Υπάρχουν διαφορετικές περίοδοι αποθήκευσης σε χαρτιά εγγράφων συγκεκριμένου τύπου. Ορισμένες από αυτές σχετίζονται με αυτές της απεριόριστης πληροφοριακής αξίας, ενώ άλλες χάνουν την συνάφεια αρκετά γρήγορα. Τι έγγραφα και πόσο χρονικό διάστημα χρειάζεται να κρατήσετε; Πώς πρέπει να διατεθούν; Όλα αυτά αναφέρονται σαφώς στη νομοθεσία.
Τρεις τύποι περιόδων διατήρησης
Ο κατάλογος των περιόδων αποθήκευσης εγγράφων σε έγγραφα: προσωρινή (έως 10 έτη), μακροπρόθεσμη (πάνω από 10 έτη) και μόνιμη. Αν μιλάμε για περιπτώσεις μακροχρόνιας και μόνιμης αποθήκευσης, τότε μετά την ολοκλήρωσή τους μεταφέρονται σε ειδικά τμήματα για περίοδο 2 ετών και στη συνέχεια αρχειοθετούνται.
Η εμφάνιση των μέσων επηρεάζει τον χρόνο αποθήκευσης;
Ο τύπος του φορέα πληροφοριών (χαρτί ή ηλεκτρονικό) δεν επηρεάζει την περίοδο αποθήκευσης. Αυτό που είναι σημαντικό είναι οι πληροφορίες που περιέχει. Η περαιτέρω χρήση μιας συγκεκριμένης περίπτωσης καθορίζεται με ειδική εξέταση. Κατατάσσει όλα τα έγγραφα, υποδεικνύει εάν μπορούν να χρησιμοποιηθούν προς το συμφέρον (ή κατά) της επιστήμης, του κράτους, της κοινωνίας, των ατόμων κ.λπ.
Γιατί είναι μια εξέταση για τον προσδιορισμό της αξίας των εγγράφων;
Είναι αδύνατο να γίνει χωρίς αυτή τη διαδικασία στον τομέα της εργασίας γραφείου, είτε πρόκειται για κρατικό αρχείο, οργάνωση είτε για επιχείρηση.
Στόχοι της εξέτασης - προσδιορισμός ή αλλαγή της διάρκειας ζωής του εγγράφου. να προβούν σε επιλογή των περιπτώσεων που υπόκεινται σε διάθεση, δεδομένου ότι δεν έχουν πλέον αξία ή έχουν χάσει τη συνάφειά τους · να αναφερθεί η περίοδος διατήρησης εγγράφων που δεν έχουν ιστορική ή επιστημονική αξία, αλλά έχουν πρακτική αξία. Επίσης, η εξέταση θα πρέπει να καθορίζει τι είδους αξία σχετίζεται με άλλα έγγραφα: πολιτικά, επιστημονικά, οικονομικά, πολιτιστικά, βιομηχανικά κλπ.
Για πληροφορίες σχετικά με τη στελέχωση, τη λογιστική, την αποθήκευση και τον περαιτέρω διορισμό των υποθέσεων, θα πρέπει να ανατρέξετε στον νόμο περί αρχειακών υποθέσεων.
Το αποτέλεσμα της εξέτασης πρέπει να είναι ένας κατάλογος που περιλαμβάνει 12 τμήματα εγγράφων που προκύπτουν από τη λειτουργία κρατικών δομών, οργανισμών, ιδρυμάτων και άλλων εταιρειών. Θα δώσουμε ιδιαίτερη προσοχή στα θέματα λογιστικής και προσωπικού, λαμβάνοντας υπόψη τους όρους και τους όρους αποθήκευσης των εγγράφων στις επιχειρήσεις. Ελάτε σε επαφή με ιατρικά έγγραφα.
Ιατρικά αρχεία
Τα ιατρικά έγγραφα, καθώς και άλλα πληροφοριακά σημαντικά, έχουν τις δικές τους ειδικές περιόδους αποθήκευσης για έγγραφα στο γραφείο ενός ιατρικού οργανισμού. Η περίοδος αυτή ρυθμίζεται από κανονιστικές πράξεις της Ρωσικής Ομοσπονδίας και κυμαίνεται από 1 έτος έως 50 έτη για διάφορες κατηγορίες εγγράφων.
Λογιστικά αρχεία
Για τα έγγραφα που προσκομίζονται από τις λογιστικές υπηρεσίες ισχύουν χωριστοί όροι και περίοδοι αποθήκευσης εγγράφων σε χαρτιά. Μετά την επεξεργασία, οι πρωτότυπες τεκμηρίωση, τα υπόλοιπα, τα δεδομένα των λογιστικών καταχωρητών, οι αναφορές πρέπει να αποθηκεύονται είτε σε ειδικό δωμάτιο είτε σε κλειστό γραφείο - μέχρι να μεταφερθούν στο αρχείο του οργανισμού. Οι αυστηρές μορφές αναφοράς πρέπει να φυλάσσονται σε μεταλλικά ντουλάπια ή χρηματοκιβώτια. Ο επικεφαλής λογιστής ορίζει πρόσωπο εξουσιοδοτημένο να παρακολουθεί τα θέματα αυτά.
Εάν αυτό το είδος εγγράφου χαθεί, καταστραφεί, μεταφερθεί παράνομα σε τρίτους, τότε η διοίκηση του οργανισμού πρέπει να ενημερώσει τις αρχές επιβολής του νόμου για το γεγονός αυτό. Η καταστροφή ή η κατάσχεση της τεκμηρίωσης πρέπει να γίνεται μόνο σύμφωνα με τις απαιτήσεις που ορίζει ο νόμος.
Διάρκεια αποθήκευσης των λογιστικών εγγράφων
Υφιστάμενα λογιστικά πρότυπα:
- πρωτότυπη τεκμηρίωση, έντυπα - 3 έτη.
- ταμειακά έγγραφα, πληροφορίες σχετικές με χρηματοοικονομικές συναλλαγές - 5 έτη.
- φύλλα πληρωμής και διακανονισμού (αν δεν υπάρχει προσωπικός λογαριασμός) - 75 έτη.
Απαγορεύεται η κατάσχεση περιπτώσεων στο τέλος της περιόδου αποθεματοποίησης χωρίς επαλήθευση από τις φορολογικές αρχές και μια ειδική επιτροπή πρέπει να αποφασίζει για την καταστροφή των εγγράφων σε εργασίες γραφείου με περίοδο λήξης που έχει λήξει.
ΥΕ
Η τεκμηρίωση του προσωπικού έχει μεγάλη κοινωνική σημασία (πρώτα απ 'όλα αφορά τη διαθεσιμότητα προσωπικών δεδομένων), επομένως, η αποθήκευση τους καθορίζεται από ειδικούς κανόνες. Σημαντικό μέρος αυτών χρησιμεύει ως μια πραγματική επιβεβαίωση των δικαιωμάτων των εργαζομένων στην κοινωνική ασφάλιση (γήρας, αναπηρία κλπ.), Περιέχει πληροφορίες για την αρχαιότητά τους κλπ. Από την άποψη αυτή, τα περισσότερα έγγραφα προσωπικού σχετίζονται με έγγραφα με μακρά ή μόνιμη περίοδο αποθήκευσης και χρησιμοποιούνται στα αρχεία όπου οι πολίτες επικοινωνούν για πληροφορίες. Έχουν επίσης αρχαιογραφική και βιογραφική αξία, χρησιμεύουν ως πηγές στατιστικών ερευνών ή ιστορικών και κοινωνικών μελετών.
Η κύρια προϋπόθεση για την αποθήκευση τεκμηρίωσης από το τμήμα προσωπικού είναι ο περιορισμός της παράνομης πρόσβασης σε προσωπικές πληροφορίες σχετικά με τους υπαλλήλους, καθώς και η δυνατότητα να βρεθούν γρήγορα τα σωστά πράγματα.
Δύο είδη αποθήκευσης διακρίνονται για την οργάνωση των εργασιών γραφείου και τις περιόδους αποθήκευσης των εγγράφων προσωπικού: τρέχον και επόμενο. Ο πρώτος τύπος χωρίζεται σε δύο υποτύπους: αποθήκευση της τεκμηρίωσης κατά την εκτέλεση και αποθήκευση των εκτελεσθέντων τεκμηρίων.
Οι περιπτώσεις κατά την εκτέλεση τους βρίσκονται στο άτομο που ασχολείται με αυτούς σε ειδικούς φακέλους με ονόματα (για παράδειγμα, "Επείγον", "Για υπογραφή"). Ο αριθμός τηλεφώνου, το επώνυμο, τα αρχικά του εργολάβου πρέπει επίσης να αναφέρονται εδώ. Αφού κατατεθούν και αποθηκευτούν σύμφωνα με την ονοματολογία.
Παραγγελίες
Όλες οι παραγγελίες πρέπει να φυλάσσονται στα πρωτότυπα και τα αντίγραφα τους (για κίνητρα, κυρώσεις, προσλήψεις, απολύσεις κλπ.) Καταχωρούνται στον προσωπικό φάκελο του υπαλλήλου. Τοποθετείται σε έναν αριθμημένο φάκελο και οι σελίδες του πρέπει να αναβοσβήνουν. Το εξώφυλλο του ατομικού φακέλου έχει τον δικό του αύξοντα αριθμό. Η τρέχουσα περίοδος αποθήκευσης για τα αρχεία HR ισχύει μόνο για υπαλλήλους που απασχολούνται επί του παρόντος. Μετά την απόλυση, η υπόθεση πρέπει να αφαιρεθεί από το φάκελο και να εκτελεστεί για μεταφορά στο αρχείο.
Οι συνθήκες αποθήκευσης των βιβλίων εργασίας των εργαζομένων, καθώς και οι σφραγίδες, οι σφραγίδες, τα επιστολόχαρτα, τα κλειδιά για τα γραφεία με τεκμηρίωση, σημαίνουν ότι φυλάσσονται στο χρηματοκιβώτιο του προϊσταμένου του τμήματος προσωπικού. Επιπλέον, συνιστάται στον υπάλληλο του προσωπικού, αφήνοντας το γραφείο του, να καθαρίζει όλες τις σημειώσεις και τα έγγραφα σε ένα ντουλάπι και να σβήνει τον υπολογιστή. Στο τέλος της εργάσιμης ημέρας, είναι απαραίτητο να τοποθετήσετε όλη την τεκμηρίωση σε ένα μεταλλικό ερμάριο και να το σφραγίσετε. Το κλειδί παραδίδεται στον επικεφαλής του τμήματος με κατάλογο στο αντίστοιχο περιοδικό. Όλα τα σχέδια και τα απορριφθέντα έντυπα καταστρέφονται, οι υπολογιστές αποσυνδέονται από το δίκτυο. Εάν ο εργαζόμενος έχει λάβει ένα αντίγραφο ή ένα απόσπασμα από το έγγραφο, πρέπει να αφήσει μια υπογραφή για αυτό στο περιοδικό.
Μόνο τα έγγραφα των οποίων η περίοδος αποθήκευσης υπερβαίνει τα 10 έτη εμπίπτουν στο ταμείο αρχειοθέτησης. Έχουν κοινωνική, οικονομική, πολιτική, ιστορική και άλλη αξία. Το χρονοδιάγραμμα υποβολής των εγγράφων στο αρχείο εγκρίνεται από τον διευθυντή ή τον εργοδότη. Τα έγγραφα πρέπει να προέρχονται εδώ με τη μορφή πρωτοτύπων. Εάν αυτό δεν είναι δυνατό, τότε πρέπει να επικυρωθεί και να παραδοθεί αντίγραφο αυτού.
Ρυθμίζει τον όρο και τη διαδικασία αποθήκευσης τεκμηρίωσης προσωπικού "Κατάλογος τυπικών εγγράφων διαχείρισης", που εγκρίθηκε από το Ομοσπονδιακό Αρχείο. Οι περίοδοι αποθήκευσης των εγγράφων σε χαρτιά και η διαδικασία αποθήκευσης βιβλίων εργασίας εγκρίνονται με ειδική κανονιστική πράξη - Διάταγμα της κυβέρνησης της Ρωσικής Ομοσπονδίας «για τα βιβλία εργασίας».
Όροι αποθήκευσης τεκμηρίωσης προσωπικού
Έτσι, για 5 χρόνια αποθηκεύονται:
- Έγγραφα (πιστοποιητικά, πληροφορίες, δηλώσεις κ.λπ.) σχετικά με τη διαθεσιμότητα, την απόκτηση ή την κυκλοφορία των εργαζομένων.
- Έγγραφα (λίστες, πληροφορίες, πιστοποιητικά) σχετικά με την απελευθέρωση ή την ανάγκη για προσωπικό εργασίας, δημιουργία θέσεων απασχόλησης, φύλο, ηλικία και επαγγελματικά προσόντα των εργαζομένων.
- Αλληλογραφία σχετικά με θέματα απασχόλησης.
- Έγγραφα σχετικά με τη μεταβίβαση εργαζομένων σε συντομότερη εργάσιμη ημέρα ή εβδομάδα.
- Έγγραφα σχετικά με εργασιακές διαφορές.
- Οι εκθέσεις σχετικά με την κατάσταση και την επαλήθευση της εργασίας με τους εργαζόμενους αποθηκεύονται σε συνεχή βάση και οι αιτήσεις (πιστοποιητικά) για την απελευθέρωση και τις ανάγκες των εργαζομένων φυλάσσονται επίσης για πέντε χρόνια.
Για 3 χρόνια αποθηκεύονται:
- Έγγραφα (πληροφορίες, ισορροπία χρόνου εργασίας, πληροφορίες, σημειώματα) σχετικά με την καταγραφή του χρόνου εργασίας.
- Πράξεις (πληροφορίες, χαρακτηριστικά, μηνύματα, πιστοποιητικά κ.λπ.), τα οποία περιέχουν πληροφορίες σχετικά με την εργασιακή πειθαρχία.
- Πράξεις (εκθέσεις και άλλες πληροφορίες) σχετικά με τη λογιστική καταχώριση των βιβλίων εργασίας.
Η αποθήκευση για ένα έτος ισχύει για φύλλα χρόνου και βιβλία παρακολούθησης χρόνου, καθώς και χρονοδιαγράμματα διακοπών.
Ο προσωπικός φάκελος και η προσωπική κάρτα του υπαλλήλου αποθηκεύονται για 75 χρόνια και αν μιλάμε για την τεκμηρίωση αυτή για διευθυντές, υπαλλήλους με κρατικά βραβεία ή τάξεις, μέλη της εκτελεστικής εξουσίας, που διέπουν ή ελέγχουν τις δομές του οργανισμού, τότε μόνιμα.
Η στελέχωση του οργανισμού και οι αλλαγές σε αυτές αποθηκεύονται σε συνεχή βάση και οι ρυθμίσεις προσωπικού - για 75 χρόνια.
Μια τυπική περιγραφή της εργασίας στον τόπο έγκρισης και ανάπτυξης αποθηκεύεται μόνιμα, προσωπικά (ως μέρος προσωπικών φακέλων) - για 75 χρόνια.
Το εναπομείναν αντίγραφο της σύμβασης εργασίας του εργοδότη, που κατατίθεται στον προσωπικό φάκελο του υπαλλήλου, πρέπει να φυλάσσεται για 75 χρόνια και στη συνέχεια να αρχειοθετείται. Εάν τα προσωπικά αρχεία δεν τηρούνται, τότε οι συμβάσεις αυτές θα πρέπει να διαμορφώνονται σε ξεχωριστή επιχείρηση με τους ίδιους όρους αποθήκευσης.
Λογιστικές κάρτες, βιβλία, περιοδικά έχουν επίσης τους δικούς τους όρους για την αποθήκευση των εγγράφων σε χαρτιά:
- Υποδοχή, μετεγκατάσταση, απόλυση εργαζομένων - 75 έτη.
- Λογιστική για επαγγελματίες ταξιδιώτες - 5 έτη από την ημερομηνία απόλυσης.
- Λογιστική για τη στρατιωτική θητεία - 3 έτη.
- Πληροφορίες διακοπών - 3 χρόνια.
- Προσωπικά αρχεία, κάρτες, συμβάσεις εργασίας και συμφωνίες - 75 χρόνια.
- Έκδοση ένθετων εργασίας και βιβλία - 50 χρόνια.
- Έκδοση πιστοποιητικών αποδοχών (τόπος ή επαγγελματική πείρα) - 3 έτη.
- έκδοση ταξιδιωτικών πιστοποιητικών - 5 έτη.
Συνοψίζοντας όλα τα παραπάνω, για την ευκολία εκείνων που χρειάζονται πληροφορίες σε συναρμολογημένη μορφή, μπορείτε να υποβάλλετε ανεξάρτητα τις περιόδους αποθήκευσης για τα έγγραφα σε χαρτιά σε έναν πίνακα.
Τι πρέπει να κάνετε εάν το έγγραφο έχει καταστραφεί;
Αυτά τα έγγραφα υπόκεινται σε αποκατάσταση. Για παράδειγμα, εάν το φύλλο κατανομής είναι κατεστραμμένο (η διάρκεια ζωής του είναι εβδομήντα πέντε χρόνια), τότε πληροφορίες σχετικά με αυτό μπορούν να βρεθούν στον υπολογιστή της λογιστικής υπηρεσίας. Είναι αδύνατο να πετάξετε μια χαμένη κάρτα αναφοράς, καθώς πρόκειται για μη εξουσιοδοτημένη μείωση των περιόδων αποθήκευσης που προβλέπονται από τους κανόνες, γεγονός που μπορεί να οδηγήσει σε τιμωρία της διοίκησης του οργανισμού. Έτσι, πρέπει να αποκατασταθεί οποιοδήποτε έγγραφο που έχει καταστεί άχρηστο πριν από την προθεσμία. Τώρα όλοι οι οργανισμοί χρησιμοποιούν το λογισμικό, το οποίο περιέχει τις απαραίτητες πληροφορίες για αυτό.
Συμπερασματικά
Επομένως, οι περίοδοι αποθήκευσης σε χαρτιά εξαρτώνται από τον τύπο και την αξία των εγγράφων. Ένα σημαντικό μέρος της τεκμηρίωσης του προσωπικού έχει αυξημένη διάρκεια ζωής. Από την πλευρά της νομοθεσίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας, υπάρχουν αυστηρά καθορισμένα πρότυπα για αυτό. Ο νόμος ρυθμίζει επίσης τη διαδικασία και τους όρους αποθήκευσης ορισμένων τύπων εγγράφων, καθώς και τη διάθεση των εγγράφων: πρέπει να γίνεται μόνο μετά από εξέταση και κατά συνέπεια.