Η διαδικασία αποθήκευσης συμβολαίων συνδέεται με ορισμένα προβλήματα. Συμβαίνει έτσι ώστε να προσδιοριστεί ο τύπος του εγγράφου, ο τύπος, ο όρος και οι συνθήκες αποθήκευσης του, η μέθοδος καταστροφής είναι αρκετά δύσκολη. Όλοι οι παραπάνω παράγοντες ρυθμίζονται από το νόμο, αλλά η ίδια σύμβαση σε διαφορετικές καταστάσεις μπορεί να έχει διαφορετικές περιόδους ισχύος, επομένως, συχνά υπάρχουν προβλήματα με τον καθορισμό της διάρκειας αποθήκευσης. Για αποτελεσματική και σωστή τήρηση αρχείων, είναι απαραίτητο να κατανοηθεί σαφώς η διαδικασία και οι απαιτήσεις της νομοθεσίας σε αυτόν τον τομέα, προκειμένου να αποφευχθούν πρόστιμα ή κυρώσεις. Παρακάτω εξετάζουμε τη διάρκεια ζωής των συμβάσεων πώλησης στον οργανισμό.
Σκοπός αποθήκευσης
Η διαθεσιμότητα των συμβάσεων σε συνεχή πρόσβαση απαιτείται όχι μόνο για την περίοδο ισχύος της ισχύος τους. Μετά από αυτό, χρειάζονται για να εξαγάγουν οποιαδήποτε πληροφορία από αυτούς. Οι πλέον αμφιλεγόμενες καταστάσεις στις οποίες το ένα ή το άλλο μέρος δεν εκπληρώνει τις υποχρεώσεις του επιλύονται στο δικαστήριο ή στην προδικαστική διαδικασία με την υποβολή της σύμβασης.
Επιπλέον, είναι δυνατή η διεξαγωγή επιθεωρήσεων στην επιχείρηση από τις κρατικές ρυθμιστικές αρχές. Μπορούν να ζητήσουν έγγραφα για μια ορισμένη περίοδο, στην περίπτωση αυτή, με ακατάλληλη αποθήκευση στον οργανισμό, παραβίαση των όρων καταστροφής τους, επιβολή κυρώσεων με τη μορφή εντυπωσιακών προστίμων. Πρώτα απ 'όλα, η ευθύνη που δεν ελέγχει αυτή τη διαδικασία είναι η ευθύνη.
Συνεπώς, καταλήγουμε στο συμπέρασμα ότι η αποθήκευση των συμβάσεων και άλλων οργανωτικών και διοικητικών εγγράφων πρέπει να διεξάγεται κατάλληλα για αυστηρά συμφωνημένη περίοδο.
Όροι και τύποι αποθήκευσης
Οι περίοδοι αποθήκευσης των συμβάσεων εργασίας σε έναν οργανισμό είναι διαφορετικές. Σύμφωνα με τον ρωσικό ταξινομητή των εγγράφων, ταξινομούνται ως οργανωτικά και διοικητικά έγγραφα. Και οι όροι της εγκυρότητάς τους ταξινομούνται με τον ίδιο τρόπο όπως και η διάρκεια ζωής όλων των εγγράφων. Κατανομή των ακόλουθων περιόδων αποθήκευσης συμβολαίου στον οργανισμό:
- μόνιμη ·
- μακροπρόθεσμα (πάνω από 10 χρόνια) ·
- βραχυπρόθεσμα (μέχρι και 10 έτη).
Ένα τέτοιο σύστημα, το οποίο φαίνεται να προκύπτει από τη λογική των ίδιων των εγγράφων, δεν είναι πολύ βολικό να χρησιμοποιηθεί. Αυτό συχνά δημιουργεί σύγχυση και οδηγεί σε σοβαρά σφάλματα στην εργασία γραφείου.
Τυπικό σύστημα αποθήκευσης
Ένα πιο συνηθισμένο σύστημα αποθήκευσης ανά τύπο. Κατά κανόνα, στις περισσότερες επιχειρήσεις, οι συμβάσεις χωρίζονται σε διάφορες ποικιλίες: πυρήνα (που συνδέονται άμεσα με τις βασικές επιχειρηματικές δραστηριότητες της επιχείρησης), οικονομικές και εργατικές.
Για παράδειγμα, ποια είναι η περίοδος διατήρησης των συμβάσεων παροχής υπηρεσιών σε έναν οργανισμό; Οι δύο πρώτες κατηγορίες εγγράφων είναι απαραβίαστες για διάστημα που δεν υπερβαίνει τα πέντε έτη. Οι συμβάσεις απασχόλησης έχουν επίσης διάρκεια ζωής όχι μεγαλύτερη των πέντε ετών. Ωστόσο, υπάρχουν εξαιρέσεις. Για παράδειγμα, αν δεν υπάρχει προσωπικός λογαριασμός, τότε αυτό το έγγραφο θα πρέπει να διατηρηθεί για 75 χρόνια. Η διάρκεια αποθήκευσης των συμβάσεων μίσθωσης στον οργανισμό εξαρτάται από την περίοδο για την οποία καταρτίζεται.
Κατάλογος μοντέλων και καταλόγων
Το πρότυπο περιλαμβάνει κατάλογο εγγράφων που διανέμονται στους περισσότερους οργανισμούς, ενώ τα τμήματα περιέχουν πληροφορίες που έχουν αναπτυχθεί για τη συγκεκριμένη υπηρεσία.
Υπάρχουν διάφοροι τύποι εγγράφων. Οι κατάλογοι είναι κανονιστικά έγγραφα που χρησιμοποιούνται για τον καθορισμό της διάρκειας ζωής και την επιλογή εγγράφων για την επακόλουθη αποθήκευση ή καταστροφή τους.
Κατά την κατάρτιση των ονοματολογιών των υποθέσεων και τον καθορισμό των όρων αποθήκευσης των συμβάσεων, συνήθως χρησιμοποιούνται συνήθεις κατάλογοι, που εγκρίνονται από κρατικούς φορείς, καθώς και από αρμόδια υπουργεία και υπηρεσίες. Η διάρκεια ζωής των συμβάσεων προμήθειας στον οργανισμό είναι 5 χρόνια μετά τη λήξη της.
Αρχειοθέτηση
Η διαδικασία μεταφοράς τεκμηρίωσης που έχει ήδη λήξει στο αρχείο μπορεί να έχει μικρές διαφορές σε διαφορετικούς οργανισμούς. Σε ορισμένες περιπτώσεις, υπάρχει ένας συνηθισμένος τρόπος με τον οποίο τα έγγραφα συρράπτονται μαζί και τοποθετούνται σε μεταλλικό ντουλάπι, που υπερηφανεύεται για το αρχείο. Άλλες οργανώσεις διαθέτουν ένα αρχείο, έναν αρχειοφύλακα και μια εγκεκριμένη ονοματολογία υποθέσεων, και η όλη διαδικασία πηγαίνει σύμφωνα με την κανονιστική τεκμηρίωση. Δηλαδή, υπάρχουν ορισμένοι κανόνες για την κατάθεση εγγράφων, την εγγραφή τους και ούτω καθεξής.
Και οι δύο επιλογές έχουν δικαίωμα ύπαρξης, πρέπει να λάβετε υπόψη τις ιδιαιτερότητες του οργανισμού, τον όγκο της ροής εργασίας και τον αριθμό των εργαζομένων. Στην περίπτωση ενός μεγάλου μεγάλου οργανισμού με μεγάλο προσωπικό, χωρίς να χρησιμοποιεί επαρκές σύστημα αποθήκευσης εγγράφων, απλώς θα πνιγεί σε αυτά. Ο γενικός κανόνας που προσπαθούν να τηρούν όλοι οι οργανισμοί, ανεξαρτήτως της μορφής ιδιοκτησίας και του αριθμού των εργαζομένων, είναι ο χρόνος για τη μεταφορά εγγράφων στο αρχείο.
Οι εργαζόμενοι υποχρεούνται να υποβάλλουν έγγραφα στο αρχείο όχι νωρίτερα από μια ορισμένη περίοδο, η οποία δεν εξαρτάται από το πότε πράγματι έληξε. Και συνήθως, αυτή η αρχειοθέτηση εμφανίζεται στις αρχές του έτους. Δηλαδή, ακόμη και αν το συμβόλαιο έληξε τον Φεβρουάριο, θα πρέπει να περιμένετε έως το επόμενο έτος για να το μεταφέρετε στην αποθήκη. Ποια είναι η διάρκεια ζωής των συμβάσεων των επιχειρήσεων στον οργανισμό; Η ελάχιστη επιτρεπόμενη περίοδος είναι 5 έτη.
Έναρξη της περιόδου αποθήκευσης της σύμβασης
Πρόκειται για μια πολύ δύσκολη ερώτηση, δεδομένου ότι σε σχέση με αυτή την ημερομηνία συμβαίνουν τα περισσότερα σφάλματα. Η αποθήκευση των συμβάσεων στις περισσότερες επιχειρήσεις είναι η ίδια και ξεκινά με την αρχή του ημερολογιακού έτους κατά το οποίο αυτό το έγγραφο δεν ισχύει πλέον. Για παράδειγμα, υπάρχει σύμβαση της οποίας η περίοδος ισχύος έληξε στις 15 Ιουλίου 2010. Πρέπει να φυλάσσεται για πέντε χρόνια, αλλά δεν μπορεί να καταστραφεί στις 15 Ιουλίου 2015, αλλά μόνο με τις αρχές του 2016. Δηλαδή, η προθεσμία αρχίζει από 01.01.2011, και όχι από τον Ιούλιο του προηγούμενου έτους. Κατά κανόνα, για να ελαχιστοποιηθεί ο αριθμός των σφαλμάτων, προστίθεται ένα έτος στην προγενέστερη προθεσμία. Και μόνο μετά τη λήξη της σύμβασης στον οργανισμό, το έγγραφο μπορεί να καταστραφεί.
Ιδιότητες της συμβατικής αποθήκευσης
Όπως έχουμε ήδη πει, υπάρχουν ειδικά έγγραφα καθοδήγησης που καθορίζουν τους κανόνες και τους όρους για τη μεταφορά στο αρχείο και την αποθήκευση. Για μια ακόμη φορά, υπενθυμίζουμε ότι η τεκμηρίωση πρέπει να φυλάσσεται σε ξηρό, αεριζόμενο χώρο με συγκεκριμένο καθεστώς θερμοκρασίας. Οι φάκελοι με έγγραφα πρέπει να βρίσκονται σε κλειστά ή ανοιχτά ράφια. Εάν είναι απαραίτητο, το αρχείο θα πρέπει να διαθέτει ειδικά χρηματοκιβώτια για την αποθήκευση εγγράφων που χαρακτηρίζονται ως "εμπορικό μυστικό". Παρόλο που κανείς δεν ελέγχει τη διαδικασία αποθήκευσης εγγράφων, η απουσία συγκεκριμένων αρχείων ανιχνεύεται εύκολα κατά την επαλήθευση, οπότε η σωστή εγκατάσταση ενός συστήματος αποταμίευσης είναι προς το συμφέρον της επιχείρησης. Επομένως, η περίοδος αποθήκευσης της σύμβασης στον οργανισμό έχει λήξει και το έγγραφο πρέπει να καταστραφεί. Πώς να το κάνετε σωστά;
Καταστροφή
Είναι αδύνατο να καταστραφούν έγγραφα ακριβώς όπως αυτό. Πρώτα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι έχει περάσει η περίοδος ισχύος τους. Μόνο μετά από αυτό, είναι δυνατή η καταστροφή, αλλά εδώ υπάρχουν παγίδες που πρέπει να ληφθούν υπόψη για να μην εμπίπτουν στις κυρώσεις των επιθεωρητών. Η διαδικασία φαίνεται περίπου ως εξής. Οι εργαζόμενοι κάνουν μια επιλογή όλων των εγγράφων των οποίων η προθεσμία έχει ήδη περάσει, τότε γίνεται απογραφή, αποστέλλεται έκθεση στο κεφάλι, καταρτίζεται πράξη καταστροφής, το έγγραφο υπογράφεται από τους επικεφαλής και υπεύθυνους. Στη συνέχεια, οι φάκελοι διατίθενται για καταστροφή.Η διατήρηση των συμβάσεων και άλλων εγγράφων στο αρχείο σε διαρκή βάση δεν έχει νόημα, επομένως, προκειμένου να μην καταστραφούν τα έγγραφα, είναι απαραίτητο να διεξάγεται τακτικά αυτή η διαδικασία.
Ευθύνη και υλοποιητές
Η κύρια ευθύνη για όλα όσα αφορούν την ασφάλεια όλων των τύπων συμβάσεων και άλλων εγγράφων της οργάνωσης βρίσκεται φυσικά με τον επικεφαλής. Είναι αυτός που τιμωρείται με το ρούβλι όταν διαπιστώνονται παραβιάσεις κατά τις επιθεωρήσεις. Στη συνέχεια στον κατάλογο είναι ο επικεφαλής λογιστής, ο δικηγόρος και ο υπάλληλος που είναι υπεύθυνος για την ασφάλεια της τεκμηρίωσης. Αλλά αυτά τα πρόσωπα, στο καλύτερο αδίκημα, τιμωρούνται από τον ίδιο τον ηγέτη. Στην πράξη, στις μικρές επιχειρήσεις, το σύστημα ελέγχου και αποθήκευσης των συμβάσεων ανατίθεται στο λογιστήριο, και ο λογιστής, με τη σειρά του, ορίζει ένα συγκεκριμένο υπεύθυνο. Μερικές φορές ο νομικός σύμβουλος του οργανισμού διορίζεται ως υπεύθυνος για την ασφάλεια της τεκμηρίωσης. Αλλά αυτό δεν είναι πολύ βολικό, επειδή ένας δικηγόρος μπορεί να είναι μόνο υπεύθυνος για τις συμβάσεις, και είναι συνήθως πολύ επιφανειακά εξοικειωμένος με άλλα έγγραφα. Αυτή η διαδικασία είναι ευκολότερη για να διαπιστωθεί αν υπάρχει ένα συγκεκριμένο πρόσωπο που είναι επιφορτισμένο με την ευθύνη και την εξουσία. Αυτό εξασφαλίζει τη μέγιστη ακρίβεια και ακρίβεια στο χειρισμό εγγράφων.
Παράδειγμα συστήματος λογιστικής και αποθήκευσης
Για να κατανοήσετε καλύτερα τα χαρακτηριστικά και τη διάρκεια ζωής των συμβάσεων στον οργανισμό, μπορείτε να αναλύσετε τα κύρια σημεία σε ένα μικρό παράδειγμα. Υπάρχει ένας υπάλληλος (συνήθως υπάλληλος από τη λογιστική) ο οποίος είναι υπεύθυνος για την τήρηση των συμβάσεων με εργολάβους. Αυτά τα αρχεία σε ένα ξεχωριστό φάκελο όπου βρίσκονται κατά τη διάρκεια της περιόδου ισχύος. Κατά το κλείσιμο της σύμβασης, μεταφέρεται σε άλλο φάκελο. Σε αυτή την περίπτωση, κατά κανόνα, καταρτίζεται κατάλογος ή μητρώο, ο οποίος περιέχει έναν κατάλογο εγγράφων και σας επιτρέπει να παρακολουθείτε την κίνηση τους. Επιπλέον, σημειώνεται εκεί η περίοδος αποθήκευσης, μετά την οποία καταστρέφονται. Στο τέλος της κανονιστικής περιόδου, τα έγγραφα καταστρέφονται σύμφωνα με τη διαδικασία που περιγράφεται ήδη.
Η ασφάλεια της οργανωτικής και διοικητικής τεκμηρίωσης της εταιρείας στο σύνολό της και των συμβάσεων ειδικότερα απαιτεί προσεκτική, προσεκτική και ακριβή στάση για την αποφυγή προβλημάτων. Κοινή σε όλες τις επιχειρήσεις και τους οργανισμούς είναι η αρχή της οργάνωσης της αποθήκευσης σύμφωνα με το νόμο. Αυτό εξαλείφει τη χρήση κυρώσεων σε περίπτωση επιθεωρήσεων. Τα εσωτερικά έγγραφα (πράξεις, αποθέματα, μητρώα, διάφορα είδη συμβάσεων) υπό μορφή μπορεί να διαφέρουν σε διαφορετικούς οργανισμούς, αλλά αυτό δεν έχει θεμελιώδη σημασία.