Ennen kuin kirjoitat viestin, sinun on muistettava, miten yrityskirjeen ja henkilökohtaisen kirjeen etiketti eroaa. Tärkeintä on noudattaa luottamustasoa valitun aiheen esittämisessä. Vastaanottaja on todennäköisemmin uppoutunut tähän tai toiseen ongelmaan ja yrittää osallistua ratkaistujen kysymysten ratkaisemiseen, jos hän tuntee elävän viestinnän kirjeen linjoissa. Siksi ne, jotka tietävät nykyaikaisen yritystoiminnan etiketin, eivät sisälly tekstiin sellaisia anakronismeja kuten "tosiasiasta lähtökohta", "sinun pitäisi" tai vielä enemmän unohdettu "ilmoitan sinulle tästä".
Houkuttelevia ominaisuuksia
Tavoitteena on liiketoiminnan suunta ja selkeä päämäärät, tosiseikkojen johdonmukaisuus, ehdotusten ja pyyntöjen yksityiskohdat sekä toimia ja tekoja koskevien viestien tietosisältö. Liiketoimintakirjeitä alettiin laatia rennommin, mutta he eivät saaneet avoimia tunneilmaisuja, epiteettejä ja vertailuja henkilökohtaisen kirjeenvaihdon piirteistä, täällä vallitsee edelleen liiketoiminnan kirjoittamisen vanha etiketti. Ja vain siksi, että tällaisen viestin tarkoituksena on, kuten aikaisemmin, ehdotuksen toimittaminen, johon on välttämättä noudatettava tiettyä vastausta, liikekirjeen laatijan vaikutusvallan tulisi olla erittäin suuri, koska se motivoi vastaanottajaa erityisluonteisiin toimiin. Lisäksi teksti on koottu siten, että kirjoittajan näkökulma ei edusta hänen omaa asennettaan ongelmaan, vaan molempia osapuolia hyödyttäviä etuja sen ratkaisussa.
Liikekirjeen etiketissä määrätään, ettei pidä käyttää pronominia "I", kuten henkilökohtaisessa kirjeenvaihdossa on tapana, mutta korostaminen toisella pronominilla - "sinä" on myös tässä sopiva. Jos yrityssanoma kirjoitetaan ilman virheitä, tulostetaan tarkasti, teksti on sijoitettu kaikkien sääntöjen ja voimassa olevien vaatimusten mukaisesti, ja siksi se ei ole vain helppo lukea, vaan myös mielellään, kirjeenvaihdolla on varmasti jatkoa. Vaikka nykyään on hyvin usein tarpeen tulkita huonosti vääntyneitä lauseita, etsitään aihetta ja predikaattia, jotta päästäisiin niiden merkityksen pohjaan. Liiketoiminnan kirjoittamisen säännöt muuttuvat nyt hyvin nopeasti. Mikä hyvä sävy oli kirjoittaa käsin. Sitten oli mahdollista olla varma, että viestiä ei tehty hiilikopiona. Kuinka paljon persoonallisuutta voitiin nähdä tässä viestissä, ja vastaanottajan ja kirjoittajan suhteisiin lisättiin aina kunnioitusta. On sääli, että tämä tapa on täysin vanhentunut, ja melkein kaikista kirjeistä on tullut sähköisiä.
Nykyaikaiset säännöt
Liiketoimintakirje, jonka esimerkki esitetään jäljempänä, edustaa kirjeenvaihtoa nykyaikaisen sivistyneen säädöksen kanssa. Nykyään ei ole vähemmän erilaisia sääntöjä, joita on noudatettava. Vaikka verrattuna maassa viisikymmentä vuotta sitten olleen virallisen kielen kanssa, nämä säännöt vaikuttavat enemmän vivahteilta tai erityisiltä hienouksista. Ensinnäkin, kuten yritystoiminnan kirjoittamisen säännöt edellyttävät, sinun on käytettävä henkilökohtaisessa osoitteessa tervehdystä vastaanottajalle ennen tekstin alkamista. Vaikka yrityksillä ja kaikilla ei-niin pienillä organisaatioilla on nyt sisäinen yhteys ISQ-muotoon, jossa vastaus seuraa kysymystä, kysymys vastauksen jälkeen ja tässä nopeassa kirjeenvaihdossa, niminen osoittaminen ei ole välttämätöntä joka kerta. Liikekirjeen oikea toteutus edellyttää kuitenkin henkilökohtaista keskittymistä, ja siksi henkilökohtainen vetoomus on tarpeen.
Kirjeen aihe nykyaikaisessa kirjeenvaihdossa sijoitetaan yleensä erilliselle kentälle ja se on täytettävä riittävästi, ts. Sisällön mukaan.Suorita kirjeen aihe oikein - saat puolet menestyksestä, koska tämä on ensimmäinen asia, jonka vastaanottaja näkee. Tarkka sanamuoto auttaa häntä virittämään oikein ja ymmärtämään saadut tiedot nopeasti ja kokonaan. Ja sinun on ehdottomasti ilmoitettava vastaanottajalle vastauksensa vastaanottamisesta - tämä on hyvä ääni, osoittaen kunnioitusta kollegoille ja yhteistyökumppaneille. Tämä tehtiin sata ja kaksisataa vuotta sitten, ja sitten ei ollut kiirettä elää ja tiesit tarkalleen kuinka kirjoittaa yrityskirje. Nykyään sinun on vastattava viestiin nopeasti, mikä auttaa sähköpostia - viestintä tapahtuu erittäin nopeasti. Jos et pysty vastaamaan heti, sinun on silti lähetettävä viesti vastauksen vastaanottamisesta, missä ilmoitat seuraavan viestintäistunnon ajan.
Aika ja paikka
On muistettava, että psykologisesti vasteen aikaraja sen kriittisessä arvossa on neljäkymmentäkahdeksan tuntia. Tämä on, jos puhelinvastaajaa ei ole. Kahden päivän kuluttua vastaanottaja on jo täynnä luottamusta siihen, että kirje jätettiin vartioimatta tai parhaimmillaan hävisi. Liikekirjeen säännöt sisältävät tämän: älä koskaan viivytä vastausta, koska tämä on välttämätöntä asiakkaan menetystä, ja kumppani alkaa huolestua ja miettiä kaikenlaisten suhteiden hajottamista. Joka tapauksessa tämä rikkoo vakavasti yritystoiminnan etiikkaa. Jos sinun on lähetettävä samat tiedot, voit yksinkertaisesti laajentaa postitusluetteloa. Kaikkien osoitteiden asettaminen yhdelle "kenttään" vähentää huomattavasti toimitusaikaa, ja kumppanuuksissa säilyy avoimuus: kukin kirjeen vastaanottava henkilö näkee luettelon muodostuvan.
Suuri lupaus jatkaa kumppanuuksia on kohtelias lause "kiitos etukäteen". Kuten se on kirjoitettu yrityskirjeeseen ja mihin kohtaan se sijoitetaan - jokainen päättää itse. Vastaanottajan pitäisi tietysti nähdä se sen jälkeen, kun tiedot on jo saatu ja toimintapotkusi. Kirjeen lopussa kontaktilohkon edessä on paras paikka tälle lauseelle. Muuten, yhteystiedoista: sen tulisi olla jokaisessa kirjeessä, ei vain ensimmäisessä. Kirjoittajan puhelinnumeroita, sijaintia ja kaikkea muuta ei voida pakottaa etsimään. Liikekirjeen laatiminen ei riipu kirjeenvaihdon kestosta. Sääntöjä on aina noudatettava. Ja jotta ei arvata, saiko vastaanottaja kirjeen, on olemassa pyyntotoiminto. Vain tässä tapauksessa voit olla varma, että se luetaan. Kirjeenvaihtohistoria on säilytettävä, et voi kirjoittaa vastausta uudella viestillä. Lähetettäessä koko viestinauha tietyn ongelman ratkaisemiseksi on kuitenkin muistettava paitsi alaisuuden lisäksi myös luottamuksellisuus. Jos kirjeenvaihdossa on henkilökohtaisia tietoja, ne on poistettava ennen niiden lukemista kolmansille osapuolille.
Ensimmäinen vaihtoehto ja johdanto
Kuinka kirjoittaa yrityskirje niin, että vastaanottaja kiinnostaa tätä viestiä välittömästi, ja hänen kiinnostuksensa ei haalistu ennen käsittelyn loppua? On olemassa kolme seikkaa, jotka ovat melkein maagisia niille, jotka käyttävät niitä. Ensinnäkin, tämä on aihe, jonka henkilö näkee ennen sähköpostin avaamista. Hänestä riippuu, tapahtuuko tämä, haluaako vastaanottaja perehtyä viestiin. Toinen kohta on ensimmäinen johdantolause, joka asettaa henkilön lukemaan. Ja tietysti loppu on tärkeä. Ilmaus "kiitos etukäteen" toimii erittäin hyvin. Kuten liikekirjeessä on kirjoitettu, loppuminen on tärkein hetki, lopullisille lauseille on valtavasti vaihtoehtoja, tärkeintä on valita oikea ääni. Demokraattisesta "Mitä sanot?" viralliselle "Mikä on mielipiteesi tästä aiheesta?"
Yritetään nyt jäsentää yksityiskohtaisesti yritysnäyte.
Vaihtoehto 1
Aihe: Liiketoimintakirje
Päivämäärä: 2. kesäkuuta perjantai
alkaen: Ivan Petrov
To: Anna Sidorova
Hei, hei!
Kutsumme sinut työnantajien haastatteluun 12. kesäkuuta klo 14.00. Koska muita hakijoita on ja työnantajat ovat suunnitelleet tapaamisen vain kahdeksi tunniksi, on parempi olla myöhässä.
vilpittömästi,
Ivan Petrov.
Toinen vaihtoehto ja jälkiasana
Aihe: Liitekirje. Tapaaminen työnantajien kanssa
Päivämäärä: 2. kesäkuuta perjantai
alkaen: Ivan Petrov
To: Anna Sidorova
Hei, hei!
Tarkistimme tarkkaan ansioluettelosi ja kutsumme sinut työnantajien haastatteluun 12. kesäkuuta klo 14.00. Koska myös muita hakijoita haastatellaan ja työnantajat suunnittelevat tapaamisen vain kaksi tuntia, on parempi olla myöhässä. Ole hyvä ja ilmoita vastauksessa, tuletko sinulle, ja varoita myös etukäteen, jos et pääse käymään tällä hetkellä.
vilpittömästi,
Ivan Petrov.
Tässä on tyypillinen liiketoimintakirje kokouksesta, ja esitetyn kahden vaihtoehdon mukaan käy heti selväksi, mikä niistä on tehokkaampi. Toisessa variantissa vastaanottajan huomio kiinnitetään kirjeen aiheeseen, ja hän ymmärtää heti, mistä keskustellaan. Lisäksi hän löytää tämän kirjeen helposti kymmenessä päivässä kokouksen mennessä, yksinkertaisesti tarkastelemalla aihetta, vaikka hän vastaanottaisi 50–100 kirjaa päivittäin. Aihe tunnistaa viestin täydellisesti. Tämä on, että tämä kirje koskee tarkalleen kokousta eikä asiakirjoja, ei maksuja, ei asiakkaita ja vastaavia - kaikki on ilmaistu selvästi. Johdantolause määrittelee tilanteen hiukan, lisäämällä keskinäistä kunnioitusta keskustelukumppaneihin: ensimmäinen kunnioitti ja kirjoitti ”huolellisesti harkittuja”, plus tulos - haastattelu, ja toisen tulisi olla kiitollinen tästä. Se sisältää myös syyn kirjeelle. Viimeinen lause velvoittaa vastaanottajan kirjoittamaan vastauksen.
Liiketoiminnan asema
Liiketoimintakirjeiden kirjoittamista koskevat yleiset säännöt koskevat mitä tahansa kirjeenvaihtoa, olipa kyse kirjeestä, jossa neuvotellaan kokouksesta, tai tämä on kieltäytymiskirje epäonnistuneelle kumppanille. Rakenne on melkein aina sama, se voidaan yksinkertaisesti muistaa, mutta sisältö luonnehtii kirjoittajaa ja hänen henkilössään yritystä, jota hän edustaa sivistyneenä, oikeana ja osaavana keskustelukumppanina. Kirjeenvaihto on usein emotionaalisesti kallis ja monimutkainen työ, koska sähköisestä viestinnästä on tullut yksi liikemiehen tärkeimmistä ja periaatteessa olennaisista osista.
He kirjoittavat työtovereilleen, kirjoittavat johdolle, liikekumppaneille ja asiakkaille. He kirjoittavat tunnetuille ihmisille ja niille, joiden ei todennäköisesti koskaan tarvitse nähdä jotain. Liiketoimintakirjeiden laatimiseen yhden mallin mukaan ei periaatteessa ole vaatimuksia, oppikirjoja ei ole vielä kirjoitettu, mutta yritysviestinnän etiikka on jo kehittynyt, koska juuri tämä on menestyvän liiketoiminnan moottori. Käyntikirje on yrityksen käyntikortti, joka heijastaa sen virallista asemaa. Kirjeenvaihdosta riippuu, onko yhteistyö mukavaa ja tuottavaa ja tapahtuuko se ollenkaan. Siksi hyvien tapojen noudattaminen kussakin viestissä on avain menestykseen.
Yritystoiminta
Sähköisen liiketoiminnan kirjeenvaihtoa koskevat säännöt ja normit ovat täsmälleen samat kuin yritysyhteisö toimii missä tahansa vuorovaikutuksessaan - nämä ovat puhelinkeskusteluja, neuvotteluja ja vastaavia. On olemassa useita erityispiirteitä, jotka asettavat sähköisen kirjeenvaihdon tasolle jo pitkään vakiintuneen yritysviestinnän tavan kanssa, ja ennen kaikkea - tämä on ajan välttämätöntä. Periaatteet pysyvät kuitenkin samoina eivätkä riipu siitä, miten liikekirjeenvaihto tapahtuu - onko kyse sähköisestä kirjeestä vai paperista.
1. Vastustajien on kunnioitettava vastavuoroisesti sekä yksilöä että toistensa liiketoiminta-asemaa.
2. Vastustajat ovat aina tarkkaavaisia toistensa liike-etuihin.
3. Luottamuksellisuutta kunnioitetaan aina.
4. Tietojenvaihtoon on liitettävä täsmällisyys.
Otetaanko näitä periaatteita huomioon, jos Aihe-kenttää ei ole suunniteltu tai sitä ei ole selvästi ja oikein muotoiltu? Nro Lähettäjä ei arvosta vastaanottajan aikaa, eikä hän suorita tehtäväänsä riittävän nopeasti. Määritettyä aihetta käsittelevä asiakas tai kumppani arvostaa välittömästi viestin sisällön ja lukemisen tärkeysjärjestyksen. On myös tärkeää tuntea, miten liiketiedotteen voi aloittaa. Tämä on henkilökohtainen tervehdys. Tämä määrittelee keskustelukumppaneiden luottamuksen, antaa tietyn henkilökohtaisen keskittymisen. Vastaanottajan nimen ohittamista ei voida hyväksyä, koska sitä pidetään vääränä.
käsitellään
Tässä kaikki tulisi miettiä pienimpiin yksityiskohtiin. Kentät "Vastaanottaja", "Kopioi" tai - mikä tärkeintä - "Piilokopio" ovat tärkeimpiä eettisen viestinnän ja sen tehokkuuden välineitä. Modernissa liiketoimintaympäristössä on jo kehitetty perusajatus näiden alojen käyttöön. Jos nimi on suoraan "kenttään", vastaanottajan on vastattava tähän kirjeeseen, vastauksen lähettäjä odottaa, koska kirje todennäköisesti kysyi kysymyksiä. Jos samassa kentässä on useita nimiä, tämä tarkoittaa, että lähettäjä saa vastauksia jokaiselta vastaanottajalta. Jos nimi on "Kopio" -kentässä, sitä ei tarvitse vastata, vaan lähettäjän on oltava ajan tasalla. Jos kirjeen materiaali kiinnostaa ja saa sinut osallistumaan kirjeenvaihtoon, tarvitset alussa erityisen lauseen, joka toimii hyvän maun merkkinä. Esimerkkejä liiketoimintakirjeen lauseista, jos vastaanottajan nimi näkyy “kopio” -kentässä: “Anna minun puhua myös tästä aiheesta ...”, “Annan liittyä keskusteluun ...” tai demokraattisemmin sanottuna “Anteeksi, että häiritsen ...”.
Etiketti ilmaisee erityisen hienovaraisesti tilanteen, kun vastaanottajan nimi on kentässä "Piilokopio". Liiketoimintaetiikka on tällöin haavoittuvampi kuin koskaan, koska tätä pidetään salaisen tiedon ja valvonnan välineenä. Kukaan ei näe näitä vastaanottajia. Ja he näkevät kaikki ja kaikki. Monet yrityskirjeenvaihdossa olevat yritykset kieltävät tämän työkalun, koska ne ovat tarkkaavaisia yritysetiikan suhteen. Ainoa aika, jolloin tämä sallitaan, on joukkokutsut (vuosipäivä, yritystapahtuma, tärkeä kokous tai neuvottelut), jolloin tuotteet lähetetään moniin osoitteisiin, mutta kukaan vastaanottaja ei näe jonkun toisen sähköpostiosoitetta. Bcc-kentän vastaanottajat eivät luonnollisestikaan koskaan käytä kirjeenvaihtoa.
Tietosisältö
Muoto, rakenne, tilavuus, kieli - kaikki tämä koskee oikeanlaista työskentelyä tiedon kanssa. Lähetyksen erityisluonne ja luonne ovat myös työkalu, osoitus vastaushausta ja kyvystä laatia kirjeen pätevä teksti - kunnioittavasti ja mahdollisimman oikein vastaanottajan suhteen. Teksti havaitaan parhaiten yhdelle näytölle sopivalla tilavuudella, ts. A4-arkkomuodossa. Kirjeellä lähetettyjen liitteiden ei tulisi ylittää kolme megatavua, koska vastaanottajan postipalvelin ei välttämättä menetä niitä. Lähetetyt tiedostot eivät aiheuta ongelmia vastaanottajalle, jos käytetään yleistä rar- tai zip-koodausta. Vastauksen teksti tulisi asettaa yläosaan eikä alaosaan eli kirjeen alkuun, mikä säästää vastaanottajaa hakuista.
Vastausta, kuten jo edellä mainittiin, ei voida kirjoittaa uudella kirjeellä, sinun on tallennettava kirjeenvaihtohistoria, jotta vastaanottaja ei etsi alkuperäistä viestiä. Liiketoiminnan kirjoituskielen tulee olla mahdollisimman yksinkertaista ja ymmärrettävää, ja siinä on käytettävä vähintään yrityksen sisäistä, ammatillista sanastoa, slängia, englantia, lyhenteitä ja lyhenteitä. Kaikkia tätä on kuitenkin mahdollista soveltaa yrityksessä kirjeenvaihdon aikana, koska tällä tavoin sekä tehokkuus että viestinnän nopeus lisääntyvät merkittävästi, ja siksi sitä pidetään hyväksyttävänä ja täysin eettisenä. Sisäinen kirjeenvaihto koostuu yleensä lyhenteistä ja slängi koostuu melkein kokonaan. Mutta viestinnässä ulkoisten kumppaneiden tai yritysasiakkaiden kanssa sellaisia tapauksia ei milloinkaan tapahdu.
Hiukan termeistä
Joskus on mahdotonta tehdä ilman terminologiaa, etenkin erikoistuneissa yrityksissä. Toinen kysymys on, että liiketoimintaympäristöön johdetut välttämättömät sanat on selitettävä ja keskustelukumppanille on opetettava niiden käyttäminen. Esimerkiksi asiakas haluaa mainostaa tuotteitaan Internetissä, ja näitä palveluita myyvä johtaja kirjoittaa ulkopuolisille täysin ymmärrettämättömiä lauseita sellaisilla käännöksillä kuin ”avainsanat”, ”asiayhteysbanneri” ja niin edelleen. Et voi kuitenkaan tehdä ilman heitä, ja siksi sinun täytyy kouluttaa asiakas.
