Kuinka järjestää asiat kansioihin? Miksi nimikkeistöä tarvitaan ja mitä tällä termillä yleensä hyväksytään? Kuinka tallentaa tiedostoja, kansioita ja miten voit organisoida dokumentaatiota yrityksessä? Toimistotyö on tällä hetkellä niin monimutkainen tehtävä, joka vaatii systemaattista lähestymistapaa ja suurta tarkkuutta. Asioiden nimikkeistön muodosta ja siitä, mihin se on tarkoitettu, tulisi tietää yrityksen sisäisestä työnkulusta vastaavien työntekijöiden lisäksi myös kaiken johdon henkilöstö, joka on kiinnostunut pitämään hallintaa organisaation työprosesseissa.
Yleinen terminologia
Kun otetaan huomioon tapausten nimikkeistö, on ensinnäkin huomattava, että tätä termiä käytetään sellaiseen systemaatiomenetelmään, johon sisältyy luettelon laatiminen yrityksessä ja laitoksessa aloitetuista tapauksista. Kummallekin varastointiajat on selvästi määritelty, samalla kun keskitytään sääntöihimme, jotka maamme nykyiset lait ovat voimaan tulleet.
Teoria ja päivittäinen elämä
Mikä on tapausten nimikkeistö käytännössä? Tämä on sellainen jakelujärjestelmä, joka auttaa ryhmittämään toteutetun dokumentoinnin ja siten luomaan tapauksia. Tätä varten yritys hyväksyi järjestelmän, luokituksen ja sovelsi sitä sitten käytännössä. Hakemistoindeksi otetaan myös käyttöön tapauksissa, asiakirjoissa. Sinun on määritettävä varastoinnin kesto ja määritettävä korttihakemiston malli, jota käytetään vertailumateriaalina ja jota käytetään dokumenttien etsimiseen täyttämättä jääneiden lukumäärästä. Vastatessaan kysymykseen siitä, mikä on tapausten nimikkeistö, on huomattava, että termiä käytetään sellaiseen kirjanpitoasiakirjaan, joka sääntelee toimistotyöstä vastaavien osastojen, arkistojen, toimintaa. Nimikkeistö täsmentää selvästi kaikki nämä tapaukset, varastoinnin kesto on kymmenen vuoden sisällä, ts. Ne, jotka kuuluvat väliaikaisen varastoinnin asiakirjojen lukumäärään.
Miksi sitä tarvitaan?
Kenen on tiedettävä, mikä on tapausten nimikkeistö, miten se toteutetaan käytännössä? Ensinnäkin nämä ovat henkilöitä, jotka vastaavat työnkulun järjestämisestä yrityksessä, sekä laitoksen johtajaa, oikeushenkilöä. Nimikkeistö auttaa löytämään tarvittavan asiakirjan nopeasti, jos laji tai sisältö tunnetaan. Tapausten nimikkeistön laatimisen ja toteuttamisen laatu määrittelee, kuinka nopeasti on mahdollista työskennellä dokumentoinnin kanssa laitoksen seinien sisällä. Nykyisin nimikkeistön saatavuus on todettu pakolliseksi kaikille oikeushenkilöille, olivatpa ne sitten laitoksia tai organisaatioita, yrityksiä.
Valtion tasolla on hyväksytty yhtenäinen valtion tullilaitos - tämä on järjestelmä, joka hahmottaa asiakirjojen ylläpidon säännöt. Sen liitteissä on tällä hetkellä merkityksellinen näyte tapausluettelosta. Lisäksi tällaiseen yhden valtion systemaattiseen tietolähteeseen on koottu kaikki säännökset, joita on ohjattava asioiden nimikkeistön kehittämisessä ja täytäntöönpanossa vuoden ajan laitoksessa tai yrityksessä.
Kysymysominaisuudet
Nykyään toimistotyössä nimikkeistö on monimutkainen käsite, joka sisältää useita dokumentaatiotyyppejä ja -ryhmiä. On tapana puhua tyypillisestä, likimääräisestä, erityisestä nimikkeistöstä.Henkilöt esitellään yleensä koko laitoksen ja erillisen rakenneyksikön tasolla.
Tyypillistä esimerkillistä nimikkeistöä vaaditaan yhdistämään luonteeltaan ja koostumukseltaan samanlainen dokumentaatio. Malli säätelee myös erityistä indeksointijärjestelmää, jota käytetään tietyssä toimistossa. Tällainen tapausluettelo on tarpeen soveltaa. Mutta likimääräinen on luonteeltaan neuvoa-antava, vaikka yleisesti ottaen on järkevää ja kätevää noudattaa sitä, koska se auttaa virtaviivaistamaan koko yrityksessä keräävien virallisten asiakirjojen määrää.
Järjestelmä tilauksen perustana
Kaikkien nykyaikaisten yritysten on järjestettävä nykyinen dokumentaatio, ja nimikkeistö edustaa tällaista luokitteluopasta, joka voi ratkaista organisaation ongelmat. Tämä on asiakirja, jossa kaikkien aloitettavien asioiden nimet on merkitty riviltä. Samanaikaisesti selvennetään kuinka kauan paperia on varastoitava. Kirjanpidon, henkilöstöpalveluiden ja yrityksen koko nimikkeistön on oltava sen johtajan hyväksymä.
Nimikkeistön käyttöönoton päätavoitteet
Tällainen virallinen paperi yksinkertaistaa sisäisen työnkulun systemaatiota. Itse asiassa se on sellainen suunnitelma, joka määrittelee selvästi, mitä algoritmeja tulisi käyttää suoritettujen asiakirjojen jakamiseen ja missä asioissa ne tulisi sijoittaa. Tämä muodostaa yrityksen arkistojärjestelmän ja helpottaa suuntaamista kertyneiden paperiresurssien kesken.
Samanaikaisesti henkilöstöasioiden, kirjanpidon ja yrityksen yleinen nimikkeistö sisältää selkeän aikajaksojen määritelmän suhteessa eri asiakirjaluokkiin. Jäsennelty järjestelmä määrittelee tarkalleen kuinka paljon aikaa asiakirjojen säilyttämiseen kulloisessakin tapauksessa. Luodessasi tapausta suoritetuilla asiakirjoilla sinun on heti otettava huomioon, kuinka kauan varastointiaika on. Tätä vaihetta kutsutaan ensisijaiseksi tutkimukseksi, joka mahdollistaa dokumentoinnin arvon tunnistamisen.
Hakemisto, järjestelmä ja perustiedot
Tapausten nimikkeistö ilmoittaa virallisesti, minkä järjestelmän perusteella tapaukset on indeksoitava. Nämä tiedot ovat merkityksellisiä rekisteröinnissä, koska nimikkeistön perustama hakemisto on osa rekisteröintinumeroa, joka on annettu jokaiselle yrityksessä olevalle erilliselle asiakirjalla. Nimikkeistö on informatiivinen viite, jonka avulla voit analysoida nopeasti tietyn oikeushenkilön rakenteelliset piirteet.
Dokumentaatiota käytetään, kun on tarpeen luoda tapausluettelo. Tällä on merkitystä arvopapereiden varastoinnille, jonka lain mukaan määräaika on yli kymmenen vuotta, mukaan lukien pysyvä varastointi. Tämä tekee tapausten nimikkeistöstä tärkeimmän kirjanpitoasiakirjan, jota käytetään yrityksen toimistotyöstä vastaavissa yksiköissä.
Kirjanpito ja jatkokehitys
Usein tapausten nimikkeistö on kätevin asiakirja, jonka avulla kirjanpitojärjestelmä otetaan käyttöön yrityksessä, ja jonka avulla voit hallita väliaikaisia asioita, toisin sanoen vuosikymmenen ajan varastoitavia.
Toinen tärkeä tapausten nimikkeistön tarkoitus on sen sovellettavuus viitekorttitiedoston muodostamisessa, joka on tarpeen asiaankuuluvien tietojen säilyttämiseksi suoritetuissa asiakirjoissa. Nimikkeistön muodostamisessa käytetystä luokitusjärjestelmästä tulee perusta perustaa tiedostokaappi, joka tarjoaa viitetiedot asiakirjavirrasta organisaation sisällä.
Miltä se näyttää?
Tapausten otannanimikkeistö voi näyttää seuraavalta.
Asiakirjoja laatiessaan on ilmoitettava yrityksen nimet, yksiköt, joille nimikkeistö on kirjoitettu, sekä nykyiset päivämäärät.
Tämä on tärkeää!
Joskus yrittäjälle näyttää siltä, että suhteellisen pienellä työnkululla nimikkeistön käyttöönotto on vain sotkua, liiallista ”paperityötä”, joka ei tuota todellisia etuja. Tämä lähestymistapa kysymykseen on kategorisesti väärä. Jokaiseen nykyaikaiseen yritykseen on tarpeen ottaa käyttöön oikea, sopiva, ottaen huomioon tietyn organisaation nimikkeistö. Asiakirjaa kehitettäessä on varmistettava, että se kattaa yrityksen työnkulun koko volyymin luomisvaiheet mukaan lukien. On välttämätöntä, että kaikki yrityksen toiminnan, prosessien ja toiminnan alat näkyvät nimikkeistössä.
Voit lukea yleisesti hyväksytyt vaatimukset tällaisen normatiivisen asiakirjan laatimiseksi valtion tasolla annetuissa säädöksissä. Tätä varten on omistettu yritysten arkistoille asetetut työsäännöt, yritysten asiakirjojen levitystä koskevat vakio-ohjeet. Vuonna 1988 kehitettiin valtion tukijärjestelmä, joka on edelleen ajankohtainen. Valtion tasolla säännöllisesti hyväksyttävät asiakirjat viimeistellään ottaen huomioon nykypäivän realiteetit, mukaan lukien elektronisten tietokoneiden käyttö, kun taas systemaation ja luokittelun perusteoriat ovat samat.
Tuotteen lomakkeet
Klassisessa versiossa tämä asiakirja on koottu taulukkona. Hakemistoista, luokituksista tulee perusta yrityksessä luotujen dokumentointirekisteröintiprosessien kautta, jotka etenevät siitä ulkoisille vastaanottajille ja hyväksytään käsittelemään ulkoisista lähteistä. Hyvin koottu nimikkeistö on kätevä työkalu muiden luokittelulaitteiden muodostamiseen, jotka välttämättä seuraavat minkä tahansa nykyaikaisen yrityksen toimistotyötä. Joten dokumentaation alustava tarkistaminen vaatii usein aiheiden, keskustelualueiden luokittelijan. Suoritetulle dokumentoinnille vaaditaan myös erityisiä luokittelijoita. Sähköistä järjestelmää käyttöönotettaessa on kehitettävä navigaattorit, esitykset, jotka heijastavat erilaisia rakenneyksiköitä ja esiintyjiä. Lisäksi tapausten nimikkeistön perusteella voit kehittää järjestelmän, jonka avulla voit järjestää erityisvalvonnan alaiset asiakirjat ja muut tyypit.
Nimikkeistö kuuluu suunnitteluasiakirjojen luokkaan. Siinä on suunnitteluun ehdotettujen tapausten otsikot, kirjanpito eri toimintasuunnissa, yrityksen taloudellinen toiminta. Yritykselle osoitetut toiminnot näkyvät nimikkeistöstä. Asiakirja valmistellaan seuraavalle vuodelle, joten siihen on tarpeen sisällyttää työnkulun käytettävissä olevien mahdollisuuksien ja tarpeiden lisäksi myös lähitulevaisuudessa suunnitellut. On toivottavaa, että nimikkeistöä laatiessaan olisi mahdollista melko tarkasti ennustaa asiakirjahallintajärjestelmän tarpeet yrityksessä seuraavalle viidelle vuodelle, vaikka tämä ei ole aina mahdollista nykyisissä vaikeissa taloudellisissa olosuhteissa, jotka pakottavat yritykset sopeutumaan.
Todellisuus ja suunnitelma
Käytännössä useimmiten tapausten nimikkeistöä pidetään kirjanpitoasiakirjana, mikä johtuu numeron, indeksin olemassaolosta jokaiselle luetellulle nimikkeelle. Vuoden tuloksia tiivistävä lopullinen nimikkeistörekisteri antaa meille mahdollisuuden päätellä kuluneen ajanjakson aikana aloitettujen tapausten lukumäärästä ja luokista. Voit myös laskea ilman erityisiä ponnisteluja ja kuluttamatta aikaa turhaan, viimeisen ajanjakson aikana aloitettujen tapausten lukumäärä ja määrät. Tämä antaa kvantitatiivisen kuvauksen dokumenttirahastosta, työnkulkujärjestelmästä. Tällaisen analyysin tarve syntyy sekä erillisen rakenneyksikön että koko organisaation puitteissa.
Kirjanpidossa käytettävää nimikkeistöä voidaan käyttää tiedostojen siirtämisessä arkistoon.Tämä pätee ensisijaisesti väliaikaiseen varastointiin tarkoitettuihin - enintään kymmenen vuoden ajan. Nimikkeistö tarjoaa myös kätevän perustan luettelon muodostamiselle, joka sisältää tapaukset, jotka on tarkoitettu varastoitavaksi jatkuvasti tai väliaikaisesti, jos ajanjakso ylittää kymmenen vuotta. Nimikkeistö on kätevä, kun muodostetaan luettelo tapauksista, joissa on yrityksen henkilöstöä koskevia asiakirjoja, samoin kuin säädöksistä, joilla vahvistetaan asiakirjojen tuhoaminen, sellaisten paperien jakaminen, joita ei tarvita tai joita ei voida säilyttää.
Tietyntyyppisten organisaatioiden erityispiirteet
Pakollinen toimenpide on nimikkeistön laatiminen kaikille valtion laitoksille. Tämän asiakirjan on oltava lähipiirin alaisissa alueellisissa oikeushenkilöissä. Tällainen pakollinen menettely johtuu organisaatioissa, laitoksissa tuotettujen asiakirjojen siirrosta säilyttämistä varten kunnan tai liittovaltion arkistoihin.
Jos puhumme yksityisestä organisaatiosta, niin myös nimikkeistön muodostaminen on välttämätöntä, mutta sitä koskevat vaatimukset ovat paljon tiukempia. Toisaalta asiakirja on myös monitoiminen - se ei riipu valtion osallistumisesta yhtiöön. Nimikkeistöä on suositeltavaa kehittää aikaan, kun oikeushenkilöä vasta luodaan. Yrityskaupan aikana sulautumisen yhteydessä on välttämätöntä muokata tällainen järjestelmä asiakirjavirtojen luokittelua varten, jos samalla muodostetaan uusi oikeushenkilö. Säännösten mukaan nimikkeistön kehittäminen on erittäin tärkeä tehtävä, ja sen kanssa on työskenneltävä jo ennen työnkulun sääntöjä kuvaavan ohjeen muodostamista.