Liiketoimintaprosessien tarkastus: milloin ja miten se suoritetaan? Liiketoimintaprosessit - esimerkkejä

Voidakseen selviytyä kovassa kilpailussa nykyaikaisen yrityksen on elintärkeää reagoida nopeasti markkinoiden muutoksiin ja hyödyntää käytettävissä olevia resursseja järkevästi. Ajan myötä tehokkuus kuitenkin heikkenee - osa toimista ja menettelyistä vanhenee, yksiköt alkavat monistaa toistensa tehtäviä. Siksi liiketoimintaprosessien oikea-aikainen tarkastaminen on niin tärkeää. Yrityksen heikkoudet tunteen johto voi ryhtyä asianmukaisiin toimenpiteisiin ja optimoida työn.

määritellä

Liiketoimintaprosessi on loogisesti kytkettyjen, toistuvasti toistuvien toimintojen ketju, jonka aikana organisaation resursseja käytetään objektin käsittelemiseen (virtuaalisesti tai fyysisesti). Toisin sanoen tämä on tietty segmentti yrityksen työstä, jolla on todellisia, mitattavissa olevia tuloksia.

Liiketoimintaprosessien sisäinen tarkastus on analyysi kaikenlaisista yritystoiminnoista: tuotannollisesta, kaupallisesta ja sosiaalisesta. Sen tehtävänä on selvittää kuinka tehokkaasti yrityksen päärakenteet ja tiedonsiirtokanavat toimivat.

Milloin viettää

1. Uusien asiakirjojen ja ohjeiden käyttöönoton jälkeen. Esimerkiksi, kun asennat muita ohjelmistoja. Tässä tapauksessa on parempi suorittaa tarkastus ei heti, mutta jonkin ajan kuluttua, mikä on välttämätöntä sisäänajoa ja testausta varten. Varmennuksen syvyys riippuu muutosten suuruudesta ja prosessin tärkeydestä yritykselle.

2. Suunniteltu tarkastus. Se suoritetaan vakiintuneen aikataulun mukaisesti, vähintään kerran kerta vuodessa.

3. Aikatauluton tarkastus. Se järjestetään ylimmän johdon tai tietystä liiketoimintaprosessista vastaavan johtajan pyynnöstä. Tällainen tarve voi syntyä, jos:

• tapahtui suuri toimintahäiriö;
• prosessiasiakkaiden (ulkoiset ja sisäiset) valitukset vastaanotetaan määräajoin;
• Prosessin parantamiseksi on ehdotuksia ja ideoita.

Yhteenvetona voidaan todeta, että liiketoimintaprosessien tarkastus on välttämätöntä kaikissa tapauksissa, kun yrityksessä tapahtuu muutoksia.

Liiketoimintaprosessien tyypit

Nykyaikaisessa johtamisen teoriassa prosessien jakaminen pää- ja apurahoihin on yleisesti hyväksytty. Ensimmäinen ryhmä sisältää kaiken, mikä antaa organisaation ansaita rahaa ja saavuttaa tietyt tavoitteet:

• tavaroiden tuotanto / palvelujen tarjoaminen;
• markkinointi ja myynti;
• logistiikka- ja toimituspalvelut;
• viestintä toimittajien ja välittäjien kanssa;
• verolaskenta;
• asiakastuki.

Tukea puolestaan ​​ovat prosessit, jotka varmistavat ytimen toteuttamisen, tarjoavat tarvittavat resurssit ja tiedot. Nämä ovat sisäisiä toimintoja, kuten henkilöstöhallinto, kirjanpito ja esineen turvallisuuden varmistaminen.

Liiketoimintaprosessit: esimerkkejä ja kuvaus

On tärkeää huomata, että jokaisella tietyllä yrityksellä on oma luettelo liiketoimintaprosesseista ottaen huomioon yrityksen koko ja toiminnan erityispiirteet.

Minkä tahansa PSU: n pääelementit ovat:

• syöttötiedot;
• resurssit (ihmiset, laitteet, infrastruktuuri, ohjelmistot);
• kriteerit (asiakasvaatimukset, standardit, lait);
• asiakirjat ja tietueet (maksut, hakemukset, tilaukset, kuitit, laskut);
• tulostetiedot (tuote, sen osa tai tarvittavat tiedot);
• tulosten mittaus (tarkastus, seuranta, analyysi).

Lisäksi jokaisella prosessilla on oltava nimetty omistaja, joka vastaa lopputuloksesta.

Katsotaan kuinka liiketoimintaprosessit voidaan kuvata. Otamme esimerkkejä kahdesta täysin erilaisesta alueesta niiden olemuksessa.

Ensimmäinen yritys myy franchising-palveluita.Hänen työssään asiakkaiden kanssa voidaan erottaa 4 pääliiketoimintaprosessia. Kukin niistä koostuu puolestaan ​​useista operaatioista.

1. pätevyys. Tehtävä: käsittele sovellus. Tässä vaiheessa voit luoda suppilon ja arvioida markkinoinnin tehokkuutta. Työntekijä käsittelee vastaanotetun hakemuksen ja siirtää sen tilaan "pätevä" tai "kieltäytyminen". Kaikki pätevät sovellukset kuuluvat välittömästi BP-2: een.
2. Myytävänä. Tehtävät: tehdä esitys, työskennellä väitteiden kanssa, saada vastaus ja siirtää projekti kuraattorille. Työn tehokkuuden parantamiseksi kehitetään työntekijöiden motivaatiojärjestelmää, suunnitelmaa ja myyntiennustetta. Tapahtumat tulevat automaattisesti BP-1: stä tai hallinnoija luo ne manuaalisesti. Kuraattorille siirron jälkeen projekti menee BP-3: lle.
3. käynnistää. Tehtävät: kuraattorin nimittäminen, työn aloittaminen ja raportin laatiminen. Tämä liiketoimintaprosessi tarjoaa vaiheittaisen franchising-julkaisun. Uusia toimintoja lisätään: asiakirjojen vahvistaminen, ilmoitukset asiakkaille, uusien työntekijöiden ja urakoitsijoiden houkutteleminen.
4. royalty. Tehtävä: ajoissa saadaksesi rahoituksen (Royalty). Välittömästi käynnistyksen jälkeen uusi liiketoimintaprosessi luodaan automaattisesti ja seuraavan maksun päivämäärä määritetään. Myös franchising-tuen suunnitelma on laadittavana.

Toinen esimerkki on täysjaksoinen mainostoimisto, joka tuottaa painotuotteita, ulkomainontaa, itseliimautuvia materiaaleja sekä hotellitarvikkeita. Tässä on 3 perusprosessia:

1. haku. On tarpeen löytää potentiaalisia asiakkaita, luoda yhteys ja järjestää kokous. Lisäksi sinun on selvitettävä mistä asiakas on kotoisin (tietokannasta, Internetistä tai muista lähteistä), suunnitellun kampanjan laajuus (tuhatta ruplaa) ja tarvittaessa syyt kieltäytymiseen.
2. Myytävänä. Pyynnöstä lähetetään kaupallinen ehdotus, sitten lasku toimitetaan. Maksutapa ilmoitetaan (100%, jälkimaksu, takuukirje). Sitten tilaus menee tuotantoon (BP-3). Lähetyksen ja palautteen vastaanottamisen jälkeen päätavoite on saada enimmäismäärä toistuvia myyntiä.
3. tuotanto. Saatuaan tilauksen tuotantopäällikkö vahvistaa määräajan (määräaika). Suoritetaan teknisiä toimenpiteitä - esipainatus, tulostus, jälkikäsittely. Jos asiakas on tyytyväinen tulokseen, projekti palaa BP-2: een, muuten se palaa prosessin alkuun tarkistamista varten.

Kätevin on kuvata yrityksen liiketoimintaprosessit kaavamaisessa muodossa, esittäen niiden väliset tärkeimmät yhteydet (esimerkiksi siirtyminen ensimmäisestä esityksestä myyntivaiheeseen). Voit myös antaa tietoja taulukomuodossa:

Asiakirjat

Tarkastus koostuu seuraavista keskeisistä tehtävistä:

1. Käyttäytymisjärjestys. Ylin johto on hyväksynyt tämän asiakirjan ja sisältää tietoja tarkastuksen syistä (suunnitellut / suunnittelemattomat), tavoitteista, tiloista, komission jäsenistä. Tarkastuspäällikkö nimitetään välittömästi, samoin kuin ohjelman kehittämistä ja hyväksymistä koskevat ehdot.

2. Tilintarkastajien työasiakirjat. Tämä sisältää kaikki huomautukset, jotka tarkastajat tekevät tarkastuksen aikana, sekä täytetyt kyselylomakkeet, tutkimustulokset, haastattelulomakkeet, testit jne. Lisäksi yritys varastoi säädöksiä, joissa määritellään vaatimukset työasiakirjoille. Niiden on sisällettävä:

• kokoamispäivä ja -paikka, tarkastajan nimi;
• lähteet ja menetelmät tiedon hankkimiseksi (haastattelut, havainnot, kyselylomakkeet);
• yksityiskohtainen kuvaus tutkituista liiketoimintaprosesseista;
• kaikkien aikaisempien tarkastusten tulokset.

Työasiakirjat täytetään sekä mielivaltaisesti että ennalta muodostetussa muodossa - esimerkiksi taulukoiden, kaavioiden, tekstin jne. Muodossa.

3. Tarkastussuunnitelma. Se sisältää useita pääosia: tiedon kerääminen ja tiivistäminen, perusteellisen analyysin, päätelmien tekeminen, ehdotusten ja suositusten laatiminen, raportin laatiminen ja tulosten esittäminen. Tarkastuksen alussa ilmoitetaan sen tarkoitus, kuvaus tutkituista liiketoimintaprosesseista sekä vaiheet ja tärkeimmät todentamistoiminnot. Jokaiselle vaiheelle on tarpeen määrittää keskeiset tehtävät, tietojen keräämis- ja analysointimenetelmät, määräajat, resurssit ja tuloksesta vastaavat.

4. Raportti. Tässä asiakirjassa esitetään yhteenveto tehdystä työstä, yksilöidään yrityksen vahvuudet ja heikkoudet. Ensimmäisessä osassa on yleisiä johtopäätöksiä, ja toisessa osassa on yksityiskohtaisia ​​tietoja käytettyihin resursseihin ja tuloksiin.

5. Tilintarkastajan selvitys. Näyttää tärkeimmät havainnot ja suositukset liiketoimintaprosessien optimoimiseksi.

osallistujaa

Organisaation monimutkaisuudesta, sen rakenteesta, työntekijöiden lukumäärästä ja liiketoiminnan erityispiirteistä riippuen, kuka suorittaa tarkastuksen. Harkitse vaadittavat osallistujat auditointiin.

1. Tarkastajan hyväksyjä ja henkilö. Pääsääntöisesti tämä on yksi yrityksen johtajista tai heidän varahenkilöstään.
2. Tarkastuskomissio. Pakolliset vaatimukset osallistujille - korkeakoulutus ja vähintään tietyn ajanjakson työkokemus.
3. Komission päällikkö. Tämä tehtävä on osoitettu yhden yrityksen riippumattomien osastojen työntekijöille (yksiköt, jotka ovat suoraan yrityksen omistajan alaisia ​​ja eivät osallistu pääliiketoimintaprosessiin - turvallisuuspalvelu, strateginen kehityspalvelu jne.). Joskus mukana on ulkopuolisia asiantuntijoita.
4. Tarkastetut henkilöt. He voivat olla mitä tahansa organisaation työntekijöitä, joilla on todentamiseen tarvittavat tiedot.

Hyvämaineisissa yrityksissä luodaan usein erityisiä palkkioita tilintarkastuksen valvomiseksi.

Järjestys

Liiketoimintaprosessien auditointi suoritetaan selkeästi määriteltyjen vaatimusten mukaisesti. Tutkitaan yrityksen tärkeimpiä suhdannevaihteita - toimitus, tuotanto, myynti, investoinnit (investoinnit nykyaikaistamiseen ja laajentamiseen) sekä johtaminen.

Vaihe 1: Yleisten kuvioiden opiskelu

Sisäinen tarkastus alkaa perustietojen keräämisellä yrityksen toiminnasta, sen rakenteesta ja yksiköiden toiminnasta. Periaatteessa se saadaan yrityksen asiakirjoista - strategisesta suunnitelmasta, johtamissäännöistä, tehtäväkuvauksista, koodeista jne. Kaikki tiedot syötetään raporttiin, joka osoittaa:

• organisaation rakenne;
• luettelo tärkeimmistä liiketoimintaprosesseista;
• kuvaus yksiköiden työstä: nimet, tehtävät, saapuvat ja lähtevät asiakirjat, toiminnan tulokset.

Usein raportoinnin jälkeen haastatellaan henkilöstöä. Tämän avulla voit havaita epätarkkuudet varhaisessa vaiheessa, nähdä ero asioiden todellisen tilan ja sen välillä, miten työntekijät itse edustavat organisaatiota.

Vaihe 2: Yksityiskohtainen liiketoimintaprosessianalyysi

Tässä vaiheessa on tarpeen kuvata yrityksen eri toimintojen järjestys ja piirteet. Mukavuussyistä laaditaan taulukoita, jotka kuvaavat kutakin liiketoimintaprosessia erikseen.

Lisäksi kootaan yksityiskohtaiset kaaviot ja toimintataulut, jotka heijastavat yrityksen organisaatiorakennetta, työohjeiden järjestystä, saman osaston ja eri osastojen työntekijöiden vuorovaikutusta. Koko menettely tulisi dokumentoida. Jos mahdollista, suositellaan audio- ja videotallenteiden järjestämistä.

Vaihe 3: Mallintaminen

Tämän vaiheen tarkoituksena on systematisoida tietoa yrityksestä ja sen prosesseista visuaalisesti graafisessa muodossa. Mallin tulisi näyttää liiketoimintaprosessien rakenne, niiden toteutuksen piirteet sekä työnkulun järjestys.

Ensin valmistellaan rakennemalli, joka näyttää osastojen vuorovaikutuksen, dokumentoinnin, liiketoimintaprosessien rakenteen (yleisistä ryhmistä yksityisiin tehtäviin). Lisäksi se osoittaa, kuinka tietoja, resursseja ja asiakirjoja siirretään tärkeimpien osallistujien välillä.

Valmis malli on yhdenmukainen organisaation arkkitehtien, johtavien ohjelmoijien ja asiantuntijoiden kanssa.

Tässä vaiheessa kehitetään yksityiskohtainen työnkulkujärjestelmä. Tätä varten jokaiselle asiakirjalle on annettu oma yksilöivä rekisteröintinumero / koodi. Yksinkertaistetussa muodossa se näyttää tältä:

Jos tarkastuksen aikana havaitaan poikkeamia, on syytä selvittää selvästi niiden syy. Se voi olla joko ulkoinen tai sisäinen, objektiivinen tai subjektiivinen (esimerkiksi alhainen työntekijöiden motivaatio).

Vaihe 4: Raportin valmistelu ja tulosten esittely

Saadun tiedon perusteella komission olisi kehitettävä suosituksia ja ehdotuksia prosessien parantamiseksi. Tässä tapauksessa on tarpeen vastata keskeisiin kysymyksiin:

• Mitä kielteisiä sivuvaikutuksia voin kohdata?
• Pitääkö minun päivittää kaikki asiakirjat?
• Kuinka kauan muutosten vaikutuksen näkeminen vie?

Seuraavaksi johtaja laatii raportin ja päätelmän sekä esityksen tuloksista. Siten liiketoimintaprosessien tarkastaminen antaa yrityksen omistajille mahdollisuuden oppia organisaation "heikkouksista" ja ongelmista. Samanaikaisesti otetaan huomioon kahden puolen näkökulma kerralla - tarkistaminen ja todentaminen.

Liiketoimintaprosessien parantaminen ja kehittäminen voivat sisältää toimenpiteitä työntekijöiden lisäkoulutukseksi, ohjelmistojen kehittämiseksi, ehdotuksia henkilöstön edistämiseksi ja henkilöstön muutokset.

Tarkastusmenetelmät ja tietolähteet

Yrityksen perustaminen ja mahdolliset merkittävät muutokset yrityksessä edellyttävät tarkimpien ja luotettavien tietojen käyttöä. Nämä ovat pääasiassa matemaattisia ennusteita, tietojen vertailua ja uudelleenlaskentaa. Tietolähteet ovat asiakirjoja:

• arviot, työn suorituslokit;
• asiakirjat tilausten tekemistä varten;
• toimitussopimukset;
• laskut;
• kortit tuotantokustannusten laskemiseksi;
• kartoituskortit;
• kirjanpitorekisterit;
• aineellisten resurssien saapumista ja myöntämistä koskevat raportit, varaston kirjanpitokortit;
• pankkitiliotteet, luotto- / pankkisaamiset jne.

On myös tarpeen kerätä tietoja prosessin indikaattoreista - paitsi tarkkoja arvoja, myös kuinka lasketut arvot lasketaan, mitä toimenpiteitä tehdään poikkeamien varalta. Nämä tiedot voidaan hankkia työn etenemisen seurannassa sekä työntekijöiden, asiakkaiden ja toimittajien haastatteluissa.

Keskeiset suoritusindikaattorit

Riippuen siitä, mihin tarkoitukseen liiketoimintaprosessien tarkastus suoritetaan, käytetään erilaisia ​​kriteerejä ja arviointimenetelmiä.

Tasapainotettua tuloskorttia käyttämällä voit heti nähdä, millä alueilla työongelmia esiintyy. Vaikein ajankohta tässä suhteessa on yrityksen perustaminen, jolloin indikaattoreihin ei ole mitään vertailua. Siksi monet nuoret yritykset osallistuvat tarkastukseen ulkopuolisten asiantuntijoiden avulla, jotka voivat arvioida mahdollisia riskejä kauan ennen kuin ne vakavasti häiritsevät yrityksen työtä.