määritetään henkilökohtaisesti organisaation sisällä.