Ο προσωπικός φάκελος περιλαμβάνει, κατά κανόνα, ειδική τεκμηρίωση που αντικατοπτρίζει πληροφορίες για έναν εργαζόμενο και το έργο του για συγκεκριμένο χρονικό διάστημα ή για έναν φοιτητή και τις σπουδές του σε ένα συγκεκριμένο ανώτατο εκπαιδευτικό ίδρυμα. Συνήθως, ο σχηματισμός και η διεξαγωγή των προσωπικών φακέλων των εργαζομένων πραγματοποιείται για μεγάλο χρονικό διάστημα. Με τον ένα ή τον άλλο τρόπο, περιλαμβάνονται στον αριθμό των εγγράφων για το προσωπικό. Ποια είναι η σειρά αυτού του γεγονότος σήμερα; Ποιες πληροφορίες περιέχει το αρχείο καταγραφής υπαλλήλων; Γιατί; Απαντήσεις σε αυτά και άλλες εξίσου σοβαρές ερωτήσεις βρίσκονται στη διαδικασία ανάγνωσης αυτού του άρθρου.
Γενικές ερωτήσεις
Αρχικά, ωστόσο, πρέπει να σημειωθεί ότι η διαχείριση των προσωπικών φακέλων των εργαζομένων δεν αποτελεί υποχρεωτική διαδικασία σε σχέση με όλες τις κατηγορίες των εργοδοτών. Σύμφωνα με το ρωσικό δίκαιο, οι προσωπικές υποθέσεις πρέπει να διεξάγονται μόνο για τους πολίτες που πληρώνουν θέσεις δημόσιας υπηρεσίας. Είναι απαραίτητο να συμπληρωθεί ότι η αντίστοιχη διαδικασία ρυθμίζεται από το Προεδρικό Διάταγμα "περί του Διατάγματος για τη Διαχείριση των Υποθέσεων των Ανθρώπων που Συμπληρώνουν τις Ρώσικες Κρατικές Θέσεις στη Διαταγή Διορισμού, καθώς και της Θέσης του Κράτους για την Ομοσπονδιακή Υπηρεσία" της 01.06.1998.
Η υποχρέωση, συμπεριλαμβανομένης της σύστασης και της διατήρησης προσωπικών φακέλων των εργαζομένων, μπορεί να ανατεθεί στον εργοδότη - μια κρατική επιχείρηση (οργάνωση) και μέσω μιας κανονιστικής πράξης του κλάδου. Παραδείγματος χάριν: η διαταγή της Εποπτείας των Καταναλωτών της Ρωσίας της 16ης Μαρτίου 2005, η οποία εγκρίνει τους Κανόνες της Ομοσπονδιακής Δημόσιας Υπηρεσίας, σχετικά με την εποπτεία στον τομέα της προστασίας των δικαιωμάτων των καταναλωτών και της ευημερίας των ανθρώπων (σύμφωνα με το άρθρο 7.7 του παρόντος εγγράφου, οι προσωπικές υποθέσεις είναι επιφορτισμένες με τη διαχείριση των υποθέσεων) Όσον αφορά την Ομοσπονδιακή Υπηρεσία Τελωνείων "της 21ης Αυγούστου 2004, μέσω της οποίας εγκρίνεται ο Κανονισμός για την FCS. Με βάση αυτό το έγγραφο, ο κανονισμός για την GUK (κύρια υπηρεσία προσωπικού) δημιουργήθηκε και τέθηκε σε κυκλοφορία. Σύμφωνα με την παράγραφο 15 του κανονισμού, η FCS GUK είναι επιφορτισμένη με τη συντήρηση των προσωπικών αρχείων όλων των υπαλλήλων των υπηρεσιών.
Επιπλέον, η διαδικασία διαχείρισης των προσωπικών αρχείων των εργαζομένων μπορεί να συνταχθεί από την εταιρεία διαχείρισης (με άλλα λόγια, από ανώτερη οργάνωση). Σε άλλες επιχειρήσεις και οργανισμούς, η διοίκηση έχει το δικαίωμα να λαμβάνει αποφάσεις σχετικά με την ανάγκη διεξαγωγής της εξεταζόμενης διαδικασίας, καθώς και (σε περίπτωση απόφασης προς θετική κατεύθυνση) σε ποιες κατηγορίες εργαζομένων είναι σκόπιμο να διεξάγεται επιχείρηση προσωπικής φύσης. Ο κανονισμός για τη διεξαγωγή των προσωπικών φακέλων των εργαζομένων ορίζει ότι η διαδικασία που εξετάζεται κατά κανόνα ισχύει για τις ακόλουθες κατηγορίες πολιτών:
- Οι υπάλληλοι που εργάζονται σε ανώτερες θέσεις (άμεσος επικεφαλής της δομής, οι βοηθοί του, οι διευθυντές σε σχέση με τις δομικές μονάδες κ.λπ.).
- Οι υπάλληλοι της εταιρείας, για τους οποίους έχει αποδειχθεί ευθύνη βάσει της ισχύουσας ρωσικής νομοθεσίας (για παράδειγμα, ο επικεφαλής λογιστής, οι αναπληρωτές του, το ταμείο κ.ο.κ.).
Οι κανόνες για τη διεξαγωγή των προσωπικών φακέλων των εργαζομένων, όπως αποδείχθηκε, δεν συνεπάγονται κάποια υποχρέωση. Ωστόσο, πολλές ιδιωτικές εταιρείες προβλέπουν τη διεξαγωγή προσωπικών υποθέσεων σε σχέση με όλους τους υπαλλήλους της.Αυτό δεν εξαρτάται από την κατάσταση και την κατάταξη, καθώς και από τις εργασίες που εκτελούνται (παρεμπιπτόντως, γι 'αυτό και εδώ περιλαμβάνεται τεχνικό προσωπικό). Γιατί; Το γεγονός είναι ότι η διατήρηση των προσωπικών αρχείων των εργαζομένων είναι μια πολύ βολική πηγή πληροφοριών. Επιπλέον, η διάταξη αυτή ισχύει για κάθε εργαζόμενο. Ο ενιαίος φάκελος περιέχει τα σημαντικότερα αντίγραφα παραγγελιών για τον εργαζόμενο, την προσωπική του τεκμηρίωση, καθώς και άλλα απαραίτητα έγγραφα. Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι είναι η οδηγία για τη διεξαγωγή προσωπικών φακέλων προσωπικού προσωπικού χαρακτήρα που χρησιμεύει ως εργαλείο για την ενοποίηση των πληροφοριών.
Δημιουργία προσωπικού αρχείου
Σήμερα, η δημιουργία προσωπικών υποθέσεων διεξάγεται για μια οργανωμένη ομάδα τεκμηριωμένων δεδομένων σχετικά με έναν υπάλληλο που μεταφέρεται σε αυτόν από τον εργοδότη κατά τη μεταφορά ή την αποδοχή μιας εργασίας. Η οδηγία σχετικά με τη διαδικασία φύλαξης των προσωπικών φακέλων των εργαζομένων υποδηλώνει ότι όλες οι σχετικές λειτουργίες, με τον ένα ή τον άλλο τρόπο, ανατίθενται σε ειδικό εξουσιοδοτημένο ειδικό ή σε φορέα προσωπικού που είναι ατομικά υπεύθυνος για την οργάνωση της δέουσας επεξεργασίας των εν λόγω εγγράφων.
Η δημιουργία περιπτώσεων προσωπικής φύσης διεξάγεται αμέσως μετά την παραλαβή ή τη μεταφορά υπαλλήλου σε ηγετική θέση ή θέση, σύμφωνα με την οποία ο καθορισμός της ευθύνης προβλέπεται από το νόμο. Η διαδικασία διατήρησης των προσωπικών φακέλων των υπαλλήλων δεν αποκλείει άλλη θέση όταν καθορίζεται με οδηγίες σχετικά με τη διαδικασία εκτέλεσης ορισμένων πράξεων στα προσωπικά αρχεία των εργαζομένων.
Σύμφωνα με τις μεθοδολογικές συστάσεις του Αρχείου Πόλης της Μόσχας, καθώς και με την VNIIDAD FAS της Ρωσικής Ομοσπονδίας, τα προσωπικά αρχεία, με τον ένα ή τον άλλο τρόπο, περιλαμβάνουν την τεκμηρίωση που παρέχεται από τους εργαζόμενους κατά τη διάρκεια της απασχόλησης, καθώς και κατά τη διάρκεια της επακόλουθης επαγγελματικής τους δραστηριότητας σε μια συγκεκριμένη επιχείρηση ή οργάνωση. Έτσι, περιλαμβάνει τα ακόλουθα έγγραφα:
- Προσωπικό φύλλο σύμφωνα με το προσωπικό ή το αντίστοιχο προφίλ.
- Προσθήκη στη φόρμα αίτησης ή στο προσωπικό φύλλο.
- Αυτοβιογραφία προσωπικού.
- Αντίγραφα εκπαιδευτικών εγγράφων.
- Το δεύτερο αντίγραφο της σύμβασης εργασίας.
- Σύμβαση σχετικά με την ευθύνη.
- Επιστολές από προηγούμενους τόπους εργασίας (χαρακτηριστικά).
- Αίτηση απασχόλησης (μεταφορά στη σωστή θέση).
- Αντίγραφα παραγγελιών ή αποσπασμάτων από αυτά που αντιστοιχούν σε προσλήψεις ή μετακινήσεις σε άλλη θέση.
- Αποσπάσματα από την τεκμηρίωση (ή αντίγραφα των εγγράφων) σχετικά με την απονομή ή την πειθαρχική δίωξη του υπαλλήλου.
- Αντίγραφα (αποσπάσματα) τεκμηρίωσης πιστοποίησης (φύλλα πιστοποίησης, επισκοπήσεις κλπ.).
Ασφάλεια προσωπικών αρχείων
Η διάταξη σχετικά με τη διαχείριση των προσωπικών φακέλων των εργαζομένων υποδηλώνει ότι, προκειμένου να οργανωθεί η απόλυτη ασφάλεια και η ευκολία χειρισμού τους, τοποθετούνται (δηλαδή, ραμμένα με ένα νήμα και μια βελόνα για τέσσερις τρύπες) σε έναν ξεχωριστό φάκελο κατά τη διαδικασία της μορφοποίησης χαρτιού.
Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι, επιπλέον των εγγράφων που αναφέρονται παραπάνω, ορισμένα άλλα έγγραφα μπορούν να τοποθετηθούν σε προσωπικά αρχεία (π.χ. έγγραφα σχετικά με τον εργαζόμενο που πέρασε διαγωνισμό σχετικά με την πλήρωση κενής θέσης, αντίγραφα των εγγράφων σχετικά με την επιβράβευση των εργαζομένων, την ανάθεση τιμητικών τίτλων κλπ.). Επιπλέον, οι πιστοποιημένες φωτογραφίες του πιστοποιητικού υπαλλήλου τοποθετούνται σε προσωπικά αρχεία, αλλά δεν κατατίθενται.
Η σειρά διενέργειας προσωπικών φακέλων των εργαζομένων συνεπάγεται επίσης την αρχική εγγραφή τους. Με αυτόν τον τρόπο:
- Σε κάθε προσωπικό αρχείο έχει εκχωρηθεί ατομικός αριθμός λογαριασμού.
- Οι σχετικές θέσεις συμπληρώνονται στη σπονδυλική στήλη του ατομικού φακέλου και στο μπροστινό εξώφυλλο.
- Ένας εσωτερικός κατάλογος περιλαμβάνεται αναγκαστικά σε έναν προσωπικό φάκελο.
Διατηρώντας τα βιβλία εργασίας και τα προσωπικά αρχεία των εργαζομένων
Πρέπει να σημειωθεί ότι η διεξαγωγή επιχειρηματικών δραστηριοτήτων προσωπικής φύσεως δεν σταματά καθ 'όλη τη διάρκεια της εργασίας καθενός από τους υπαλλήλους μιας συγκεκριμένης δομής, όταν οι κανόνες της δεν έρχονται σε αντίθεση με αυτό. Έτσι, η διεξαγωγή προσωπικών υποθέσεων προβλέπει οπωσδήποτε τα ακόλουθα σημεία:
- Τηρήστε τα αρχεία στα απαραίτητα τμήματα της υπόθεσης.
- Οι χώροι των εγγράφων που πρέπει να αποθηκεύονται ως μέρος του προσωπικού φακέλου.
- Η κατάσχεση των εγγράφων, των οποίων η ανάγκη έχει περάσει.
- Περιοδικός έλεγχος της κατάστασης του προσωπικού φακέλου σύμφωνα με το θέμα της διατήρησης των εγγράφων που περιλαμβάνονται σε αυτό.
Η διατήρηση ενός προσωπικού αρχείου ενός υπαλλήλου σε έναν οργανισμό προϋποθέτει ότι οι εγγραφές γίνονται με την τεκμηρίωση ενός προσωπικού αρχείου βάσει ορισμένων εγγράφων ή των επικυρωμένων αντιγράφων τους. Είναι σημαντικό να προσθέσετε ότι ο εξουσιοδοτημένος υπάλληλος μπορεί να αποσαφηνίσει τις απαραίτητες αποχρώσεις για την εκτέλεση της διαδικασίας πριν κάνει συγκεκριμένες καταχωρίσεις κατά τη διάρκεια προσωπικής συνομιλίας με τον εργαζόμενο. Απολύτως όλα τα αρχεία που σχετίζονται με την τεκμηρίωση κατά τη διεξαγωγή προσωπικών αρχείων γίνονται με το χέρι με ένα στυλό ή στυλό με μπλε, μαύρο ή μοβ. Ο κανονισμός για τη διεξαγωγή των προσωπικών φακέλων των εργαζομένων συνεπάγεται την εξαίρεση των διορθώσεων στην τεκμηρίωση, καθώς και την καταλληλότητα του ευανάγνωστου χειρογράφου. Στη συνέχεια, όταν προκύψει μια πραγματική ανάγκη, τα αρχεία αυτά πιστοποιούνται με την υπογραφή εξουσιοδοτημένου υπαλλήλου από την υπηρεσία διαχείρισης προσωπικού. Επιπλέον, η εταιρεία είναι σφραγισμένη.
Πρόσθετες πληροφορίες
Η τεκμαιρόμενη εντολή, η διεξαγωγή του προσωπικού φακέλου του υπαλλήλου εξασφαλίζεται σύμφωνα με τον ακόλουθο κανόνα: όταν συγκεντρώνονται τα έγγραφα, πρέπει να διανέμονται στον ατομικό φάκελο σύμφωνα με τα τμήματα. Επιπλέον, τα εσωτερικά τμήματα χαρτιού είναι διατεταγμένα με χρονολογική σειρά. Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι τα ατομικά έγγραφα που κατατίθενται σε ένα προσωπικό αρχείο, με τον ένα ή τον άλλο τρόπο, υπόκεινται σε αρίθμηση. Οι πληροφορίες σχετικά με αυτούς τους τίτλους (λαμβάνοντας υπόψη την αρίθμηση σελίδων), εντός των ορίων των οποίων βρίσκεται σε έναν προσωπικό φάκελο, σε κάθε περίπτωση, αντικατοπτρίζουν την εσωτερική απογραφή.
Η τυπική οδηγία σχετικά με τη διεξαγωγή προσωπικών φακέλων των υπαλλήλων της Δημοκρατίας της Λευκορωσίας αναφέρει ότι οι εργαζόμενοι αναλαμβάνουν την υποχρέωση να παρέχουν έγκαιρα πληροφορίες στην υπηρεσία προσωπικού. Οι πληροφορίες αυτές, κατά κανόνα, ερμηνεύουν τις αλλαγές σε μεμονωμένα δεδομένα, τα οποία περιλαμβάνονται στη σύνθεση του προσωπικού αρχείου. Αυτό συνήθως γράφεται γραπτώς ως δήλωση. Επιπλέον, η τεκμηρίωση που επιβεβαιώνει τις αλλαγές χρησιμεύει ως εφαρμογή. Λίγο αργότερα, όταν καταχωρούνται όλες οι καταχωρήσεις στο προσωπικό αρχείο, η τεκμηρίωση, με τον ένα ή τον άλλο τρόπο, επιστρέφεται στον υπάλληλο. Παρεμπιπτόντως, τα αντίγραφα αυτών των εγγράφων γίνονται πρώτα και πιστοποιούνται, τα οποία στη συνέχεια επισυνάπτονται στον προσωπικό φάκελο.
Αποθήκευση και λογιστική των προσωπικών αρχείων
Αφού μελετηθεί πλήρως η διαχείριση των προσωπικών φακέλων των εργαζομένων, είναι σκόπιμο να εξεταστεί το ζήτημα της αποθήκευσης και της λογιστικής. Έτσι, οι διαδικασίες αυτές οργανώνονται για μια ξεκάθαρη και γρήγορη αναζήτηση προσωπικών θεμάτων, εξασφαλίζοντας την απόλυτη ασφάλεια τους, καθώς και την εμπιστευτικότητα των πληροφοριών που περιέχονται στην τεκμηρίωση από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση.
Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι τα προσωπικά αρχεία των εργαζομένων μιας εταιρείας περιλαμβάνονται στην ονοματολογία της μονάδας προσωπικού σύμφωνα με τη γενική ονομασία "Προσωπικά αρχεία". Επιπλέον, οι περίοδοι αποθήκευσης τους υποδεικνύονται εκεί. Κατά κανόνα, η περίοδος αποθήκευσης των τίτλων φθάνει τα εβδομήντα πέντε έτη.
Το διάταγμα σχετικά με τη διεξαγωγή των προσωπικών φακέλων των εργαζομένων ορίζει ότι τα έγγραφα φυλάσσονται στο τμήμα προσωπικού (συνήθως για τους σκοπούς αυτούς οι χώροι είναι διευθετημένοι εκεί) ξεχωριστά από άλλα έγγραφα. Πρέπει να προστεθεί ότι η υπηρεσία προσωπικού αποθηκεύει μόνο τα προσωπικά αρχεία των σχετικών υπαλλήλων. Οι περιπτώσεις απολυμένων εργαζομένων μεταφέρονται σύμφωνα με τη διαδικασία που προβλέπεται από το νόμο για την αποθήκευση στο αρχείο της δομής ή στο χωρικό αρχείο.
Πρέπει να σημειωθεί ότι οι συνθήκες αποθήκευσης, με τον ένα ή τον άλλο τρόπο, θα πρέπει να εξασφαλίζουν την απόλυτη ασφάλεια των άμεσα προσωπικών αρχείων, καθώς και την τεκμηρίωση (πληροφορίες) που τίθενται σε αυτά από αποκάλυψη ή κλοπή. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο σήμερα συνιστάται η αποθήκευση των προσωπικών αρχείων μέσω χρηματοκιβωτίων (ντουλάπια), η τοποθέτηση τους σε όρθια θέση στα ράφια (με τις ρίζες έξω).
Τι άλλο;
Παρεμπιπτόντως, μέσα στο θάλαμο ή στο χρηματοκιβώτιο της πόρτας μπορούν να τοποθετηθούν συνοπτικές περιγραφές σε σχέση με τα αποθηκευμένα προσωπικά αρχεία. Είναι σημαντικό ότι η πρόσβαση στην πληροφορία είναι αποκλειστικά εξουσιοδοτημένοι αξιωματούχοι, καθώς και οι ηγέτες τους. Στη συνέχεια, όταν ο αριθμός των προσωπικών αρχείων υπερβαίνει το επιτρεπτό, καταγράφονται σε ειδικό μητρώο ή περιοδικό. Η συστηματοποίηση των περιπτώσεων διεξάγεται με μία από τις ακόλουθες μεθόδους:
- Σύμφωνα με τη σειρά των αριθμών.
- Σύμφωνα με την άμεση αλφαβητική σειρά.
- Σύμφωνα με τα τμήματα σύμφωνα με τα ονόματα των δομικών μονάδων σύμφωνα με τον πίνακα προσωπικού, μέσα στα τμήματα, με την αλφαβητική σειρά του άμεσου λογαριασμού ή με τη σειρά των αριθμών.
Προκειμένου να μειωθεί ο συνολικός αριθμός των λογιστικών μονάδων, τα προσωπικά αρχεία μπορούν να αποθηκευτούν ως μέρος των λεγόμενων εξαρτημάτων - αλφαβητικών ομάδων για αποθήκευση. Έτσι, απολύτως κάθε προσωπικό αρχείο που περιλαμβάνεται στη σειρά προηγείται από ένα φύλλο χαρτιού με το όνομα του υπαλλήλου. Πρέπει να προσθέσουμε ότι οι προσωπικές υποθέσεις, που συνίστανται στη σειρά, ομαδοποιούνται επίσης σύμφωνα με την αλφαβητική σειρά. Στην αρχή του εξοπλισμού υπάρχει ένας συνοπτικός κατάλογος των προσωπικών αρχείων που περιλαμβάνονται σε αυτό.
Έκδοση προσωπικών αρχείων εγκαίρως
Η έκδοση προσωπικών υποθέσεων σε υπαλλήλους μιας συγκεκριμένης δομής για προσωρινή χρήση, ώστε να εξοικειωθούν με τις πληροφορίες που εισάγονται εκεί, γίνεται συνήθως μόνο με την άδεια του προσωπικού. Η γνωριμία ενός υπαλλήλου με τον προσωπικό του φάκελο κατά την παραλαβή του πραγματοποιείται συνήθως με την παρουσία ενός επίσημου υπαλλήλου ο οποίος είναι υπεύθυνος για τη διεκπεραίωση της τεκμηρίωσης ενός τέτοιου σχεδίου.
Πρέπει να σημειωθεί ότι οι εργαζόμενοι εξοικειώνονται με προσωπικά θέματα τουλάχιστον μία φορά κατά τη διάρκεια του έτους, καθώς και σύμφωνα με το αίτημα αυτών των προσώπων σε άλλες περιπτώσεις που καθορίζονται από τη ρωσική νομοθεσία. Όταν εξοικειωθείτε με τις προσωπικές υποθέσεις των εργαζομένων ενός οργανισμού, απαγορεύεται αυστηρά:
- Εκτελέστε τυχόν διορθώσεις σε ήδη αρχεία προσωπικών αρχείων.
- Δημιουργήστε νέες καταχωρήσεις στα προσωπικά σας αρχεία.
- Εξαγάγετε από προσωπικά αρχεία την τεκμηρίωση εκεί ή τοποθετήστε νέα σε αυτά.
- Διατηρείτε τα προσωπικά αρχεία πέραν της περιόδου που παρέχεται από τα εξουσιοδοτημένα άτομα.
Σημαντικές αποχρώσεις
Σε περίπτωση που εντοπιστούν ανακρίβειες στα αρχεία ή αν υπάρχει ξεπερασμένη τεκμηρίωση σε προσωπικό θέμα, ο εργαζόμενος δικαιούται να υποβάλει αίτηση στην υπηρεσία προσωπικού της δομής σχετικά με αυτό το θέμα. Πρέπει να προστεθεί ότι πρέπει να επισυνάπτονται έγγραφα στην αίτηση, σύμφωνα με τα οποία θα ήταν σκόπιμο να γίνουν ορισμένες αλλαγές σε προηγούμενες εγγραφές ή αντίγραφα ορισμένων μονάδων τεκμηρίωσης προκειμένου να γίνει αντικατάσταση.
Είναι σημαντικό να γνωρίζουμε ότι η έκδοση προσωπικής ύλης για προσωρινή χρήση πραγματοποιείται ακριβώς για το χρονικό διάστημα που είναι απαραίτητο για την εκτέλεση των απαραίτητων εργασιών, σύμφωνα με τον κατάλογο των προσώπων που δικαιούνται να λάβουν προσωπικούς φακέλους, ο οποίος εγκρίνεται από τη διεύθυνση της δομής. Παρεμπιπτόντως, το γεγονός της έκδοσης μιας υπόθεσης προσωπικής φύσης, με τον ένα ή τον άλλο τρόπο, καταγράφεται σε μια κάρτα ελέγχου (περιοδικό).
Είναι σημαντικό να γνωρίζουμε ότι η εξοικείωση (εργασία) με προσωπικά αρχεία πραγματοποιείται σε ένα δωμάτιο ειδικά σχεδιασμένο για αυτούς τους σκοπούς. Επιπλέον, ο χρόνος εξοικείωσης (εργασίας), με τον ένα ή τον άλλο τρόπο, περιορίζεται στην εργάσιμη ημέρα.Έτσι, στο τέλος της εργάσιμης ημέρας, ο υπάλληλος που είναι υπεύθυνος για τη διαχείριση προσωπικών υποθέσεων πρέπει να βεβαιωθεί ότι όλοι οι προσωπικοί φάκελοι που εκδόθηκαν για προσωρινή χρήση επιστράφηκαν στον τόπο αποθήκευσης. Εάν είναι απαραίτητο, ο υπάλληλος αναλαμβάνει να λάβει τα κατάλληλα μέτρα για να επιστρέψει ή να αναζητήσει τεκμηρίωση.
Η μεταφορά προσωπικών φακέλων ή ατομικών εγγράφων στη σύνθεσή τους για προσωρινή χρήση σε άλλα ιδρύματα (οργανισμούς, επιχειρήσεις) διεξάγεται αποκλειστικά σε περίπτωση αδείας της διοίκησης της δομής με βάση μια σωστά εκτελεσθείσα αίτηση.
Είναι σημαντικό να γνωρίζουμε ότι εκδίδεται μια πράξη σχετικά με την έκδοση ενός ατομικού φακέλου, ένα αντίγραφο του οποίου, με τον ένα ή τον άλλο τρόπο, μεταδίδεται μαζί με τον προσωπικό φάκελο ή ένα ξεχωριστό έγγραφο στο εξουσιοδοτημένο πρόσωπο του αιτούντος μέρους. Το δεύτερο αντίγραφο αποθηκεύεται στις υποθέσεις της δομής αμέσως πριν από την επιστροφή του προσωπικού φακέλου ή ξεχωριστού εγγράφου στον αρχικό τόπο αποθήκευσης.
Κατάργηση των εγγράφων από έναν προσωπικό φάκελο
Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι η αφαίρεση ορισμένων μονάδων τεκμηρίωσης από έναν προσωπικό φάκελο πραγματοποιείται αποκλειστικά μετά από άδεια της διοίκησης, υπό την προϋπόθεση ότι η αντίστοιχη εγγραφή τοποθετείται στη στήλη "Σημείωση" του εσωτερικού αποθέματος. Σε περίπτωση προσωρινής κατάσχεσης χαρτιού στη θέση του (δηλαδή μεταξύ φύλλων γειτονικών χαρτιών), παρεμβάλλεται μια υποκατάστατη κάρτα (με άλλα λόγια, ένα υποκατάστατο πιστοποιητικό) σύμφωνα με τους κανόνες που αναφέρουν την ημερομηνία και τον λόγο της κατάσχεσης με την υπογραφή του προσώπου που εξέδωσε το έγγραφο, καθώς και την υπογραφή του τον υπάλληλο που την έλαβε σύμφωνα με τους κανόνες προσωρινής χρήσης που σχετίζονται με τη δομή.
Για την εξασφάλιση απόλυτου ελέγχου της ασφάλειας των προσωπικών αρχείων σε ένα συγκεκριμένο ίδρυμα (οργάνωση, επιχείρηση) ετησίως (δηλαδή το αργότερο το πρώτο τρίμηνο που ακολουθεί την αναφορά), ελέγχεται η κατάσταση και η διαθεσιμότητά τους. Πρέπει να γνωρίζετε ότι οι ελλείψεις και ελλείψεις που εντοπίστηκαν κατά τη διάρκεια της διαδικασίας ελέγχου καταγράφονται σε κάθε περίπτωση στην πράξη, η οποία αμέσως μετά την έγκριση του προέδρου της επιτροπής υποβάλλεται στην ηγεσία του οργανισμού για εξέταση και μετέπειτα λήψη αποφάσεων σχετικά με απώλεια ή ανακριβή τεκμηρίωση.