Η απογραφή είναι μια σημαντική διαδικασία για κάθε εταιρεία. Αντιπροσωπεύεται από τη διαδικασία συμφιλίωσης της υφιστάμενης περιουσίας της εταιρείας με τις πληροφορίες που είναι διαθέσιμες στην τεκμηρίωση της επιχείρησης. Ο κύριος στόχος αυτής της διαδικασίας είναι η σύγκριση των δεδομένων και ο εντοπισμός των ελλείψεων. Η χρονική στιγμή της απογραφής μπορεί να διαφέρει σημαντικά από εταιρία σε εταιρεία. Ως πρότυπο, η διαδικασία εκτελείται ετησίως πριν από την προετοιμασία των ετήσιων εκθέσεων. Επιπρόσθετα, κάθε ηγέτης μπορεί ανά πάσα στιγμή να εκδώσει μια εντολή βάσει της οποίας διενεργείται έλεγχος, εάν υπάρχουν βάσιμοι λόγοι για αυτό.
Διαδικασία διορισμού
Κάθε εταιρεία πρέπει να διενεργεί έλεγχο σε συγκεκριμένο χρονικό σημείο. Θα πρέπει να διεξάγεται ετησίως, αλλά ο ακριβής χρόνος της απογραφής εξαρτάται αποκλειστικά από την απόφαση του επικεφαλής της επιχείρησης.
Η διαδικασία διεξάγεται από ειδική επιτροπή, η οποία περιλαμβάνει ειδικούς από διαφορετικά τμήματα της εταιρείας που δεν ενδιαφέρονται για τα αποτελέσματα του ελέγχου. Η νομοθεσία προβλέπει ορισμένες περιπτώσεις στις οποίες απαιτείται απογραφή.
Κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας, εξετάζονται διάφορα έγγραφα της εταιρείας, τα οποία περιλαμβάνουν συμφωνίες που συνάπτονται με αντισυμβαλλομένους, κάρτες απογραφής, τιμολόγια και άλλα έγγραφα. Το πραγματικό ποσό των διαφορετικών περιουσιακών στοιχείων θα πρέπει να αντιστοιχεί στις πληροφορίες από αυτά τα έγγραφα.
Έννοια απογραφής
Αντιπροσωπεύεται από ένα μοναδικό όργανο ελέγχου όλων των αξιών ιδιοκτησίας της εταιρείας. Βρίσκεται στο γεγονός ότι υπάρχει σύγκριση δεδομένων από έγγραφα με πραγματικούς δείκτες. Οι κανόνες διαδικασίας περιλαμβάνουν:
- οι κύριοι όροι της απογραφής ορίζονται στη νομοθεσία, αλλά κάθε επικεφαλής της εταιρείας μπορεί να αυξήσει τον αριθμό των επιθεωρήσεων για μια ορισμένη χρονική περίοδο.
- η διαδικασία μπορεί να διεξαχθεί όσον αφορά πάγια περιουσιακά στοιχεία, υλικά ή άλλες αξίες που ανήκουν στην επιχείρηση ·
- η επαλήθευση μπορεί να είναι τεκμηριωμένη ή σε είδος.
- κατά την απογραφή εγγράφων, όλα τα αντικείμενα επιβεβαιώνονται με ειδικές καταχωρήσεις στην τεκμηρίωση.
- ο έλεγχος σε είδος χρησιμοποιείται για αποθέματα και πάγια περιουσιακά στοιχεία, συνεπώς, λόγω αυτής της διαδικασίας, πραγματοποιούνται μετρήσεις, μετρήσεις και υπερβολικό βάρος.
- κατά τη διάρκεια της διαδικασίας, απαιτείται η παρουσία οικονομικά υπεύθυνων ατόμων.
Ανεξάρτητα από το είδος του αποθέματος που έχει εκτελεστεί, είναι υποχρεωτική η απογραφή του επαληθευμένου ακινήτου. Γι 'αυτό, χρησιμοποιούνται ομοιόμορφα έντυπα. Η διαδικασία και το χρονοδιάγραμμα της απογραφής μπορούν να καθοριστούν στα εσωτερικά λογιστικά βιβλία της εταιρείας.
Σκοπός του
Κατά την εκτέλεση της επαλήθευσης, μπορούν να επιτευχθούν ταυτόχρονα πολλοί στόχοι:
- προσδιορισμός του πραγματικού ποσού των διαφόρων υλικών ή των πάγιων περιουσιακών στοιχείων ·
- ορισμό της έλλειψης ή του πλεονάσματος.
Μετά τη διαδικασία, οι πληροφορίες που λαμβάνονται συγκρίνονται με τα δεδομένα που είναι διαθέσιμα στην εταιρική τεκμηρίωση. Αυτό σας επιτρέπει να καθορίσετε τον τρόπο με τον οποίο οι υπάλληλοι της εταιρείας συμμορφώνονται με τους κανόνες για τη χρήση διαφορετικών περιουσιακών στοιχείων. Εάν διαπιστωθεί έλλειψη, διεξάγεται έρευνα, σκοπός του οποίου είναι να εντοπιστεί ο ένοχος, μετά τον οποίο λογοδοτεί.
Οι κύριες ποικιλίες της διαδικασίας
Ο αριθμός και η χρονική στιγμή της απογραφής καθορίζονται μόνο από τη διοίκηση της εταιρείας. Ταυτόχρονα, ο άμεσος διευθυντής της εταιρείας καθορίζει ποια επιθεώρηση θα διεξαχθεί κάποια στιγμή.
Όσον αφορά την κάλυψη περιουσιακών στοιχείων, ένα απόθεμα μπορεί να είναι:
- Ολοκλήρωση.Όλες οι αξίες και τα περιουσιακά στοιχεία που ανήκουν στην εταιρεία ελέγχονται. Για τη διαδικασία αυτή, στην επιτροπή περιλαμβάνεται ένας μεγάλος αριθμός ειδικών, δεδομένου ότι χρειάζεται πολύς χρόνος για την απόκτηση δεδομένων και την επαλήθευση των δεικτών. Συχνά, η διαδικασία διαρκεί αρκετές εβδομάδες. Θεωρείται ιδιαίτερα δύσκολο εάν η εταιρεία διαθέτει αρκετές μονάδες στις οποίες απαιτείται απογραφή.
- Μερική Στην περίπτωση αυτή, επιλέγονται μόνο οι συγκεκριμένες τιμές που μελετώνται. Για παράδειγμα, μπορεί να διενεργηθεί έλεγχος παγίων στοιχείων ή υλικών. Τυπικά, ένας τέτοιος κατάλογος αποδίδεται κατά την παραλαβή πληροφοριών ότι υπάρχει έλλειψη ή άλλα προβλήματα στην αναφορά.
Για λόγους απογραφής μπορεί να προγραμματιστεί ή να μη προγραμματιστεί. Στις αρχές του έτους, κάθε εταιρεία μπορεί να καταρτίσει ένα ειδικό σχέδιο βάσει του οποίου διεξάγεται η διαδικασία. Εάν απαιτείται να αλλάξετε τον υπεύθυνο ή να μεταβιβάσετε το ακίνητο προς ενοικίαση, πραγματοποιείται μη προγραμματισμένο απόθεμα. Οι υπάλληλοι της εταιρείας δεν ενημερώνονται εκ των προτέρων για την εφαρμογή της και συχνά με τη βοήθειά της επιτυγχάνονται τα πιο αξιόπιστα αποτελέσματα.
Πώς γίνεται η διαδικασία;
Το χρονοδιάγραμμα της απογραφής καθορίζεται από την άμεση διαχείριση της εταιρείας, έτσι ώστε να μπορεί να διαφέρει σημαντικά μεταξύ των επιχειρήσεων. Η διαδικασία εξαρτάται από το είδος των υλικών περιουσιακών στοιχείων της εταιρείας που ελέγχονται. Αλλά αυτό χρησιμοποιεί έναν ενιαίο αλγόριθμο από όλες τις επιχειρήσεις.
Η διαδικασία και το χρονοδιάγραμμα της απογραφής ρυθμίζονται από την επιχείρηση, αλλά εάν ο φορολογικός έλεγχος αποκαλύψει ότι η εταιρεία δεν εκτελεί τη διαδικασία τουλάχιστον μία φορά το χρόνο, αυτό γίνεται η βάση για έναν μη προγραμματισμένο έλεγχο. Η διαδικασία απογραφής χωρίζεται στα ακόλουθα βήματα:
- παρασκευή ·
- μετρήσεις τιμών.
- σύγκριση των αποτελεσμάτων με τις πληροφορίες που υπάρχουν στα έγγραφα της εταιρείας ·
- καταχώρηση των αποτελεσμάτων στη λογιστική.
Παρόλο που τα στάδια αυτά θεωρούνται αρκετά απλά, στην πραγματικότητα, δαπανάται πολύς χρόνος και προσπάθεια για την εφαρμογή τους.
Προπαρασκευαστικά στάδια
Αρχικά, το χρονοδιάγραμμα της απογραφής καθορίζεται από τη διοίκηση της εταιρείας. Με βάση την απόφαση, εκδίδεται εντολή.
Μια επιτροπή αποτελείται από τον επικεφαλής της επιχείρησης, ο οποίος θα ασκεί άμεση επαλήθευση. Καθορίζεται ποια αντικείμενα θα εξεταστούν. Τα υπεύθυνα πρόσωπα της εταιρείας στέλνουν αποδείξεις στη διοίκηση και προετοιμάζεται ένα έντυπο απογραφής για κάθε μέλος της επιτροπής.
Ακίνητα Count
Η διαδικασία περιλαμβάνει την εκτέλεση διαφόρων ενεργειών. Αυτές περιλαμβάνουν την καταμέτρηση, τη ζύγιση διαφορετικών υλικών ή τη μέτρηση.
Οι συγκεκριμένες λειτουργίες εξαρτώνται από τα χαρακτηριστικά των τιμών. Όλες οι πληροφορίες που ελήφθησαν σίγουρα εγγράφονται σε ένα έντυπο προετοιμασίας.
Σύγκριση δεδομένων
Οι πληροφορίες που συλλέγονται συγκρίνονται με τις πληροφορίες από την τεκμηρίωση της εταιρείας. Εάν αποκαλύπτονται διαφορετικές αποκλίσεις, τότε η Επιτροπή εκτελεί τις ακόλουθες ενέργειες:
- εμφανίζονται οι λόγοι για το πλεόνασμα ή την έλλειψη ·
- αποκαλύπτει ποιοι είναι ακριβώς οι ένοχοι της εμφάνισης τέτοιων προβλημάτων.
- τα πλεονάσματα διαγράφονται ·
- οι δράστες κρατούνται υπόλογοι.
Αυτό το στάδιο θεωρείται μακρύ και δύσκολο, αφού τα μέλη της επιτροπής πρέπει να συγκρίνουν ένα πολύ σημαντικό ποσό δεδομένων.
Αναφορά αποτελεσμάτων
Το τελευταίο βήμα είναι η σύνταξη μιας έκθεσης σχετικά με την απογραφή. Περιλαμβάνει όλα τα αποτελέσματα της διαδικασίας.
Βάσει της συγκεντρωτικής τεκμηρίωσης, γίνονται αλλαγές στην ετήσια αναφορά της επιχείρησης.
Κανόνες για
Οι βασικοί κανόνες απογραφής περιλαμβάνουν:
- το χρονοδιάγραμμα της απογραφής καθορίζεται από τη διοίκηση της εταιρείας, αλλά η εξαίρεση είναι ένας υποχρεωτικός έλεγχος που διεξάγεται ετησίως.
- Μόνο οι επαγγελματίες που εργάζονται στην εταιρεία θα πρέπει να συμπεριληφθούν στην επιτροπή απογραφής, αλλά δεν θα πρέπει να ενδιαφέρονται για τα αποτελέσματα.
- Πριν από την επαλήθευση, μελετώνται οι πληροφορίες σχετικά με την παραλαβή και τη δαπάνη των αξιών.
- κατά την εφαρμογή της διαδικασίας απαιτεί τη συμμετοχή οικονομικά υπεύθυνων ατόμων ·
- για ιδιότητες αποθηκευμένες ξεχωριστά, δημιουργούνται ειδικά αποθέματα.
Ο έλεγχος πραγματοποιείται την ημέρα που καθορίζεται με τη σειρά του κεφαλιού. Το χρονοδιάγραμμα της απογραφής των περιουσιακών στοιχείων μπορεί να διαφέρει σημαντικά, αλλά σε μεγάλες επιχειρήσεις η διαδικασία αυτή διαρκεί συχνά αρκετές ημέρες. Στο τέλος κάθε εργάσιμης ημέρας, οι χώροι με το ακίνητο που επιβεβαιώνουν τον έλεγχο πρέπει να σφραγιστούν. Τα έγγραφα που σχετίζονται με το απόθεμα αποθηκεύονται σε ειδικό χρηματοκιβώτιο.
Πότε απαιτείται απογραφή;
Οι τύποι και οι ημερομηνίες του αποθέματος καλύπτονται τόσο από το νόμο όσο και από τη διοίκηση της εταιρείας. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η επαλήθευση αυτή είναι υποχρεωτική. Αυτά περιλαμβάνουν:
- τη μεταβίβαση διαφόρων αξιών που ανήκουν στην εταιρεία σε άλλα πρόσωπα ή επιχειρήσεις προς ενοικίαση,
- πώληση τιμαλφών ·
- εξαγορά αντικειμένων που είχαν ληφθεί προηγουμένως βάσει μίσθωσης ·
- μετασχηματισμό μιας ενιαίας επιχείρησης σε έναν εμπορικό οργανισμό ·
- πριν από τη σύνταξη ετήσιων εκθέσεων ·
- αλλαγή των προσώπων που είναι οικονομικά υπεύθυνα στην εταιρεία.
- διάφορα στοιχεία κλοπής ή υλικής ζημίας αποκαλύπτονται.
- καταστάσεις έκτακτης ανάγκης στην εταιρεία ·
- κλείσιμο ή αναδιοργάνωση εταιρειών.
Η διάρκεια της ετήσιας απογραφής καθορίζεται στη νομοθεσία, επομένως οι διαχειριστές εταιρειών πρέπει να εκδώσουν εντολή για τη διενέργεια ελέγχου πριν από την κατάρτιση του ετήσιου ισολογισμού.
Κανόνες τεκμηρίωσης
Ο αριθμός των αποθεμάτων και η χρονική στιγμή της απογραφής καθορίζονται από την άμεση διαχείριση της εταιρείας. Η διαδικασία συνοδεύεται πάντοτε από την ανάγκη προετοιμασίας πολυάριθμων εγγράφων. Αυτά περιλαμβάνουν:
- Παραγγελία. Δημοσιεύεται από τον επικεφαλής της εταιρείας πριν από την επαλήθευση, για την οποία χρησιμοποιείται το ενοποιημένο έντυπο INV-22. Πληροφορίες σχετικά με μια τέτοια παραγγελία καταγράφονται σε ειδικό περιοδικό.
- Απογραφή περιουσίας. Συμπληρώνεται άμεσα κατά τη διάρκεια του ελέγχου. Διατηρείται ξεχωριστό έγγραφο για ακίνητα υπό επισκευή ή προσωρινά μεταβιβαζόμενα σε άλλη μονάδα. Ειδικά αποθέματα γίνονται για μισθωμένα περιουσιακά στοιχεία ή αντικείμενα αξίας που μεταφέρονται για προσωρινή αποθήκευση.
- Φύλλο ταξινόμησης. Ο κύριος σκοπός της είναι η σύγκριση των δεικτών. Ως εκ τούτου, καταγράφονται οι διαφορές μεταξύ των πραγματικών στοιχείων και των δεικτών από τη λογιστική της εταιρείας.
- Έντυπο τύπου INV-26. Χρησιμοποιείται για την εισαγωγή αποτελεσμάτων επαλήθευσης.
Μόλις λήξει η προθεσμία για την απογραφή των παγίων περιουσιακών στοιχείων, των υλικών και άλλων περιουσιακών στοιχείων, η υπέρβαση αποτιμάται στα λογιστικά βιβλία. Πιστεύονται στο εισόδημα με βάση την αγοραία αξία, για την οποία χρησιμοποιείται ο λογαριασμός 91.
Όταν εντοπίζονται ελλείψεις, εντοπίζονται αρχικά οι ένοχοι, μετά από τις οποίες συγκεντρώνονται τα απαραίτητα κεφάλαια για την κάλυψη των ζημιών. Εάν δεν υπάρχει η δυνατότητα να προσδιοριστούν οι δράστες, τότε το έλλειμμα επιβαρύνεται με το κόστος παραγωγής, για το οποίο εφαρμόζεται ο λογαριασμός 94.
Τα αποτελέσματα του ελέγχου θα αντανακλώνται σίγουρα στη λογιστική στο τέλος του μήνα κατά τον οποίο πραγματοποιήθηκε η απογραφή.
Τα πρακτικά οφέλη της διαδικασίας
Η απογραφή θεωρείται αποτελεσματικός τρόπος για τον έλεγχο των δραστηριοτήτων της εταιρείας, έτσι ώστε όλα τα διευθυντικά στελέχη να γνωρίζουν την αξία της. Επωφελείται από τα ακόλουθα χαρακτηριστικά:
- διασφαλίζεται ότι όλες οι πληροφορίες που περιέχονται στις δηλώσεις της επιχείρησης είναι αξιόπιστες.
- η ασφάλεια των διαφόρων τιμών της εταιρείας ελέγχεται.
- εντοπίζονται διάφορα στοιχεία που έχουν ήδη λήξει.
- τα υλικά και τα στοιχεία που δεν χρησιμοποιούνται από την εταιρεία κατά τη διάρκεια της εργασίας καθορίζονται, επομένως πωλούνται ή μισθώνονται για κέρδος.
Βάσει των πληροφοριών που αποκτήθηκαν ως αποτέλεσμα του αποθέματος, είναι δυνατόν να βελτιστοποιηθεί το έργο της εταιρείας. Επιπλέον, γίνονται αλλαγές στη στρατηγική ανάπτυξης επιχειρήσεων. Παρατηρούνται αδυναμίες στη λειτουργία της εταιρείας. Επιπλέον, υπολογίζονται οι αμελής εργαζόμενοι που δεν διαθέτουν τις απαραίτητες δεξιότητες για τη διατήρηση της ιδιοκτησίας.
Συμπέρασμα
Η απογραφή είναι η πιο σημαντική διαδικασία σε κάθε εταιρεία. Σας επιτρέπει να εντοπίσετε διαφορετικές αποκλίσεις μεταξύ της πραγματικής ποσότητας ιδιοκτησίας και των δεδομένων που είναι διαθέσιμα στην εταιρεία αναφοράς. Ο χρόνος και ο αριθμός των ελέγχων καθορίζονται από τον άμεσο επόπτη.
Η ελάχιστη απογραφή θα πρέπει να πραγματοποιείται μία φορά το χρόνο, δηλαδή πριν από την προετοιμασία των ετήσιων εκθέσεων. Αυτό εξασφαλίζει τη διαθεσιμότητα αξιόπιστων δεδομένων στην τεκμηρίωση.