Minkä tahansa yrityksen toiminnan aikana ilmestyy suuri määrä yritystodistuksia. Tämän joukon joukossa henkilöstöasiakirjat erottuvat erillisessä kompleksissa. Haluamme artikkelissamme puhua siitä, minkä tyyppisiä niitä on olemassa, kuinka niitä säilytetään.
Työntekijöiden suhteet
Oikein järjestetty työnkulku yrityksessä on avain yrityksen menestykseen. Siksi yritysasiakirjoihin on aina kiinnitettävä asianmukaista huomiota, ja siksi ne on asianmukaisesti muotoiltu ja säilytettävä.
On syytä muistaa, että työnantajan ja työntekijöiden välisiä työsuhteita säätelee aina Venäjän federaation työlaki. Organisaation tulisi järjestää työntekijöidensä irtisanomiset, vastaanottaminen ja siirtäminen asianmukaisesti hänen artikkeleidensa perusteella. Kaikki paperit, joissa työntekijöiden työtoiminnan vaiheet ilmoitetaan, nämä ovat henkilöstöä (henkilöstö, henkilöstö) koskevat asiakirjat.
Näiden lehtien tehtävänä on asianmukaisesti toteuttaa ja turvata työntekijöiden ja työnantajan väliset työsuhteet. On huomattava, että henkilöstöasiakirjat ovat yksi tärkeimmistä henkilöstöpalvelun näkökohdista kaikissa yrityksissä. Paperityön oikeellisuuden ja ajantasaisuuden tulisi olla pään valvonnassa.
Suurin osa asiakirjoista on pakollisia, ja niistä säädetään Venäjän federaation työlaissa, työkirjojen ylläpito-ohjeissa, eläkelainsäädännössä ja muissa säännöksissä.
Henkilöstöä koskevat asiakirjat
Henkilöstöä koskevat asiakirjat voidaan jakaa seuraaviin tyyppeihin:
- Yrityksen henkilöstöön liittyvät paperit.
- Asiakirjat, jotka vahvistavat työntekijöiden ylennyksen.
- Asiakirjat, jotka vahvistavat työkurin toteuttamisen.
- Työsuhteen päättymiseen liittyvät asiakirjat.
Kuten näemme, henkilöstöasiakirjat sisältävät monia papereita, jotka säätelevät työnantajien ja työntekijöiden suhteita. Ne kaikki sääntelevät tiettyjä yrityksen henkilöstöön liittyviä asioita.
Ensisijaiset henkilöstöasiakirjat jaetaan kahteen tyyppiin:
- Kirjanpitohenkilökunnassa.
- Työajan kirjanpidosta ja palkkaan liittyvistä laskelmista.
Henkilöstöasiakirjoihin kuuluvat: tilaukset, työsopimukset, tutkintotodistukset, todistukset, työkirjat, henkilökohtaiset asiakirjat, kortit, työntekijöiden todistukset, henkilökohtainen valtakirja.
Asiakirjojen säilytys
Viime vuosina on valitettavasti havaittu suuntausta, että yritystodistusten turvallisuuteen ei kiinnitetä riittävästi huomiota. Valtionarkistoyksikön tarkastusten tulosten perusteella tehtiin johtopäätöksiä, joiden mukaan asiakirjojen varastointia henkilöstölle normaaleissa olosuhteissa noudatetaan vain 20 prosentilla todennetuista yrityksistä.
Jokaisen yrityksen on kuitenkin noudatettava laissa vahvistettuja sääntöjä. Oikea asenne yritysasiakirjoihin liittyy suoraan tarpeeseen avustaa organisaatioita eläkevakuutuselinten ja muiden valtion virastojen kanssa. Asiakirjanhallinnan rikkomukset voivat johtaa ei-toivottuihin seurauksiin, ja heille on määrättävä myös sakko.
Henkilöstöä koskevat asiakirjat (artikkelissa annamme tyyppisiä arvopapereita) todistavat ihmisten työkokemuksen ja ovat myös perustana eläkkeiden ja muiden maksujen asettamiselle kansalaisille. Jos työnantaja tekee virheitä, jotka aliarvioivat työntekijän tulot, henkilö voi haastaa tämän tosiasian tuomioistuimessa.
Lisäksi on syytä ymmärtää, että asiakirjojen tallentaminen henkilöstölle on välttämätöntä, koska vain niiden perusteella on mahdollista palauttaa tapahtunut historiallinen tieto. Ei ole turhaa, että henkilöstöpaperien pidentämisaika on lailla säädetty.
Ei ole tarpeellista sanoa, että asiakirjoja ei voida kadota, ja niitä on lisäksi pidettävä asianmukaisissa olosuhteissa. Minkä tahansa organisaation päällikön ja henkilöstöosaston päällikön on vaadittava kaikki nykyisen ja arkiston säilyttämisen edellytykset.
Tärkeimpiä vaatimuksia arvopapereiden sisällölle ovat:
- Erillisen huoneen saatavuus nykyiseen varastointiin.
- Paperilaatikot tai -kaapit tulee lukita avaimella.
- Asiakirjoja tulisi rajoittaa.
- Arkistoon on valittava erillinen huone ja valvottava pääsyä siihen.
Varastointiaika
Henkilöstöä koskevien asiakirjojen säilytysajat ovat pisimmät verrattuna muihin yritysasiakirjoihin. Asiakirjoihin, joiden säilyvyys on pitkä:
- Kaikki hallinnolliset asiakirjat - tilaukset, tilaukset, asetukset.
- Työntekijöiden luettelot.
- Työntekijöiden kirjanpitokortit.
- Henkilökohtaiset asiat.
- Työntekijöiden henkilökohtaiset tilit.
- Asut ja aikataulut.
- Työsopimukset.
- Kokouksen pöytäkirja.
- Lista ihmisistä, jotka jäävät eläkkeelle etuuskohtelueläkkeellä.
- Kirjanpitohenkilöstön vastaanottaminen ja työntekijöiden irtisanominen.
Olemme antaneet kaukana kaikesta luettelosta niistä papereista, joita on varastoitu 75 vuotta. Seuraavat asiakirjat ovat poikkeuksia:
- Laki työtapaturmista - 45 vuotta.
- Tariffiarkki - 25 vuotta.
- Pitkän palvelun korvausten maksamista käsittelevän komission kokousten pöytäkirjat - 15 vuotta.
Yhtiön on määritetyn ajan kuluessa varmistettava arvopapereiden turvallisuus laissa säädetyllä tavalla.
Asiakirjojen valmistelu
Yrityksen henkilöstöasiakirjojen arkiston tulisi olla erillisessä huoneessa, johon ei pääsy ulkopuolelle. Täysin valmistellut ja asianmukaisesti valmistetut tapaukset siirretään sille. On syytä huomata, että lehtien valmistelu alkaa niiden laatimisvaiheessa.
Henkilöstöosasto vastaa henkilöstöön liittyvien asiakirjojen oikeasta suorittamisesta. Henkilöstön jäsenet järjestävät käytön helpottamiseksi koko paperin massan seuraavasti:
- Tapaukset laaditaan jokaiselle asiakirjatyypille: tilauksille, henkilökohtaisille tiedostoille, protokollille jne. Nimikkeistöä kuvaavat otsakkeet on merkitty kansioihin.
- Kaikille tapauksille on annettu tilinumero ja luettelo on liitteenä.
- Luottamuksellinen turvallinen nykyinen varastointi tarjotaan: tallessa tai lukitussa kaapissa.
- Kaikki tapauslomakkeet on arkistoitu ja numeroitu. Ja laiteohjelmiston paikka on sinetöity yrityksen leimalla ja varmennettu vastuuhenkilöiden allekirjoituksilla.
- Kummassakin tapauksessa sisäisten inventaarioiden on ehdottomasti oltava läsnä.
- Valmiiden asiakirjojen kansissa on kaikki yksityiskohdat: säilytyskaudet, nimet, päivämäärät.
Henkilötiedoston muodostaminen
Henkilökohtainen tiedosto sisältää kaikki ne asiakirjat, jotka sisältävät tietoja yrityksen työntekijästä ja hänen työvoiman toiminnastaan. Periaatteessa henkilökohtaiset tiedostot tulisi perustaa kaikille organisaation työntekijöille. Mutta pääsääntöisesti tällä hetkellä henkilöstövirkamiehet myöntävät heidät vain johtaville asiantuntijoille ja päällikölle. Organisaatiolla on oikeus päättää itsenäisesti siitä, millaista paperia työntekijät saavat. Siksi henkilökohtaisten asiakirjojen kokoonpano voi vaihdella eri yrityksissä. Mutta yleensä sen tulisi sisältää seuraavat asiakirjat:
- Tapausasiakirjojen luettelo.
- Yhteenveto ja omaelämäkerta.
- Profiili.
- Kopiot koulutuksen saatavuudesta.
- Kopiot eritelmistä.
- Kopiot virkaa koskevasta tilauksesta.
- Työsopimus.
- Kaikenlaista apua.
- Kopiot nimitys-, irtisanomis- ja siirtämismääräyksistä.
Sisäisen luettelon tulisi sisältää tiedot tiedoston kunkin asiakirjan sarjanumeroista. Tällaisen asiakirjan on allekirjoittanut sen tekijä.
Tapauksen sisällä on oltava kyselylomake, joka sisältää paljon tietoa työntekijän elämäkertaan, koulutukseen ja siviilisäätyyn. Täyttääksesi sen oikein työntekijät käyttävät yleensä työkirjaa, armeijan henkilötodistusta ja passia, tutkintotodistusta.
Henkilöstön kirjanpitoasiakirjat
Henkilöstörekisteriä ylläpitää henkilöstöhenkilö. Ensisijaisten arvopapereiden perusteella suoritetaan kirjanpito yrityksen työntekijöiden lukumäärän muutoksista ja muutoksista. Kirjanpitoasiakirjat sisältävät tilaukset, kortit, henkilöstön, palkanlaskun ja monet muut asiakirjat.
Palkatessa jokaiselle työntekijälle annetaan henkilöstönumero, joka luetellaan myöhemmin kaikissa henkilöstölaskentaa ja palkanlaskentaa koskevissa asiakirjoissa. Vaikka henkilö siirretään uudelle tehtävälle tai irtisanomisen yhteydessä, henkilöstönumero pysyy hänen luonaan eikä sitä luovuteta toiselle henkilölle.
Henkilöstötilaukset
Henkilöstöasiakirjojen tilaukset ovat yksi tärkeimmistä henkilöstöasioiden asiakirjoista. Ne on ryhmitelty erillisiin tapauksiin ja niillä on samalla oma numerointi. Kansion sisällä järjestetään aikajärjestyksessä.
Jotkut tilaukset luodaan yhtenäisessä muodossa täyttämällä tulevaisuudessa vain tarvittavat sarakkeet. Kaikki muut laaditaan tarpeen mukaan, mutta samalla kaikkien asiakirjojen on täytettävä tietyt vaatimukset.
Henkilöstöä koskevien asiakirjojen, mukaan lukien tilaukset, järjestäminen tapahtuu heidän varastointiehtojensa perusteella. On loogista arkistoida ne tapauksissa, joissa on samat määräajat. Joten esimerkiksi maahanpääsy- ja irtisanomismääräykset olisi säilytettävä 75 vuoden ajan, mikä tarkoittaa, että ne on pidettävä erillään vuosilomaa koskevista vuosittaisista asiakirjoista ja säilytettävä vain viisi vuotta.
Jos yritys on suuri ja asiakirjavirta on melko kohtuullinen, niin erityyppiset paperit voidaan laatia erillisenä asiana (esimerkiksi lomatilaukset - yksi kansio, työmatkojen tilaukset - toinen). Tämä helpottaa huomattavasti asiakirjojen käsittelyä. Lisäksi jokainen yksittäinen tapaus kirjataan organisaation nimikkeistöön. Jos tilauksella on liite, niin se myös jätetään. Mutta tilausten perusteisiin - raportteihin, lausuntoihin, tekoihin - ne tallennetaan erikseen.
Kuten käytäntö osoittaa, tilaukset ja niiden perusteet pidetään yhdessä nykyisessä paperityössä, mutta valmistettaessa arkistovarastoa ne alkavat järjestää uudelleen, jakaa eri kansioihin. Esimerkiksi lausuntoja säilytetään jopa 75 vuotta, mutta ne ovat osa henkilökohtaista tiedostoa.
Kaikkien muiden tukikohtien varastointikaudet ovat enintään viisi vuotta, joten niistä muodostuu erillinen liiketoiminta.
Tilauksen säilytys
Tilausten säilyvyyden määrittämiseksi on käytettävä vakioasiakirjaluetteloa. Sitä tarkistetaan ja päivitetään säännöllisesti. Vuonna 2010 laadittu luettelo on tällä hetkellä merkityksellinen. Hänen mukaansa kuten ennenkin, tilausten perusteet on varastoitava noin viisi vuotta, ja suurin osa tilauksista itsessään on varastoitu jopa 75 vuoteen (tehtävien hoitamiseen, työmatkoihin, nimien vaihtamiseen, lomiin ja todistuksiin).
Lisäksi voit navigoida varastointiaikoja osastojen luetteloiden mukaisesti, jotka on laadittu tiettyjen toimialojen organisaatioille. Säännöissä määrätään arvopapereiden arvon tarkastamisesta.
Pitkäaikaiset säilytyspaperit on siirrettävä henkilöstöasiakirja-arkistoon. Heistä laaditaan inventaario, jonka jälkeen ne siirretään pitkäaikaista varastointia varten.
Tapaukset, joiden varastointiaika on kulunut, voidaan tuhota.
Kuinka tuhota asiakirjat?
Yrityksen arkistoidut paperit voidaan hävittää itsenäisesti (jos varastointiaika on päättynyt) tai voit etsiä apua erityisjärjestöiltä, jotka käsittelevät tätä asiaa.Riippumatta siitä kuinka organisoit prosessin, on ehdottomasti laadittava tuhoamistoimi.
Paperi voidaan polttaa itse, jos siihen on turvallinen paikka, tai voit tuhota ne erityisellä laitteella. Tällaisissa tapauksissa teko on kirjoitettu missä tahansa muodossa. Mutta suuria määriä tapauksia on helpompi luovuttaa hävittämistä varten. Mutta tässä tapauksessa kaikkien toimien on liitettävä paperityötä. Hyväksymisasiakirjassa on tarpeen vahvistaa tapausten lukumäärä ja niiden paino. On parempi, että organisaation työntekijä on henkilökohtaisesti läsnä papereiden tuhoamisessa luottamuksellisuuden ylläpitämiseksi.
Valtionarkisto
Jokaisella Venäjän federaation alueella on henkilöstöasiakirjoja koskeva valtionarkisto. Hänen toimintansa päätavoite on varmistaa kaikkien yritysten henkilöstölle luotettavien paperien säilyttäminen. Lisäksi arkisto vastaa yritysten ja kansalaisten tiedusteluihin henkilöstöpapereihin liittyvistä kysymyksistä. Tämä hänen toimintansa suunta on erittäin välttämätön ja tarkoituksenmukainen, koska kun organisaatio suljetaan, ihmisillä ei yksinkertaisesti ole minnekään mennä hankkimaan tarvittavaa tietoa.
Tästä syystä arkistojen on säilytettävä kaikki paperit. Tällä hetkellä yksityisten ja budjettijärjestöjen lisäksi likvidoidaan ja suljetaan usein. Tässä tapauksessa heidän on siirrettävä henkilöstöä koskevat asiakirjat säilytettäväksi valtionarkistoon. Seuraavat paperit on säilytettävä siinä 75 vuoden ajan: tilaukset, selvityslomakkeet, muutto- ja irtisanomisasiakirjat, henkilökohtaiset asiakirjat jne.
On syytä huomata, että tapaukset on valmisteltava ennen siirtoa kaikkien sääntöjen mukaisesti. Kunnallisarkistot tarjoavat palvelujaan etukäteen hyväksymällä asiakirjojen toimittaminen.
Siirtopaperien valmistelu sisältää kaikkien tapausten oikean toteutuksen, arvopapereiden asiantuntija-arvion sekä vaihto-omaisuuden laatimisen.
Pitääkö minun maksaa rahaa varastoinnista? Valtion ja budjetin yritykset eivät maksa arkistopalveluista. Valtioista riippumattoman omistusoikeuden siirron selvitysyritykset toteuttivat tapaukset oikein vain, jos sopimuksesta on sovittu.
Tapaukset siirretään hyväksynnän ja yhteensovittamisen kanssa arkiston asiantuntijakomitean kanssa. Arvopapereiden hyväksynnän ja siirron suorittavat laitoksen työntekijät selvitystilassa olevan organisaation läsnäollessa. Tämä prosessi on melko pitkä ja vaivalloinen, koska asiakirjojen tilaa tarkistetaan tarkastelemalla niitä visuaalisesti. Lopussa laaditaan vastaava säädös.
Jälkisanan sijasta
Henkilöstöasiakirjat on erityinen paperilaji, joka on saatavana missä tahansa yrityksessä. Niiden merkitys on, että ne eivät menetä merkitystään erittäin pitkään. Jopa pitkän ajanjakson jälkeen voi syntyä tilanne, jossa joudut kääntymään uudelleen heidän luokseen. Ei ole turhaa, että nämä paperit on laadittu erityisen huolellisesti ja niitä säilytetään monien vuosien ajan paitsi yrityksissä, myös valtionarkistoissa.