Στον καιρό μας, η γραφειοκρατία (διαχείριση εγγράφων) μετακινείται σταδιακά από μια μορφή χαρτιού σε μια ψηφιακή μορφή. Από την άποψη αυτή, κάθε σύγχρονος μορφωμένος θα πρέπει να έχει μια ιδέα της έννοιας του «ηλεκτρονικού εγγράφου» και των χαρακτηριστικών της εφαρμογής του. Ας εξετάσουμε αυτό το φαινόμενο με περισσότερες λεπτομέρειες, και επίσης να μάθουμε τι είναι το EDS.
Αυτό που ονομάζεται έγγραφο
Πριν εξεταστεί η έννοια και η δομή ενός "ηλεκτρονικού εγγράφου", αξίζει να υπενθυμίσουμε τον προηγούμενο χάρτινο τίτλο.
Με μια ευρεία έννοια, αυτό είναι το όνομα του αντικειμένου του υλικού κόσμου, στο οποίο οι πληροφορίες περιέχονται σε σταθερή μορφή.
Σε μια στενότερη έννοια, ένα έγγραφο είναι ένα μέσο πληροφόρησης που επιβεβαιώνει σημαντικά γεγονότα που παρουσιάζονται σε διάφορες μορφές (εγγραφή κειμένου, εικόνας, ήχου ή βίντεο, καθώς και οι συνδυασμοί τους). Έχει σχεδιαστεί για την αποθήκευση και τη μετάδοση δεδομένων σε χρόνο και χώρο.
Κάθε έγγραφο έχει ορισμένες λεπτομέρειες με τις οποίες μπορεί να αναγνωριστεί.
Εάν ένα τέτοιο μέσο περιέχει ψευδείς πληροφορίες ή όταν δημιουργήθηκε, παραβιάστηκαν οι καθιερωμένες νομοθετικές προδιαγραφές, ονομάζεται ψευδή (ψεύτικη) και δεν έχει νομική ισχύ.
Το σύνολο των φορέων αξιόπιστων πληροφοριών ονομάζεται τεκμηρίωση. Δημιουργείται με βάση την εστίασή τους σε ένα συγκεκριμένο ζήτημα, φαινόμενο, διαδικασία, πρόσωπο, θεσμό κλπ. Η ίδια η διαδικασία δημιουργίας / σχεδιασμού τέτοιων μέσων ονομάζεται τεκμηρίωση. Εμπλακεί σε αυτό, είναι επιτακτική ανάγκη να ληφθούν υπόψη οι κανόνες της ισχύουσας νομοθεσίας, καθώς και να συμμορφωθούν με τους εθνικούς κανόνες για την κατάρτιση. Επίσης, μην ξεχνάτε την ικανότητα του μεταγλωττιστή. Επομένως, ο κύριος υπόχρεος έχει το δικαίωμα να εγκρίνει πιστοποιητικό ωριμότητας, αλλά δεν μπορεί να υπογράψει πανεπιστημιακό δίπλωμα. Πιο συγκεκριμένα, μπορεί, αλλά ένα τέτοιο έγγραφο δεν θα έχει νομική ισχύ.
Μια άλλη σημαντική έννοια σε αυτό το θέμα είναι η "γραφειοκρατία". Πρόκειται για ένα σύνολο έργων για την τεκμηρίωση της διοικητικής δραστηριότητας ενός αντικειμένου και για την οργάνωση της κίνησης των προαναφερθέντων φορέων πληροφοριών.
Σε διαφορετικές ιστορικές περιόδους, αυτή η διαδικασία διεξήχθη σε διαφορετικά υλικά. Αυτά ήταν δισκία από πηλό, πέτρα, πάπυρος, δέρμα, ξύλο, φλοιός σημύδας κλπ. Σταδιακά, όλα αντικαταστάθηκαν από χαρτί.
Με τον τύπο του υλικού φορέα σήμερα διακρίνονται:
- παραδοσιακά χαρτιά (χαρτί);
- μικτές (χαρτί + ηλεκτρονικές υπολογιστικές συσκευές).
- ηλεκτρονικό (ψηφιακό).
Ανάλογα με το περιεχόμενο και τον σκοπό τους, τα έγγραφα μπορούν να εκτελούν διάφορες λειτουργίες:
- Νομικά.
- Διευθυντική.
- Κοινωνικά.
- Πολιτιστικό.
- Ιστορικό.
- Ενημερωτικό.
- Επικοινωνιακό.
Η ανάπτυξη της έννοιας του "ηλεκτρονικού εγγράφου"
Από την εφεύρεση των υπολογιστών, η ανθρωπότητα έχει αρχίσει να αναζητά έναν τρόπο να στραφεί σε τεκμηρίωση χωρίς χαρτί. Στην ΕΣΣΔ ήδη από τη δεκαετία του εβδομήντα του εικοστού αιώνα άρχισε να σκέφτεται να δημιουργήσει ένα τέτοιο μοντέλο γραφείου. Είναι αλήθεια ότι την εποχή εκείνη δεν υπήρχε ακόμα η έννοια του "ηλεκτρονικού εγγράφου" (ED). Αντίθετα, χρησιμοποιήθηκε το όνομα "μέσο αναγνώσιμο από το μηχάνημα".
Μέχρι τα μέσα της δεκαετίας του '80, μια τέτοια τεχνολογία δεν είχε ακόμη αναπτυχθεί πλήρως. Αλλά εκείνη τη στιγμή, το περιεχόμενο της έννοιας του "ηλεκτρονικού εγγράφου" είχε ήδη διευκρινιστεί στη νομοθεσία. Αλήθεια, τότε ονομάστηκε επίσης "μηχανικά αναγνώσιμο". Στο GOST 1984, αυτό ήταν το όνομα ενός εγγράφου κατάλληλο για την αυτόματη ανάγνωση των δεδομένων που περιέχονται σε αυτό.
Με την έναρξη της εκτεταμένης μηχανογράφησης κατά τη δεκαετία του '90 και των δύο χιλιοστών, η έννοια αυτή απέκτησε σταδιακά το σημερινό της νόημα.
Ποιο έγγραφο ονομάζεται "ηλεκτρονικό" σήμερα
Η σύγχρονη έννοια του "ηλεκτρονικού εγγράφου" έχει διάφορους τρόπους ερμηνείας, οι οποίοι αντικατοπτρίζονται στο νομοθετικό πλαίσιο. Ωστόσο, είναι όλοι στενοί στην κατανόησή τους για την ουσία αυτού του φαινομένου και απαιτούν την παρουσία τέτοιων στοιχείων:
- ψηφιακή μορφή εγγραφής ·
- αποθήκευση δεδομένων σε ηλεκτρονικά μέσα με δυνατότητα ανάγνωσης και κατανόησης από τον άνθρωπο.
Με βάση αυτό, μπορεί να γίνει ένας γενικός ορισμός της υπό εξέταση έννοιας.
Το ηλεκτρονικό έγγραφο είναι ένα έγγραφο του οποίου οι πληροφορίες (συμπεριλαμβανομένων των λεπτομερειών) καταγράφονται με τη μορφή ψηφιακών δεδομένων. Για παράδειγμα, ως σύνολο χαρακτήρων, ήχων, εικόνων ή συνδυασμών αυτών.
Ένα ED μπορεί να δημιουργηθεί, να αποθηκευτεί, να μεταδοθεί και να μετατραπεί χρησιμοποιώντας ψηφιακά μέσα σε μια οπτική μορφή κατανοητή για τον άνθρωπο.
Το πλεονέκτημα ενός τέτοιου εγγράφου
Όπως και το χαρτί, το ED εκτελεί το ίδιο σύνολο λειτουργιών. Ωστόσο, έχει μια σειρά από ιδιότητες που την καθιστούν πιο ελπιδοφόρο φορέα δεδομένων:
- Οι πληροφορίες που καταγράφονται σε ηλεκτρονική μορφή τροποποιούνται εύκολα και γρήγορα.
- Αυτά τα έγγραφα μπορούν θεωρητικά να αποθηκευτούν για πάντα.
- Η τεχνολογία ED απλοποιεί, επιταχύνει και μειώνει το κόστος της διαδικασίας χαρτογράφησης.
- Τέτοια έγγραφα μπορούν να υπογραφούν και να αποσταλούν εξ αποστάσεως, χωρίς να χάνουμε χρόνο σε προσωπικές συναντήσεις.
- Μπορείτε να πάρετε γρήγορα τον απαιτούμενο αριθμό περιπτώσεων ED. Επιπλέον, όλα θα έχουν νομική ισχύ.
Ιδιότητες του ED. Μεταδεδομένα
Η έννοια του "ηλεκτρονικού εγγράφου" χαρακτηρίζεται από τρεις ιδιότητες:
- Το περιεχόμενο είναι τα κείμενα, τα γραφικά ή τα στοιχεία ήχου του.
- Το πλαίσιο είναι πληροφορίες σχετικά με τη σχέση τεκμηριωμένων δεδομένων με άλλα ΕΔ, φυσικά ή νομικά πρόσωπα.
- Η δομή ενός ηλεκτρονικού εγγράφου είναι εσωτερική και εξωτερική. Στην πρώτη περίπτωση, μιλάμε άμεσα για το περιεχόμενο του ED. Στο δεύτερο - σχετικά με το περιβάλλον στο οποίο υπάρχει (μέσο αποθήκευσης, μορφή του αρχείου, κλπ.)
Η έννοια του "ηλεκτρονικού εγγράφου" ορίζεται από τα μεταδεδομένα του. Αυτό είναι το όνομα των πληροφοριών για όλες τις ιδιότητες του ED, καθώς και την κοινωνική του βεβαιότητα.
Τα μεταδεδομένα αποτελούν αναπόσπαστο μέρος της διαδικασίας αποθήκευσης οποιουδήποτε ηλεκτρονικού εγγράφου. Περιέχουν στοιχεία νομικών, επιχειρηματικών, οργανωτικών και διαδικαστικών αποδεικτικών στοιχείων για την ακεραιότητα του ΕΔ, καθώς και την αυθεντικότητά του.
Λεπτομέρειες ED
Μια άλλη σημαντική πτυχή της έννοιας του "ηλεκτρονικού εγγράφου" - λεπτομέρειες. Αυτό είναι ένα είδος αναλόγου του φύλλου δεδομένων, το οποίο περιέχει όλες τις πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία του ED.
Αυτά περιλαμβάνουν:
- Το όνομα του ηλεκτρονικού εγγράφου.
- Ημερομηνία και τόπος σύνταξης, καθώς και όλες οι εκδόσεις (αν υπάρχουν).
- Δεδομένα σχετικά με τον μεταγλωττιστή ή τους μεταγλωτιστές του ΕΔ.
- Πληροφορίες σχετικά με το επίπεδο ασφαλείας του εγγράφου.
- Δεδομένα που θα επιτρέψουν να προσδιοριστεί η αυθεντικότητα, η αυθεντικότητα και η αξιοπιστία της ηλεκτρονικής ψηφιακής υπογραφής της ED.
- Δεδομένα σχετικά με τα προγράμματα που απαιτούνται για το άνοιγμα αυτού του εγγράφου. Πρόκειται για τη μορφή του. Η πειρατεία στον ηλεκτρονικό υπολογιστή ευδοκιμεί σήμερα στον οικιακό χώρο. Από αυτή την άποψη, οι περισσότεροι χρήστες υπολογιστών χρησιμοποιούν μη επιτρεπόμενο λογισμικό και δεν υποπτεύονται πάντοτε ότι τα αγαπημένα αρχεία .doc, .xls και .ppt υποστηρίζονται από τα προγράμματα Microsoft Office που πληρώνουν. Έτσι, σε κανονικές συνθήκες, πρέπει να πληρώσετε για τη χρήση τους και να μην κάνετε λήψη των εκδόσεων που έχουν καταστραφεί. Αυτός είναι ο λόγος που το πιο χρησιμοποιημένο, παγκόσμιο και, κυρίως, ελεύθερο μορφότυπο ED σήμερα στον κόσμο είναι το .odt. Η δημοτικότητά της έκανε την Microsoft να ενσωματώσει την ικανότητα να την διαβάσει στο λογισμικό της. Μεταξύ των βασικών πλεονεκτημάτων αυτής της μορφής είναι ο συνδυασμός των δυνατοτήτων τέτοιων προγραμμάτων, όπως το Word, το Excel, το PowerPoint.
- Ψηφιακή υπογραφή.
Ψηφιακή υπογραφή
Όπως αναφέρθηκε ήδη, ένα από τα πιο σημαντικά στοιχεία της έννοιας του "ηλεκτρονικού εγγράφου" είναι τα απαιτούμενα. Ειδικότερα, η ψηφιακή υπογραφή, η οποία μεταφράζεται από την αγγλική ως "ψηφιακή υπογραφή".
Αυτό είναι το όνομα του τρόπου παρατήρησης ED, το οποίο αποκτάται ως αποτέλεσμα της κρυπτογραφικής μετατροπής ενός συνόλου ηλεκτρονικών δεδομένων.Αυτή η υπογραφή σάς επιτρέπει να εντοπίσετε το άτομο που το έβαλε, καθώς και να επιβεβαιώσετε την ακεραιότητα ολόκληρου του εγγράφου.
Σύμφωνα με τον ισχύοντα νόμο, στις περισσότερες σύγχρονες χώρες, η EDS εξομοιώνεται με μια "υγρή" υπογραφή σε χαρτί.
Είναι σημαντικό να σημειωθεί η άρρηκτη σχέση μεταξύ της έννοιας του "ηλεκτρονικού εγγράφου" και της ψηφιακής υπογραφής. Εξάλλου, η παρουσία της δεύτερης δίνει την πρώτη νομική δύναμη.
Κάθε EDS διαθέτει προσωπικό πιστοποιημένο κλειδί, το οποίο είναι μια μοναδική ακολουθία ψηφίων μεγέθους 264 bit. Για να το αποκτήσετε, πρέπει να επικοινωνήσετε με μια εξειδικευμένη εταιρεία, της οποίας υπάρχουν πολλά σήμερα. Αξίζει να θυμηθούμε ότι η ηλεκτρονική ψηφιακή υπογραφή έχει ορισμένη ημερομηνία λήξης, καθώς και διαφορετικά επίπεδα ασφάλειας.
Κατά την καταχώρηση μιας ηλεκτρονικής ψηφιακής υπογραφής, το ίδιο ατομικό κλειδί καταγράφεται στη μονάδα flash του πελάτη της. Λειτουργεί μόνο σε συνδυασμό με το δημόσιο κλειδί - ένα άλλο πρόγραμμα που χρησιμοποιείται από το δεύτερο και τρίτο μέρος για την εξακρίβωση της ταυτότητας της ψηφιακής υπογραφής στα ληφθέντα έγγραφα.
Τα δεδομένα είναι σε ψηφιακό πιστοποιητικό που περιέχει πληροφορίες σχετικά με τον κάτοχο, τον αριθμό εγγραφής του (δεν πρέπει να συγχέεται με ιδιωτικό κλειδί) και τη διάρκεια της ψηφιακής υπογραφής.
Χρησιμοποιώντας ηλεκτρονική ψηφιακή υπογραφή, μπορείτε να αποστέλλετε απομακρυσμένα έγγραφα σε πανεπιστήμια (μερικές φορές και ξένες), να πραγματοποιείτε τραπεζικές συναλλαγές, να πληρώνετε φόρους και ορισμένες υπηρεσίες κρατικών φορέων δημοτικών οργανώσεων.
Ωστόσο, υπάρχουν ορισμένες περιπτώσεις όπου ένα ηλεκτρονικό έγγραφο και μια υπογραφή σε αυτό δεν θεωρούνται νόμιμες. Για παράδειγμα, να αποκτήσετε πιστοποιητικό κληρονομιάς ή έκδοσης εγγράφων μετανάστευσης.
Είδη ηλεκτρονικών εγγράφων
Προς το παρόν, δεν υπάρχει καμία ταξινόμηση της ED. Ωστόσο, τα πιο συχνά αυτά τα έγγραφα χωρίζονται σε τύπους στις ακόλουθες κατηγορίες:
- Τύπος περιεχομένου: κείμενο, γραφικά, ήχος, κινούμενα γραφικά και πολυμέσα ED.
- Επίπεδο προσβασιμότητας: ανοικτό και κρυφό. Τα έγγραφα του πρώτου τύπου δεν περιέχουν τίποτα μυστικό, γι 'αυτό και είναι δημόσιοι και μπορούν να διαβαστούν από όλους. Αυτά είναι τα τεχνικά δεδομένα των συσκευών ή η σύνθεση των προϊόντων, οι συμφωνίες παραχώρησης αδειών, οι τιμοκατάλογοι κλπ. Τα κρυμμένα ΕΔ μπορούν να διαβαστούν μόνο από ένα συγκεκριμένο στενό κύκλο ανθρώπων. Συνήθως περιέχουν πληροφορίες που αντιπροσωπεύουν εμπορικά ή ακόμα κρατικά μυστικά. Αυτός μπορεί να είναι ένας χάρτης της τοποθεσίας μυστικών στρατιωτικών μονάδων, σχεδίων μιας κατοχυρωμένης με δίπλωμα ευρεσιτεχνίας συσκευής ή της σύνθεσης του φαρμάκου, δεδομένων σχετικά με τον τραπεζικό λογαριασμό ενός φυσικού ή νομικού προσώπου κ.λπ.
- Η παρουσία / απουσία ηλεκτρονικής ψηφιακής υπογραφής (EDS). Η νομιμότητα / παρανομία του εγγράφου εξαρτάται από αυτό.
- Στάση σε συγκεκριμένο κλάδο. Τα γενικώς αποδεκτά ηλεκτρονικά έγγραφα (η μορφή και το περιεχόμενο είναι τα ίδια για όλα τα πεδία εφαρμογής) και η στενή εξειδίκευση επισημαίνονται.
Σημάδια ΕΔ
Έχοντας εξετάσει την έννοια και τους τύπους ηλεκτρονικών εγγράφων, αξίζει να δοθεί προσοχή στα διακριτικά χαρακτηριστικά της. Διακρίνουν την ΕΔ από άλλα αντικείμενα του υλικού κόσμου.
- Σημασιολογία περιεχομένου. Οποιοδήποτε έγγραφο αυτού του τύπου έχει αναγκαστικά νόημα και δεν είναι τυχαίο σύνολο εικόνων, ήχων ή συμβόλων.
- Σταθερή μορφή υλικού.
- Πληρότητα και ακεραιότητα.
- Εστίαση στην εφαρμογή για κοινωνική επικοινωνία.
Νομική πτυχή
Έχοντας εξετάσει τις ιδιότητες, τις λεπτομέρειες, τα χαρακτηριστικά, την έννοια ενός ηλεκτρονικού εγγράφου, τη δομή, καθώς και τους τύπους του, αξίζει να εξεταστεί προσεκτικότερα η νομική πλευρά του θέματος.
Αν η ΕΔ συντάσσεται σύμφωνα με όλες τις νομικές διατάξεις και η υπογραφή του έχει όλα τα απαραίτητα πιστοποιητικά, τότε έχει νομική ισχύ ίση με το αντίστοιχο χαρτί.
Φυσικά, σε κάθε κράτος η νομική ρύθμιση της έννοιας του "ηλεκτρονικού εγγράφου" είναι κάπως διαφορετική, αλλά αυτά είναι μικροσκοπικά.Σε γενικές γραμμές, η νομοθεσία των διαφόρων χωρών είναι εξίσου πιστή με την ED, διότι σήμερα οι εργασίες γραφείου αυτού του είδους έχουν φθάσει στο διεθνές επίπεδο. Από την άποψη αυτή, αποκτάται ένα παράδοξο. Ορισμένες εξουσίες ανησυχούν περισσότερο για την εξωτερική διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων. Ταυτόχρονα, μπορεί να είναι σχεδόν ανεπτυγμένο εντός του κράτους. Εδώ είναι ένα τέτοιο υπερβολικό ανάλογο του επιπέδου σύγχρονου ηλεκτρονικού αλφαβητισμού. Με αυτόν, ένα άτομο ξέρει πώς να εγκαταστήσει διάφορες εφαρμογές στο Android, αλλά δεν γνωρίζει τις βασικές αρχές εργασίας με τους πίνακες του Exel.
Χαρακτηριστικά της ψηφιακής εργασίας γραφείου
Σε σύγκριση με το χαρτί, η ψηφιακή εργασία γραφείου έχει αρκετά σημαντικά πλεονεκτήματα:
- Παρέχει επιχειρησιακή εγγραφή, λογιστική, αποθήκευση και πρόσβαση σε ηλεκτρονικά έγγραφα.
- Απαιτεί λιγότερη χρηματοδότηση.
- Απαιτεί μια ελάχιστη περιοχή για να φιλοξενήσει το αρχείο. Στην πραγματικότητα, όλη η τεκμηρίωση για μια τεράστια επιχείρηση τοποθετείται σε έναν σκληρό δίσκο σε μια τσέπη.
- Με τη βοήθεια ηλεκτρονικών γραφείων, μειώνεται το κόστος παραγωγής του χρόνου προσωπικού.
- Η ταχύτητα της διάδοσης των δεδομένων σε ένα ευρύ φάσμα χρηστών αυξάνεται.
- Το ΕΔ μπορεί να περιέχει όχι μόνο κείμενο και εικόνες, αλλά και πληροφορίες πολυμέσων. Και αυτό είναι πολύ σημαντικό εάν το έργο της επιχείρησης σχετίζεται με ιδιωτικές εκδηλώσεις παρουσίασης.
Αξίζει να σημειωθεί ότι η χρήση εγγράφων σε χαρτί επιτρέπεται συχνά στην ηλεκτρονική εργασία γραφείου. Ωστόσο, η προτεραιότητα στην προκειμένη περίπτωση είναι ακριβώς για την ED.
Οι περισσότεροι ιδιωτικοί και δημόσιοι οργανισμοί στον κόσμο σήμερα αποσκοπούν στη σταδιακή κατάργηση της τεκμηρίωσης σε χαρτί από χαρτιά. Αλλά ακόμη και στις ιδιαίτερα ανεπτυγμένες χώρες, αυτό είναι ακόμα πολύ μακριά. Εξάλλου, πρόκειται για μια πολύ μακρά και δαπανηρή διαδικασία.
Εξετάσαμε τις έννοιες ενός ηλεκτρονικού εγγράφου και της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων, που ταξινόμησε όλες τις αποχρώσεις του θέματος. Ελπίζουμε ότι οι πληροφορίες ήταν χρήσιμες για εσάς.