Οι φορτωτικές παρουσιάζονται από την αρχική λογιστική τεκμηρίωση, η οποία πρέπει να καταρτίζεται από κάθε επιχειρηματία ή διευθυντή εταιρείας, εάν οι δραστηριότητες της εταιρείας σχετίζονται με τη χρήση αυτοκινήτων. Εάν η εταιρεία είναι ο ιδιοκτήτης του αυτοκινήτου, τότε είναι οι φορτωτικές που επιβεβαιώνουν τη δυνατότητα χρήσης του οχήματος στη διαδικασία επιχειρηματικής δραστηριότητας. Εάν το αυτοκίνητο ανήκει στον υπάλληλο, τότε τα φύλλα σάς επιτρέπουν να καθορίσετε το βέλτιστο ποσό αποζημίωσης για τη χρήση του αυτοκινήτου για επίσημους σκοπούς. Η συμπλήρωση της φορτωτικής είναι μια σημαντική διαδικασία, καθώς δεν μπορούν να γίνουν σοβαρά λάθη κατά τη διαδικασία. Η διαδικασία διεξάγεται από υπαλλήλους της εταιρείας.
Η έννοια και η ανάγκη για φορτωτικές
Αυτά είναι τα πρωταρχικά έγγραφα που επιβεβαιώνουν τη χρήση της μηχανής για την εταιρεία. Περιέχουν σημαντικές πληροφορίες σχετικά με το άμεσο όχημα, τον οδηγό και την εταιρεία. Τα έγγραφα αυτά μπορούν να ελεγχθούν από την επιθεώρηση εργασίας, τους φορολογικούς επιθεωρητές ή την αστυνομία της κυκλοφορίας, έτσι οι υπάλληλοι της εταιρείας πρέπει να λάβουν υπόψη τους κανόνες για τη συμπλήρωση των ταξιδιωτικών φυλλαδίων. Θα βοηθήσουν στην αποφυγή διαφόρων παραβιάσεων και σφαλμάτων.
Εάν οι επιθεωρητές εντοπίσουν ανακριβείς πληροφορίες και σφάλματα, αυτό θα αποτελέσει τη βάση για την επιβολή μεγάλων προστίμων.
Γιατί χρησιμοποιείται;
Η συμπλήρωση της φορτωτικής γίνεται από κάθε οργανισμό, η οποία με τον ένα ή τον άλλο τρόπο συνδέεται με την ανάγκη χρήσης οχημάτων. Χρησιμοποιώντας αυτό το έγγραφο, μπορείτε να επιτύχετε πολλούς στόχους ταυτόχρονα, οι οποίοι περιλαμβάνουν:
- η κίνηση του αυτοκινήτου παρακολουθείται κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας.
- βάσει αυτού του εγγράφου υπολογίζεται ο μισθός του οδηγού.
- σταθερό ποσό χρημάτων που δαπανώνται για τα καύσιμα και τα λιπαντικά.
- η απόσβεση υπολογίζεται σωστά επί της χρησιμοποιούμενης περιουσίας.
- υπολογίζονται τα συνολικά έξοδα για το αυτοκίνητο.
Επιπλέον, ο οδηγός χρειάζεται τη δελτίο για την παρουσίασή του στον αστυνομικό της τροχαίας, αφού αυτός επιβεβαιώνει τη νομιμότητα της μεταφοράς εμπορευμάτων ή επιβατών. Λειτουργεί ως απόδειξη ότι το όχημα είναι σε άριστη κατάσταση και ότι ένας συγκεκριμένος πολίτης είναι ο επίσημος οδηγός. Εάν κατά τη διάρκεια του ελέγχου διαπιστώνονται σφάλματα στο έγγραφο ή όταν δεν έχει αποδειχθεί η απουσία φορτωτικής, ο οδηγός θα θεωρηθεί υπεύθυνος βάσει του άρθρου. 12.13 Διοικητικός κώδικας.
Χαρακτηριστικά εγγράφου
Η συμπλήρωση της φορτωτικής θεωρείται μια αρκετά απλή διαδικασία. Κάθε εταιρεία επιλέγει ανεξάρτητα εάν θα χρησιμοποιήσει ένα ενιαίο έντυπο ή αν θα αναπτυχθεί μια μοναδική μορφή αυτού του εγγράφου, το οποίο κατοχυρώνεται στην εσωτερική κανονιστική τεκμηρίωση του οργανισμού.
Εάν η εταιρεία ειδικεύεται στη μεταφορά ατόμων ή αγαθών, τότε η διαδικασία λογιστικής του αυτοκινήτου θα πρέπει να διεξάγεται μόνο με ειδικά εγκεκριμένο έντυπο φύλλο. Ποιος πρέπει να εκδώσει οδηγίες στους οδηγούς; Η διαδικασία διεξάγεται αποκλειστικά από τον εργοδότη ο οποίος προετοιμάζει και συμπληρώνει αυτό το έγγραφο. Συνήθως, ο διευθυντής της εταιρείας εκδίδει εντολή με την οποία διορίζει τον υπεύθυνο. Αυτός ο υπάλληλος της εταιρείας συμμετέχει στη δημιουργία, τη συμπλήρωση και τη μεταφορά φυλλαδίων στους οδηγούς.
Τα χαρακτηριστικά της συμπλήρωσης ενός εγγράφου περιλαμβάνουν:
- ένα φύλλο γράφεται αποκλειστικά κατά τη χρήση του αυτοκινήτου για επιχειρηματικούς σκοπούς.
- δεν έχει σημασία για ποιον λόγο ο ιδιοκτήτης της εταιρείας χρησιμοποιεί ένα συγκεκριμένο όχημα, έτσι ώστε το αυτοκίνητο μπορεί να ανήκει στην εταιρεία με βάση την ιδιοκτησία ή μισθωμένο έξω?
- η μέγιστη διάρκεια ισχύος ενός εγγράφου είναι 30 ημέρες.
- επιτρέπεται η εγγραφή για μία ημέρα ή ακόμα και για ένα ταξίδι.
Σύμφωνα με τους νέους κανόνες που ισχύουν το 2018, επιτρέπεται η παράταση της ισχύος του φύλλου.
Τύποι εγγράφων
Οι κανόνες για τη συμπλήρωση των δελτίων μεταφοράς ενδέχεται να διαφέρουν ελαφρώς ανάλογα με την ποικιλία του εγγράφου. Κάθε τύπος οχήματος χρησιμοποιεί δικό του φυλλάδιο. Επομένως, υπάρχουν φορτωτικές για τα ακόλουθα οχήματα:
- Φορτηγά
- αυτοκίνητα ·
- ειδικές μεταφορές ·
- ταξί, το οποίο μπορεί να είναι αυτοκίνητο ή φορτηγό.
- λεωφορεία που ενδέχεται να προορίζονται για δημόσια επιβατική κίνηση ή για άλλους σκοπούς.
Για κάθε όχημα, χρησιμοποιείται η αντίστοιχη φόρμα. Εάν ο οργανισμός ασχολείται ανεξάρτητα με την ανάπτυξη τεκμηρίωσης, τότε το επιλεγμένο έντυπο καθορίζεται σε ειδικό περιοδικό.
Οι αποχρώσεις της πλήρωσης
Η διαδικασία για την πλήρωση της φορτωτικής καθορίζεται ξεχωριστά σε κάθε εταιρεία. Τις περισσότερες φορές, οι ακόλουθοι κανόνες και χαρακτηριστικά χρησιμοποιούνται για αυτό:
- ένας αποστολέας διορίζεται με εντολή του προϊσταμένου της εταιρείας, ο οποίος καταρτίζει φύλλα ταξιδίου για κάθε αυτοκίνητο που χρησιμοποιούν οι εργαζόμενοι κατά τη διεκπεραίωση των καθηκόντων τους.
- αν η εταιρεία είναι μικρή, τότε η τεκμηρίωση συμπληρώνεται συχνά από τον άμεσο οδηγό του αυτοκινήτου, αλλά εισάγει πληροφορίες μόνο σε ένα μέρος του εντύπου, το οποίο αναφέρεται στις χιλιόμετρα του αυτοκινήτου, για τις οποίες λαμβάνονται υπόψη οι δείκτες οδομετρητών.
- επιτρέπεται να εισάγετε πληροφορίες για να χρησιμοποιήσετε ένα ειδικό πρόγραμμα με το οποίο αποκρύπτονται τα επιπλέον τμήματα του εγγράφου.
- Πριν από την αποστολή του αυτοκινήτου σε μια πτήση, ο υπεύθυνος υπάλληλος της εταιρείας πρέπει να βεβαιωθεί ότι το όχημα είναι σε άριστη κατάσταση.
- πριν από την πτήση, ακόμη και οι οδηγοί πρέπει να υποβληθούν σε ιατρική εξέταση που επιβεβαιώνει ότι οι πολίτες μπορούν να οδηγήσουν.
Μετά την πτήση, το φύλλο μεταφέρεται πίσω στον αποστολέα. Μόλις λήξει το έγγραφο, μεταφέρεται για αποθήκευση στο αρχείο της εταιρείας για 5 χρόνια. Για σφάλματα και παραβίαση της ευθύνης είναι οι ηγέτες του οργανισμού.
Ένα παράδειγμα συμπλήρωσης μιας φορτωτικής οχήματος μπορεί να βρεθεί παρακάτω.
Ποιες πληροφορίες περιλαμβάνονται;
Η συμπλήρωση της φορτωτικής ενός αυτοκινήτου ή ενός φορτηγού πρέπει να γίνεται από εξουσιοδοτημένο υπάλληλο της εταιρείας. Πρέπει πρώτα να καταλάβει τους κανόνες αυτής της διαδικασίας. Τα υποχρεωτικά στοιχεία κατά την συμπλήρωση της φορτωτικής παρουσιάζονται με τις ακόλουθες πληροφορίες:
- όνομα του εγγράφου ·
- τον αριθμό του.
- περίοδος ισχύος ·
- πληροφορίες σχετικά με τον ιδιοκτήτη του αυτοκινήτου ·
- τύπος και κατασκευή του μηχανήματος.
- αριθμούς κυκλοφορίας αυτοκινήτων ·
- δείκτες οδομετρητή και αφαιρούνται όταν το αυτοκίνητο εγκαταλείπει την επιχείρηση, καθώς και κατά την αποστολή του οχήματος στο γκαράζ.
- ακριβής ώρα αναχώρησης και άφιξης ·
- πληροφορίες σχετικά με τον υπεύθυνο υπάλληλο της εταιρείας, η οποία τοποθετεί το αυτοκίνητο on line και συντάσσει μια φορτωτική.
- πληροφορίες οδηγού ·
- την ώρα και την ημερομηνία επιτυχίας της ιατρικής εξέτασης του οδηγού ·
- πληροφορίες σχετικά με τον ιατρικό υπάλληλο που διενεργεί την εξέταση ·
- ένα σήμα σχετικά με την ώρα και την ημερομηνία της τεχνικής επιθεώρησης του αυτοκινήτου και η διαδικασία μπορεί να διεξαχθεί απευθείας στον οργανισμό, εάν υπάρχει ο απαραίτητος εξοπλισμός και οι σχετικοί ειδικοί.
- πληροφορίες σχετικά με τους μηχανικούς που διενήργησαν την επιθεώρηση.
Επιτρέπεται η εισαγωγή άλλων πληροφοριών στο έγγραφο. Αυτό είναι δυνατό εάν ο οργανισμός χρησιμοποιεί τη δική του δελτίο.
Ποιες πληροφορίες είναι προαιρετικές;
Η διαδικασία για τη συμπλήρωση της φορτωτικής μπορεί να διαφέρει ελαφρά από εταιρεία σε εταιρεία. Λαμβάνονται υπόψη τα ακόλουθα σημεία:
- Δεν απαιτεί την παρουσία στο φύλλο εκτύπωσης της εταιρείας με τις λεπτομέρειες.
- Ιδιαίτερη προσοχή θα πρέπει να δοθεί στη μελέτη της τεχνικής κατάστασης του αυτοκινήτου.
- η ενιαία μορφή αυτού του εγγράφου έχει καταργηθεί νομικά.
- δεν χρειάζεται να αναφερθεί η διαδρομή στο κείμενο, δεδομένου ότι μόνο τα δεδομένα που παρουσιάζονται από το χιλιομετρητή απαιτούνται.
Στην πράξη, η αστυνομία της κυκλοφορίας ή οι υπάλληλοι άλλων φορέων ελέγχου συχνά πιστεύουν ότι η έλλειψη πληροφοριών σχετικά με τη διαδρομή αποτελεί σοβαρή παραβίαση, έτσι ώστε οι οδηγοί και οι ιδιοκτήτες εταιρειών να λογοδοτούν. Σε αυτή την περίπτωση, πρέπει να πάτε στο δικαστήριο για να αμφισβητήσετε μεγάλα πρόστιμα. Για να αποφύγετε τέτοιες δυσάρεστες καταστάσεις, συνιστάται να σημειώσετε απευθείας στο κείμενο του εγγράφου ποιο είναι το τελικό σημείο της διαδρομής.
Οι αποχρώσεις της χρήσης του εγγράφου
Η συμπλήρωση της φορτωτικής ενός φορτηγού ή άλλης μεταφοράς είναι υποχρεωτική διαδικασία για κάθε εταιρεία που χρησιμοποιεί διαφορετικές μηχανές για εργασίες. Η χρήση αυτού του εγγράφου έχει τις ακόλουθες δυνατότητες:
- Το έντυπο 4-C ισχύει εάν χρησιμοποιούνται δείκτες τεμαχισμού για τον υπολογισμό των μισθών του οδηγού.
- εάν χρησιμοποιούνται μισθοί με βάση το χρόνο, δημιουργείται μια φορτωτική στη μορφή 4-P.
- πέραν του παρόντος εγγράφου, οι οδηγοί πρέπει να διαθέτουν συνοδευτικά έγγραφα που παρέχονται από τη φορτωτική για τα μεταφερόμενα εμπορεύματα.
- ένα έγγραφο γράφεται αποκλειστικά από υπεύθυνο άτομο που εργάζεται σε συγκεκριμένη μετατόπιση.
- το έγγραφο πρέπει να επισημαίνεται από έναν μηχανικό που ελέγχει την τεχνική κατάσταση του μηχανήματος, έναν ιατρικό προσωπικό που πραγματοποιεί ιατρική εξέταση, έναν αποστολέα που στέλνει το αυτοκίνητο σε μια πτήση, καθώς και τον άμεσο οδηγό.
Κάθε φορτωτική πρέπει να είναι διαθέσιμη σε κάθε εταιρεία στη βέλτιστη ποσότητα.
Περίοδος διατήρησης εγγράφων
Οι εταιρείες πρέπει να φυλάσσουν τα δελτία ταξιδιών για τουλάχιστον 5 χρόνια, τα οποία προβλέπονται από το διάταγμα του Υπουργείου Μεταφορών αριθ. 152 και τον ομοσπονδιακό νόμο αριθ. 402.
Σε περίπτωση σοβαρών σφαλμάτων ή παραβιάσεων κατά τη συμπλήρωση της φορτωτικής, το έγγραφο ακυρώνεται, συνεπώς δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί για οποιοδήποτε σκοπό. Η ευθύνη για τέτοια λάθη βαρύνει τους υπαλλήλους που συμπληρώνουν την τεκμηρίωση, καθώς και τον άμεσο διευθυντή της εταιρείας.
Πώς να αναπτύξετε τη δική σας μορφή;
Δεν προτιμούν όλες οι εταιρείες να χρησιμοποιούν ομοιόμορφες φόρμες, επομένως προτιμούν να αναπτύξουν τις δικές τους μορφές εγγράφων. Για το σκοπό αυτό, επιτρέπεται η χρήση οποιασδήποτε δομής, καθώς και η ενσωμάτωση διαφορετικών σημείων στο έγγραφο.
Ωστόσο, κατά τη διαμόρφωση μιας νέας μορφής, λαμβάνεται υπόψη ότι στο κείμενο πρέπει να περιλαμβάνονται υποχρεωτικές λεπτομέρειες. Χωρίς αυτούς, η δελτίο είναι εύκολα αναγνωρίσιμη ως άκυρη, συνεπώς, δεν θα είναι δυνατή η χρήση της για οποιοδήποτε σκοπό.
Μετά την ανάπτυξη του εντύπου, είναι απαραίτητο να μεταφερθεί το δείγμα του στην Ομοσπονδιακή Φορολογική Υπηρεσία στον τόπο εγγραφής. Στην περίπτωση αυτή, είναι δυνατόν να αποφευχθούν στο μέλλον προβλήματα με την κατανομή των εξόδων στα φορτωτικά με τις δαπάνες της εταιρείας.
Ευθύνη για την απουσία εγγράφου
Εάν ο οδηγός κινείται κατά μήκος των δρόμων χωρίς την απαραίτητη δέσμη εγγράφων, τα οποία περιλαμβάνουν τη φορτωτική, αυτό είναι μια σημαντική παραβίαση. Αυτός φέρει διοικητική ευθύνη από την τροχαία, επομένως θα πρέπει να καταβάλει πρόστιμο 500 ρούβλια.
Νομικές οντότητες με τέτοιες παραβιάσεις θα καταβάλει πρόστιμο ύψους 100 χιλιάδων ρούβλια. Οι ίδιες κυρώσεις ισχύουν για επιχειρήσεις που μεταφέρουν άτομα ή αγαθά με ηλεκτρικές μεταφορές.
Άλλα χαρακτηριστικά
Κατά τη συμπλήρωση της φορτωτικής ενός λεωφορείου ή άλλης μεταφοράς, λαμβάνονται υπόψη άλλες αποχρώσεις:
- δεν είναι απαραίτητο να συντάσσεται δελτίο αν χρησιμοποιείται ένα ενοικιαζόμενο αυτοκίνητο, αλλά με τη βοήθειά του είναι δυνατόν να ληφθούν υπόψη τα έξοδα των καυσίμων και των λιπαντικών στα έξοδα της εταιρείας.
- ένα φυλλάδιο συντάσσεται για ένα ταξίδι, αλλά η περίοδος ισχύος του μπορεί να ποικίλει από 1 έως 30 ημέρες.
- δεν επιτρέπεται να συμπληρωθεί εν μέρει η τεκμηρίωση, διαφορετικά ένα τέτοιο έγγραφο θα κηρυχθεί άκυρο.
Ο υπεύθυνος που διορίζεται ως αποστολέας πρέπει πρώτα να περάσει ειδικά μαθήματα που του επιτρέπουν να κατανοήσει τους κανόνες για την κατάρτιση των βασικών τεκμηρίων που πρέπει να έχει κάθε οδηγός της εταιρείας. Επιπλέον, ο οδηγός πρέπει να έχει πιστοποιητικό ιατρικής εξέτασης πριν από την πτήση.
Συμπέρασμα
Οι φορτωτικές είναι σημαντικά έγγραφα σε κάθε εταιρεία που ειδικεύεται στη μεταφορά αγαθών ή ανθρώπων. Συγκεντρώνονται από ειδικούς υπαλλήλους της επιχείρησης που διορίζονται στη θέση με την έκδοση εντολής από τη διοίκηση του οργανισμού.
Κάθε επιχείρηση μπορεί να αναπτύξει τη δική της μορφή τεκμηρίωσης, αλλά ορισμένες υποχρεωτικές λεπτομέρειες πρέπει να υπάρχουν στη φόρμα. Εάν εντοπιστούν σφάλματα ή παραβιάσεις, τότε το φύλλο θεωρείται άκυρο ή άκυρο.