Myyntiosaston tarkastus: tavoitteet

Vaikka lännessä myyntiosaston tarkastus on melkein pakollinen tapahtuma jokaiselle yritykselle, monet venäläiset yrittäjät aliarvioivat sen arvon. Ja turhaan. Itse asiassa, jos siirrymme tilastoihin, voimme nähdä, että vain kymmenessä vuodessa kilpailutaso on lisääntynyt huomattavasti, ja voittoprosentti on päinvastoin laskenut (noin 70–80 prosentista 10–15 prosenttiin).

Myyntiosaston pätevä tarkastus antaa jo alkuvaiheessa selvittää, missä yrityksen Akilles-kantapää sijaitsee ja mitkä ongelmat haittaavat tuotteiden tehokasta markkinointia. Yksinkertaisesti sanottuna, tämä on testi, joka määrittää, kuinka tehokkaasti tämä rakenneyksikkö toimii ja kuinka sen suorituskykyä voidaan parantaa.

Milloin viettää

Tämä riippuu suurelta osin yrityksen koosta sekä sen markkinoiden erityispiirteistä, joilla se toimii. Asiantuntijat kuitenkin suosittelevat markkinoinnin ja myynnin tarkastuksen tekemistä vähintään kerran vuodessa. Varmentaminen on välttämätöntä tällaisissa tilanteissa:

• myynnin kasvu yrityksessä suunnitellun indikaattorin alapuolella;
• johtaja haluaa kasvattaa voittoja myynnin kasvun takia;
• kanta-asiakkaat poistuvat yrityksestä (tai vähentävät ostojen määrää);
• kilpailija ottaa korkeammat asemat ja valloittaa markkinat, jotka eivät ole vielä käytettävissäsi;
• laitoksella on "henkilöstön vaihtuvuus".

Jos tarkastus suoritetaan oikein, yritys pystyy saavuttamaan merkittävän myynnin kasvun ja kasvattamaan osaston tehokkuutta.

Keskeiset tehtävät

Ensimmäinen ehto tilintarkastuksen järjestämiselle on asettaa tavoitteet selvästi. On tarpeen selvittää, missä tarkalleen vaiheessa sopimukset yleensä rikkoutuvat, mitkä ovat henkilöstön vahvuudet ja heikkoudet, joiden kanssa asiakkaat ovat helpoimpia / vaikeimpia työskennellä. Lisäksi tutkitaan tekniikoita, joita työntekijät käyttävät kommunikoidessaan potentiaalisten ostajien kanssa. Miksi tätä tarvitaan:

• tunnistaa virheet, väärät laskelmat markkinointijärjestelmässä;
• ymmärtää, mitä muutoksia voidaan tehdä olemassa olevaan järjestelmään;
• tunnistaa myynnin kasvun pääsuunnat;
• tehdä myyntiprosessista avointa ja ymmärrettävää - sekä työntekijöille että johdolle;
• analysoi kustannusten ja tulojen suhdetta.

Tarkastuksen tulisi suorittaa riippumattomien ja kiinnostumattomien työntekijöiden. Suurissa yrityksissä tähän on erityisiä yksiköitä.

On tärkeää:

Mahdolliset tarkastukset Venäjän federaation yrityksissä tehdään liittovaltion tilintarkastusta koskevan lain "päivätty 12.30.08 nro 307" mukaisesti.

Mitä arvioida

Ei, ei vain ostoksien lukumäärä, kuten saatat ajatella. Eikä edes muuntokurssi. Tutustu Venäjän suurimman yrittäjäyhteisön Business Youth -myymälän perustamis- ja tarkastusprosessiin.

Kuten huomaat, tämän yksikön suorituskykyä arvioidaan 25 kriteerin mukaan. Jotkut ensi silmäyksellä vaikuttavat merkityksettömiltä, ​​mutta käytäntö osoittaa, että vain integroidun lähestymistavan avulla voimme saavuttaa myyntiosaston maksimaalisen tehokkuuden.

Auditoinnissa on kaksi päävaihetta - ulkoinen ja sisäinen tarkastus. Samalla he analysoivat sekä työntekijöiden itsensä työtä että heistä riippumattomia tekijöitä.

Ulkoinen tarkastus

Ensimmäinen askel on tutkia markkinoita, niiden kokoa ja kokoonpanoa sekä kilpailuympäristöä, jossa yritys toimii. Sillä ei ole väliä kuinka ammattimyyjät työskentelevät sinulle, jos kuluttajalla on mahdollisuus ostaa jotain paljon parempaa ja halvempaa. Oletko samaa mieltä? Sitten puhutaan siitä, mihin sinun on kiinnitettävä huomiota.

Markkinat

Arvioitaessa sekä olemassa olevia että potentiaalisia markkinoita on tarpeen määrittää niiden kapasiteetti ja rakenne, vastata seuraaviin kysymyksiin:

1. Mikä on tuotejakelumalli? Mistä ja miten potentiaaliset asiakkaat etsivät tietoa, tekevät ostoksia?
2. Mitkä ovat tärkeimmät kuluttajasegmentit? Mitkä ovat heidän ominaisuudet? Mitkä segmentit ovat avainasemassa (kenelle kohdistat)?
3. Mitkä ovat näiden markkinoiden näkymät? Kehityssuuntaukset? Onko se kehittymässä vai kaventumassa?

On tarpeen laskea yrityksen markkinaosuus tietyllä alueella tai maassa. Analyysi käyttää myös ääni-indikaattorin osuutta - prosenttiosuutta tietyn alueen markkinointikustannuksista kokonaiskustannusrakenteessa.

Keskeiset asiakkaat

Lähes jokaisella yrityksellä on niitä. Lisäksi avainasiakkaat eivät aina tuota eniten tuloja. Nämä voivat olla ostajia, jotka avaa pääsyn uudelle markkinasegmentille, auttavat luomaan tietyn maineen jne.

Suoritettaessa myyntiosaston tarkastusta on tärkeää ymmärtää, kuinka tehokkaasti yritys houkuttelee ja tekee yhteistyötä tämän tietyn kuluttajaryhmän kanssa.

Tätä varten on tarpeen jakaa kohderyhmä useisiin ryhmiin:

1. Keskeiset asiakkaat Ne, joiden kanssa on kannattavainta tehdä yhteistyötä - heidän on oltava yrityksen toiminnan keskipisteessä.
2. Näkökulmasta. Kiinnostunut työskentelemään kanssasi, ja siksi niitä pidetään kaupallisen toiminnan pääkohteena.
3. Tausta. Tähän luokkaan kuuluvat asiakkaat, joiden tilaukset voit suorittaa helposti ja ilman kustannuksia, mutta he eivät ota sinuun yhteyttä säännöllisesti ja toimitusten koko on pieni.
4. Muut. Nämä ovat asiakkaita, joista ei tule koskaan avainasiakkaitasi, koska heidän tuotteidensa tarve ei tyydy yrityksesi tarpeita.

Tarkastuksen aikana on tarpeen selvittää, mitkä kriteerit segmentointiin käytetään, mikä nykyisistä tai potentiaalisista ostajista vastaa ”ihanteellisen asiakkaan muotokuva”. Sinun tulisi myös laskea kunkin luokan voitotaso ja ymmärtää, minkä osan avainasiakkaiden tarpeista yritys tällä hetkellä tyydyttää.

kilpailijat

Jos tarkastelet esimerkkejä johtavien konsultointiyritysten myyntiosaston tarkastuksista, voit nähdä, että niillä on merkittävä rooli kilpailun analysoinnissa. Syy on yksinkertainen - se on muiden markkinoiden yritysten aktiivisuus, niiden määrä ja aktiivisuus määräävät usein yrityksen strategian.

Mitä sinun on selvitettävä tässä vaiheessa:

• tärkeimmät kilpailevat yritykset ja markkinajohtajat;
• mitä he tarjoavat (tavarat, palvelut, valikoima)
• kilpailun luonne (kova, heikko jne.);
• käytetyt markkinointistrategiat ja tuotteiden jakelukanavat.

Kaikki kilpailijasi voidaan jakaa neljään luokkaan.

Ensimmäinen tyyppi on suorat kilpailijat, jotka tekevät saman ja tarjoavat saman valikoiman tuotteita ja palveluita.

Toinen tyyppi on mielenkiintoisempi - heitä kutsutaan "budjetin kilpailijoiksi". Mitä tämä tarkoittaa? Oletetaan, että potentiaalinen asiakkaasi luulee syövänsä päivälliselle 700 ruplan sisällä. Ja täällä hänellä on vaihtoehtoja: tilata pizzaa, mennä sushibaariin tai ottaa päivittäistavaroita myymälästäsi ja keittää jotain kotona. Tässä tapauksessa useat yritykset "kilpailevat" oikeudesta paremmin ja paremmin tyydyttää sama tarve.

Kolmas kilpailijatyyppi on innovaattorit, jotka tarjoavat tavaroita ja palveluita, joita ei vielä ole markkinoilla ja jotka menevät "askeleen eteenpäin" muista.

Ja lopuksi, neljäs vaihtoehto on tilanne, jossa potentiaalinen asiakas voi tehdä itsellesi tarjoamasi. Esimerkiksi konsultointiyritykset, jotka tarjoavat tilintarkastuspalveluita myyntiosastolle, menettävät jatkuvasti osan tuloista, koska monet yrittäjät eivät halua maksaa enemmän ja uskovat tämän tehtävän työntekijöilleen.

Sisäinen tarkastus

Myyntiosaston sisäinen tarkastus voidaan suorittaa samanaikaisesti ulkoisen tai sen valmistumisen jälkeen. Tätä varten tarkastuksen suorittavien työntekijöiden tulisi olla esteettä pääsy kaikkiin yksikön raportointi- ja taloudellisiin asiakirjoihin.

Esimerkkejä myyntiosaston sisäisen tarkastuksen kysymyksistä, joihin on vastattava:

1. Kuka me olemme: johtajat, kokenein / tehokkain / halvin? (sinun on valittava vain yksi etu ja vastattava kahdesta tehtävästä - kuka olet nyt ja kenestä haluat tulla).
2. Mitä myymme: tuote, tuote + palvelu, tuote + palvelu + tiedot?
3. Miksi valita meidät? Mitä voimme tehdä niin, että seuraavan kerran he ottavat välittömästi yhteyttä meihin? On erittäin tärkeää saada hyvää palautetta spekuloinnin sijasta.
4. Missä ovat yrityksen pääkontaktikohteet kohdeyleisön kanssa (verkkosivusto, sähköpostitilauksen tilaaminen, kaupallinen tarjous, käyntikortit jne.)?

Sisäinen tarkastus koostuu myös useista tärkeistä vaiheista. Mitkä myyntiosaston näkökohdat tarvitsevat erityistä huomiota? Tätä ammatilliset tilintarkastajat sanovat tästä.

Myyntijohtamisen organisaatiojärjestelmä

On tärkeää selvittää, ovatko myynti- ja KPI-suunnitelmat (tulosindikaattorit) riittäviä ja yhdenmukaisia ​​yrityksen kokonaisstrategian kanssa. Analyysi ottaa huomioon nämä tekijät:

• olemassa oleva ja tarvittava määrä myyntihenkilöstöä;
• työntekijöiden pätevyystaso suhteessa tuotteisiisi ja / tai asiakkaasi liiketoimintaan;
• motivaatiojärjestelmä (aineelliset ja aineettomat kannustimet, arviointiperusteet);
• keskimääräinen koko ja tilauksen määrä;
• yrityksen maine potentiaalisten asiakkaiden keskuudessa;
• korrelaatio suunnitellun ja todellisen indikaattorin välillä.

Myyntiosaston QMS: n (laadunhallintajärjestelmä) sisäinen tarkastus suoritetaan. On arvioitava, kuinka yksikön työn organisointi vastaa keskeisiä periaatteita - asiakaslähtöisyys, henkilöstön osallistuminen, jatkuva parantaminen, tosiasioihin perustuva päätöksenteko jne.

Myyntiosaston tulisi olla eräänlainen yrityksen "sydän", jonka mielipide otetaan huomioon kehitettäessä strategioita ja toimintasuunnitelmia kaikille muille osastoille.

Kätevä tutkimusmenetelmä on SWOT-analyysi, jonka avulla voidaan kuvata yrityksen toimintaa, sen vahvuuksia ja heikkouksia, kykyjä.

Syyt asiakaskierrokseen

Miksi he lähtevät? Tämä on tärkein kysymys, johon on vastattava tässä lohkossa. Täällä on vaikeuksia, koska monet ostajat asettuvat heti puolustavaan asemaan eivätkä ole valmiita rakentavaan vuoropuheluun siitä, mikä heidät tarkalleen ajoi pois. Myynnin edustajat puolestaan ​​syyttävät usein hintoja kaikesta, mikä poistaa vastuun heiltä, ​​niin kuluttajalta kuin valmistajalta. On kuitenkin tärkeää "päästä pohjaan" todellisiin valituksiin ja syihin potentiaalisten asiakkaiden tyytymättömyyteen ja epäluottamukseen, ymmärtää missä vaiheessa sopimuksia rikotaan ja miksi.

Jakelujärjestelmä

Seuraava vaihe on analysoida myynnin maantiede ja rakenne, tärkeimmät myyntikanavat ja yhteistyökumppanit. Täällä on monia vaihtoehtoja suorasta toimituksesta monimutkaisiin monitasoisiin jakelujärjestelmiin. Yrityksesi erityispiirteistä riippuen sinun on määritettävä:

• jakelutasojen ja välittäjäyritysten lukumäärä, joiden kanssa työskentelet;
• kuinka nykyinen järjestelmä vastaa yrityksen päämääriä ja tavoitteita;
• mitkä välittäjät ja erityiset myyntipisteet tuovat sinulle eniten voittoa;
• miten kunkin osallistujan myyntimäärät ja voitot muuttuvat jakelijoiden määrän kasvaessa tai vähentyessä;
• Mikä on eri välittäjien (nykyisten ja potentiaalisten) markkinaosuus.

Usein tässä vaiheessa suoritetaan myös myyntiosaston organisaatiorakenteen kustannusanalyysi. Joka puolestaan ​​antaa sinun määrittää, kuinka paljon yritys maksaa työntekijöilleen enemmän tai liian vähän.

Pään työ

Jos tarkastelet melkein mitä tahansa esimerkkiä myyntiosaston tarkastuksen kirjoittamisesta, näet erittäin tärkeän seikan - analyysin johtajan työstä. Kokonaiskuvan näkemiseksi on tärkeää arvioida keskittämisaste ja raporttien vastaanottamismenetelmät.Tarkastuksessa otetaan huomioon sekä osaston työnhallinnan tehokkuus että valvonnan laatu.

Tässä vaiheessa tutkitaan työprosessia: miten johtajien toiminta suunnitellaan, miten he saavat tehtäviä, kuka valvoo toteutuksen laatua ja ehtoja, miten raporttitietokanta täytetään. Tämän testin tarkoituksena on varmistaa, että osaston johto asettaa selkeät ja todelliset tehtävät alaisille.

Palvelujärjestelmä ja henkilökunnan työ

Tutkimuksen viimeinen vaihe on itse asiassa arvio siitä, kuinka yrityksen työntekijät ovat vuorovaikutuksessa asiakkaiden kanssa. Valitettavasti monille yrittäjille "asiakaskeskeisyys" on edelleen vain sanasana yrityskeskusteluista. Tämä on kuitenkin hyvin todellinen ja jopa mitattavissa oleva käsite. Mitä tässä vaiheessa on tehtävä:

• tunnistaa asiakkaiden tarpeet ja odotukset;
• analysoida nykyisiä palvelun laatustandardeja ja ottaa käyttöön uusia (erityisten, mitattavissa olevien perusteiden mukaisesti);
• arvioi palautteen laatua (kysymysten ja valitusten lukumäärä, työntekijöiden vastausnopeus jne.).

On toivottavaa, että kaikki myyntiosaston työntekijät osallistuvat suoraan laatustandardien kehittämiseen ja parantamiseen. Lisäksi on tarpeen kuvailla ja toteuttaa myydyimpien kirjoitusohjelmat - toisin sanoen ymmärtää, kuinka toimivat ne, jotka onnistuvat tekemään suurimman määrän kannattavia liiketoimia.

Luo tarkistuslista ja ota huomioon

Mikä tahansa näyte myyntiosaston tarkastuksesta, kapeasta riippumatta, sisältää ns. Tarkistusluettelon myyntiosaston tarkastuksesta. Itse asiassa tämä on luettelo keskeisistä vaatimuksista ja parametreista, jotka määrittävät yrityksen tilan ja tämän rakenneyksikön suorituskyvyn. Se laaditaan ennen tarkastuksen alkua, ja tarkastuksen aikana komissio tekee asianmukaiset huomautukset - mikä on, mikä puuttuu, mitä on parannettava.

Mitä kohteita tarkistusluettelon tulisi sisältää?

Ensinnäkin se riippuu siitä, mitkä myyntijärjestelmän elementit analysoidaan. Esimerkiksi markkinointivaatimusten noudattamisen arvioimiseksi tärkeimmät kriteerit ovat:

• varastossa olevien tavaroiden seuranta;
• tuotteiden hintalappujen ja tuotteiden säilyvyyden vaatimustenmukaisuus;
• myyntiedustajien ja myynninedistäjien noudattamat normit ja palvelustandardit;
• POS-materiaalien (mainosliput, tarrat, voblerit jne.) olemassaolo.

Tarkastuksen tulokset voidaan myös esitellä raportin tai esityksen muodossa visuaalisin kaavioin ja taulukoin. Saadun tiedon perusteella yritys kehittää erityisiä ratkaisuja myyntiosaston tehokkuuden parantamiseksi.