Organisaatioiden päälliköiden kannalta on tärkeää organisoida työntekijöiden työ niin, että se tuottaa suurimman tuoton ja paljastaa täysin heidän potentiaalinsa. Tätä varten sinun on tiedettävä, miten valtuudet siirtää käytännössä, joita käytetään parantamaan yrityksen suorituskykyä vahingoittamatta tämänhetkistä tilannetta.
määritelmä
Delegointi ilmenee oikeuksien ja velvollisuuksien yhtenäisenä jakautumisena järjestelmän henkilöiden välillä. Sen periaatteet muotoili 1900-luvun alussa P. M. Kerzhentsev.
Delegointi on valtuuden myöntäminen tehtävien suorittamiseksi vastuuvelvolliselle henkilölle samanaikaisesti tehtäessä hänelle vastuu tulokselle. Delegoinnin avulla voit jakaa tehtävät oikein työntekijöiden kesken ja sitä käytetään organisaation perimmäisten tavoitteiden saavuttamiseen.
Vastuu on työntekijän sitoutumisessa tekemään työ laadukkaasti ja saamaan se tyydyttävään päätökseen. Työntekijät ovat vastuussa toiminta-alaltaan korkeammille viranomaisille.
Valtuudet (valtuudet) toimivat rajoitettuina oikeuksina käyttää resursseja tiettyjen tehtävien suorittamiseen. Jokaiseen organisaation asemaan liittyy erityisiä valtuuksia. Toimenvaihto johtaa myös työntekijän pätevyyden korvaamiseen.
hakemus
Siirtäminen on tiettyjen valtuuksien ja vastuiden siirtämistä yrityksen työntekijöille ja erilaisten toimintojen tasaista jakamista heidän välillä. Suoritetaan toimi, joka määrittelee tehtävien siirtämisen johtajaksi, joka pystyy nopeasti ratkaisemaan kaikki ajankohtaiset kysymykset ja osaavasti käyttämään työntekijöitä, jotka kykenevät parhaiten selviytymään jokaisesta erityyppisestä tehtävästä.
tavoitteet
Valtuuksien siirtämistä käytetään organisaation tiettyjen tavoitteiden saavuttamiseen, kuten:
- "inhimillisen tekijän" yhteys - alemman tason työntekijöiden aktiivisuuden ja kiinnostuksen lisääminen;
- työntekijöiden tehokkuuden (tehokkuuden) lisääntyminen johtuen heidän pätevyytensä parantamisesta ja uusien taitojen hankkimisesta;
- ylimmän johdon purkaminen vapauttamalla aikaa strategisten, operatiivisten ja johtamisasioiden ratkaisemiseen.
Tehtävien siirto
Seuraavat tehtävät soveltuvat siirtämiseen:
- rutiini;
- tärkeät asiat;
- valmistelutyöt;
- erikoistunut työ.
Kaikkia tehtäviä ei kuitenkaan voida siirtää tavallisille työntekijöille. Kunkin johtajan velvollisuus on ratkaista ne tehtävät, jotka voivat vaikuttaa organisaation tulevaan toimintaan.
Nämä ovat luottamuksellisia kysymyksiä, epätyypillisiä strategisia ongelmia ja odottamattomia tilanteita, jotka vaativat nopeaa ratkaisua.
Siksi ei siirretty:
- tavoitteiden asettaminen;
- alaisten johtaminen;
- riskialttiit tehtävät;
- epätavallinen työ;
- strategisten ja johtamispäätösten tekeminen;
- Luottamukselliset tehtävät
- organisaatiopolitiikan kehittäminen.
Vaatimukset delegoitaville aiheille
Ohjeiden siirtämisessä sekä esimiehet että työntekijät voivat kohdata useita vaikeuksia.Valtuuksien siirtämisen tehokas hallinta on mahdollista vain analysoimalla kaikki nykyiset ja todennäköiset esteet, jotka vaikuttavat nykyisen toiminnan hallintoon ja seurantaan.
Ongelmia, joita joskus syntyy johtajan tai osastopäällikön kanssa ja jotka vaikeuttavat valtuuskunnan toimintaa:
- pelko menettää nykyinen asema ja siihen liittyvä voima;
- epäily muiden työntekijöiden varautumisesta, heidän toimintansa heikko arviointiominaisuus;
- liiallinen itsetunto, liiallinen kunnianhimo;
- itseluottamus, pelko siitä, että hänen toimintansa ymmärretään väärin.
Työntekijöiden toisinaan tunnistamat ongelmat osoitettujen tehtävien suorittamisessa:
- epäily käytettyjen päätösten oikeellisuudesta;
- kokemuksen puute;
- perustavanlaatuiset erimielisyydet pomon kanssa;
- haluttomuus johtaa muita esiintyjiä etenkin seuraamusten osalta.
Vaikeuksissa on pätevän johtajan ensin selvitettävä henkilökohtaiset esteet, jotka haittaavat työn tehokasta sääntelyä, ja tutkittava sitten huolellisesti alaisen ongelmat. Tilanneanalyysi osoittaa mahdolliset hallintavirheet ja antaa sinun tehdä tietoisia ja tietoisia päätöksiä esimerkiksi esiintyjän vaihtamisen tai tarpeettoman työtaakan poistamisen tai sekä oman että esiintyjän psykologisten vaikeuksien selvittämisen kannalta.
Delegointiprosessi
Jokaisen johtajan on pyrittävä varmistamaan, että työprosessia organisoidessaan hän suunnittelee työvastuut tasaisesti koko joukkueessa käyttämällä valtaa ja luopumatta vastuusta tehtävien suorittamisprosessista.
Delegointi organisaatiossa on jaettu useisiin vaiheisiin:
Vaihe I - ohjeiden siirtäminen toimeenpanijalle;
Vaihe II - urakoitsijalle valtuuksien ja resurssien tarjoaminen;
Vaihe III - työntekijän velvoitteiden sanamuoto, joka osoittaa toteutuksen välttämättömän tuloksen.
Keskitetysväli on tärkeä alaisten toiminnan valvonnan aikana. Liiallinen huoltajuus voi johtaa pysähtymiseen ja työntekijän aloitteellisuuden puuttumiseen. Jos et hallitse prosessia, tulos on kriittisesti kaukana toivotusta johtuen koordinoimattomasta työnkulusta. On tarpeen luoda palaute etukäteen ja saavuttaa kunnioitus ja korkea auktoriteetti työntekijöiden keskuudessa.
Usein ylläpitäjät tekevät syntiä siirtämällä alaistensa kanssa ei-toivottua ja mielenkiintoista työtä, varsinkin jos he itse tuntevat tämän aiheen vain pinnallisesti. Mutta tämä ei ole aina oikein, koska pomo on edelleen vastuussa työnkulusta. Jos päälliköllä itsellään ei ole aavistustakaan, mitä tuloksia tulisi odottaa poistumisen yhteydessä, miten hän pystyy hallitsemaan alaisensa toimintaa? Vastaus on ilmeinen.
Kokeneet esimiehet mieluummin uskovat työntekijöille tehtävät, jotka ovat hieman monimutkaisempia kuin he ovat aiemmin suorittaneet. Tällaiset tehtävät auttavat täysin paljastamaan alaisten potentiaalin. Tässä tapauksessa on kuitenkin parempi antaa tilauksia paperille työntekijöiden motivaation lisäämiseksi.
Jakaessaan osaamista organisaatiojärjestelmässä on erittäin tärkeää ottaa huomioon seuraavat näkökohdat:
- valtuuksien tulisi täysin noudattaa asetettua tehtäväsuunnitelmaa, päämäärä määrää valtuuksien laajuuden eikä päinvastoin;
- kaikkien työntekijöiden valtuudet tulisi yhdistää osaavasti yhdeksi kokonaisuudeksi ilman epäjohdonmukaisuuksia ja varmistaa koko rakenteen tasapaino;
- Kaikkien viranomaisten tulee olla selkeitä ja konkreettisia, jotta työntekijät voivat aina selvittää, mitä heiltä vaaditaan ja mitä resursseja heillä on käytettävissä.
Valtuuksien oikea käsittely lisää koko organisaation tehokkuutta. Työntekijät saavat selkeän käsityksen heille osoitetusta työstä ja heille asetetuista tavoitteista ja saavuttavat siten parhaat tulokset.
Hyödyt
Yleensä delegointiprosessille on ominaista kaksi positiivista näkökohtaa:
- Pään aika vapautuu henkilökohtaisia osallistumista vaativien ongelmien ratkaisemiseksi. On mahdollisuus keskittyä yrityksen kasvunäkymien ja hallintastrategian suunnitteluun.
- Delegointi on yksi parhaista tavoista motivoida luovasti kehittyneitä ja aktiivisia työntekijöitä, jotka haluavat kasvaa ja oppia. Sitä voidaan käyttää harjoitteluun ennen korkeampaa asemaa. Auttaa kehittämään työntekijöissä uusia tietoja, taitoja ja kykyjä, joita käytetään menestyvämpään toimintaan.
Delegoinnin periaatteet
Jäsennellyn lähestymistavan kannalta on suositeltavaa noudattaa alla olevia periaatteita. Muuten niiden epäonnistuminen voi johtaa hallintavaikeuksiin ja siten koko järjestelmän epätyydyttävään toimintaan.
Toiminnallisen määritelmän periaate
Se perustuu siihen, että jokaisella johtajalla on täysi ja selkeä tietoisuus organisaation rakenteellisesta eheydestä: millä oikeuksilla ja velvollisuuksilla jokaiselle järjestelmän yksikölle on annettu, mitkä tieto- ja palveluyhteydet niiden välillä luodaan, heidän työnsä suuntaan ja tuloksiin. Toisin sanoen kokenut järjestelmänvalvoja tietää aina mitä odottaa ja keneltä tarkalleen.
Skaalaarinen periaate
Se perustuu tehtävien selkeään erotteluun. Jokaisen urakoitsijan tulisi tietää, kenelle hänen tulisi suoraan raportoida työnsä tuloksista ja kenen toimintaa hänen tulisi itsenäisesti säännellä. Tämä periaate osoittaa koko organisaatiojärjestelmän alaisten ja johtajien välisten virallisten suhteiden ketjun. Mitä ilmeisempi tämä linja, sitä tehokkaampi johtaminen ja viestintä työntekijöiden välillä. Jokainen alainen tarvitsee tarkan ymmärryksen siitä, kuka siirtää hänelle valtuudet ja kenelle siirtää asiat, jotka eivät kuulu hänen toimivaltaansa.
Viranomaisen tason periaate
Yhdistää kaksi edellä mainittua periaatetta. Jokaisen työntekijän tulisi olla selkeästi tietoinen hänelle siirretystä valtuudesta ja ratkaista omat ongelmansa hänen valtatasoaan vastaavien ongelmien kanssa, eikä hänen pitäisi siirtää näitä asioita ylemmälle johdolle.
Muutoin umpikuja voi syntyä, kun johtajat joutuvat jälleen kohtaamaan asiat, jotka on jo annettu alaisille. Tätä sääntöä käytettäessä vallansiirron lisäksi myös vastuun siirron tulisi tapahtua.
Periaate, joka perustuu odotettuihin tuloksiin
Osoittaa, että organisaation kaikki toiminnot vaativat huolellista suunnittelua. Kaikilla tehtävillä tulisi olla selvästi määritellyt tavoitteet ja erityiset odotetut tulokset. Muuten johtaja ei yksinkertaisesti pysty jakamaan tehtäviä osaavasti työntekijöiden kesken, koska hänellä ei ole täydellistä käsitystä siitä, onko alaisilla riittävä valta heille siirrettyyn työhön.
Johdon yhtenäisyyden periaate
Se perustuu urakoitsijan ja johtajan läheiseen suhteeseen. Mitä korkeampi yhteistyöaste, sitä vahvempi alaisen henkilökohtainen vastuuntunto ja sitä epätodennäköisempi on vastaanottaa ristiriitaisia tilauksia. On tärkeää, että tehtävän siirtää työntekijälle vain yksi pomo, jotta vältetään sekaannukset ja tilanne, jossa ”vasen käsi ei tiedä mitä oikea käsi tekee”.
Ehdottoman vastuun periaate
Vaikka siirtämällä ohjeita alaiselle, valtuudet ja vastuu tehdyn työn tuloksista siirretään samanaikaisesti, tämä ei ole syy poistaa hänelle asetetut velvoitteet päästä. Pomo päättää siirtää tehtävän, joten hän on edelleen vastuussa alaisten työstä ja tehtävän suorittamisesta. Esittäjät ovat vastuussa tehdystä työstä, ja johtajat ovat vastuussa alaistensa toimista.Tämä periaate on erityisen tärkeä siirrettäessä valtion valtaa ja muita, joilla on korkea valta.
Viranomaisen ja vastuun korrelaation periaate
Osoittaa, että valtuutetun viranomaisen on noudatettava alaiselle asetettuja velvoitteita. Jos valtuudet ovat pienempiä kuin vastuuta, urakoitsija ei pysty suorittamaan hänelle siirrettyä työtä kokonaan;
Jokaisen järjestelmänvalvojan on järjestettävä pätevyyden ja vastuun siirto osaavasti. Edellä käsitellyt periaatteet auttavat häntä tässä.
Viranomaistyypit
Organisaatiojärjestelmässä voidaan nykyisten tavoitteiden ja vaatimusten mukaisesti erottaa erityyppiset auktoriteetit. Ne määräytyvät osastojen toiminnan ja niiden yleisen toimivuuden perusteella.
lineaarinen
Nämä valtuudet siirtyvät suoraan johtajalta urakoitsijalle ja edelleen järjestelmän mukaisesti. Lineaarinen päällikkö pystyy tekemään päätöksiä pätevyytensä rajoissa ilman ennakkoyhteyttä muiden pomojen kanssa. Näiden valtuuksien peräkkäinen kaavio muodostaa hallintotasojen hierarkian.
Lisäksi valtuuksien ja vastuun siirtäminen tapahtuu vain, kun otetaan huomioon käskyjen yhtenäisyyden periaate ja samalla hallittavuusstandardit. Käskyn yhtenäisyyden periaatetta pidettiin edellä.
Tämä periaate osoittaa, että kutakin työntekijää hallitsee vain yksi johtaja ja työntekijä raportoi vain välittömälle esimiehelleen. Ja hallittavuus on työntekijöiden lukumäärä, joka raportoi tietylle johtajalle.
Koska johtamisjärjestelmän piirien lukumäärä on lisääntynyt huomattavasti, operatiivinen tiedonvaihto on hidastunut voimakkaasti. Tämän vuoksi on tarpeen lisätä muita valtuuksia organisaatiorakenteeseen.
henkilöstö
Henkilöstövoimien luokkien määrittämiseksi sinun on ensin analysoitava henkilöstölaitteiden tyypit, joista erotetaan seuraavat:
- Neuvontalaitetta käytetään erikoistuneiden tehtävien ratkaisemiseen. Se voi toimia sekä väliaikaisesti että jatkuvasti.
- Attendant - käytetään suorittamaan määriteltyjä palveluita (esimerkiksi henkilöstöosasto).
- Henkilökohtainen - palvelevan laitteen alaluokka. Muodostetaan, kun assistentin tai sihteerin päällikkö palkkaa sen. Kaikilla jäsenillä on korkea muodollinen auktoriteetti.
Sen mukaisesti valtuudet, jotka voidaan siirtää mille tahansa laitteelle, jaetaan:
- Neuvonta - käyttää neuvonantajakonttoria, jonka oikeuksia rajoittavat ammatilliset suositukset.
- Pakolliset hyväksynnät - ulottuvat johtajien harkitsemaan päätöksiään yhdessä laitteen kanssa.
- Rinnakkais - käytetään tapauksissa, joissa laite voi kaataa johdon päätökset, käytetään estämään törkeitä rikkomuksia. Esimerkiksi rinnakkaisvaltuuksien käyttö on perusteltua ostettaessa suuria määriä, kun vaaditaan kaksi allekirjoitusta.
- Toiminnalliset - ovat korkeimmalla tasolla, voivat sekä sallia tietyt toiminnot että peruuttaa. Niiden käyttö on laajalle levinnyttä, etenkin työvoimanhallinnan ja kirjanpitomenetelmien kaltaisilla aloilla.
Lisälaitteiden käyttö helpottaa huomattavasti johtamisrakennetta yrityksissä, joissa on paljon työntekijöitä. Yrityksen kaikkien aiheiden tiiviin ja asianmukaisesti jäsennellyn vuorovaikutuksen ansiosta koko organisaation tehokkuus kasvaa. Tehokkaan johtamisen kannalta on otettava huomioon muut näkökohdat: valtuuksien delegoinnin periaatteet, vaatimukset, ominaisuudet, tyypit jne.
Delegoinnin käyttäminen on tärkeää jokaiselle esimiehelle.Se auttaa organisoimaan työprosessin osaavasti, jakaen selvästi kaikkien työntekijöiden oikeudet ja velvollisuudet. Esiintyjien työskentely on paljon helpompaa, kun he tietävät, mitä heiltä vaaditaan ja mitä tuloksia heidän tulisi saavuttaa. Lisäksi delegointi on tärkeä tekijä, jota käytetään parantamaan kunkin työntekijän tehokkuutta ja vapauttamaan ylimääräistä aikaa johtajalle strategisesti tärkeiden tehtävien ratkaisemiseksi, mikä vastaavasti johtaa tuottavuuden ja koko järjestelmän tuottavuuden kasvuun.