Jotta yritys toimisi tehokkaasti, joukkueessa tulee hallita ystävällistä ja terveellistä ilmapiiriä. Ei aina ole, että yrityksen omistajalla on valta arvioida riittävästi jokaista työntekijää ja selvittää mistä henkilöstösuhteet johtuvat. Epämiellyttävien tilanteiden ratkaisemiseksi ja mahdollisten konfliktien poistamiseksi, tehottomien työntekijöiden päästämiseksi eroon ja henkilöstön taloudellisten kustannusten hallitsemiseksi on tarpeen järjestää organisaation henkilöstön täysimääräinen tarkastus.
Mistä puhut?
Mitä käsitteellä "tarkastus" ymmärretään yleisesti? Organisaation henkilöstö on tärkein resurssi, tärkeämpi kuin raha. Ja tilintarkastus on menetelmä, jolla määritetään kuinka tehokas henkilöstö on. Tarkastuksen aikana on mahdollista selvittää, kuinka hyvä henkilöstönhallintajärjestelmä on, sekä löytää menetelmiä optimointiin ja tehokkuuden parantamiseen. Tällaisen tapahtuman päätavoitteena on arvioida tuottavuutta kunkin työntekijän kannalta, mikä antaa meille mahdollisuuden laskea yleisesti kuinka hyödyllinen työntekijä on kannattavuuden kannalta.
Kun suoritetaan erikoistunut analyysi, on mahdollista suorittaa laskelmatarkastus henkilöstön kanssa palkkausta varten, arvioida järjestelmän tehokkuutta ja miten hallita suhteita organisaatiossa:
- taloudellinen;
- sosiaalisia;
- työvoimaa.
Henkilöstön tarkastusjärjestelmä on välttämätön suurelle henkilöstön vaihtuvuudelle yrityksessä, koska sen avulla voidaan tunnistaa ilmiön syy.
Analyysitehtävät
Henkilöstötarkastuksen suorittaville asiantuntijoille annetut päätehtävät ovat yleensä seuraavat:
- selvitetään, vastaavatko henkilöstöresurssit yrityksen kasvustrategiaa;
- tunnistetaan johdon rakenteen ja työprosessin yhdenmukaisuus valtion lain normien kanssa;
- arviointi työntekijöiden tehokkuudesta heidän tehtäviensä ratkaisemisessa;
- henkilöstön vuorovaikutusongelmien syiden tunnistaminen, tapojen löytäminen tilanteiden ratkaisemiseksi sekä kielteisten vaikutusten vähentäminen.
Kuinka tämä menee?
Henkilöstön tarkastus jaetaan yleensä:
- koulutus;
- tietojen keruu;
- tietojen analysointi;
- yhteenveto.
koulutus
Henkilöstön tarkastus ja valvonta alkaa sen määrittämisellä, mitä tavoitteita tapahtuma pyrkii. Tämän perusteella he valmistelevat asiakirjatukea ja asettavat määräaikoja. Valmisteluvaiheessa nimitetään projektipäälliköt, valitaan osallistujat ja luodaan suunnitelma, jonka mukaan tietoja kerätään ja analysoidaan. On myös päätettävä yhden tai toisen tyyppisen raportoinnin puolesta.
Työskentele tiedon kanssa
Tiedonkeruu sisältää aktiviteetteja valittujen työntekijöiden työnkulun seuraamiseksi. Samanaikaisesti asiantuntijat, jotka suorittavat henkilöstötutkimuksen dokumentaatiota, raportteja, tutkimuksia ja keräävät kyselylomakkeita, järjestävät haastattelut yrityksen työntekijöille. Tällaisen tutkimuksen aikana saadut tilastot esikäsitellään ja analysoidaan sitten perusteellisesti.
Tarkastustyön kolmas vaihe on kaikkien aiemmin kerättyjen tietojen käsittely. Saatujen tietojen perusteella muodostetaan:
- taulukko;
- grafiikka;
- kaavioita;
- järjestelmään.
Tällaiset tietojen esittämismenetelmät ovat selkeitä ja ymmärrettäviä, joten voit analysoida tilannetta nopeasti. Henkilöstöjohtamisjärjestelmän auditointi suoritetaan ottaen huomioon aiemmin valittu algoritmi tietojen analysoimiseksi sekä työntekijöiden tehokkuuden arvioimiseksi.Laskettuja indikaattoreita verrataan selvästi vastaaviin yrityksiin, tieteellisesti luotettavia standardeja.
Viimeinen vaihe
Viimeisessä vaiheessa itse työprosessin henkilöstön (työvoima, sen maksaminen) kanssa tehtyjen sovintoratkaisujen avulla voimme tehdä johtopäätöksiä. Tapahtumia järjestäneet asiantuntijat laativat suosituksia työprosessin tehostamiseksi. Tunnistettujen tilanteiden perusteella käy selväksi, kuinka henkilöstöresursseja voidaan optimoida ja niiden kustannuksia vähentää.
Mitä se antaa?
Miksi tarvitsemme tarkastusta? Henkilökunta on ehdottomasti varovainen tällaisten tapahtumien suhteen ja vakuuttaa itsensä etukäteen, että esimiehet haluavat vain ampua jonkun. Itse asiassa auditoinnin hyödyt ovat paljon suuremmat kuin maallikko voi kuvitella. Koska vahvistus on valmis, voit:
- arvioida tarvitaanko muita työntekijöitä;
- tarkista, onko yrityksellä henkilöstöä;
- tunnistaa johtamisrakenne;
- päättää, koulutetaanko työntekijöitä;
- ymmärtää, mitä johtamistyyliä käytetään;
- arvioida psykologinen, sosiaalinen ilmasto organisaatiossa;
- tunnistaa, mistä vastustus innovaatioille alkaa;
- ymmärtää, onko innovaatiopotentiaali suuri
- selvittää, mikä henkilöstön jakauma yrityksessä.
Jos laatutarkastus on suoritettu, henkilöstöstä ja johtajasta tulee yhtenäinen kokonaisuus. Tutkimuksessa tunnistetaan tuottamattomat vaaralliset työntekijät ja pyritään myös poistamaan konfliktitilanteet. Auditoinnin avulla voit luoda tällaisen motivoivan järjestelmän. Mikä soveltuu tietyn organisaation olosuhteisiin.
Tarkastuksen tasot
Henkilöstöjohtamisjärjestelmän tarkastus on jaettu kolmeen tasoon:
- sosiaaliset ja psykologiset;
- taloudellinen;
- organisatorinen ja tekninen.
Raha-asioissa kiinnitetään huomiota seuraaviin:
- yrityksen kilpailukyky arvioidakseen, mitkä yritykset vertaavat indikaattoreita alan keskiarvoon ja parhaimpiin;
- henkilöstöosaston tehokkuus, sen rooli työprosessin laadun parantamisessa;
- miten tarkastustoiminnan kustannukset ja niiden tulokset liittyvät toisiinsa.
Organisaation ja teknologian taso, johon sisältyy asiakirjojen tutkiminen, indikaattorien analysointi puhuakseen toiminnan laillisuudesta ja tehokkuudesta. Tässä suhteessa henkilöstön tarkastamiseen ja valvontaan kuuluu yksityiskohtainen analyysi:
- rutiinityöhön;
- tapaukset, joissa työntekijät eivät käyneet työpaikalla;
- valituksia;
- työpaikkavammat;
- työntekijöiden asenteet tehtäviin;
- työntekijöiden nautinnon taso;
- kehitysohjelmat.
Lopuksi sosiaalis-psykologinen - sellainen auditointi, joka sisältää yrityksen sisäisten suhteiden analysoinnin, joka antaa mahdollisuuden tunnistaa motivoivia tekijöitä. Samalla tehtävänä on selvittää, kuinka on mahdollista parantaa koko yrityksen toimintaa ja erityisesti jokaisen yksittäisen työntekijän toimintaa.
Tärkeitä ominaisuuksia
Johtajan on välittömästi ilmoitettava selkeästi kaikille työntekijöille, mihin tarkoitukseen tarkastus suunnitellaan. Henkilöstö on valmis tapaamaan vain, jos kukin työntekijä ymmärtää tapahtuman olevan hyödyllinen ja hyödyllinen hänelle. Erityisen koulutuksen tai seminaarin järjestäminen, jossa selitetään päätavoitteet, tarkastuksen hetket voivat olla paras ratkaisu ongelmaan ja hyvä aloitus viestintään kutsuneiden asiantuntijoiden ja pysyvän henkilöstön välillä.
Kun tarkistetaan yllä kuvattujen vaiheiden aikana saatuja indikaattoreita, niitä analysoidaan kokonaisuutena eli kokonaisvaltaisesti. Tämä lähestymistapa on tae siitä, että tulos heijastaa yrityksen dynamiikkaa.
Lisäksi tarkastus ei ole vain työntekijän tai yksikön toiminnan tehokkuuden tarkistaminen. Tapahtumien aikana analysoidaan organisaatiossa toteutettua henkilöstöhallintajärjestelmää. Tarkastajat kiinnittävät huomattavaa huomiota yritysjohtajiin sekä eri tasojen johtajiin.
Hallitsemme yritystä taitavasti
Yrityksen johtaminen on ennen kaikkea taitavaa henkilöstöhallintaa. Samanaikaisesti työ on jaettu kolmeen tasoon:
- lineaarinen;
- strategista;
- toimiva.
Tästä seuraa, että todentamisen tulisi myös noudattaa näitä tasoja. Mutta tarkastustulosten tulisi olla hyödyllisiä tulevan yrityksen pitkän aikavälin suunnittelussa. Jotkut päätelmät auttavat ymmärtämään, mitkä ovat tiettyjen työntekijöiden lyhytaikaiset tarpeet. Lopuksi auditoinnin avulla voit selvittää, tarvitaanko organisaatiossa enemmän johtajia.
Strateginen tarkastus on analyysi yrityksen vanhempien virkamiesten näkökulmasta. Samanaikaisesti asiantuntijat tutkivat yrityksen johtamiskäytäntöjä ja analysoivat henkilöstöpalvelun toimintaa. Tietojen hankkimiseksi on haastateltava koko johtoryhmä, tutkittava liiketoimintasuunnitelma, arvioitava henkilöstöpalvelun työtä. Tämä lähestymistapa antaa meille ymmärtää, kuinka tehdä yrityksestä kilpailukykyisempi tunnistamalla yrityksen vahvat, heikot piirteet, riskit ja potentiaalit.
Kilpailukyky tapa menestykseen
Tarkastuksen aikana on mahdollista parantaa yrityksen kilpailukykyä markkinoilla seuraavien toimenpiteiden ansiosta:
- rakenteellisten puutteiden poistaminen säilyttäen samalla henkilöstöpotentiaali siten, että yritys vahvistaa asemaansa poistamalla tarpeettomat, ei-toivotut elementit rakenteessaan. Pääsääntöisesti prosessiin sisältyy yrityksen uudelleenorganisointi, jossa jotkut yksiköt jätetään ulkopuolelle, työntekijät lopetetaan ja yrityksen strategia muuttuu;
- organisaation ainutlaatuisten piirteiden tunnistaminen, mikä tekee siitä houkuttelevan potentiaalisille työntekijöille ja asiakkaille.
Yleensä kilpailukyky määräytyy sen perusteella, kuinka tehokkaasti yritys käyttää kunkin työntekijän potentiaalia. Henkilöstön hallinta tapahtuu tunnettujen asiakirjahallintamekanismien lisäksi myös epäsuorasti:
- innovaatio;
- markkinointi;
- palvelua.
Muista, että mitä korkeampi yrityksen tuottavuus, sitä voimakkaammin jokainen työntekijä kunnioittaa yritystään.
Merkittäviä nuansseja
Yrityksen arvioimiseksi henkilöstömarkkinoilla käytetään seuraavia indikaattoreita:
- yrityksen henkilöstö;
- työntekijöiden tyytyväisyys.
Auditoinnin avulla voit arvioida yrityksen strategiaa operatiivisella tasolla, kun työn tulokset analysoidaan suoraan. Tilintarkastaja opiskelee:
- tavoitteen ja lopputuloksen korrelaatio;
- mahdollisuus parantaa, yksinkertaistaa työnkulkua;
- kyky saada sama tulos vähemmällä sijoituksella.
Tehokkaita menetelmiä käyttämällä on mahdollista kehittää henkilöresursseja, lisätä henkilöstöä ja parantaa tiedonhallintajärjestelmää. Kaikki henkilöstöpalveluun liittyvät prosessit tutkitaan suoraan ja epäsuorasti.
ominaisuudet
Yritystutkimuksessa:
- vastuullinen henkilö erottuu;
- tavoitteet on muotoiltu;
- tutkitaan politiikkaa, käytännön menetelmiä tavoitteiden saavuttamiseksi;
- HR-raportit analysoidaan;
- raportteja laaditaan suosituksin tilanteesta;
- yrityksen kehityssuunnitelma on laadittavana;
- analysoi havaittujen puutteiden korjaamisen seuraukset suunnitelmalla.
Ei niin yksinkertainen
Jokainen tarkastussuunta vaatii paljon aikaa ja vaivaa. Ulkoinen tarkastus on melko kallis ja sitä voivat käyttää vain yritykset, jotka ovat "turvallisesti jaloissaan". Samalla auditointi on tarpeen, jos halutaan lisätä tehokkuutta ja saavuttaa parempia tuloksia kuin olemassa olevat.
Monet aikamme suuret yritykset tuovat henkilöstöön asiantuntijoita, jotka osallistuvat organisaation sisäiseen tarkastukseen. Tämä käytäntö on osoittanut tehokkuuden hajautetulla henkilöstöpalvelulla ja alueellisten toimipisteiden läsnäololla.
Kun prosessi suoritetaan oikein, sisäinen tarkastus mahdollistaa yrityksen työn puutteiden oikea-aikaisen havaitsemisen ja toteuttaa toimenpiteet niiden korjaamiseksi.Tällaisen tarkastuksen periaatteet:
- asiantuntijoiden riippumattomuus;
- vastuu;
- osaamista.
Entä raha?
Kattavien toimenpiteiden avulla henkilöstön palkkajärjestelyjen tarkastaminen on pakollista. Huomiota kiinnitetään siihen, missä määrin yritys noudattaa työsuhteita säätelevien lakien, lakien ja lakien vaatimuksia. Varmennusasiantuntijat analysoivat, kuinka tarkasti ja oikein he laskevat:
- säilyttäminen;
- maksu;
- verovähennykset;
- palkanmaksut;
- sosiaalinen komponentti.
Henkilöstöjärjestelyjen tarkastus perustuu työsuhteita, siviili- ja verolakeja koskeviin säännöksiin.
Tietojen hankkimiseksi tarvitaan siirto-, rekrytointi-, lomautus-, primaari-, raportointi-, kirjanpitorekistereitä koskevat asiakirjat.
Mitä tarvitset?
Jos suunnittelet tarkastusta henkilöstön korvauksia koskevista sovintoratkaisuista, muista, että analyysi on mahdollista, kun läsnä on ensisijainen kirjanpito, jota varten käytetään yhtenäisiä lomakkeita.
Yrityksen johtajan on toimitettava asiakirjat:
- työmääräykset;
- T2-kortit;
- määräykset henkilöstön lähettämisestä lomalle muihin virkoihin;
- työsuhteen päättämistä koskevat asiakirjat.
Oikea tarkastus palkanlaskentahenkilöstön kanssa on mahdollista, jos todentamisasiantuntijalla on käytössään:
- palkkasumma;
- arkki tunneista;
- aikataulu;
- lausunnot T-49;
- henkilökohtainen tili.
Tarkastaja saa lisätietoja palapalkkion vahvistavista perusasiakirjoista ottaen huomioon myös kehitys.
Toimenpidekokonaisuus
Tarkastuksen aikana kiinnitetään huomiota seuraaviin rekistereihin:
- yhteenveto;
- 76. tilillä;
- lehdet numero 8, 10;
- tase;
- pääkirja.
Tarkastustarkastuksen aikana:
- lain noudattaminen;
- kirjanpito, maksujen valvonta kappaleiden tapauksessa;
- ajan hallinta;
- vähennyslaskelma;
- holvi maksua varten;
- Palkkaverot;
- talletettu palkka.
Tämä on tärkeää!
Yrityksen analyyttisessä kirjanpidossa otetaan huomioon kaikki henkilöt:
- luetteloissa;
- ei tullut heihin.
Ottaen huomioon:
- maksu;
- palkkio;
- hyödyt;
- muut;
- erilaisia vähennyksiä, mukaan lukien vero.
Tietoja tästä tallennetaan yleensä henkilökohtaiselle tilille, selvitys-, maksu- paperille. Tietojen tutkimista yksinkertaistaa sähköisessä muodossa oleva dokumentointi. On suositeltavaa ylläpitää erillisiä rekistereitä eri kohteille kuin edellä luetellut.
Tarkastaessaan palkattu asiantuntija tutkii, onko kirjanpito sellaisenaan, selvittää, kuinka kauan tietoja säilytetään, josta on mahdollista saada yrityksen vuotuinen kannattavuus, yrityksen työntekijöiden vuositulot.
Kokonaistuotot muodostuvat seuraavista syistä:
- suorat maksut;
- luontoissuoritukset;
- voitto tietyn ajanjakson tuloksista;
- hinnat matkayhtiöiden työntekijöille useilla alueilla;
- korvaukseton ravitsemus;
- kertaluonteiset maksut.
Erikoistuneisiin alueisiin kuuluvat:
- pohjoista leveyttä;
- heille rinnastetut alueet;
- Kaukoidän.
Tilintarkastaja tarkistaa laskelmat analysoimalla seuraavat organisaation sisäisestä työnkulusta johtuvat asiakirjat:
- lausunnot, maksut;
- ensisijainen dokumentointi;
- työntekijöiden henkilökohtaiset tilit.
Samanaikaisesti yrityksen tulokset ja yrityksen kunkin osaston tulokset varmennetaan. Sitten tilintarkastaja päättää, onko vähennykset tehty oikein ja maksetaanko palkat. Muista kiinnittää huomiota yhteen sosiaaliseen veroon. Tilanteen seuraamiseksi asiantuntija pyytää pääsyä veropohjaan. Vähennykset kattavat seuraavat alueet:
- eläketurva;
- sairausvakuutus;
- sosiaaliturva.
Työntekijöiden palkkojen oikeellisuutta analysoitaessa kiinnitetään huomiota 76. tilille, jonka mukaan on olemassa vuorovaikutus velkojien ja velallisten kanssa. Samanaikaisesti tilintarkastaja selvittää, mitä kortteja pidettiin ja kuinka ne täytettiin, samoin kuin kiinnitettiinkö huomiota talletettuihin summiin, miten ne myönnettiin työntekijöille.
On muistettava, että useille yrityksille ominaisia palkkojen laskennassa on useita yleisiä virheitä. Tilintarkastaja tarkastaa ehdottomasti jokaisen yrityksen sellaisen suhteen, joten yrityksen omistaja, joka valmistautuu tilintarkastukseen etukäteen, voi itse hallita tällaisia hetkiä. Nämä ovat seuraavat vakavat puutteet:
- työaikataulujen puute;
- vakiolomakkeiden puuttuminen ensisijaista maksudokumentaatiota varten;
- väärä verotusarvio;
- määrien virheellinen laskenta erityyppisille maksuille;
- työntekijöiden kokonaistulojen virheellinen laskenta (se ei yleensä sisällä palkkioita, lahjoja jne.).
Yhteenvetona
Henkilöstötarkastuksen ja työntekijöiden kanssa tehtävien sovintoratkaisujen avulla voimme laatia useita ehdotuksia työprosessin tehokkuuden parantamiseksi. Henkilöstön sisällä tämä ilmaistaan suosituksessa yrityksen uudelleenorganisoinnista, uusien motivaatiojärjestelmien käyttöönotosta tai muiden menetelmien soveltamisesta.
Palkanlaskennan osalta yleisin suositus on ottaa käyttöön automaattinen palkkalaskentajärjestelmä, joka sisältää vakiomuotoiset asiakirjat. Tämä yksinkertaistaa prosessia ja tekee siitä nopeamman käytännöllisesti katsoen eliminoimalla inhimillisen tekijän aiheuttaman virheen todennäköisyyden.