Hankinta-asiamies on asema, jolla on suuri vastuukyky. Tämä henkilö on vastuussa hankintasuunnitelmasta. Toimitusten, jotka takaavat jatkuvan työjakson, on oltava oikea-aikaisia. Asemassa oletetaan, että hakijalla on erinomaiset viestintätaidot, kyky neuvotella ja luoda yhteyksiä.
Toimittajan tehtäväkuvaus koostuu useasta osasta, jotka koskevat tehtäviä, oikeuksia, vaatimuksia asiantuntijalle, velvollisuuksia.
Yleistä tietoa
Avoimen paikan voi ottaa henkilö, joka on saanut korkea-asteen koulutuksen, mieluiten taloudellisen. Hakijan koko työkokemuksen tulisi olla vähintään viisi vuotta. Luonnollisesti kaikkia vaatimuksia mukautetaan jokaisessa yrityksessä. Yrityksen erityispiirteistä riippuen voidaan tarvita teknistä tai rakennusalan koulutusta. Eikä työkokemukselle voi olla tiukat vaatimukset. Toimittaja voi ilmoittaa suoraan yrityksen pääjohtajalle tai keskipitkän aikavälin palvelupäällikölle.
Toimittajan tehtävänkuvauksessa on oltava tiedot maahantulomenettelystä, jolla virkamiehellä on oikeus vapauttaa henkilö virkaansa. Tähän kohtaan on myös annettava tiedot asiantuntijan korvaamisesta tehtävissä, jotka ovat poissa loman tai sairauden vuoksi.
Mitä pitäisi tietää
Hankkijalla on oltava tiedot yrityksen nimikkeistöstä. Jos puhumme toimittajan ammattikuvauksista tehtaalla, niin tällaisen asiantuntijan on tunnettava materiaalinkulutuksen normit, varastointiajat ja aineellisten hyödykkeiden varastoinnin perusteet.
Hankintavirkamiehen on tunnettava keskipitkän aikavälin tavoitteiden organisoinnin sekä lastaus- ja purkuoperaatioiden säännöt. Haluavat tiedot kirjanpidon perustiedot, erityisesti käteisvarojen ja muiden varojen liikkeestä.
Kuten kaikki muutkin asiantuntijat, toimittajan on tunnettava työ- ja yrityslain perusteet, turvallisuusvaatimukset ja terveysstandardit.
Toiminnalliset vastuut
Keskipitkän aikavälin tavoitteiden asiantuntija on johtava asiantuntija, joten toimittajan tehtävänkuvauksessa on annettava henkilöille mahdollisuus osallistua sopimusten ja muiden asiakirjojen valmisteluun.
Tärkeimmät vastuut ovat:
- resurssien kirjanpito;
- aineellisten hyödykkeiden oikea-aikaiset toimitukset;
- varaston määrän valvonta tiettynä päivänä;
- osallistua varastotalouden organisointiin ja vaihto-omaisuuden ja aineellisten hyödykkeiden jakamisen optimointiin;
- toimitussopimusten tekeminen;
- osallistua varkauksien estämistä koskevien toimenpiteiden kehittämiseen yrityksen varastoista;
- pitää operatiivista kirjaa aineellisten hyödykkeiden liikkumisesta saldon hallitsemiseksi;
- vastaa logistiikan järjestämisestä, tuotteiden lastaamisesta, purkamisesta;
- tehdä raportteja ja asiakirjoja, jotka sisäisessä asiakirjavirta tarjoaa;
- esimerkiksi alaisten läsnäollessa, muuttohenkilöiden, hänen tulee suorittaa säännöllisesti turvallisuuskoulutusta.
Toimittajan tehtävänkuvauksessa on myös esitettävä menettely ja asiantuntijan vastuun mitta hätätilanteissa, esimerkiksi jos rahti katoaa reitillä myyjältä ostajalle tai ei täytä ilmoitettuja laatustandardeja. Mitä toimittajan pitäisi tehdä, jos auto hajoaa matkalla?
Asiantuntijaoikeudet
Toimittajan tehtävänkuvauksessa on oltava seuraavat kohdat asiantuntijan oikeuksista:
- tehdä ehdotuksia menettelyjen laadun parantamiseksi yrityksen arvon varmistamiseksi;
- vaatii ylimmän johdon avustamista työssä;
- pyytää kaikkien rakenneosastojen päälliköiltä tietoja, asiakirjoja, jotka liittyvät välittömien tehtävien suorittamiseen;
- Tunne asiakirjaluonnokset.
Esimerkiksi oikeushenkilön erityisestä toiminnasta riippuen, rakennusorganisaation toimittajan tehtäväkuvaus voi sisältää tietoja asiantuntijan oikeudesta tarjota säästöjä tarjoavien innovatiivisten materiaalien hankkimista.
Henkilökohtaiset ominaisuudet
Yrityksen toimittajan tehtäväkuvaus ei luonnollisestikaan sisällä vaatimuksia asiantuntijan henkilöllisyydelle, mutta palkkaamisen yhteydessä he todennäköisesti suosivat henkilöä, jolla on seuraavat ominaisuudet:
- rasituskestävyys;
- viestintätaidot;
- kyky neuvotella missä tahansa tilanteessa;
- care;
- kyky siirtyä nopeasti tehtävästä toiseen.
Muut tehtävät
Usein yritysten omistajilla on toiveita tavarantoimittajille. Joten toimittajan tehtäväkuvaus voi sisältää vaatimuksen, että asiantuntijan tulee tutkia aineellisten hyödykkeiden ostomarkkinoita ja tehdä markkinointitutkimuksia. Muut yritykset haluavat toimittajan hoitavan tarvikkeiden ja lähetysten tulliselvityksen. Hän ratkaisi varastotilojen etsimiseen ja organisoituihin logistiikkaprosesseihin liittyvät kysymykset. Päättää tällaisista lisävelvollisuuksista vai ei, jokaisen on itse päätettävä.