Τα εσωτερικά έγγραφα της οργάνωσης περιλαμβάνουν τους ακόλουθους τύπους: οργανωτικά, γραφικά και διοικητικά.
Έγγραφα Οργανισμού
Απολύτως όλες οι δραστηριότητες των επιχειρήσεων και των επιχειρήσεων πρέπει να καταγράφονται. Για το σκοπό αυτό παρέχονται διάφοροι τύποι εγγράφων.
Με βάση την ισχύουσα νομοθεσία, όλα τα ιδρύματα, οι επιχειρήσεις και οι ιδιωτικές επιχειρήσεις λειτουργούν με βάση δημοσιευμένους χάρτες, κανονισμούς, πίνακες στελεχών και οδηγίες. Όλα αυτά τα έγγραφα αποτελούν μια υποομάδα εγγράφων που ονομάζεται οργανωτική. Όλα αυτά είναι απαραίτητα στοιχεία οποιασδήποτε επιχείρησης.
Έτσι, τα οργανωτικά έγγραφα της επιχείρησης μπορούν να ονομαστούν μια ομάδα τίτλων που διέπουν τις λειτουργίες, τα καθήκοντα και τη γενική δομή της επιχείρησης ή της εταιρείας. Ρυθμίζουν την οργάνωση των εργασιών, των καθηκόντων και των δικαιωμάτων του, καθώς και την ευθύνη των ειδικών και των ανώτερων στελεχών του. Αυτά είναι εσωτερικά κανονιστικά έγγραφα του οργανισμού.
Χάρτη
Χάρτης - μια νομική πράξη που διέπει τη σύσταση ενός οργανισμού, τις ικανότητές του, τις βασικές λειτουργίες, τις συνθήκες εργασίας και τα καθήκοντά του. Στην πραγματικότητα, πρόκειται για ένα σύνολο κανόνων που διέπει τις δραστηριότητες οποιουδήποτε οργανισμού, κοινωνίας ή πολιτών.
Κατά την ίδρυση μιας νομικής οντότητας, ο ναύλος πρέπει να εγκριθεί από μια ομάδα ιδρυτών του και πρέπει να καταχωρηθεί σύμφωνα με το νόμο. Αποτελεί το κύριο έγγραφο των δραστηριοτήτων των οργανισμών απολύτως κάθε νομικής μορφής ιδιοκτησίας και ρυθμίζει τις σχέσεις τους με άλλες οργανώσεις ή ιδιώτες και καθορίζει επίσης τις υποχρεώσεις και τα δικαιώματά τους στο πλαίσιο των δραστηριοτήτων. Ο Χάρτης αναφέρεται στα υποχρεωτικά εσωτερικά έγγραφα του οργανισμού.
Το περιεχόμενο της ναύλωσης πρέπει να συμμορφώνεται με τις απαιτήσεις του εφαρμοστέου δικαίου. Ο χάρτης πρέπει να περιλαμβάνει:
- το όνομα και τον τύπο της επιχείρησης ·
- ταχυδρομική του διεύθυνση.
- τον σκοπό και την κατεύθυνση της δραστηριότητας ·
- τη διαδικασία σχηματισμού εγκεκριμένου κεφαλαίου και διανομής κερδών ·
- άλλες πτυχές της δραστηριότητας.
Προβλέψεις
Οι διατάξεις περιλαμβάνουν κανονισμούς που καθορίζουν το σχηματισμό και την οργάνωση της επιχείρησης. Μπορούν να ρυθμίζουν το πεδίο των δραστηριοτήτων διαφόρων υπαλλήλων. Αλλά στην πράξη, κατά κανόνα, δημιουργούνται διατάξεις που διέπουν το γενικό σύνολο των εργασιακών σχέσεων.
Ο συνηθέστερος τύπος διάταξης είναι ένα έγγραφο που διέπει τις γενικές δραστηριότητες ενός οργανισμού ή τις δραστηριότητες της δομικής μονάδας του ειδικότερα. Εάν η διάταξη ισχύει για τον οργανισμό ως σύνολο, τότε καθορίζει την κατάσταση της επιχείρησης, τις αρμοδιότητές της, καθώς και τις διαδικασίες εκκαθάρισης και αναδιοργάνωσης. Οι διατάξεις σχετικά με τις δομικές μονάδες ορίζουν τη διαδικασία οριοθέτησης των λειτουργιών τους. Ποιες είναι οι αποχρώσεις αυτών των εσωτερικών εγγράφων του οργανισμού;
Όλες οι διατάξεις έχουν ενιαία μορφή και συντάσσονται με τη γενική μορφή της επιχείρησης. Χωρίς αποτυχία, πρέπει να περιέχουν πληροφορίες σχετικά με το όνομα της επιχείρησης ή της μονάδας, την ημερομηνία και τη σφραγίδα της έγκρισης. Το κείμενο της ίδιας της διάταξης περιλαμβάνει στόχους, στόχους, λειτουργίες, δικαιώματα και υποχρεώσεις, γενικές διατάξεις και ηγεσία.
Οι διατάξεις πρέπει να εγκριθούν από τον διευθυντή, επικυρωμένο από δικηγόρο και υπογεγραμμένο απευθείας από εκείνους που τις ανέπτυξαν. Αυτοί μπορεί να είναι αναπληρωτές ή επικεφαλής δομικών μονάδων.
Στελέχωση και στελέχωση
Το έγγραφο, καθορίζοντας το όνομα των μονάδων, τις διαθέσιμες θέσεις και τον αριθμό μονάδων στην κατάσταση, ονομάζεται ονομαστικός αριθμός. Όπως και οι κανονισμοί, το επίπεδο στελέχωσης είναι ενιαίο στο σύστημα της οργανωτικής και διοικητικής τεκμηρίωσης. Θα πρέπει επίσης να εκδίδεται με κοινή μορφή. Ο αριθμός των εργαζομένων έχει θεώρηση του επικεφαλής λογιστή της επιχείρησης, ο επιθεωρητής του τμήματος προσωπικού, απευθείας ο επικεφαλής και πρέπει να πιστοποιηθεί με σφραγίδα.
Άλλα εσωτερικά και εξωτερικά έγγραφα του οργανισμού θα εξεταστούν παρακάτω.
Το έγγραφο που εξασφαλίζει τη θέση και τον αριθμό των εργαζομένων στην επιχείρηση, καθώς και την μισθοδοσία, ονομάζεται πίνακα προσωπικού. Η μορφή του εγγράφου έχει το ενοποιημένο όνομα Τ-3 και είναι ένας πίνακας που περιέχει τα ονόματα των θέσεων, των τιμολογίων, των μισθών, των επιδομάτων και άλλων πληροφοριών. Η προετοιμασία και η έγκριση του προσωπικού είναι ευθύνη του επικεφαλής λογιστή της επιχείρησης.
Ποια άλλα εσωτερικά έγγραφα της οργάνωσης υπάρχουν;
Περιγραφές θέσεων εργασίας
Πρόκειται για κανονιστικές πράξεις που καθορίζουν τα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις των εργαζομένων του οργανισμού, το πεδίο των δραστηριοτήτων τους, το πεδίο ευθύνης. Ασκούν μια ιδιαίτερη θέση στη δομή των εσωτερικών εγγράφων της επιχείρησης. Με βάση τις περιγραφές θέσεων εργασίας αναπτύσσεται και ολοκληρώνεται μια σύμβαση με έναν υπάλληλο. Έτσι, το συμβόλαιο εργασίας και ο πίνακας προσωπικού χρησιμοποιούνται για την επίλυση της σύγκρουσης μεταξύ του εργαζομένου και του εργοδότη σε περίπτωση εμφάνισής του.
Η ανάπτυξη της θέσης εργασίας είναι ευθύνη του επιθεωρητή του τμήματος προσωπικού, κατόπιν συντονίζεται με τη νομική υπηρεσία και επικυρώνεται από τον επικεφαλής. Οποιαδήποτε αλλαγή της σημασίας του υλικού πρέπει να γίνει με βάση εντολή του διευθυντή. Αυτό απαιτείται από τα εσωτερικά ρυθμιστικά έγγραφα του οργανισμού.
Συνθήκες
Η σύμβαση είναι ένα πολυλειτουργικό έγγραφο. Ρυθμίζει κάθε σχέση μεταξύ οικονομικών οντοτήτων. Η σύμβαση μπορεί να εκτελεστεί κατά την αγορά ή μίσθωση χώρων, την εγγύηση ή την τιμολόγηση, την πώληση αγαθών ή υπηρεσιών, την πρόσληψη υπαλλήλων ή εργολάβων ή τη συμμετοχή εξωτερικών οργανισμών. Είναι, κατά κανόνα, το κύριο έγγραφο που ρυθμίζει διάφορες οικονομικές σχέσεις μεταξύ κατηγοριών πολιτών και νομικών προσώπων.
Το κύριο μέρος της σύμβασης είναι οι διατάξεις σχετικά με τα αμοιβαία δικαιώματα και υποχρεώσεις των μερών, τη διαδικασία και τους όρους διακανονισμού, πλήρη στοιχεία. Η οργάνωση της εργασίας με εσωτερικά έγγραφα βρίσκεται στον επικεφαλής της επιχείρησης.
Έγγραφα υπηρεσιών
Έγγραφα υπηρεσιών - επίσημα έγγραφα που χρησιμοποιούνται στις τρέχουσες οργανωτικές δραστηριότητες της επιχείρησης. Οι κύριοι τύποι επίσημης τεκμηρίωσης είναι πράξεις, πρωτόκολλα, επίσημα σημειώματα και πιστοποιητικά.
Πράξεις
Αυτά είναι εσωτερικά έγγραφα που αντικατοπτρίζουν ορισμένα γεγονότα ή γεγονότα και τα οποία συγκεντρώνουν περισσότερα άτομα.
Τα έγγραφα αυτά καταρτίζονται σε διάφορες καταστάσεις, επομένως, έχουν τεράστιες ποικιλίες: πρόκειται για πράξεις αποδοχής και μεταφοράς, πράξεις διαγραφής, εμπορικές πράξεις. Πρέπει να συντάσσεται από μόνιμο ή διορισμένο από τον επικεφαλής της επιτροπής. Καταρτισμένες με τη γενική μορφή της επιχείρησης (αν είναι εσωτερικές), πρέπει να έχουν πληροφορίες για τον οργανισμό (αν είναι εξωτερικές).
Οι πράξεις αποτελούνται από δύο μέρη. Στην πρώτη έχουν πληροφορίες για το θέμα και τη βάση της σύνταξης, μέλη της επιτροπής. Το δεύτερο περιέχει άμεσες πληροφορίες σχετικά με τις εργασίες της Επιτροπής και τα αποτελέσματά της.
Υπογράφηκε από όλα τα μέλη της επιτροπής. Αν η πράξη φέρει οποιαδήποτε υλική ή οικονομική επιβάρυνση, πρέπει να εγκριθεί από το κεφάλι και να πιστοποιηθεί με σφραγίδα. 
Εάν η πράξη επηρεάζει τις δραστηριότητες άλλων διαρθρωτικών μονάδων ή υπαλλήλων, οι τελευταίοι θα πρέπει να είναι εξοικειωμένοι με αυτήν.Τα οργανωτικά εσωτερικά κανονιστικά έγγραφα ζητούνται συχνά από τους φορείς ελέγχου.
Οι πράξεις που σχετίζονται με σημαντικά θέματα στις δραστηριότητες του οργανισμού (αναδιοργάνωση, επαλήθευση, έλεγχος) θα πρέπει να διατηρούνται σε συνεχή βάση. Λιγότερο σημαντικό θα πρέπει να φυλάσσεται για πέντε χρόνια.
Πρωτόκολλα
Καταγράφουν την πορεία των συναντήσεων και των συνεδριάσεων, τα θέματα που συζητούνται σε αυτά και τις αποφάσεις που λαμβάνονται. Πρέπει να ακολουθείται η οργάνωση εσωτερικών εγγράφων.
Κατά κανόνα, τα πρακτικά των συνεδριάσεων και συνεδριάσεων τηρούνται από τον γραμματέα με τη λήψη σημειώσεων ή στενογραφίας. Περιλαμβάνει τις βασικές διατριβές των ομιλητών με εκθέσεις, σχέδια αποφάσεων επί των ζητημάτων που τέθηκαν. Καταρτίζεται στο γενικό επιστολόχαρτο της επιχείρησης, αναφέροντας το όνομα της καταγεγραμμένης εκδήλωσης, την ημερομηνία της κατοχής της, τον κατάλογο των συμμετεχόντων και έναν αύξοντα αριθμό.
Το πρωτόκολλο αποτελείται από ένα εισαγωγικό μέρος (αναγράφονται ο πρόεδρος, ο γραμματέας και οι παρόντες υπάλληλοι, καθώς και η ημερήσια διάταξη) και το κύριο μέρος (περιλαμβάνει τμήματα που αντιστοιχούν στην ημερήσια διάταξη, περιγραφές ομιλιών και απόφαση - απόφαση).
Ο κατάλογος εσωτερικών εγγράφων της οργάνωσης περιλαμβάνει επίσης πράξεις βλάβης της ιδιοκτησίας, ελλείψεις, ζημιές ή παραβιάσεις κατά τη μεταφορά. Αυτά πρέπει να είναι γραμμένα σε επιστολόχαρτο χωρίς διορθώσεις ή στυπώματα. 
Αναφορά, υπηρεσία, επεξηγηματικές σημειώσεις
Η υπηρεσία και τα σημειώματα είναι έγγραφα που απευθύνονται στον επικεφαλής της επιχείρησης ή σε οποιαδήποτε μονάδα (σε σπάνιες περιπτώσεις, σε ανώτερη αρχή). Περιέχουν πληροφορίες σχετικά με οποιοδήποτε θέμα σχετίζεται με τις δραστηριότητες της επιχείρησης ή των υπαλλήλων, προτάσεις ή συμπεράσματα.
Ένα σημείωμα είναι ένα στοιχείο εσωτερικής αλληλογραφίας. Συντάσσεται εάν η ερώτηση μεταξύ των μονάδων δεν μπορεί να επιλυθεί προφορικά. Εάν είναι απαραίτητο, επικυρώνεται από το κεφάλι. Μπορεί να γίνει τόσο χειρόγραφο όσο και σε έντυπη μορφή.
Το υπόμνημα θα πρέπει να έχει τίτλο και το κύριο κείμενο, αποκαλύπτοντας την ουσία της εκδήλωσης, η οποία χρησίμευσε ως λόγος για τη σύνταξη της, καθώς και συμπεράσματα και προτάσεις. Η ημερομηνία είναι η ημερομηνία της σύνταξης. Πρέπει να υπογράφεται από τον συντάκτη και, στην περίπτωση παραπομπής σε ανώτερες αρχές, επίσης από τον επικεφαλής του οργανισμού.
Τα σημειώματα που σχετίζονται με τις δραστηριότητες της επιχείρησης και αποστέλλονται σε ανώτερες αρχές διατηρούνται μόνιμα και τα έγγραφα εσωτερικού ελέγχου του οργανισμού φυλάσσονται επί πέντε έτη.
Οι επεξηγηματικές σημειώσεις καταρτίζονται υπό οποιαδήποτε μορφή και περιέχουν πληροφορίες για τις εργασιακές σχέσεις. Κατά κανόνα, περιέχουν πληροφορίες σχετικά με τους λόγους που οδήγησαν σε τυχόν παραβιάσεις. Ανάλογα με τη σημασία των αποθηκευμένων από ένα έτος σε πέντε χρόνια.
Αναφορές
Αυτά είναι εσωτερικά έγγραφα που περιγράφουν και επιβεβαιώνουν γεγονότα και γεγονότα. Τα πιο συχνά χρησιμοποιούμενα πιστοποιητικά στην εταιρεία είναι πιστοποιητικά αποδοχών και επιβεβαιώνουν το γεγονός της εργασίας του εργαζομένου στην εταιρεία. Κατόπιν αιτήσεώς του, ο οργανισμός είναι υποχρεωμένος να του εκδώσει παρόμοιο πιστοποιητικό.
Συχνά, η εταιρεία χρησιμοποιεί τυποποιημένα έντυπα έρευνας για να επισπεύσει τη διαδικασία της προετοιμασίας και της επακόλουθης έκδοσής τους.
Το πιστοποιητικό πρέπει να περιέχει πληροφορίες σχετικά με τον υπάλληλο στον οποίο παρέχεται, τη θέση και τον μισθό του. Υποχρεωτική πρέπει να έχει ημερομηνία σύνταξης, υπογραφές διευθυντών, σφραγίδες της επιχείρησης.
Ένας ξεχωριστός τύπος αναφοράς είναι μια αναφορά σε βιομηχανικά θέματα, η οποία μπορεί να παρασχεθεί κατόπιν αιτήματος της διοίκησης. Αυτά αποτελούνται από δύο αντίτυπα: το ένα παραδίδεται στον παραλήπτη, το δεύτερο επισυνάπτεται στην υπόθεση.
Η λογιστική για τα εσωτερικά έγγραφα του οργανισμού πρέπει να είναι αυστηρή.
Οργανωτικά έγγραφα
Διακρίνονται τα ακόλουθα είδη διοικητικών εγγράφων:
- Παραγγελία. Δημοσιεύεται από τη διοίκηση του οργανισμού για την επίλυση προβλημάτων παραγωγής. Υπάρχουν εντολές για θέματα παραγωγής και παραγγελίες προσωπικού.Το πρώτο περιλαμβάνει παραγγελίες σε σχέση με τη χρηματοδότηση, την προμήθεια, την πώληση αγαθών ή υπηρεσιών, τη διανομή πόρων. Το δεύτερο - για την πρόσληψη ή την απόλυση, για διακοπές ή απόσπαση ενός εργαζομένου. Πρέπει να υπογράφεται από το επικεφαλής και να επισημαίνεται στα πρόσωπα των οποίων οι δραστηριότητες επηρεάζουν.
- Αποφάσεις και εντολές. Πράξεις που εκδίδονται με στόχο την ταχεία επίλυση ζητημάτων που προκύπτουν από την παραγωγή. Κυρίως έχουν μεθοδολογικό και ενημερωτικό χαρακτήρα. Οι αποφάσεις και οι εντολές εκτελούνται με τον ίδιο τρόπο με τις εντολές και εκδίδονται σε μία από τις ακόλουθες περιπτώσεις: εάν είναι απαραίτητο, η κατανομή των ευθυνών ή ο καθορισμός του χρονοδιαγράμματος μιας συγκεκριμένης εργασίας. κατά τον καθορισμό της διαδικασίας χρήσης οχημάτων και ούτω καθεξής. Οι διαταγές κατά κανόνα συνίστανται στο διοικητικό μέρος και στο τμήμα ελέγχου · έχουν ως ξεχωριστή ρήτρα τον διορισμό του ελεγκτικού οργάνου υπό μορφή υποδιαιρέσεως ή υπαλλήλου. Υπογράφεται από τον σκηνοθέτη, αριθμημένο εντός του ημερολογιακού έτους. Αν αφορούν τις κύριες δραστηριότητες της επιχείρησης, αποθηκεύονται μόνιμα, για οικονομικά και διοικητικά θέματα - πέντε έτη.
Εσωτερικά έγγραφα πιστωτικού ιδρύματος
Συνήθως, οι πιστωτικοί οργανισμοί αναπτύσσουν και εγκρίνουν διάφορα έγγραφα που ρυθμίζουν τις δραστηριότητες των τμημάτων και των υπαλλήλων τους. Πρόκειται για έγγραφα σχετικά με τραπεζικές συναλλαγές και άλλες συναλλαγές (ορισμένοι τύποι κανόνων, διαδικασιών, κανονισμών, παραγγελιών, αποφάσεων, παραγγελιών, μεθόδων, περιγραφών θέσεων εργασίας και άλλων εγγράφων σε μορφές αποδεκτές από τη διεθνή τραπεζική πρακτική).