Η πρακτική εφαρμογή των πληροφοριών αποτελεί τη βάση για την ενοποίηση όλων των μορφών παρουσίασης και μορφοποίησης των πηγών δεδομένων για τη σταθεροποίηση, τη μετάδοσή τους και την ακριβή αντίληψή τους από τον παραλήπτη.
Όταν η πληροφορία παρουσιάζεται από ένα έγγραφο, είναι συγκεκριμένη, ανήκει στον τομέα των γενικώς αποδεκτών και ενοποιημένων προτύπων, των νομοθετικών διατάξεων και των απαιτήσεων μιας κοινωνικής ή παραγωγικής διαδικασίας. Αυτά είναι πάντα ακριβείς διατυπώσεις και μια ορισμένη μορφή έκφρασης του νόημα προκειμένου να επιτευχθεί ένας σαφώς καθορισμένος στόχος.
Δημιουργία και περιεχόμενο ενός εγγράφου
Τα ενοποιημένα συστήματα τεκμηρίωσης δεν παίζουν κανένα ρόλο, είναι τόσο συνηθισμένο να δημιουργείτε έγγραφα καθημερινά με δική τους πρωτοβουλία και γνώση ή να τα συμπληρώνετε σύμφωνα με ορισμένους κανόνες.
Η ζωή από μόνη της είναι μια δίνη της πληροφορίας, αλλά σε κάθε στιγμή του χρόνου, είναι η ανθρώπινη φύση να συνθέσει με κάποιο τρόπο και να διορθώσει κάτι ξεκάθαρα. Σύμφωνα με τα άγραφα έθιμα, ενοποιημένα συστήματα τεκμηρίωσης σχηματίζονται στο μυαλό κάθε ατόμου στο σχολείο, αν όχι νωρίτερα. Αλλά στο αρχικό στάδιο της ανάπτυξής του, ένα άτομο δεν αποδίδει σε αυτά την απαραίτητη αξία που τους αξίζει.
Ένα έγγραφο μπορεί να αποτελείται από δύο θεμελιωδώς διαφορετικούς τύπους:
- μορφή ·
- τη δομή και το περιεχόμενο.
Επίσημα, τα κενά έγγραφα είναι συνηθισμένες μορφές στις οποίες καταγράφονται αυστηρά καθορισμένες πληροφορίες. Τα έγγραφα αυτού του είδους εξετάζονται διαρκώς (νηπιαγωγείο, σχολείο, κλινική, εργασία, γραφείο διαβατηρίου, ...).
Τα πραγματικά έγγραφα λαμβάνουν υπόψη τις υπάρχουσες απαιτήσεις για το σχεδιασμό τους. Διαφορετικά, θα παραπλανηθούν από τον παραλήπτη και δεν θα επιτευχθεί το επιθυμητό αποτέλεσμα.
Κάθε έγγραφο πρέπει να εκτελείται σε μορφή, να έχει σαφή δομή και αναμενόμενο περιεχόμενο, να εκφράζεται σε ένα συγκεκριμένο στυλ.
Από τυπική άποψη, μπορεί κανείς να αναφερθεί σε έγγραφα ως έργα τέχνης, άρθρα, διπλώματα, διατριβές, βιβλία και άλλα γραπτά και γραφικά έργα, αλλά είναι πολύ πιο θολή από πλευράς δομής και περιεχομένου η μετατροπή πληροφοριών σε αυστηρή μορφή αντίληψης από έναν ορισμένο κύκλο καταναλωτών.
Η ουσία των συστημάτων ενοποίησης
Οι πληροφορίες είναι εκτεταμένες, αλλά ακόμα και αν δεν λαμβάνετε υπόψη τις εξωτερικές πηγές, τότε κάθε κρατική δομή, επιχείρηση, ιδιώτης επιχειρηματίας και απλός άνθρωπος βρίσκεται σε συνθήκες (απαιτήσεις) επιλογής ενός συγκεκριμένου προτύπου από τη γύρω ποικιλία ενοποιημένων κανόνων.
Τα υπάρχοντα κρατικά ενοποιημένα συστήματα τεκμηρίωσης σε όλες σχεδόν τις περιπτώσεις έχουν συμβουλευτικό χαρακτήρα. Συγκεκριμένα, σύμφωνα με τους ισχύοντες κανονισμούς.
- Η ημερομηνία του εγγράφου συντάσσεται σε αραβικούς αριθμούς με τη σειρά: ημέρα του μήνα, μήνα, έτος.
- Ημέρα του μήνα και του μήνα - δύο ζεύγη αραβικών αριθμών, μέσω μιας κουκκίδας. έτος - τέσσερα ψηφία (4 Δεκεμβρίου 2017 = 4 Δεκεμβρίου 2017 σύμφωνα με το GOST R 6.30-2003).
- Επιπλέον, αυτό το GOST επιτρέπει τη λεκτική ένδειξη του ονόματος του μήνα.
- Το ίδιο GOST "επιτρέπει" την αντίστροφη σειρά: έτος, μήνα και ημέρα.
Ένα σημαντικό μέρος των εγγράφων "εξυπηρετεί" τη σφαίρα διαχείρισης. Οι καταστάσεις εργασίας επαναλαμβάνονται, οι ενέργειες που γίνονται είναι παρόμοιες, αλλά υπάρχουν πάντα χαρακτηριστικά. Το GOST R 6.30-2003 απλοποιεί σημαντικά τη δημιουργία εγγράφων και όχι μόνο για τη σφαίρα διαχείρισης.
Με κοινή άποψη, η ενοποίηση είναι η μείωση του αριθμού και της ποικιλίας των εγγράφων, των απαιτήσεων σχεδιασμού, της λογικής του περιεχομένου και της δομής. Η ενοποίηση περιλαμβάνει επίσης τις διαδικασίες δημιουργίας, επεξεργασίας και εκτέλεσης εγγράφων.Το μέγεθος των μέσων είναι σημαντικό αν πρόκειται για έντυπο έγγραφο ή για το μορφότυπο δεδομένων εάν πρόκειται για ένα ηλεκτρονικό έγγραφο.
Περιοχές ροής εργασίας και σημασιολογία εγγράφων
Η διοίκηση της διοίκησης είναι ένας σημαντικός αλλά όχι ο μόνος τομέας στον οποίο συνδέονται άμεσα τα ενοποιημένα συστήματα τεκμηρίωσης. Το λογιστικό τμήμα οποιασδήποτε επιχείρησης χρησιμοποιεί όχι μόνο κενά έντυπα, συμπεριλαμβανομένων αυστηρών εντύπων αναφοράς, αλλά και ένα ευρύ φάσμα «ελεύθερων» εγγράφων σύνταξης σύμφωνα με τα υιοθετημένα νομοθετικά και τοπικά πρότυπα, διατάξεις της GOST.
Σύμφωνα με τον παν-ρωσικό ταξινομητή, λειτουργούν διάφορα θεματικά συστήματα:
- τραπεζικό τομέα ·
- χρηματοπιστωτικής, λογιστικής και πληροφόρησης των θεσμικών οργάνων και οργανισμών του προϋπολογισμού ·
- της αναφοράς και της στατιστικής σφαίρας.
- σύστημα τεκμηρίωσης της εργασίας ·
- το εξωτερικό εμπόριο, κλπ.
Τα ενιαία συστήματα τεκμηρίωσης της Ρωσικής Ομοσπονδίας σε θέματα καλύπτουν ολόκληρη την κοινωνικοοικονομική υποδομή της χώρας. Μπορεί να έχουν συγκεκριμένα στοιχεία ανά περιοχή, ανά βιομηχανία, ανά τομέα αρμοδιότητας της εταιρείας.
Εάν συμμορφώνεστε με τον ρωσικό ταξινομητή, μπορείτε να ορίσετε έναν οκταψήφιο κωδικό σε κάθε τύπο εγγράφου και να διατηρήσετε ξεχωριστή εγγραφή. Οι περισσότεροι οργανισμοί χρησιμοποιούν τις υπάρχουσες απαιτήσεις για χαρτιά και εγκρίνουν τους δικούς τους κανονισμούς στη βάση τους.
Βασικές Θέσεις
Ο σκοπός του εγγράφου απαιτεί ορισμένες λεπτομέρειες. Η έλλειψη των απαραίτητων απαιτήσεων μπορεί να οδηγήσει σε ακυρότητα του εγγράφου ή στην αδυναμία εκτέλεσης του εγγράφου. Στην περίπτωση αυτή, η πίστη του GOST R 6.30-2003 δεν έχει σημασία.
Η εντολή εργασίας περιέχει ένα συγκεκριμένο εύρος θέσεων. Η εντολή για τη δημιουργία του τμήματος είναι άλλη. Η περιγραφή της εργασίας καταρτίζεται εντελώς διαφορετική από την τριμηνιαία έκθεση του οικονομικού τμήματος.
Ταυτόχρονα, πολλές λεπτομέρειες έχουν χαρακτηριστικά εφαρμογής. Για παράδειγμα, η ημερομηνία μπορεί να έχει διαφορετικές σημασίες: τη στιγμή της υπογραφής της εντολής, τη στιγμή απόλυσης του υπαλλήλου, τη στιγμή της έναρξης παραγωγής, την πολυμερή συμφωνία. Στην τελευταία αυτή περίπτωση, μπορεί να παρέχεται όχι μόνο η ημερομηνία υπογραφής της συμφωνίας από κάθε μέρος, η οποία έχει πάντοτε νομική σημασία, αλλά και η γενική ημερομηνία, για παράδειγμα, την έναρξη ισχύος των συμφωνηθέντων διατάξεων.
Επιλογή λέξεων και διατύπωση
Η ροή εργασίας οποιασδήποτε επιχείρησης, όπως ένα πρόγραμμα υπολογιστή, στη γενική περίπτωση είναι μια αυστηρά επισημοποιημένη διαδικασία. Σε αντίθεση με ένα πρόγραμμα, δεν είναι ένας υπολογιστής που λειτουργεί εδώ, αλλά ένα άτομο. Είναι δυνατή η ανακριβής διατύπωση. Αλλά η γενική περιγραφή κατά τη δημιουργία των εγγράφων καθορίζεται σύμφωνα με το GOST 6.30-2003 όσο το δυνατόν πλησιέστερα στις απαιτήσεις της.
Η απόκλιση από τη γενικώς αποδεκτή πρακτική και τις απαιτήσεις της GOST είναι ακατάλληλη εδώ: μια εντολή, διάταξη, δήλωση, τάξη κ.λπ. δεν είναι έργα τέχνης και δεν υπάρχει λόγος να αναζητήσουμε μια μορφή έκφρασης της σκέψης.
Όχι μόνο το λεξιλόγιο είναι ευπρόσδεκτο, αλλά και τα μέρη του λόγου που είναι απαραίτητα σε κάθε συγκεκριμένη περίπτωση και τη σωστή περίπτωση. Σύμφωνα με την καθιερωμένη πρακτική, παραλείψεις, λέξεις που λείπουν, προτάσεις συχνά βρίσκονται σε έγγραφα, υπάρχουν αντιφάσεις που δεν είναι χαρακτηριστικές της ομιλίας. Αλλά είναι συνηθισμένο και το κάνει με τον δικό του τρόπο είναι ανέφικτο.
Όσον αφορά τα σχέδια, τις υπογραφές και τις ονομασίες τους, είναι συνηθισμένο να χρησιμοποιούμε την εμπειρία της ανάπτυξης τεκμηρίωσης σχεδιασμού όταν αυτό είναι προφανώς απαραίτητο. Ωστόσο, τίποτα δεν εμποδίζει τον σχεδιασμό ενός κανονικού σχεδίου με τον ίδιο στενό τρόπο.
Όσον αφορά τους πίνακες, οι διατάξεις της GOST έχουν επίσης νόημα να εξετάσουν. Πρόκειται για μια καθιερωμένη πρακτική και κάθε πίνακας σε ένα έγγραφο εργασίας είναι κατά κύριο λόγο ένας οδηγός για δράση ή πληροφορίες για τη λήψη απόφασης.
Λεξιλόγιο, δομή και λογική παρουσίασης
Το κείμενο πρέπει πάντα να είναι συνδεδεμένο. Οι φράσεις προσδιορίζονται αμοιβαία μεταξύ τους ή κάνουν βελτιώσεις. Χρησιμοποιούνται συγκεκριμένες λέξεις και φράσεις. Για να προσλάβει ένα άτομο, ο σκηνοθέτης γράφει μια σύντομη ανάλυση σχετικά με μια σωστά γραπτή δήλωση.
Η αίτηση για απασχόληση, η οποία συντάσσεται από τον υπάλληλο με το προβλεπόμενο έντυπο, εγκρίνεται στις μονάδες της επιχείρησης και διέρχεται μια προκαταρκτική διαδικασία έγκρισης. Αυτό δεν είναι ακόμη ένα έγγραφο, αλλά είναι ήδη η βάση για την τελική απόφαση του επικεφαλής της επιχείρησης με τη μορφή μιας συγκεκριμένης φράσης «με σειρά».
Η γραφή οτιδήποτε άλλο στο ψήφισμα είναι επιτρεπτό, δεν απαγορεύεται, αλλά σε κάθε περίπτωση θα πρέπει να έχει μια λογική αξία. Για παράδειγμα, απόφοιτος πανεπιστημίου. Μια φράση μπορεί να παρέχεται στο κείμενο της δήλωσης ή σύμφωνα με τη λογική της επιχείρησης - αυτό αφήνεται στον διευθυντή να αποφασίσει.
Ένα ουσιαστικό και παραδοσιακό χαρακτηριστικό πολλών εγγράφων είναι δύο μέρη:
- λόγο (ίδρυμα, σκοπός) ·
- συμπεράσματα (απόφαση, συμπέρασμα, αίτημα).
Αυτό δεν είναι σημαντικό, αλλά όπου είναι λογικό, είναι απαραίτητο να χωριστούν σαφώς όλες οι απαραίτητες φράσεις σε δύο συνιστώσες. Το Gosstandart, τα ενοποιημένα συστήματα τεκμηρίωσης και οι τοπικές διατάξεις της ίδιας της επιχείρησης θα πρέπει να χρησιμεύσουν ως βάση για την κατασκευή δομών στις οποίες το αντικείμενο του εγγράφου καθορίζει τον τρόπο επίλυσης του λόγου και του συμπεράσματος.
Στην πραγματικότητα, η προσέγγιση αυτή επιταχύνει τη δημιουργία σημαντικών εγγράφων, επιτρέποντάς σας να εστιάσετε όχι στο σύνολο του κειμένου, αλλά μόνο στο μεταβλητό μέρος.
Τοπικά έγγραφα της επιχείρησης
Η ενοποίηση και η τυποποίηση των εγγράφων είναι χαρακτηριστική για κάθε επιχείρηση. Κάποιοι κάνουν αυτό γραπτώς, άλλοι συμμορφώνονται με την προφορική πρακτική. Όλα εξαρτώνται από το μέγεθος της επιχείρησης και το επίπεδο ευθύνης.
Οι περισσότερες τοπικές διατάξεις καταρτίζονται κατά τη διάρκεια της ίδρυσης μιας επιχείρησης βάσει της ισχύουσας νομοθεσίας, της GOST, ρυθμιστικών δεδομένων που ισχύουν στον κλάδο ή σε συγκεκριμένο επιχειρηματικό τομέα.
Αυτά τα ενοποιημένα συστήματα τεκμηρίωσης είναι μοναδικά και συχνά η τεχνογνωσία μιας συγκεκριμένης εταιρείας, βασίζονται στο χρησιμοποιούμενο λογισμικό και αποτελούν εμπορικό μυστικό. Σπάνια αλλάζουν και οι αλλαγές συνδέονται με τα στάδια της ανάπτυξης της εταιρείας, την επέκταση της σφαίρας αρμοδιότητάς της ή το επιχειρηματικό επίπεδο.
Σημαντικά τοπικά έγγραφα είναι τα σχέδια παραγωγής, οι τεχνικές προδιαγραφές, τα χρονοδιαγράμματα εργασίας. Εδώ, η ενοποίηση και η τυποποίηση των εγγράφων είναι ανάλογες. Κάθε νέο, για παράδειγμα, ημερολογιακό πρόγραμμα είναι παρόμοιο με το προηγούμενο και ένα νέο λογιστικό σχέδιο στη λογιστική πολιτική διατυπώνεται με βάση το προηγούμενο, λαμβάνοντας υπόψη τις αλλαγές στις εξωτερικές απαιτήσεις (νομοθεσία, φόρος, κρατικοί φορείς ελέγχου ...)
Ροή πληροφοριών
Η σωστή εκτίναξη της ροής εγγράφων της επιχείρησης, ειδικά όταν η λογική, η δομή και το λεξιλόγιο του ενοποιημένου συστήματος τεκμηρίωσης υλοποιείται με τη μορφή ενός λογισμικού τεχνικού συστήματος διαχείρισης, επιτρέπει όχι μόνο την απλοποίηση της επιχείρησης και τη λειτουργικότητα των εργαζομένων αλλά και τη διαχείριση της δραστηριότητάς της προς τη σωστή κατεύθυνση. επεξεργασία και εκτέλεση τους.
Η υποδομή των επιχειρήσεων, που υλοποιείται με τη μορφή εσωτερικών και εξωτερικών ροών πληροφοριών, με χρονοδιάγραμμα και περιεχόμενο, σας επιτρέπει να μεταφέρετε τη διαχείριση της επιχείρησης σε υψηλότερο επίπεδο.
Πολλά σύγχρονα συστήματα πληροφοριών λειτουργούν από καιρό στο επίπεδο των εργασιών, παρέχοντας τη διατύπωση των απαιτούμενων δεδομένων εισροών και την προετοιμασία των εκθέσεων. Ο ρόλος των εργαζομένων σε ένα τέτοιο σύστημα έγκειται στον τομέα της δημιουργικότητας και των στόχων της εταιρείας και όχι στο πλαίσιο του τρόπου σύνταξης ενός συγκεκριμένου εγγράφου.
Συμπεριφορά της εταιρείας και των εργαζομένων
GOST R 6.30-2003 και άλλα κανονιστικά έγγραφα καθορίζουν τη μορφή των εγγράφων, των λεπτομερειών, των λέξεων και των φράσεων, καθορίζουν τη λογική έκφραση και τα μεγέθη των χαρτιού μέσα ενημέρωσης, indentations, περιθώρια, σύνορα των αριθμών, πίνακες και άλλες τεχνικές λεπτομέρειες - όλα αυτά είναι σημαντικά και σκόπιμο να εξεταστεί.
Το κανονικό έργο της εταιρείας είναι η συνηθισμένη ροή εργασίας στην οποία ο ρόλος του κάθε υπαλλήλου ρυθμίζεται και αναμένεται.
Σε αυτό το πλαίσιο και σε σχέση με τα χαρακτηριστικά του σύγχρονου επιπέδου ανάπτυξης της τεχνολογίας των πληροφοριών, το ζήτημα της συμπεριφοράς των εργαζομένων έχει καταστεί σημαντικό. Στο πλαίσιο της αναμενόμενης παραλλαγής της εξέλιξης ορισμένων γεγονότων, έργων, εγγράφων, αποκλίσεων μπορεί να εντοπιστεί.
Αυτή η πτυχή δεν είναι λιγότερο σημαντική για την οικοδόμηση της υποδομής της εταιρείας. Είναι σημαντικό όχι μόνο να οργανωθεί η σωστή εργασία με έγγραφα, αλλά και να εξασφαλιστεί ο έλεγχος της διαδικασίας εργασίας με έγγραφα.