Μια διάσημη παροιμία λέει: "Αν θέλετε να κάνετε κάτι καλά, κάντε το μόνοι σας." Ταυτόχρονα, η εργασία από μόνη της δεν είναι τόσο αποτελεσματική όσο η κατανομή της μεταξύ πολλών εργαζομένων. Η ανάθεση εξουσίας σε έναν οργανισμό αποτελεί εμπόδιο στο έργο πολλών εταιρειών. Πώς να χωρίσετε το καθήκον και την ευθύνη, χωρίς να προσβάλλετε τον εαυτό σας ή τους υπαλλήλους; Και υπάρχει μια συγκεκριμένη διαδικασία αποστολής ή είναι όλα τυποποιημένα με λεκτικές συμφωνίες;
Γιατί όχι;
Γιατί υπάρχουν προβλήματα εξουσιοδότησης στον οργανισμό; Τις περισσότερες φορές, ο διαχειριστής δεν θέλει να μετατοπίσει μέρος των καθηκόντων του σε βουλευτές ή επικεφαλής τμήματος επειδή φοβάται την ανικανότητά τους σε ορισμένα θέματα. Ο παράγοντας που κάποιοι ηγέτες τείνουν να πιστεύουν στην αναγκαιότητά τους, δηλαδή, πιστεύουν ότι κανείς δεν μπορεί να κάνει το έργο τους, παίζει ρόλο εδώ. Όπως γνωρίζουμε, δεν υπάρχουν αναντικατάστατες. Αρχικά, μετά από την αντιπροσωπεία, ο επικεφαλής θα πρέπει, σε κάθε περίπτωση, να παρακολουθεί προσεκτικά τις δραστηριότητες εκείνου που πήρε τα καθήκοντά του για να βεβαιωθεί ότι έκανε τη σωστή επιλογή. Εάν ένας υπάλληλος δεν ανταποκριθεί στις προσδοκίες, μπορεί να στερηθεί με ασφάλεια όλες τις πρόσθετες εξουσίες και να επιλέξει κάποιον άλλον στη θέση του ή να αναλάβει και πάλι όλες τις ευθύνες στους ώμους ηγεσίας του. Η διαδικασία της ανάθεσης είναι εύκολα αναστρέψιμη. Η μετατόπιση ορισμένων από τις υποθέσεις σε άλλους ώμους θα βοηθήσει τον επικεφαλής της εταιρείας να ξεφορτώσει και να δώσει προσοχή σε ορισμένα ζητήματα στην επιχείρηση που δεν είχε φτάσει στο παρελθόν ή για τα οποία απλώς δεν έδωσε επαρκή προσοχή. Ένας υπάλληλος που έχει τιμή να βοηθήσει, μετά από αυτή την εμπιστοσύνη, είναι πιθανό να γίνει πολύ πιο παρακινημένος, γεγονός που θα έχει σίγουρα θετική επίδραση στην ποιότητα του έργου του.
Σε ποιον να εκχωρήσει;
Ακόμη και συνειδητοποιώντας τα οφέλη της διανομής και της εξουσιοδότησης στην οργάνωση, ορισμένοι δεν βιάζονται να χρησιμοποιήσουν αυτά τα εργαλεία διαχείρισης, χωρίς να γνωρίζουν ποιον να επιλέξουν ως αντικαταστάτη για τον εαυτό τους. Υπάρχουν αρκετές προϋποθέσεις υπό τις οποίες μια αντιπροσωπεία θα είναι πραγματικά επιτυχής:
- Παρά το γεγονός ότι αυτή τη στιγμή η προσοχή σε οποιοδήποτε ζήτημα είναι απλώς ζωτικής σημασίας, μπορεί να του δοθεί όχι μόνο άμεσα από τον ηγέτη. Δηλαδή, ερωτήσεις, για παράδειγμα, οι παραδόσεις μπορούν να μεταφερθούν στον επικεφαλής του αντίστοιχου τμήματος, το οποίο, λόγω λιγότερων ευθυνών, θα μπορέσει να αντιμετωπίσει πιο στενά αυτό το πρόβλημα.
- Φυσικά, ο υπάλληλος στον οποίο μεταφέρονται τα καθήκοντα πρέπει να έχει κάποια εμπειρία σε έναν συγκεκριμένο τομέα και, χωρίς να χρειάζεται, να λέει σχετικές γνώσεις. Δεν θα ήταν απολύτως λογικό να εμπιστευθεί το προσωπικό μάρκετινγκ με το προσωπικό πρόσληψης και να καταστήσει τον λογοτεχνικό υπεύθυνο για την υπαίθρια διαφήμιση. Αυτός ο όρος είναι ένα από τα κύρια πλεονεκτήματα της αντιπροσωπείας: ο μάνατζερ είναι απίθανο να έχει εξίσου καλή γνώση σε όλους τους τομείς που σχετίζονται κατά κάποιο τρόπο με την επιχείρησή του, οπότε η ανάθεση μέρους της εξουσίας του σε έναν ειδικό θα βοηθήσει να εξετάσουμε πολλά θέματα με εντελώς διαφορετικό τρόπο.
- Δεν μπορούμε να πούμε ότι είναι δυνατό να εκχωρήσουμε εξουσία στην διαχείριση ενός οργανισμού ή σε κάποιο άλλο μέρος της ζωής του, εάν ο επικεφαλής της εταιρείας δεν εμπιστεύεται το πρόσωπο στο οποίο πρόκειται να ασκήσει τα καθήκοντά του. Μεταφέροντας τα ηνία της εξουσίας σε άλλα χέρια δεν είναι εύκολο και μεταφέροντάς τα σε έναν εντελώς ξένο, ο οποίος όχι μόνο μπορεί να βελτιώσει την κατάσταση στην εταιρεία, αλλά και να την επιδεινώσει, είναι εντελώς τρομακτικό.Επομένως, μόνο ένας που απολαμβάνει την εμπιστοσύνη ενός ηγέτη μπορεί να γίνει αντιπρόσωπος.
- Δεν αρκεί η μεταφορά ευθυνών σε ένα άτομο, είναι επίσης απαραίτητο να μεταφερθούν και τα μέσα για την εκπλήρωση τους. Ακόμη και ένας εμπειρογνώμονας λογιστής δεν θα είναι σε θέση να αναλύσει τις οικονομικές δραστηριότητες της εταιρείας εάν δεν λάβει σχετικές εκθέσεις για ορισμένο χρονικό διάστημα. Επομένως, δεν μεταβιβάζονται μόνο λειτουργίες, αλλά και πόροι χωρίς τους οποίους υπάρχουν λειτουργίες που δεν μπορούν να υλοποιηθούν.
Μόνο καλής θέλησης!
Φυσικά, η αντιπροσωπεία, όπως και κάθε άλλη μορφή συνεργασίας, πρέπει να είναι εθελοντική. Είναι απίθανο ο καθένας που, υπό τον πόνο της απόλυσης, αναγκάστηκε να αναλάβει το μερίδιο του λιονταριού από τα καθήκοντα του αρχηγού, θα είναι σε θέση να εργαστεί πραγματικά παραγωγικά. Επιπλέον, πριν μεταφερθούν άμεσα, τα μέρη πρέπει να κατανοήσουν πλήρως τις μεταβιβαζόμενες αρμοδιότητες και ευθύνες. Ο εκπρόσωπος πρέπει να έχει μια ιδέα για τις μεθόδους που χρησιμοποιεί ο επικεφαλής για την επίλυση ορισμένων προβλημάτων προκειμένου να χτίσει το δικό του έργο στη βάση του. Επομένως, το πιο σημαντικό πράγμα στη μεταβίβαση εξουσίας είναι να εξηγηθεί σαφώς τι απαιτείται από κάποιον που θα τιμηθεί να βοηθήσει τον επικεφαλής της εταιρείας.
Τι να εκχωρήσετε;
Παρόλο που η αντιπροσωπεία της εξουσίας θεωρείται από πολλούς ως σημαντικό μέρος της λειτουργίας του οργανισμού, ακόμα και αν αναγνωριστεί η σημασία αυτής της διαδικασίας, δεν καταλαβαίνουν πάντοτε πάντα όσα μπορούν να μεταφερθούν σε υποκείμενο. Πρόκειται πραγματικά για το δικαίωμα λήψης απόφασης; Όχι, δεν είναι τόσο σοβαρό αμέσως.
Μπορείτε να ξεκινήσετε με τη μεταφορά συγκεκριμένων υπεύθυνων εργασιών. Για παράδειγμα, ο επικεφαλής δίδει εντολή σε έναν υπάλληλο να προετοιμάσει μια σημαντική έκθεση σχετικά με τις δραστηριότητες της εταιρείας για ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα, αντί να το κάνει μόνοι σας. Ακόμη και αυτές οι φαινομενικά μικρές αποστολές αποτελούν ήδη μέρος της διαδικασίας ανάθεσης.
Η μεταφορά ολόκληρων έργων είναι το επόμενο επίπεδο που έχει την εξουσιοδότηση σε έναν οργανισμό. Παράδειγμα: μια επιχείρηση πρέπει να σχεδιάσει μια νέα συσκευασία προϊόντος. Αντί να γίνει ο επικεφαλής αυτού, το κεφάλαιο δίνει εντολή στον υπεύθυνο υπάλληλο να αναλάβει τα καθήκοντα ενός διευθυντή: να επιλέξει τους ανθρώπους που είναι πιο κατάλληλοι για το έργο αυτό, να οργανώσει την εργασία και να παρακολουθήσει την ποιότητά του. Ο επικεφαλής με μια τέτοια μεταβίβαση καθηκόντων θα λάβει μόνο μια αναφορά για το τι έχει γίνει και αν κάτι δεν του ταιριάζει, θα κάνει κάποιες συστάσεις τις οποίες θα πρέπει να λάβει υπόψη ο διευθυντής των εκπροσώπων κατά την περαιτέρω εργασία στο έργο. Παρά το γεγονός ότι η διαχείριση ενός συγκεκριμένου έργου είναι λίγο πολύ κοντά σε αυτό που κάνει καθημερινά ο επικεφαλής της εταιρείας, η ανάθεση τέτοιων αρμοδιοτήτων θα του επιτρέψει να επικεντρωθεί σε θέματα που απαιτούν την άμεση προσοχή του.
Το υψηλότερο επίπεδο εμπιστοσύνης είναι η ανάθεση ολόκληρων τομέων δραστηριότητας. Σε μεγάλες εταιρείες, παραδείγματα μιας τέτοιας μεταβίβασης εξουσίας είναι οι επικεφαλής των υπηρεσιών. Ασχολούνται αποκλειστικά με την προμήθεια, τις επικοινωνίες, το μάρκετινγκ κ.ο.κ., παρέχοντας μόνο εκθέσεις σχετικά με τις δραστηριότητές τους. Η λειτουργία του ηγέτη με τέτοια εξουσιοδότηση είναι ελάχιστη: υποδεικνύει μόνο τους στόχους και τους στόχους και η επίτευξή τους είναι ήδη ένα πρόβλημα για τους εκπροσώπους. Αυτή η μέθοδος είναι πιο βολική για μεγάλους οργανισμούς που μπορούν να αντέξουν οικονομικά να εκφορτώσουν τον ηγέτη με αυτόν τον τρόπο.
Πώς να εκχωρήσετε;
Έτσι, ο ηγέτης βρήκε εκείνο στον οποίο θα εκτελείται η εξουσιοδότηση στον οργανισμό. Οι τύποι δυνάμεων που μπορούν να μεταφερθούν αξίζουν επίσης μια ξεχωριστή αναφορά;
Θα πρέπει να ξεκινήσει από το γεγονός ότι, όπως και σε κάθε θέμα, υπάρχουν πολλές επιλογές για την ταξινόμηση των ειδών. Για μερικούς, υπάρχουν δεκάδες κατηγορίες στις οποίες μπορούν να διαιρεθούν οι μεταβιβαζόμενες ευθύνες · για κάποιους λιγότερους. Η πιο κοινή ταξινόμηση έχει γίνει, όπου όλες οι δυνάμεις χωρίζονται σε δύο μόνο ομάδες: γραμμική και προσωπικό.
Η γραμμική εξουσία είναι το θεμέλιο της ιεραρχίας κάθε εταιρείας.Υπάρχουν κάποιες ευθύνες του επικεφαλής, το οποίο μεταφέρει στον επικεφαλής του τμήματος. Ο επικεφαλής του τμήματος, με τη σειρά του, μεταβιβάζει μέρος αυτών των καθηκόντων σε υπάλληλο κατάντη. Δηλαδή, το έργο πηγαίνει από την κορυφή της ιεραρχίας των υπηρεσιών στον πυθμένα της.
Στην περίπτωση των αρμοδιοτήτων του προσωπικού, ο εργαζόμενος έχει το δικαίωμα να βοηθήσει κάποιον που εκτελεί γραμμικές εξουσίες. Δηλαδή, ο δεύτερος υπάλληλος μπορεί να επιλέξει τις απαραίτητες πληροφορίες για εκείνον που είχε εντολή να συντάξει μια έκθεση πωλήσεων για ένα συγκεκριμένο προϊόν για μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο.
Τι γίνεται με τη νομική εγγραφή;
Ο επικεφαλής γνωρίζει ήδη τις αρχές της μεταβίβασης εξουσίας στον οργανισμό και στη βάση του καθορίζει την υποψηφιότητα στην οποία θα μεταφέρει μέρος των ανησυχιών του, επιλέγει ακόμη και αυτό που θα αναθέσει στον νέο υπάλληλο. Αλλά πώς συμβαίνει η ίδια η αντιπροσωπεία; Διεξάγεται προφορικά, απλώς με εντολή, ή είναι τυποποιημένη κάπως νομοθετικά;
Αρχικά, κάθε υπάλληλος μπορεί να αρνηθεί τα καθήκοντα που του έχουν ανατεθεί, αυτό προβλέπεται στον Κώδικα Εργασίας, ο οποίος αποτελεί τη βάση της σχέσης μεταξύ του εργοδότη και του υφισταμένου του. Αξίζει να σημειωθεί ότι η περαιτέρω ανάθεση (όπως και στις γραμμικές εξουσίες) είναι επίσης δυνατή μόνο με την άδεια του επικεφαλής: παρά το γεγονός ότι μεταβίβασε όλα τα καθήκοντά του σε άλλο πρόσωπο, εξακολουθεί να είναι υπεύθυνος γι 'αυτούς. Δηλαδή, αν η αντιπροσωπεία φτάσει στα κατώτερα επίπεδα της ιεραρχίας, ο επικεφαλής της εταιρείας θα είναι υπεύθυνος για άλλους υπαλλήλους στους οποίους θα ανατεθεί η αποστολή του.
Είναι δυνατόν προφορικά;
Η οργάνωση της εξουσιοδότησης εκτελείται, όπως ήδη αναφέρθηκε, με βάση τον Κώδικα Εργασίας. Σύμφωνα με τον ίδιο, για να μπορέσει η αντιπροσωπεία να επισημοποιηθεί σύμφωνα με όλους τους κανόνες, θα πρέπει να υπογράψετε ένα πληρεξούσιο για να μεταβιβάσετε ορισμένες εξουσίες. Φυσικά, οι αρχικές λειτουργίες του υπαλλήλου ορίζονται στη σύμβαση εργασίας, οπότε η πληρεξουσιότητα θα είναι απαραίτητη εάν ο επικεφαλής αποφασίσει να επεκτείνει το πεδίο της δραστηριότητάς του (ακόμη και προσωρινά). Αλλά στις περισσότερες περιπτώσεις, όλα μπορούν να κάνουν χωρίς πρόσθετη γραφειοκρατία.
Ταυτόχρονα, ορισμένοι άλλοι υπάλληλοι θα πρέπει να ενημερώνονται για τη μεταβίβαση νέων καθηκόντων προκειμένου να αξιολογούν την ικανότητα του αντιπροσώπου και να του παρέχουν πιθανή βοήθεια για την εκπλήρωση των νέων καθηκόντων, έτσι ώστε οι διαχειριστές να προτιμούν να εκδίδουν εντολές που να γνωρίζουν όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη. Από την άλλη πλευρά, όλοι όσοι επηρεάζονται από αυτό το ραντεβού μπορούν απλά να προσκληθούν σε μια συνάντηση κατά την οποία όλοι θα μάθουν για τα νέα διαπιστευτήρια του αντιπροσώπου.
Αν όμως η ανάθεση καθηκόντων και αρμοδιοτήτων στον οργανισμό έχει σχεδιαστεί για μεγάλο χρονικό διάστημα και το σύνολο των νέων ευθυνών μπορεί να θεωρηθεί ως μια άλλη δουλειά, είναι καλύτερο να επισημοποιήσουμε νομικά τη μεταφορά ενός υπαλλήλου σε μια νέα θέση αντί να γράφουμε συνεχώς νέες εξουσιοδοτήσεις.
Ποια είναι η διαδικασία της ανάθεσης;
Πραγματοποιούνται όλες οι απαραίτητες διατυπώσεις, και μόνο για να διαπιστωθεί ποια είναι η οργάνωση της διαδικασίας εξουσιοδότησης. Φυσικά, κανείς δεν θα αφήσει τον νεοφερμένο με τα καθήκοντά του ένα προς ένα στις πρώτες ημέρες της εφαρμογής του, έτσι ποιες αρχές πρέπει να ακολουθήσει ο ηγέτης προκειμένου να μπορέσει η αντιπροσωπεία να πετύχει;
Τις πρώτες μέρες, το κεφάλαιο δείχνει απολύτως τα πάντα, αναφέροντας λεπτομερώς όλες τις πτυχές των νέων δυνάμεων. Με λίγα λόγια: "Παρακολουθήστε πώς να το κάνετε". Όταν ο αρχηγός γράφει μια έκθεση, ο εκπρόσωπος παρακολουθεί τις δραστηριότητές του, θυμίζοντας τη σειρά των ενεργειών, τα χαρακτηριστικά των προγραμμάτων εργασίας και ούτω καθεξής. όταν ο επικεφαλής διανέμει ευθύνες σε ένα νέο έργο, ο αρχάριος προσπαθεί να αναλύσει την επιλογή του ηγέτη. Σε αυτό το στάδιο ο πληρεξούσιος λαμβάνει την πιο κριτική, με εποικοδομητικό. Στο μέλλον, όλες οι συμβουλές που έδωσε η κεφαλή σε αυτές τις πρώτες μέρες θα είναι πολύ χρήσιμες.
Το επόμενο βήμα είναι η αρχή της ανεξάρτητης δραστηριότητας.Όλοι οι ίδιοι αναφορές ο εκπρόσωπος ήδη γράφει τον εαυτό του υπό τον άγρυπνο έλεγχο του αρχηγού, ο οποίος συνεχίζει να τον επικρίνει και να επισημαίνει σφάλματα. Ο ίδιος ο αρχάριος προσπαθεί να διανείμει τους ρόλους στο νέο έργο, χωρίς συμβουλές και συμβουλές από το κύριο πράγμα. Αυτό το στάδιο είναι πολύ πιο δύσκολο από το προηγούμενο, διότι δεν είναι εύκολο να αναλάβει κανείς την ευθύνη αφού μόλις παρακολουθήσατε πώς να εκτελέσετε σωστά τα τρέχοντα καθήκοντά σας. Αλλά μετά την υπέρβαση των αρχικών δυσκολιών, όλα θα πάνε πολύ πιο εύκολα.
Το τρίτο στάδιο, το οποίο έχει την εξουσιοδότηση στον οργανισμό, είναι σχετική ανεξαρτησία. Είναι από πολλές απόψεις παρόμοια με την προηγούμενη, μόνο ότι υπάρχει πολύ λιγότερος έλεγχος εδώ. Σε αυτό το στάδιο, ο εργαζόμενος χρειάζεται την υποστήριξη του επικεφαλής, ο οποίος εκτιμά τις προσπάθειές του και εξηγεί το πρόβλημα πολύ πιο απαλά από ό, τι πριν, αν το έκανε. Αυτή τη φορά δίνεται προκειμένου ο εκπρόσωπος να αναπτύξει μέγιστη αυτονομία κατά τη λήψη των αποφάσεών του, καταφεύγοντας στις συμβουλές του επικεφαλής μόνο σε καταστάσεις κρίσης. Μετά από αυτό αρχίζει η ευκολότερη σκηνή για τον κύριο άνθρωπο και η πιο ευχάριστη σκηνή για τον εκπρόσωπο - πλήρη ελευθερία.
Μήπως λειτούργησε;
Πώς μπορώ να ξέρω αν μια οργάνωση με επιτυχία έχει εκχωρηθεί; Ευθύνη, εξουσιοδότηση έχουν γίνει πλήρως αποδεκτές από τους υπαλλήλους στους οποίους έχει εμπιστευτεί ο διευθυντής; Όποιος έχει ήδη περάσει από το σύνολο της διαδικασίας μεταβίβασης εξουσιών πρέπει να έχει απόλυτη αυτονομία, φυσικά, στο πλαίσιο των καθηκόντων του. Επομένως, εάν ένα πρόσωπο προτιμά να είναι υπεύθυνο μόνο για ένα συγκεκριμένο μέρος του έργου ή ακόμα χρειάζεται ακόμα τη συμβουλή υψηλόβαθμων προσώπων, μπορεί ασφαλώς να ειπωθεί ότι η αντιπροσωπεία αποτυγχάνει τελείως.
Από την άλλη πλευρά, εάν ο επικεφαλής δίδει εντολή στο άτομο που επέλεξε ως αντιπρόσωπό του, ο ελάχιστος όγκος εργασίας, ελέγχει τις δραστηριότητές του πολύ προσεκτικά, συνεχώς καθοδηγεί τον υπάλληλό του, και πάλι μπορούμε να μιλήσουμε για την αποτυχία μιας τέτοιας διαδικασίας όπως η κατανομή και η εξουσιοδότηση της οργάνωσης. Από την πλευρά του εντολέα, η εμπιστοσύνη είναι απαραίτητη, από την πλευρά του υφισταμένου, την ετοιμότητα να δικαιολογήσει αυτή την εμπιστοσύνη. Αυτή είναι η κύρια αρχή της ανάθεσης.
Συμπέρασμα
Η αποστολή εξουσίας σε έναν οργανισμό είναι ένα παράδειγμα του τρόπου με τον οποίο ένας ηγέτης μπορεί να κάνει τη ζωή του πιο εύκολη, περιπλέκοντάς τον για άλλους και περιπλέκοντας το θα είναι χαρά για τους άλλους εργαζόμενους. Τα πλεονεκτήματα της μεταβίβασης εξουσιών, όπως αναφέρθηκε παραπάνω, περιλαμβάνουν την ικανότητα του κύριου να επικεντρωθεί σε πιο σοβαρά προβλήματα, μετατρέποντας κάτι που δεν απαιτεί την άμεση προσοχή του στους άλλους. Ένα άλλο πλεονέκτημα θα είναι η ταυτοποίηση των πιο ταλαντούχων υπαλλήλων που σε μια νέα θέση θα μπορέσουν να επιδείξουν σε όλη τους τη δόξα. Η συνεχής επαφή του ηγέτη και του υπαλλήλου θα τους διδάξει να κατανοούν καλύτερα ο ένας τον άλλον, ο οποίος στη συνέχεια θα είναι χρήσιμος στις μελλοντικές δραστηριότητες και των δύο. Η αποστολή εξουσίας στην οργάνωση δημιουργεί πρόσθετα κίνητρα: ποιος υπάλληλος δεν θέλει να παρατηρηθεί και να αυξηθεί; Και δεδομένης της συνεχιζόμενης προσδοκίας αυτής της ίδιας αύξησης, ο εργαζόμενος θα παραμείνει στο χώρο εργασίας του πολύ περισσότερο χωρίς να το αλλάξει σε μια εταιρεία όπου είναι αδύνατη η μεταβίβαση καθηκόντων από ανώτερο άτομο.
Ως εκ τούτου, οι εταιρείες που περνούν μακριά από απλά βήματα τόσο για τον διευθυντή όσο και για τους εργαζόμενους για τη μεταβίβαση εξουσιών θα κερδίσουν πλεονεκτήματα σε σχέση με τους ανταγωνιστές τους που δεν επιθυμούν να μοιραστούν την εξουσία μέσα στην εταιρεία. Είναι λοιπόν σαφές: η ανάθεση εξουσίας στον οργανισμό είναι απαραίτητη τόσο για τους ηγέτες όσο και για τους απλούς εργαζόμενους. Αυτό πρέπει πάντα να θυμόμαστε.