Σχεδιασμός Έργου: Μέθοδοι και Βήματα

Η ουσία του σχεδιασμού είναι να αναπτύξει μια στρατηγική για την επίτευξη συγκεκριμένων στόχων. Δημιουργείται ένα μοντέλο σύμφωνα με το οποίο οι εν λόγω δράσεις ή οι ενέργειες αυτές προορίζονται να φέρουν σταδιακά το τελικό αποτέλεσμα. Όμως ο σχεδιασμός του έργου απαιτεί προσεκτική ανάλυση και επεξεργασία, έτσι ώστε η στρατηγική επίλυσης του προβλήματος να περιλαμβάνει τη χρήση βέλτιστων εργαλείων και μεθόδων που θα αυξάνουν τις πιθανότητες επιτυχίας στην επίτευξη των στόχων.

Η έννοια και ο σκοπός του σχεδιασμού

Ακόμη και πριν από την έναρξη του άμεσου σχεδιασμού, διαμορφώνεται μια έννοια, αρχές και μοντέλο, σύμφωνα με την οποία θα αναπτυχθεί ένα σχέδιο δράσης. Αυτή είναι η βάση πάνω στην οποία χτίζεται το σύστημα των εστιασμένων βημάτων που αποσκοπούν στην επίτευξη αποτελεσμάτων. Το αποτέλεσμα θεωρείται ως ο απώτερος στόχος για τον οποίο αναπτύσσεται μια σχεδιαστική λύση. Αρχικά δημιουργείται ένα πλαίσιο της οργανωτικής δομής, στο πλαίσιο του οποίου εγκρίνονται η σειρά, η σειρά και η φύση της εργασίας. Εξετάζονται επίσης τα καθήκοντα σχεδιασμού έργων, στα οποία μπορεί επίσης να αποκαλυφθεί η τακτική της χρήσης υλικών και τεχνικών πόρων. Ο άμεσος σχεδιασμός καλύπτει όλες τις φάσεις της δημιουργίας μιας λύσης σχεδιασμού, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να αναπτυχθούν σύμφωνα με ένα ενιαίο μοντέλο. Σε κάθε στάδιο, μπορεί να εφαρμοστεί ατομική προσέγγιση, λαμβάνοντας υπόψη τις ιδιαιτερότητες των ενεργειών εργασίας και την πολυπλοκότητα της εφαρμογής τους. Ωστόσο, τα στάδια του έργου θα πρέπει να δομηθούν στο συνολικό σύστημα σχεδιασμού.

Το μοντέλο με το οποίο θα αναπτυχθεί το έργο, σε κάθε περίπτωση, χτίζεται με έμφαση στην επίτευξη του τελικού αποτελέσματος. Μόνο στην περίπτωση αυτή θα είναι δυνατόν να βασιστείτε στη δημιουργία μιας βέλτιστης στρατηγικής διαχείρισης για την ποιότητα. Ένας σημαντικός ρόλος διαδραματίζουν τα δεδομένα εισόδου, τα οποία μπορούν να εισάγουν κανόνες, αρχές ή περιορισμούς, η σημασία των οποίων θα καταστεί εμφανής μετά την υλοποίηση του έργου. Παράλληλα, πρέπει να καθοριστεί ο στόχος του σχεδιασμού του έργου, ο οποίος θα είναι να δημιουργηθεί το βέλτιστο μοντέλο δράσης όσον αφορά την υλοποίηση του έργου.

Σχεδιασμός τομέα

Ένα από τα αρχικά στάδια του σχεδιασμού, κατά το οποίο καθορίζεται μέρος των θεμελιωδών παραμέτρων του έργου. Στην περίπτωση αυτή, ο τομέας θεωρείται ως σύνολο στόχων και στόχων, η επίτευξη των οποίων πρέπει να υλοποιηθεί κατά τη διαδικασία ολοκλήρωσης του έργου. Επιπλέον, εάν συγκεκριμένες κατευθύνσεις της βήμα προς βήμα μετακίνηση προς ένα στόχο που θέτει αρκετά συγκεκριμένα σημεία επίτευξης από την άποψη των μετρούμενων παραμέτρων, τότε η θεματική περιοχή ορίζεται ως μια ευρύτερη υποδομή του τελικού στόχου. Μπορεί επίσης να επηρεάσει παράγοντες που θα εκδηλωθούν κατά τη λειτουργία ενός προϊόντος ή μια εξελιγμένη τεχνολογική λύση. Τι ακριβώς στο αρχικό στάδιο μπορεί να προγραμματίσει το σχεδιασμό λαμβάνει υπόψη το θέμα; Αυτό το μοντέλο σας επιτρέπει να εκτελέσετε τις παρακάτω εργασίες:

• Με βάση την ανάλυση των στόχων, προσδιορίζεται η τρέχουσα κατάσταση του συστήματος ελέγχου.
• Διευκρίνιση των βασικών παραμέτρων της απόφασης σχεδιασμού.
• Λεπτομερής διατύπωση των κριτηρίων επιτυχίας και αποτυχίας.
• Ανάλυση και προσαρμογή υποθέσεων περιορισμού.
• Προσδιορισμός παραμέτρων για την αξιολόγηση των ενδιάμεσων και τελικών αποτελεσμάτων του έργου.

Η σύνθεση των διαδικασιών σχεδιασμού

Καθώς αναπτύσσεται το σχέδιο, οι δημιουργοί του μετακινούνται από τη γενική διατύπωση και την τεχνική αιτιολόγηση των στόχων σε μια λεπτομερή περιγραφή των δραστηριοτήτων που θα πρέπει να ολοκληρωθούν για την επίτευξη συγκεκριμένων στόχων.Και πάλι, είναι αδύνατο να θεωρηθεί ότι το σύστημα διαμόρφωσης της οργανωτικής δομής του σχεδίου είναι κλειστό ακόμα και μετά την ενσωμάτωση των δεδομένων εισόδου. Ακόμα και χωρίς την εξωτερική λήψη νέων πληροφοριών, ίσως χρειαστεί πρόσθετες πληροφορίες ή αποσαφήνιση προηγούμενων δεδομένων. Για τον ίδιο λόγο, οι διαδικασίες προγραμματισμού του έργου έχουν κυκλική ιδιότητα. Η επανάληψη είναι απαραίτητη για τη λειτουργία λαμβάνοντας υπόψη τα ενημερωμένα δεδομένα.

Ταυτόχρονα, κάθε επανάληψη πρέπει να έχει αρχικά μια ξεκάθαρη ακολουθία εκτέλεσης - τόσο σε ξεχωριστά στάδια όσο και στο πλαίσιο του γενικού μοντέλου σχεδιασμού. Οι συγκεκριμένες διαδικασίες περιλαμβάνουν τα εξής:

• Ανάπτυξη της δομής του περιεχομένου του έργου που υποδεικνύει τα κύρια στάδια του έργου.
• Κατανομή μεγάλων εργασιών σε μικρά - λεπτομερώς και κατάτμηση σε χωριστές διαδικασίες.
• Σχεδιάζοντας ένα σχέδιο εκτίμησης, το οποίο θα λαμβάνει υπόψη τους απαιτούμενους πόρους τόσο για τον προγραμματισμό όσο και για την ανάπτυξη των έργων.
• Δημιουργία καταλόγου συγκεκριμένων δραστηριοτήτων εργασίας. Δημιουργία βάσης εγγράφων στην οποία θα αναφέρονται οι παράμετροι του έργου, οι τεχνολογικές εξαρτήσεις κλπ
• Διευθέτηση των δραστηριοτήτων εργασίας στη συνολική δομή σχεδιασμού. Προσδιορισμός των δυνατοτήτων αλλαγής της διαμόρφωσης της εφαρμογής τους.

Ανάλογα με την πολυπλοκότητα της εκτέλεσης, το σύστημα προγραμματισμού έργου μπορεί να περιλαμβάνει διαφορετικά σύνολα διαδικασιών υποστήριξης. Μεταξύ των πιο κοινών μεταξύ τους είναι η ανάπτυξη προτύπων ελέγχου και ποιότητας, ο προσδιορισμός του καθεστώτος υποταγής και ευθύνης, η προετοιμασία των απαιτούμενων μέσων και η επικοινωνία. Επίσης, κατά τον προγραμματισμό μπορεί να προκύψουν ανάγκες για νέες διαδικασίες που δεν προβλέπονται στο στάδιο της διατύπωσης στόχων και στόχων.

Στάδια δημιουργίας προγράμματος

Ανεξάρτητα από τις επιλεγμένες τακτικές σχεδιασμού, το τμήμα διαχείρισης θα χρειαστεί να αναπτύξει μια δομή με το περιεχόμενο της εργασίας, υποδεικνύοντας τους κινδύνους και τους περιορισμούς. Αλλά δεν θα είναι δυνατόν να προσδιορίσουμε ένα συγκεκριμένο μοντέλο κίνησης προς ένα στόχο χωρίς προγραμματισμό του έργου, το οποίο αποτελείται από τα ακόλουθα βήματα:

• Προσδιορισμός του πεδίου της εργασίας με χρήση της λίστας. Ο επιχειρησιακός κατάλογος, ο οποίος αντικατοπτρίζει την ακολουθία των βημάτων κατά την υλοποίηση της εργασίας με μία ή άλλη μέθοδο.
• Κάθε εργασία και η συνημμένη εργασία έχουν εκχωρηθεί παράμετροι χρόνου εκτέλεσης λαμβάνοντας υπόψη τους περιορισμούς των πόρων που δαπανήθηκαν. Σε αυτό το στάδιο, συνήθως χρησιμοποιείται η μέθοδος αποσύνθεσης καθηκόντων με παράλληλη εκτίμηση της διάρκειας της εργασίας.
• Μια εστιασμένη φάση για τον προσδιορισμό της διαθεσιμότητας και του όγκου της βάσης των πόρων. Μπορεί να ληφθεί υπόψη ένας εκτεταμένος κατάλογος τύπων πόρων, συμπεριλαμβανομένων των πληροφοριακών, τεχνολογικών, εργασιακών και οικονομικών.
• Ορισμός ορίων. Κατά κανόνα, αυτό ισχύει για εξωτερικούς παράγοντες ανάλογα με την εποχή, τις διαδικασίες logistics, τυχαία γεγονότα κ.λπ.

Σε αυτή τη δομή του σχεδίου αξίζει να επισημανθούν τα στάδια που σχετίζονται με τους κινδύνους και τους περιορισμούς. Η ποιότητα του σχεδιασμού διαχείρισης έργων θα εξαρτηθεί από τους αρχικά εγκεκριμένους τρόπους ανταπόκρισης σε ορισμένους παράγοντες. Συγκεκριμένα, υπάρχουν δύο τρόποι απόκρισης - ενεργός και παθητικός. Στην πρώτη περίπτωση, το σχέδιο καθορίζει τακτική των ενεργειών που ελαχιστοποιούν την ίδια την πιθανότητα εμφάνισης κινδύνων. Μια παθητική στρατηγική αντίδραση βασίζεται στην ανάληψη κινδύνων, καθώς και στην αποζημίωση για ενδεχόμενες ζημίες από τις συνέπειες της εφαρμογής τους.

Μέθοδοι για την ανάπτυξη σχεδίων

Η δημιουργία στρατηγικής διαχείρισης επιτρέπει την εφαρμογή τεσσάρων μεθόδων ανάπτυξης, καθεμία από τις οποίες μπορεί να εφαρμοστεί σε διάφορα στάδια του σχεδιασμού του έργου

• Εννοιολογικό. Στην περίπτωση αυτή, η απόφαση σχεδιασμού μπορεί να θεωρηθεί ως μέσο επίτευξης ενός κοινού στόχου, στην εφαρμογή του οποίου θα συμμετέχουν όλοι οι συμμετέχοντες στο σύστημα.Σύμφωνα με την εννοιολογική στρατηγική, το έργο χωρίζεται σε διάφορα ξεχωριστά στάδια, καθένα από τα οποία αντιπροσωπεύει ένα συγκεκριμένο έργο με τις δικές του τακτικές επίτευξης, τους περιορισμούς και τους απαραίτητους πόρους.
• Στρατηγικός σχεδιασμός. Βασίζεται στους επιδιωκόμενους στόχους και στόχους, προβλέποντας την ανάλυση εναλλακτικών τρόπων επίτευξης αποτελεσμάτων. Το σχέδιο αυτό χαρακτηρίζεται από τη συνεκτίμηση ενός ευρέος φάσματος διαφόρων παραγόντων και αποχρώσεων της ανάπτυξης του έργου, στην οποία αξιολογούνται οι θετικές και αρνητικές πλευρές των διαφόρων οδών προς τον στόχο. Τα βασικά κριτήρια για την επιλεξιμότητα είναι τα χρονοδιαγράμματα υλοποίησης, το κόστος του έργου και οι οργανωτικές προσπάθειες.
• Τακτικό σχέδιο. Διαθέτει υψηλό βαθμό λεπτομέρειας και βελτίωσης των στρατηγικών στόχων. Κατά τη διάρκεια της ανάπτυξης, οι μεμονωμένες διαδικασίες προγραμματισμού του έργου, οι προθεσμίες, ο όγκος εργασίας και οι πόροι που δαπανώνται μπορούν να διορθωθούν.
• Επιχειρησιακό σχέδιο. Συνήθως χρησιμοποιείται ως βοηθητική λύση σε σχέση με τη γενική διαδικασία σχεδιασμού. Κατασκευάζεται για μια περίοδο βραχυπρόθεσμης ανάλυσης, λαμβάνοντας υπόψη τις διαπιστωμένες αποκλίσεις από τις προγραμματισμένες παραμέτρους.

Χαρακτηριστικά προγραμματισμού πόρων

Η υποστήριξη της υλικοτεχνικής, πληροφοριακής και οργανωτικής υποστήριξης στις διαδικασίες προετοιμασίας και υλοποίησης έργων έχει μεγάλη σημασία. Καθορίζουν σε μεγάλο βαθμό τη διαμόρφωση και τη σειρά των επιμέρους βημάτων και των ενεργειών στη διαδρομή για την επίτευξη τόσο των κύριων όσο και των ενδιάμεσων εργασιών. Ως εκ τούτου, αξίζει να εξεταστεί χωριστά η μέθοδος σχεδιασμού του έργου από την άποψη της κατανομής της βάσης των πόρων. Έτσι, η διαρθρωτική ανάπτυξη αυτού του μοντέλου σχεδιασμού θα βασιστεί στην ταξινόμηση των πόρων από την εξάντληση. Πρέπει να προσδιοριστεί αμέσως ότι τα ίδια υλικά και τεχνικά μέσα μπορούν να παραδοθούν εν όλω ή εν μέρει για την εφαρμογή ενός ξεχωριστού σταδίου. Η αρχή της ορθολογικής κατανάλωσης και της ανακατανομής των πόρων θα επηρεαστεί επίσης εδώ, κατά την οποία ο αρμόδιος σχεδιασμός θα σας επιτρέψει να καταναλώσετε αποτελεσματικά, για παράδειγμα, καύσιμα σε ορισμένες περιοχές και να τα αποθηκεύσετε σε άλλους.

Ένας βασικός παράγοντας στο σχεδιασμό πόρων του έργου είναι η ανάγκη, η οποία καθορίζεται από την ένταση του κόστους. Η φάση εργασίας θα εξαρτηθεί από την ποσότητα των χρησιμοποιημένων πρώτων υλών. Ως αποτέλεσμα, μαζί με τη διάρκεια της εκτέλεσης μιας συγκεκριμένης ενέργειας, θα αναφέρεται επίσης η αξία της απαιτούμενης βάσης πόρων. Φυσικά, ανάλογα με τη φύση του έργου, μπορούν να δαπανηθούν διάφοροι τύποι πόρων σε μία πράξη.

Στάδια σχεδιασμού του έργου

Περιλαμβάνεται η ομάδα διαδικασιών ελέγχου, η οποία κλείνει τον προγραμματισμό, αφήνοντας πρόσθετα υλικά και καθοδήγηση σχετικά με την υλοποίηση του έργου. Αυτό το μέρος λαμβάνει υπόψη τους παράγοντες του συντονισμού, της απόκρισης και των ηγετικών ικανοτήτων του ερμηνευτή ή της ομάδας ερμηνευτών. Έτσι, ο σχεδιασμός υλοποίησης του έργου περιλαμβάνει την ανάπτυξη των εξής σταδίων:

• Δημιουργία ομάδας. Συμμετέχουν ειδικοί και εμπειρογνώμονες των απαραίτητων προφίλ, οι οποίοι, καταρχήν, διαθέτουν τεχνολογίες για την εκτέλεση παρόμοιων εργασιών.
• Επιλογή αντισυμβαλλομένων. Αυτοί μπορεί να είναι προμηθευτές ορισμένων προϊόντων, συνεργατών ή ομάδων τρίτων που παρέχουν ορισμένες υπηρεσίες απαραίτητες για την υλοποίηση του έργου.
• Ανάπτυξη προϋποθέσεων για τον ποιοτικό έλεγχο του έργου. Μπορεί να αναπτυχθεί ένα σύνολο τεχνικών όρων με εστίαση στα υπάρχοντα πρότυπα στην περιοχή στόχου.
• Δημιουργία ενός μοντέλου συντονισμού μεταξύ διαφορετικών συμμετεχόντων στις διαδικασίες υλοποίησης του έργου.

Σχεδιασμός Κινδύνου Έργου

Η σημασία της προκαταρκτικής δημιουργίας ενός μοντέλου απόκρισης κινδύνου έχει ήδη συζητηθεί. Ένα συγκεκριμένο μοντέλο επεξεργασίας τους μπορεί να βασιστεί στους ακόλουθους μηχανισμούς απόκρισης:

• Προσδιορισμός της πιθανότητας των κινδύνων. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί ένα σύστημα ενδιαφέροντος ή ένα μεμονωμένο, με τα δικά του κριτήρια αξιολόγησης.
• Καθορισμός της φύσης των κινδύνων.
• Υπολογισμός του βαθμού επιρροής ενός ειδικού κινδύνου για το έργο ως σύνολο.
• Η ταξινόμηση των κινδύνων ανάλογα με την προτεραιότητα όσον αφορά τις επιπτώσεις στο έργο.
• Ανάπτυξη ενός συνόλου μέτρων που θα αποτρέψουν μια συγκεκριμένη απειλή για το έργο. Οι εργασίες προγραμματισμού σε αυτή την κατεύθυνση προβλέπουν τη δημιουργία ενός συστήματος διορισμού των υπεύθυνων για κάθε εκδήλωση.
• Ανάπτυξη πρότυπων ενεργειών για την εξάλειψη των συνεπειών ενός συμβάντος κινδύνου.

Κοινά λάθη σχεδιασμού

Πολλοί εσφαλμένοι υπολογισμοί σε διάφορους παράγοντες και παραμέτρους της δημιουργίας ενός σχεδίου μπορούν να συμβούν μόνο κατά τη λειτουργία του σχεδιασμένου προϊόντος ή της λύσης. Υπάρχουν όμως και σφάλματα μοντέλων με τα οποία είναι καλύτερα να συσχετίζουμε εκ των προτέρων τα προετοιμασμένα υλικά του έργου:

• Εφαρμογή εσφαλμένων στόχων. Κατά κανόνα, τα σφάλματα σε αυτό το μέρος εκφράζονται σε ανακριβή ή εντελώς λανθασμένη διατύπωση.
• Χρήση ελλιπών δεδομένων. Τα λάθη στο σχεδιασμό της διαχείρισης του έργου είναι ιδιαίτερα κοινά στις βιομηχανίες μηχανικής, όπου είναι πιθανό να λάβουν ελλιπή ή λανθασμένα δεδομένα λόγω παρατυπιών σε σύνθετες διαδικασίες δοκιμών.
• Συνδέοντας μια στενή ομάδα ειδικών. Συχνά, μόνο οι σχεδιαστές εμπλέκονται στο έργο, οι οποίοι επιλύουν συναφή καθήκοντα μέσω των αντισυμβαλλομένων, γεγονός που μειώνει από μόνο του την ποιότητα του αποτελέσματος.
• Τυποποίηση του σχεδιασμού. Ένα κοινό πρόβλημα όταν οι μεμονωμένες διαδικασίες δεν εκτελούνται για σαφείς συγκεκριμένους σκοπούς, αλλά για την ολοκλήρωση ενός συγκεκριμένου μέρους του έργου χωρίς έμφαση στην περαιτέρω επίδραση.

Συμπέρασμα

Το όραμα της εικόνας της δομής του σχεδίου για την υλοποίηση δράσεων που προσεγγίζουν τον τελικό στόχο είναι πολύ σημαντικό για τους συμμετέχοντες στις διαδικασίες σχεδιασμού. Αυτό σας επιτρέπει να λάβετε υπόψη ολόκληρο το φάσμα των αποχρώσεων και των παραγόντων που, σε ένα ή τον άλλο βαθμό, επηρεάζουν την πορεία της εργασίας. Ως εκ τούτου, τίθεται στρατηγικός πόρος στην προετοιμασία μιας ιδέας για περαιτέρω ανάπτυξη. Στο ελάχιστο, διατυπώνονται οι αρχές για την εκτέλεση των καθηκόντων. Μόνο με αυτήν την προσέγγιση μπορούμε να βασιστούμε στην επιτυχή επίτευξη των τελικών στόχων. Επιπλέον, μια βαθιά ανάλυση του σχεδιασμού καθιστά δυνατή τη σημαντική βελτιστοποίηση του έργου, το οποίο είναι ωφέλιμο από οικονομική άποψη για τον πελάτη.