Maksut Internetin kautta ovat jo pitkään yleisiä, mutta asiakirjojen vaihto, etenkin yksityishenkilöiden välillä, on edelleen paperimuodossa. Pätevä sähköinen allekirjoitus on suunniteltu ratkaisemaan tämä ongelma ja helpottamaan asiakirjojen vaihtoa. Oikeushenkilöt ovat työskennelleet EDS: n kanssa jo pitkään, yksittäiset yrittäjät käyttävät sitä tiedon siirtämiseen (esimerkiksi arvonlisävero, kun vuokrataan julkisia tiloja), kun taas yksityishenkilöt voivat käyttää allekirjoitustaan päästäkseen valtionpalveluiden verkkosivustoille. Kuinka saada parannettu pätevä sähköinen allekirjoitus ja mitä etuja se tarjoaa?
Mikä tämä on?
Hyväksytty sähköinen allekirjoitus on yksityiskohta, joka vahvistaa sähköisen asiakirjan totuuden ja siinä ei ole vääristymiä siitä hetkestä alkaen, kun allekirjoitus tosiasiallisesti asennettiin. Sen avulla voit myös määrittää asiakirjan omistajuuden. Tällaisia yksityiskohtia voidaan saada vain koodin, tiedon salauksen muuntamisen tuloksena.
Sähköisen allekirjoituksen varmenne on asiakirja, joka vahvistaa oikeuden omistaa sähköisen allekirjoituksen julkinen avain. Todistuksen voi hankkia vain CA: lta (varmennuskeskuksesta) tai heidän valtuutettujen edustajiensa toimistosta.
Varmenteen haltija on henkilö, joka on saanut nimensä sähköisen allekirjoituksen varmenteen. Jokaisella sertifikaatin omistajalla on kaksi avainta: julkinen ja yksityinen. Sähköisten allekirjoitusten todentaminen suoritetaan julkisella avaimella. Se puolestaan liittyy yksityiseen avaimeen, jonka kautta sähköinen allekirjoitus luodaan ja asiakirja allekirjoitetaan.
luokitus
Yksinkertainen sähköinen allekirjoitus, kuten nimestä käy ilmi, on EDS: n yksinkertaisin versio. Se käyttää myös salasanoja, koodeja tai muita keinoja, jotka vahvistavat omistajan allekirjoituksen muodostumisen.
Parannettu kvalifioimaton sähköinen allekirjoitus voidaan hankkia vain käyttämällä salaustekniikan muuntamista. Täällä ei voi tehdä ilman yksityistä allekirjoitusavainta. Tällaisen sähköisen allekirjoituksen avulla on mahdollista paitsi tunnistaa henkilö, joka allekirjoitti asiakirjan, myös tunnistaa allekirjoituksen jälkeen tehdyt muutokset.
Parannetulla pätevällä sähköisellä allekirjoituksella on kaikki merkit merkityksestä. Ainoa ero on, että sen todentamiseksi ja luomiseksi käytetään vakavampia salaussuojausmenetelmiä, niiden on oltava Venäjän FSB: n sertifioimia. Lisäksi on ero: pätevä sähköisen allekirjoituksen todistus voidaan antaa vain akkreditoinnin suorittaneessa varmennuskeskuksessa. Valtuutettujen viranomaisten luetteloa voi tarkastella valtion palveluiden verkkosivuilla.
vastaavuus
Liittovaltion laki nro 63 tunnustaa kaikilla yksinkertaisilla ja parannetuilla sähköisillä allekirjoituksilla allekirjoitetun asiakirjan, joka vastaa manuaalisesti allekirjoitettua paperia. Yhdessä piirteessä on kuitenkin se, että sähköistä asiakirjavaihtoa tekevien osapuolten välillä on allekirjoitettava sopimus.
Hyväksytty allekirjoitus on myös analoginen omalla kädellä tehdylle allekirjoitukselle, mutta se voi korvata organisaation sinetin. Sääntelyviranomaiset tunnustavat pätevällä digitaalisella allekirjoituksella allekirjoitettujen asiakirjojen lainvoiman. Niitä voidaan käyttää tuomioistuimessa.
Soveltamisala
Ensinnäkin, tämä on tietysti sähköinen asiakirjojen hallinta. Sähköiset allekirjoitukset auttavat perustamaan ulkoisen ja sisäisen asiakirjojenvaihdon kaikissa tapauksissa, joissa vaaditaan käsin kirjoitettu allekirjoitus.
Sisäinen asiakirjojen hallinta käyttää kvalifioimattomia ja päteviä sähköisiä allekirjoituksia sopimusten ja muiden organisaation sisäisiä prosesseja säätelevien asiakirjojen hyväksymiseen ja hyväksymiseen. Esimerkiksi, jos johtaja allekirjoittaa sopimuksen sähköisellä allekirjoituksella ja hänet siirretään toimeenpanoon.
Tärkein tekijä
Ulkopuolisessa asiakirjojen hallinnassa pätevän sähköisen allekirjoituksen läsnäolo on erittäin tärkeä edellytys, koska juuri hän on laillisen voiman takaaja. Muissa tapauksissa sääntelyviranomaiset eivät tunnusta sähköistä asiakirjaa alkuperäisenä, mikä tarkoittaa, että sillä ei ole mitään oikeusvoimaa eikä sitä voida käyttää oikeudellisissa menettelyissä. Lisäksi parannetulla pätevällä digitaalisella allekirjoituksella allekirjoitettu asiakirja voidaan tallentaa digitaaliseen arkistoon, kun taas sen laillisuus säilyy.
EDS: ää voidaan käyttää raportointiin sääntelyviranomaisille. Monet ovat jo arvioineet, kuinka nopeasti ja kätevästi sähköinen raportointi tapahtuu. Lisäksi jokainen organisaatio voi valita sopivimman tavan itselleen, olivatpa ne 1C-tuotteita, erillisiä ohjelmistoja vai FSS: n ja liittovaltion veropalvelun sivustoja. Sähköisen allekirjoitusavaimen pätevä varmenne on tällaisten toimien perusta, sen on myöntänyt valtuutettu tai akkreditoitu varmentaja. Mutta lähetystapa ei ole kriittinen.
Julkisten palvelujen vastaanottaminen
Kaikki Venäjän federaation kansalaiset voivat hankkia sähköisen allekirjoituksen käyttääkseen sitä julkisten palvelujen vastaanottamiseen, mutta sähköisen allekirjoituksen tarkistamista koskevaa varmennetta ei tässä tapauksessa vaadita: yksinkertaisimpaan, vaatimattomaan EDS: hen riittää, se sopii hyvin yksilön tarpeisiin. Sen avulla kuka tahansa kansalainen voi allekirjoittaa sähköisen hakemuksen, joka voidaan lähettää toimeenpanoviranomaiselle, jos tällainen asiakirjojen kulku on mahdollista.
Kuinka saada pätevä sähköinen allekirjoitus yksilölle? Helpoin tapa hankkia universaali elektroninen kortti, joka myönnetään 1.1.2013 alkaen ja jossa on sisäänrakennettu parannettu pätevä sähköinen allekirjoitus. Tällainen kortti on kansalaisen ainutlaatuinen tunnistustyökalu, jonka avulla on mahdollista maksaa, tilata ja vastaanottaa erilaisia julkisia palveluita Internetin kautta. Periaatteellaan kortti on suunniteltu korvaamaan monia asiakirjoja, kuten eläketodistus ja sairausvakuutus, yhdistämään ne sähköiseen lompakkoon, matkalippuun ja sähköiseen allekirjoitukseen.
ES: n käyttö
Parannettu pätevä sähköinen allekirjoitus sopii sekä sisäiseen että yritysten väliseen työnkulkuun. Sitä voi hankkia RF-viestintäministeriön akkreditoimassa varmentamisviranomaisessa. Se suojaa asiakirjaa muutoksilta, vahvistaa sen eheyden ja laativuuden.
Parannetut pätevyysvaatimukset voivat auttaa ratkaisemaan monenlaisia ongelmia. Sitä käytetään esimerkiksi ilmoittamiseen veroviranomaisille ja sähköisten asiakirjojen vaihtoon. Tällä varmenteen versiolla on suurin mahdollinen määrä toimintoja, mutta se ei tarkoita, että jokaisen organisaation olisi mukavampaa käyttää sitä. Ensinnäkin sertifikaatin hinta riippuu suoraan toimintojen lukumäärästä. Toiseksi, kun valitset vähemmän toiminnallista varmennetta, sinun on varmistettava, että käytettävissä olevat ominaisuudet tyydyttävät täysin organisaation tarpeet.
On myös tilanteita, joissa käytetyn varmenteen tyypin määrittelee asiakirjan vastaanottava osapuoli. Esimerkiksi jotkut asiakirjanhallintaoperaattorit hyväksyvät varmenteita vain varmennuskeskuksestaan, joten varmennetta valittaessa on myös varmistettava, että sen käytölle ei ole rajoituksia tarvittavassa tietojärjestelmässä.
Sähköisen asiakirjanvaihdon edut
Koska nyt kaikilla organisaatioilla ja yrityksillä on mahdollisuus järjestää oikeudellisesti sitovien sähköisten asiakirjojen vaihto, on syytä keskustella tämän prosessin eduista.
Ensinnäkin tämä on asiakirjojen toimitusnopeus. Riippumatta vastapuolen osoitteesta, asiakirjojen toimitusaika on kymmenen kertaa lyhyempi kuin tavallisten paperien. Sähköisten asiakirjojen käyttö vähentää myös paperikopioiden valmisteluun ja siirtoon liittyviä kustannuksia.
Taloudellisista eduista on vakavampia, koska sähköinen asiakirjojen hallinta merkitsee liiketoimintaprosessien huomattavaa kiihtymistä. Yksinkertaisin esimerkki tästä on tapahtumien nopea tekeminen ja aktivointi, minkä seurauksena saavutetaan suurempi kassavirta. Toisin sanoen, kun yritys on perustanut sähköisen asiakirjojen hallinnan, yritys pystyy kasvattamaan voittoa yksikköaikaa kohti.
automaatio
Hyväksytyn sähköisen allekirjoitusavaimen käyttö voi myös vähentää asiakirjojen käsittelyyn, lähettämiseen kuluvaa aikaa ja automatisoida tämän prosessin käytännössä. Lain mukaan lain mukaan oikeudellista vahinkoa vaativat kirjeet, laskut, konossementit, laskut, suoritetut työt, palvelutoimenpiteet, laskut, keskinäisten sovintojen sovittelutoimenpiteet, rahtikirjat voivat lain mukaan osallistua yritysten väliseen vaihtoon.
Sähköisen asiakirjojenvaihdon nopeuden ja luotettavuuden vuoksi yritykset eivät voi huolehtia yksinkertaisesta ja oikea-aikaisesta raportoinnista veroviranomaisille. Sen avulla voit myös säästää osan rahasta.
Tärkeitä tekijöitä
Yritysten välinen asiakirjojen kulku sähköisessä muodossa on järkevää vain, jos jokaisella asiakirjalla on laillinen vaikutus ja sitä voidaan käyttää tuomioistuimessa tai muissa oikeusasteissa. Jotta sähköiselle asiakirjalle annettaisiin juridinen merkitys, on välttämätöntä ratkaista joitain ongelmia. Ensinnäkin prosessi, jolla allekirjoitetaan ja lähetetään sähköinen asiakirja urakoitsijoille, ja toiseksi, pätevän sähköisen allekirjoituksen hyväksyminen ja todentaminen urakoitsijoilta saaduissa asiakirjoissa. Kolmanneksi, on välttämätöntä järjestää jo allekirjoitettujen asiakirjojen varastointi ja käsittely, arkistojen varastointi ja siinä tapahtuva navigointi. Neljänneksi on tärkeää varmistaa arkistovarastoissa olevien asiakirjojen laillisuuden säilyminen.
Yksinkertainen ratkaisu
Kahden ensimmäisen ongelman ratkaisemiseksi voit käyttää yritysten välistä vaihtoa, jota sähköiset asiakirjanhallintaoperaattorit hallinnoivat. Tällaisen palvelun valinnassa on otettava huomioon eräät tekijät, kuten operaattorille sopivien lisenssien saatavuus, kyky integroida vaihtopalvelu yrityksen tietojärjestelmään ja asiakirjojen veloittaminen.
Kaksi muuta tehtävää voidaan ratkaista käyttämällä sähköistä dokumenttienhallintajärjestelmää, jolla on jo kaikki tarvittavat toiminnot. Jos asiakirjojen alustava muodostuminen tapahtuu kirjanpitojärjestelmässä, voit integroida siihen elektronisen asiakirjahallintajärjestelmän.
Tällaisen järjestelmän puuttuessa nämä tehtävät voidaan osoittaa osittain vaihtopalvelun operaattorille.