Οι ιδιοκτήτες μικρών και μεσαίων επιχειρήσεων αναγκάζονται να εργάζονται για μεγάλο χρονικό διάστημα. Ορισμένοι επιχειρηματίες εργάζονται ακόμη και τα Σαββατοκύριακα. Για να μειώσετε το φόρτο εργασίας έκτακτης ανάγκης, συνιστάται να χρησιμοποιείτε αυτοματοποίηση διαφόρων διαδικασιών και ενεργειών ρουτίνας. Υπάρχουν όμως ορισμένες λειτουργίες που εκτελούνται καλύτερα ανεξάρτητα, έτσι ώστε να μην αντιμετωπίζουν απώλειες.
Χαρακτηριστικά και πλεονεκτήματα του αυτοματισμού
Οι μικρές επιχειρήσεις συχνά το χρειάζονται, καθώς οι επιχειρηματίες και οι εργαζόμενοι συχνά πρέπει να διεξάγουν συνήθεις και εντελώς άχρηστες ενέργειες. Τα πλεονεκτήματα περιλαμβάνουν το γεγονός ότι δεν χρειάζεται να αφιερώνετε πολύ χρόνο και προσπάθεια σε απλές και συνηθισμένες ενέργειες που μπορούν να πραγματοποιηθούν αυτόματα.
Ο ελεύθερος χρόνος μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να καθιερώσει επαφές με εργολάβους, να επικοινωνήσει με συγγενείς ή να εκτελέσει άλλες σημαντικές εργασίες που δεν μπορούν να αυτοματοποιηθούν. Ως εκ τούτου, μπορούμε να διακρίνουμε αρκετές επιχειρηματικές διαδικασίες που πρέπει να αυτοματοποιηθούν.
1. Απαντήσεις στα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία
Κάθε εταιρεία έχει ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και συχνά λαμβάνει πολλές διαφορετικές επιστολές από συνεργάτες, πελάτες ή απλώς ιδιώτες πελάτες. Περίπου το 25% του χρόνου που ένας ιδιοκτήτης επιχείρησης ξοδεύει τον έλεγχο του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τη σύνταξη απαντήσεων.
Ταυτόχρονα, είναι δυνατόν να επιταχυνθεί αυτή η διαδικασία, για την οποία χρησιμοποιούνται πρότυπα. Αυτό δεν είναι μια πλήρης αυτοματοποίηση, αλλά μπορείτε να μειώσετε το χρόνο που πρέπει να δαπανήσετε γραπτώς κείμενα.
2. Συμπλήρωση Τιμολογίων
Η λογιστική είναι μια σύνθετη και χρονοβόρα διαδικασία. Συνήθως, ένας έμπειρος λογιστής ασχολείται με αυτό, αλλά συχνά, οι επιχειρηματίες που αρχίζουν απλά δεν έχουν τις οικονομικές δυνατότητες να προσλάβουν έναν ειδικό. Ως εκ τούτου, πρέπει να προετοιμάσουν ανεξάρτητα πολλά έγγραφα, τα οποία περιλαμβάνουν τον ίδιο τύπο τιμολογίου.
Για τη σύνταξή τους, είναι επιθυμητό να χρησιμοποιηθούν ειδικά προγράμματα ηλεκτρονικών υπολογιστών, τα οποία σας επιτρέπουν να αλλάξετε μόνο τις βασικές πληροφορίες, αφήνοντας τις άλλες πληροφορίες αμετάβλητες.
3. Μισθοδοσία
Η σύνταξή τους είναι μια κουραστική δουλειά, η οποία πρέπει να γίνεται κάθε μήνα, καθώς κάθε μήνα δίδεται μισθός στους υπαλλήλους της εταιρείας. Είναι δύσκολο να αυτοματοποιηθεί η προετοιμασία της μισθοδοσίας αν πολλοί εργαζόμενοι στην εταιρεία εξακολουθούν να λαμβάνουν τους μισθούς τους σε μετρητά.
Ως εκ τούτου, είναι σκόπιμο να μεταβιβαστούν όλοι οι υπάλληλοι για να λάβουν μισθούς σε μη ταμιακά έντυπα. Για το σκοπό αυτό, επιλέγονται οι τράπεζες που προσφέρουν τις βέλτιστες συνθήκες για το άνοιγμα καρτών καταθέσεων και μισθοδοσίας. Υπό αυτές τις συνθήκες, σε αυτόματο τρόπο, τα κεφάλαια θα μεταφερθούν στους λογαριασμούς των υπαλλήλων, οπότε δεν χρειάζεται να ασχοληθείτε με τη σύνταξη δηλώσεων.
4. Διαχείριση εργασιών
Περίπου το 70% του χρόνου του επιχειρηματία δαπανάται για τη διαχείριση διαφόρων καθηκόντων στο πλαίσιο της επιχείρησής του. Για να εξοικονομήσετε χρόνο και προσπάθεια, συνιστάται να χρησιμοποιείτε εξειδικευμένο λογισμικό. Με αυτό, μπορείτε να συντονίσετε τις ενέργειες μεταξύ διαφορετικών εργασιών, να απαλλαγείτε από επαναλαμβανόμενες ενέργειες και επίσης να προσαρμόζετε συνεχώς τη λίστα ψηφιακών εργασιών.
Τα προγράμματα αυτά υπενθυμίζουν ορισμένες ενέργειες που πρέπει να εκτελεστούν από έναν επιχειρηματία σε μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο. Ως εκ τούτου, δεν έχετε να ανησυχείτε για το γεγονός ότι ο ιδιοκτήτης της εταιρείας για διάφορους λόγους θα ξεχάσουμε ορισμένα καθήκοντα.
5. Εκθέσεις και δηλώσεις
Κάθε επιχειρηματίας καταβάλλει φόρους βάσει ενός φορολογικού συστήματος που είχε επιλεγεί προηγουμένως. Για να υποβάλετε αναφορά στην Ομοσπονδιακή Φορολογική Υπηρεσία, είναι απαραίτητο να προετοιμάσετε και να υποβάλετε έγκαιρα φορολογικές δηλώσεις ή άλλα έγγραφα. Για να γίνει αυτό, πρέπει να είστε καλά έμπειροι στη λογιστική.
Ακόμα και αυτή η διαδικασία μπορεί να αυτοματοποιηθεί. Η φορολογική υπηρεσία προσφέρει στον επιχειρηματία την ευκαιρία να κατεβάσει ειδικά προγράμματα από την επίσημη ιστοσελίδα της Ομοσπονδιακής Φορολογικής Υπηρεσίας. Μόνο οι πληροφορίες σχετικά με τα αποτελέσματα της δραστηριότητας της εταιρείας εισάγονται σε αυτά τα προγράμματα, μετά τα οποία οι υπολογισμοί εκτελούνται αυτόματα. Λόγω αυτού του λογισμικού, μπορείτε να μειώσετε σημαντικά το χρόνο και την προσπάθεια που πρέπει να δαπανήσετε για την κατάρτιση επίσημης τεκμηρίωσης.
Ποιες εργασίες δεν μπορούν να αυτοματοποιηθούν;
Αν και η αυτοματοποίηση έχει πολλά πλεονεκτήματα, εξακολουθούν να υπάρχουν ορισμένες ενέργειες που πρέπει να υλοποιηθούν προσωπικά από τον επιχειρηματία. Διαφορετικά, ο επιχειρηματίας μπορεί να μην λάβει υπόψη πολλά σημαντικά σημεία, τα οποία θα οδηγήσουν σε απώλειες εταιρειών.
1. Προβλήματα πελατών
Η δυσαρέσκεια των πελατών και των πελατών μπορεί να συμβεί ανά πάσα στιγμή για διάφορους λόγους. Η αντιμετώπιση τέτοιων δυσκολιών στην αυτόματη λειτουργία είναι απλώς αδύνατη, οπότε ο επιχειρηματίας πρέπει να συμμετέχει στη διαδικασία αυτή. Πρέπει να διορθώσει το πρόβλημα, έτσι ώστε ο δυσαρεστημένος πελάτης να μην αφήνει παράπονο στο Διαδίκτυο.
Κατά την επίλυση τέτοιων προβλημάτων, είναι σημαντικό να επικεντρωθεί στην προσωπική επικοινωνία. Μην χρησιμοποιείτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μηνύματα τηλεφώνου, επομένως είναι σκόπιμο να κάνετε μια συνάντηση και να αλλάξετε το μυαλό του πελάτη.
2. Προσαρμογή των πελατών
Νέοι πελάτες που δεν είναι σίγουροι για τη σκοπιμότητα συνεργασίας εισέρχονται συνεχώς στην επιχείρηση. Ως εκ τούτου, είναι σημαντικό να χρησιμοποιηθούν ορισμένες επιχειρηματικές διαδικασίες με στόχο την ταχεία προσαρμογή τους.
Στο αρχικό στάδιο της αλληλεπίδρασης, ένας επιχειρηματίας δεν μπορεί να βασιστεί στην αυτοματοποίηση, δεδομένου ότι είναι πιθανό να χάσει έναν μεγάλο πελάτη. Ως εκ τούτου, απαιτείται προσωπική προσοχή για την εδραίωση μιας ισχυρής σχέσης.
3. Αναγνώριση των εργαζομένων
Οι υπάλληλοι της εταιρείας αποτελούν πολύτιμο πόρο για κάθε επιχειρηματία. Επομένως, αν ένας επιχειρηματίας θέλει να μαθαίνει συνεχώς για τα διάφορα επιτεύγματα των ειδικών, τότε θα πρέπει να ασκεί ανεξάρτητα την αξιολόγηση και την ανάλυση. Είναι αδύνατο να αυτοματοποιηθεί αυτή η διαδικασία, διότι διαφορετικά οι εργαζόμενοι αρχίζουν να αισθάνονται πιο ελεύθερα, γεγονός που συχνά οδηγεί σε μείωση της παραγωγικότητας της εργασίας.
Εάν κάποιος ειδικός φτάσει τα ύψη στην καριέρα του, τότε ο επιχειρηματίας θα πρέπει να γιορτάζει την επιτυχία του δίνοντας βραβεία ή βραβεία.
4. Δημιουργικές διαδικασίες
Αν και η αυτοματοποίηση βελτιώνει την παραγωγικότητα, δεν μπορεί να αντικαταστήσει το δημιουργικό έργο που κάνουν οι άνθρωποι. Τα προγράμματα δεν μπορούν να αναπαράγουν τον ανθρώπινο εγκέφαλο, επομένως, η υλοποίηση και η δημιουργία δημιουργικών ιδεών απαιτούν τη συμμετοχή έμπειρων και ταλαντούχων επαγγελματιών.
Ως εκ τούτου, δημιουργικές θέσεις εργασίας εξακολουθούν να είναι σε ζήτηση και εξαιρετικά πληρωμένες. Για να αντιμετωπίσει σημαντικά ζητήματα, ο εργαζόμενος πρέπει να έχει κριτική σκέψη και καινοτόμες δεξιότητες.
5. Δημιουργία ισχυρών σχέσεων με συναδέλφους και πελάτες
Αυτό είναι δυνατό μόνο μέσω της προσωπικής επικοινωνίας του επιχειρηματία με εκπροσώπους άλλων εταιρειών ή υπαλλήλων. Δεν πρέπει να εμπιστεύεστε την αυτοματοποίηση, επομένως είναι σκόπιμο να εγκαταλείψετε τη συνεχή χρήση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή άλλων συστημάτων.
Για τους υπαλλήλους, πρέπει να χρησιμοποιήσετε διαφορετικά δώρα ή χειρόγραφες επιστολές ευχαριστιών. Εάν υπάρχει κάποια δυσαρέσκεια εκ μέρους των πελατών, πρέπει να διεξάγονται προσωπικές συνομιλίες.
Επομένως, ακόμα και όταν χρησιμοποιείτε σύγχρονες τεχνολογίες, ορισμένες διαδικασίες δεν μπορούν να αυτοματοποιηθούν.
Συμπέρασμα
Η αυτοματοποίηση μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο και προσπάθεια από έναν επιχειρηματία, επομένως είναι σκόπιμο να το εφαρμόσετε στις εργασίες της επιχείρησης όταν εκτελείτε ορισμένες λειτουργίες ρουτίνας.Υπάρχουν όμως ορισμένες επιχειρηματικές διαδικασίες που απαιτούν προσωπική προσοχή από έναν επιχειρηματία.