Οι εταιρείες πρέπει να λαμβάνουν υπόψη πόσο χρόνο όλοι οι εργαζόμενοι της επιχείρησης λειτουργούν πραγματικά κατά τη διάρκεια της ημέρας ή της μετατόπισης. Αυτό απαιτεί τη διατήρηση ενός φύλλου χρόνου για τους υπαλλήλους. Το παρόν έγγραφο ετοιμάζεται σε ειδική μορφή. Κάθε εταιρία και μεμονωμένος επιχειρηματίας πρέπει να συμπληρώσει αυτή την τεκμηρίωση. Για να γίνει αυτό, πρέπει να χρησιμοποιηθούν τα έντυπα εγγραφής T-12 και T-13 που έχει καταρτίσει η Επιτροπή Στατιστικής του Κράτους. Η συμπλήρωση του δελτίου χρόνου είναι αρκετά απλή, αλλά γι 'αυτό πρέπει να ληφθούν υπόψη ορισμένοι κανόνες και απαιτήσεις, ώστε η έκθεση να είναι σωστή. Από το περιεχόμενό της εξαρτάται από τον σωστό υπολογισμό του μισθού των εργαζομένων.
Έννοια εγγράφου
Η ειδική μορφή της κάρτας έκθεσης εγκρίθηκε το 2004 από το Goskomstat. Η διαχείριση των ωρών εργασίας σε οργανισμούς εκτελείται από υπαλλήλους της υπηρεσίας προσωπικού ή της λογιστικής υπηρεσίας.
Με βάση αυτή τη φόρμα, η διοίκηση της επιχείρησης μπορεί να εκτελεί διάφορες ενέργειες:
- να ληφθούν υπόψη όλες οι ώρες εργασίας που πραγματοποίησε κάθε εργαζόμενος της επιχείρησης ·
- Παρακολουθήστε την πειθαρχία στο χώρο εργασίας.
- αντανακλούν όλες τις παρουσίες και τις απουσίες των εργαζομένων.
- καταγράφει το γεγονός ότι κάθε ειδικός καθυστερεί.
- διαθέτουν πληροφορίες που σας επιτρέπουν να προσδιορίσετε πόσο πλήρες έργο εκτελέστηκε από έναν ειδικό στην εταιρεία.
- χρησιμοποιήστε αυτές τις πληροφορίες για την κατάλληλη μισθοδοσία.
- εισάγετε δεδομένα σε στατιστικές μορφές.
Το έγγραφο αυτό χρησιμοποιείται συχνότερα από υπαλλήλους της λογιστικής υπηρεσίας όταν υπολογίζουν τον βέλτιστο μισθό, τα επιδόματα και τα επιδόματα σε άλλους υπαλλήλους της επιχείρησης. Η διατήρηση ενός δελτίου χρόνου για τους υπαλλήλους για την υπηρεσία προσωπικού σας επιτρέπει να ελέγχετε τη συμμετοχή και την καθυστέρηση. Σε περίπτωση που εντοπιστούν παραβιάσεις, οι αρμόδιοι υπάλληλοι της επιχείρησης θεωρούνται υπεύθυνοι και μπορούν να εφαρμοστούν διαφορετικοί τύποι πειθαρχικών κυρώσεων.
Οι αποχρώσεις της χρήσης του εγγράφου
Ο Κώδικας Φορολογίας περιέχει πληροφορίες ότι κάθε άτομο που εργάζεται επίσημα σε μια εταιρεία μπορεί, κατόπιν απόλυσης, να ζητήσει ένα δελτίο χρόνου μαζί με άλλα έγγραφα, τα οποία περιλαμβάνουν το βιβλίο εργασίας. Οι πληροφορίες αυτές αναφέρονται στο άρθρο. 84.1 Κώδικα Φορολογίας.
Από το 2013, οι διαχειριστές επιχειρήσεων ενδέχεται να μην χρησιμοποιούν ενοποιημένες φόρμες όταν διατηρούν ένα δελτίο χρόνου για τους υπαλλήλους, δεδομένου ότι έχουν ακυρωθεί. Αλλά συνήθως οι ειδικοί της εταιρείας χρησιμοποιούν αυτά τα ίδια τα έγγραφα. Ένα δείγμα φύλλου χρόνου είναι κάτω.
Επιτρέπεται στους ειδικούς της λογιστικής υπηρεσίας ή του προσωπικού να πραγματοποιούν ανεξάρτητες αλλαγές στο παρόν έγγραφο. Εξαρτάται από τις ιδιαιτερότητες ολόκληρης της επιχείρησης και τον αριθμό των εργαζομένων στο κράτος.
Η μορφή που εισήγαγε η Goskomstat θεωρείται βολική, ώστε να μπορεί εύκολα να επεξεργαστεί και να αλλάξει. Συχνά χρησιμοποιείται χωρίς αλλαγές.
Ποιες μορφές είναι βολικές;
Υπάρχουν τρεις μορφές εγγράφων που θεωρούνται εύχρηστα. Μπορείτε εύκολα να κάνετε διάφορες προσαρμογές σε αυτές. Η επιλογή εξαρτάται από την κατεύθυνση της επιχείρησης και τον αριθμό των θέσεων στην επιχείρηση.
Η διατήρηση ενός φύλλου χρόνου μπορεί να γίνει με βάση τρεις μορφές ως βάση:
- Τ-13. Αυτό το έντυπο χρησιμοποιείται συνήθως από εταιρείες στις οποίες είναι εγκατεστημένο ένα turnstile ή άλλος εξοπλισμός στην είσοδο, βάσει του οποίου καταγράφεται αυτόματα όταν ένας ειδικός έρχεται να εργαστεί.Η τεκμηρίωση συμπληρώνεται τόσο με χειροκίνητη μέθοδο όσο και με τη χρήση διαφόρων προγραμμάτων ηλεκτρονικών υπολογιστών.
- Τ-12. Αυτή η επιλογή είναι μια καθολική μορφή. Συνήθως συμπληρώνεται χειρωνακτικά από ειδικούς της επιχείρησης. Έχει ένα επιπλέον τμήμα στο οποίο μπορούν να εισαχθούν πληροφορίες σχετικά με το ποσό της πληρωμής για το έργο που εκτελέστηκε.
- 0504421. Το έντυπο αυτό θεωρείται συγκεκριμένο, καθώς χρησιμοποιείται μόνο από οργανισμούς προϋπολογισμού. Το πιο σχετικό μεταξύ των εκπαιδευτικών ή των εκπαιδευτικών που εργάζονται σε διαφορετικά εκπαιδευτικά ιδρύματα.
Κάθε έγγραφο έχει τα δικά του χαρακτηριστικά, επομένως είναι συμπληρωμένο με συγκεκριμένο τρόπο.
Ποιος πληρώνει το φύλλο χρόνου;
Συγκεκριμένα, η εταιρεία θα πρέπει να ορίσει ένα συγκεκριμένο άτομο υπεύθυνο για τη διατήρηση του δελτίου χρόνου. Συνήθως, επιλέγεται ένας υπάλληλος ή ένας λογιστής. Για να γίνει αυτό, πρέπει αρχικά να εκδοθεί εντολή, βάσει της οποίας οι αντίστοιχες εξουσίες μεταφέρονται στον ειδικό.
Στο δελτίο χρόνου πρέπει να υπογραφεί από τον υπεύθυνο για την τήρηση του δελτίου και τον επικεφαλής του τμήματος προσωπικού. Δεν είναι απαραίτητο να διαθέτει η εταιρεία χωριστά μια θέση για έναν τέτοιο υπάλληλο, δεδομένου ότι κάθε πρόσωπο που είναι προικισμένο με τη διοίκηση της επιχείρησης με την κατάλληλη εξουσία μπορεί να αντεπεξέλθει στην εργασία. Η υποχρέωση διατήρησης ενός δελτίου χρόνου μεταφέρεται βάσει εντολής. Δείχνει ποιος υπάλληλος της επιχείρησης είναι υπεύθυνος για τη διατήρηση αυτού του εγγράφου.
Στο συμβόλαιο απασχόλησης του επιλεγέντος ειδικού πρέπει να προστεθεί ξεχωριστή ρήτρα. Υποδεικνύει ότι ένας πολίτης έχει ειδικές αρμοδιότητες. Αν η διαδικασία αυτή δεν ολοκληρωθεί, τότε ο ειδικός μπορεί να αρνηθεί πρόσθετη εργασία.
Το άτομο που έχει επιλεγεί για τη συντήρηση του φύλλου εργασίας πρέπει να εισάγει πληροφορίες καθόλη τη διάρκεια του μήνα, μετά το οποίο η τεκμηρίωση μεταφέρεται στον επικεφαλής του τμήματος προσωπικού. Ο διευθυντής του τμήματος ελέγχει τις πληροφορίες με άλλες πηγές και στη συνέχεια υπογράφει τη φόρμα. Στη συνέχεια μεταφέρεται στη λογιστική υπηρεσία για να υπολογίσει το μισθό κάθε υπαλλήλου της επιχείρησης.
Κανόνες πλήρωσης
Ένας υπάλληλος της επιχείρησης που είναι εξουσιοδοτημένος να συμπληρώσει αυτό το έγγραφο πρέπει να κατανοεί τις αποχρώσεις της διαδικασίας εισαγωγής πληροφοριών. Οι κανόνες για τη διατήρηση ενός φύλλου χρόνου θεωρούνται απλοί και κατανοητοί. Συνιστάται να τα καταλάβετε καλά αρχικά, γεγονός που θα καταστήσει εύκολη και εύκολη την εργασία με την αναφορά. Η παραγωγικότητα όχι μόνο της υπηρεσίας προσωπικού αλλά και της λογιστικής υπηρεσίας εξαρτάται από αυτό. Με βάση σωστά καταχωρημένα στοιχεία, οι υπάλληλοι της λογιστικής υπηρεσίας θα μπορούν να υπολογίζουν σωστά την αμοιβή κάθε υπαλλήλου της επιχείρησης.
Οι βασικοί κανόνες για τη συμπλήρωση ενός εγγράφου περιλαμβάνουν τα εξής:
- από την αρχή, επιλέγεται σωστά η τρέχουσα μορφή διατήρησης ενός φύλλου χρόνου.
- το έγγραφο συμπληρώνεται μόνο με ένα αντίγραφο.
- επιτρέπεται να εισαχθούν χειροκίνητα δεδομένα ή να χρησιμοποιηθεί ένας υπολογιστής.
- ο εργαζόμενος που εμπλέκεται στη διαδικασία αυτή πρέπει να έχει την κατάλληλη εξουσία, για την οποία ο εργοδότης εκδίδει για πρώτη φορά μια εντολή.
- να ετοιμάσει το φύλλο εργασίας στην αρχή του νέου μήνα.
- πληροφορίες σχετικά με το όνομα της εταιρείας και τα υπάρχοντα τμήματα καταχωρούνται στη σελίδα τίτλου.
- αναφέρεται η ημερομηνία έναρξης της λογιστικής ·
- στο τέλος του μήνα, ορίζεται η ημερομηνία αναφοράς.
- το κύριο φύλλο του φύλλου εργασίας αντιπροσωπεύεται από έναν πίνακα στον οποίο καταχωρούνται δεδομένα για κάθε υπάλληλο της οργάνωσης και είναι σημαντικό να εισαγάγετε σωστά όλα τα ονόματα για να αποφευχθεί η σύγχυση ή τα λάθη.
- πρέπει να είναι διαθέσιμες σίγουρα αξιόπιστες πληροφορίες για κάθε εργαζόμενο και καταγράφεται επίσης ο αριθμός που ανατίθεται στον ειδικό, ο οποίος μπορεί να ληφθεί σε έναν προσωπικό φάκελο.
- Οι στήλες φύλλων κατανομής αντιπροσωπεύονται από συγκεκριμένες ημέρες του μήνα.
- αντίθετα από τα επώνυμα υπάρχουν κελιά στα οποία καταχωρούνται πληροφορίες σχετικά με όλες τις ώρες εργασίας ή βάρδιες.
- εάν υπάρχουν Σαββατοκύριακα ή αργίες, τότε αυτές οι πληροφορίες πρέπει να αναγράφονται με ειδικά σήματα.
- οι πληροφορίες από τον υπεύθυνο πρέπει να εγγράφονται καθημερινά, για τις οποίες ο ειδικός καθοδηγείται από επίσημα έγγραφα, τα οποία περιλαμβάνουν διάφορες παραγγελίες, δηλώσεις, άδεια ασθενείας ή οδηγίες της διοίκησης της εταιρείας.
- αν καταγράφονται η καθυστέρηση ή η απουσία, τότε καθορίζονται με ειδικούς κωδικούς που αποτελούνται από αριθμούς και γράμματα.
Το έγγραφο είναι στερεωμένο με την υπογραφή του επικεφαλής της επιχείρησης. Χωρίς αυτήν την υπογραφή, δεν θεωρείται έγκυρη. Η διαδικασία διατήρησης ενός δελτίου χρόνου θεωρείται απλή, συνεπώς, κάθε υπάλληλος της υπηρεσίας προσωπικού μπορεί να αντιμετωπίσει αυτή τη διαδικασία. Εάν εντοπιστούν σφάλματα ή παραβιάσεις, ο υπεύθυνος για αυτές τις πληροφορίες είναι ο διορισμένος ειδικός.
Οι αποχρώσεις της εισόδου διαφορετικών πληροφοριών
Η συμπλήρωση αυτού του εγγράφου είναι στην πραγματικότητα αρκετά απλή. Για να γίνει αυτό, πρέπει μόνο να κατανοήσετε τον σκοπό κάθε κελιού. Οι υπεύθυνοι με την αρμοδιότητα να συμπληρώνουν την τεκμηρίωση πρέπει να έχουν καλή γνώση της σύνθεσης του εγγράφου. Χαρακτηριστικά της διαδικασίας πλήρωσης περιλαμβάνουν:
- επιτρέπεται να αυξάνεται ο αριθμός των στηλών.
- οι κωδικοί εξόδων της ώρας εμφανίζονται στην κορυφή και το κάτω μέρος δείχνει πόσο ο ειδικός εργάστηκε πραγματικά σε μια συγκεκριμένη ημέρα.
- κάθε υπάλληλος του οργανισμού πρέπει να έχει έναν προσωπικό αριθμό στο δελτίο χρόνου, το οποίο χρησιμοποιείται για τον υπολογισμό των μισθών και για την εκτέλεση άλλων ενεργειών.
- δύο αριθμοί κατανέμονται στους εργαζόμενους με μερική απασχόληση.
- υποχρεούται να αναφέρει τόσο τις ημέρες εργασίας όσο και τον αριθμό των ωρών που πράγματι εργάζονταν καθημερινά από έναν ειδικό.
- στο τέλος κάθε μήνα, η κάρτα αναφοράς διαβιβάζεται στο τμήμα προσωπικού και οι ειδικοί του τμήματος ελέγχουν την ορθότητα του εγγράφου και διασφαλίζουν ότι οι ώρες εργασίας που χάνονται από τους υπαλλήλους δεν είναι απουσίες.
- εάν αποχωρήσει κάποιος ειδικός, τότε από τον επόμενο μήνα ο αριθμός του δεν χρησιμοποιείται κατά τη συμπλήρωση του φύλλου χρόνου.
- Αναφέρετε δεδομένα σχετικά με την απουσία, τις ημέρες εκτός μέρας, καθώς και σχετικά με τις απουσίες, τις διακοπές, τα επαγγελματικά ταξίδια ή άλλους λόγους για τους οποίους δεν υπάρχει ειδικός στο χώρο εργασίας.
Εάν η διάρκεια της εργάσιμης ημέρας αναφέρεται σε ώρες, τότε δεν είναι απαραίτητο να διορθώσετε τις ατελείς ώρες.
Λεπτομέρειες για τους οργανισμούς προϋπολογισμού
Οι επιχειρήσεις που χρησιμοποιούν τον προϋπολογισμό έχουν διαφορετική μορφή κατά τη διάρκεια της λειτουργίας τους. Καλείται αριθ. 0504421. Αυτή η μορφή έχει κάποιες διαφορές από την τυποποιημένη μορφή T-12 ή T-13. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι αντικατοπτρίζει όλες τις αποχρώσεις του έργου ενός οργανισμού προϋπολογισμού. Στον πίνακα, μπορείτε να εισάγετε διαφορετικούς κωδικούς που υποδεικνύουν ένα Σαββατοκύριακο κατά τη διάρκεια εκπαιδευτικών ή σπουδών διακοπών.
Οι κύριες αποχρώσεις της διατήρησης ενός δελτίου χρόνου για τους υπαλλήλους του δημόσιου τομέα περιλαμβάνουν τα εξής:
- είναι σημαντικό να συμπεριληφθεί στη σελίδα τίτλου όχι μόνο το όνομα του ιδρύματος αλλά και ο ψηφιακός κωδικός που έχει οριστεί.
- εάν πρέπει να κάνετε ορισμένες αλλαγές στο έγγραφο, τότε ο κώδικας διόρθωσης συνταγογραφείται.
- υπάρχουν γραφήματα όπου πρέπει να εισαγάγετε πληροφορίες σχετικά με τα υποσύνολα.
Όταν χρησιμοποιείτε αυτήν τη φόρμα, δεν απαιτείται να καταχωρήσετε πρόσθετους υπολογισμούς. Κατά τη συμπλήρωση ενός εγγράφου χρησιμοποιούνται τυπικοί κανόνες.
Ποιοι κωδικοί χρησιμοποιούνται;
Κατά τη συμπλήρωση αυτού του εγγράφου, πρέπει να έχετε πληροφορίες σχετικά με τους κωδικούς που πρέπει να εισαχθούν. Αποτελούνται από αριθμούς και γράμματα. Στην αρχική σελίδα αυτής της αναφοράς υπάρχει μια μεταγραφή όλων των κωδικών. Συχνά απαιτείται η εισαγωγή πρόσθετων κωδικών, για τους οποίους ο επικεφαλής της επιχείρησης εκδίδει ειδική διάταξη για τη διατήρηση ενός δελτίου χρόνου.
Οι κύριοι κωδικοί που χρησιμοποιούνται για να συμπληρώσετε αυτό το φύλλο χρόνου περιλαμβάνουν:
- τη διάρκεια της μετατόπισης ημέρας - Я01.
- νυχτερινή εργασία - Н02.
- τις δραστηριότητες που πρέπει να πραγματοποιούν οι εργαζόμενοι τα σαββατοκύριακα ή τις αργίες - PB03 ·
- αναθέσεις υπερωριών - С04;
- αποστολή ειδικού σε επαγγελματικό ταξίδι - K06.
- καταχώριση της υποχρεωτικής άδειας μετ 'αποδοχών - OT9.
- παρέχοντας στον εξειδικευμένο εργαζόμενο πρόσθετη αμειβόμενη άδεια - OD10.
- ανεύρεση ατόμου σε άδεια ασθενείας - B19.
- καταχώριση προσωρινής αναπηρίας χωρίς καταβολή - T20.
Συνήθως, οι τυπικοί κωδικοί που εισάγονται από το νόμο είναι αρκετοί για να συμπληρώσουν σωστά ένα έγγραφο.
Ποια λάθη γίνονται συχνά;
Υπάρχουν ορισμένες κοινές παρατυπίες που προκαλούν σημαντικά σφάλματα στο έγγραφο. Αυτά περιλαμβάνουν:
- αναγράφονται μόνο τα αρχικά των εργαζομένων και ταυτόχρονα δεν υπάρχουν πληροφορίες για τη θέση που κατέχουν.
- Οι αργίες καταχωρούνται ως εργάσιμες ημέρες.
- την ημέρα πριν από τις διακοπές, δεν σημειώνεται ότι η μετατόπιση εργασίας μειώνεται κατά μία ώρα.
Εάν ένας πολίτης έχει μερική απασχόληση στην εταιρεία, τότε πρέπει να δοθεί μεγάλη προσοχή στην ακριβή διάρκεια της εργάσιμης ημέρας του. Συχνά, οι ειδικοί πάνε σε επαγγελματικό ταξίδι και κάτω από τέτοιες συνθήκες, ο κώδικας K06 χρησιμοποιείται απλά, οπότε δεν είναι απαραίτητο να υποδείξετε πόσες ώρες εργάζεται ένας υπάλληλος ανά ημέρα.
Πώς πληρώνεται με πληρωμή με κομμάτια;
Πολύ συχνά, οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν μισθούς με κομμάτια, πράγμα που οδηγεί σε δυσκολίες στη συμπλήρωση του φύλλου χρόνου. Οι οδηγίες για τη διατήρηση ενός δελτίου χρόνου για τους εργάτες είναι οι εξής:
- η αμοιβή εξαρτάται από το ποσό της εργασίας που πραγματοποιείται από έναν ειδικό.
- το έγγραφο πρέπει να λαμβάνει υπόψη την παραγωγή για κάθε εργαζόμενο της επιχείρησης.
- επιτρέπεται η μέτρηση της εργασίας σε ώρες, για παράδειγμα, απαιτείται στα σχολεία ή σε άλλα εκπαιδευτικά ιδρύματα, συνεπώς, το φύλλο εργασίας πρέπει να είναι γραμμένο στο δελτίο χρόνου.
- σε άλλες περιπτώσεις, χρησιμοποιείται ο κωδικός I01, οπότε δεν είναι απαραίτητο να συμπληρώσετε την τελευταία γραμμή αυτής της τεκμηρίωσης.
- οι εργασίες για τις αργίες καταβάλλονται χωριστά και το ποσό της πληρωμής εξαρτάται από τις πληροφορίες που περιέχονται στη συλλογική σύμβαση.
Έτσι, ακόμα και με μια μορφή μισθού κομμάτι-ποσοστού, η πλήρωση ενός φύλλου χρόνου είναι αρκετά απλή.
Ευθύνη για σφάλματα
Ένας ειδικός εξειδικευμένος στην εταιρεία είναι εξουσιοδοτημένος να τηρεί ένα δελτίο χρόνου, για το οποίο ο εργοδότης εκδίδει την κατάλληλη εντολή. Θα πρέπει να έχει μια καλή κατανόηση του πώς να πληρώσει σωστά το τραπέζι. Για να απλοποιηθεί η διαδικασία, χρησιμοποιείται συχνά ένα ειδικό πρόγραμμα για τη διατήρηση ενός φύλλου χρόνου. Αρκεί να εισαγάγετε τα σχετικά δεδομένα στις απαραίτητες γραμμές, μετά από τις οποίες το έγγραφο τυπώνεται και υπογράφεται. Εάν είναι απαραίτητο, κάντε διάφορες αλλαγές.
Εάν εντοπιστούν σφάλματα σε αυτό το έγγραφο από τις ρυθμιστικές αρχές, η εταιρεία θα λογοδοτηθεί. Τις περισσότερες φορές, ο επιθεωρητής αποκαλύπτει ότι υπάρχουν διαφορές στις πληροφορίες που αναφέρονται στο φύλλο εργασίας με τα δεδομένα που περιέχονται στα πρωταρχικά έγγραφα. Συχνά, οι πληροφορίες μισθοδοσίας διαφέρουν από τα στοιχεία της τεκμηρίωσης διακανονισμού.
Εάν διαπιστωθεί ότι υπάρχουν παραβιάσεις, τότε η εταιρεία είναι διοικητικά υπεύθυνη, ως εκ τούτου, πληρώνει πρόστιμο 5 χιλιάδες ρούβλια. Εάν αποδειχθεί η πλήρης απουσία του παρόντος εγγράφου, το πρόστιμο αυξάνεται σε 50 χιλιάδες ρούβλια και επιβαρύνεται με τον επικεφαλής της επιχείρησης βάσει των διατάξεων του άρθρου. 5.27 του Κώδικα Διοικητικών Αδικημάτων. Για να αποφευχθεί αυτή η κατάσταση, η διοίκηση της εταιρείας πρέπει να παρακολουθεί την ορθότητα και την επικαιρότητα της σύνταξης ενός δελτίου χρόνου.
Συμπέρασμα
Επομένως, η τήρηση ενός δελτίου χρόνου για τους υπαλλήλους είναι υποχρεωτική για κάθε οργανισμό. Η διαδικασία αυτή διεξάγεται από έναν αρμόδιο ειδικό, ο οποίος είναι εφοδιασμένος με την κατάλληλη εξουσία εκδίδοντας ειδική εντολή από τον επικεφαλής της επιχείρησης.
Είναι σημαντικό να κατανοήσετε τους κανόνες για τη συμπλήρωση όλων των κελιών αυτού του εγγράφου. Εάν περιέχει σφάλματα ή απουσιάζει εντελώς από την εταιρεία, τότε οι εποπτικές αρχές μπορούν να κρατούν την εταιρική ευθύνη.Με βάση τις πληροφορίες από το δελτίο χρόνου, γίνεται υπολογισμός της αμοιβής των ειδικών. Είναι ιδανικό για τη διαχείριση εγγράφων να χρησιμοποιούν ειδικά προγράμματα υπολογιστών που απλοποιούν αυτή τη διαδικασία.