Μια προσφορά συνεργασίας θεωρείται ένα έγγραφο στο οποίο ένας οργανισμός υποβάλλει προσφορά σε μια τρίτη εταιρεία για πιθανή από κοινού εργασία με ευνοϊκούς όρους. Ο κύριος στόχος μιας τέτοιας πρότασης είναι να ενδιαφέρει τον μελλοντικό εταίρο και να τον κάνει να επιλέξει αυτόν τον οργανισμό. Ας εξετάσουμε λεπτομερέστερα πώς καταρτίζονται αυτές οι προτάσεις, ποια είναι τα κύρια χαρακτηριστικά τους.
Ποιος γράφει σε ποιον;
Μια επιστολή πρόσκλησης για συνεργασία συντάσσεται από εξουσιοδοτημένο υπάλληλο που ασχολείται με την ανάπτυξη των επιχειρήσεων ή με παρόμοια κατεύθυνση. Το κείμενο μιας τέτοιας επιστολής πρέπει να συμφωνηθεί με τον επικεφαλής του οργανισμού. Παρόμοιες προτάσεις μπορούν να γίνουν από τον επικεφαλής της εταιρείας.
Η επιστολή συντάσσεται στο όνομα του διευθυντή της εταιρείας με την οποία προγραμματίζεται περαιτέρω συνεργασία. Επίσης, ο παραλήπτης μπορεί να είναι ο αναπληρωτής διευθυντής ή οποιοσδήποτε ασχολείται με τέτοια θέματα και έχει την εξουσία να λαμβάνει αποφάσεις σχετικά με πιθανή συνεργασία. Όμως, όλες οι επιχειρηματικές προτάσεις για συνεργασία θεωρούνται τελικά από τη διοίκηση του οργανισμού.
Γενικοί κανόνες
Το πιο σημαντικό πράγμα που πρέπει να θυμάστε είναι ότι η προσφορά είναι ένα είδος γάντζου που θα πρέπει να γαντζώσει τον πιθανό εταίρο. Το κείμενο της επιστολής πρέπει να είναι ενημερωτικό, ενδιαφέρον και ικανό. Το ιδανικό αποτέλεσμα για την ανάγνωση μιας τέτοιας επιστολής θα ήταν να ζητηθεί μια προσφορά ή μια τιμή για αγαθά και υπηρεσίες.
Παρά το γεγονός ότι η πρόταση συνεργασίας (δείγμα θα παρουσιαστεί αργότερα) θεωρείται επίσημο έγγραφο, δεν υπάρχει τυποποιημένη μορφή. Μια επιστολή συντάσσεται σε ελεύθερη μορφή ή σύμφωνα με ένα πρότυπο που αναπτύσσεται σε έναν συγκεκριμένο οργανισμό, με βάση τα καθήκοντα και τις ικανότητες της επιχείρησης.
Κατά την υποβολή προτάσεων, πρέπει να ακολουθήσετε τους στοιχειώδεις κανόνες της ρωσικής γλώσσας, την εργασία γραφείου και την επιχειρησιακή ηθική.
Πριν γράψετε μια επιστολή, θα πρέπει να μάθετε τις λεπτομέρειες του υπαλλήλου με τον οποίο υποτίθεται η επικοινωνία.
Έτσι, η πρόταση θα αποτελείται από:
- Επικεφαλίδα (αυτό το στάδιο δεν είναι υποχρεωτικό, επειδή μια κακή σύνθεση τίτλου μπορεί να σας αποθαρρύνει από την ανάγνωση του υπόλοιπου γράμματος).
- Προσφυγές (είναι καλύτερο να ξεκινήσετε αυτό το στάδιο με τις λέξεις "αγαπητέ").
- Η ίδια η προσφορά.
- Υπογραφές του παραλήπτη.
Κύριο σώμα
Πώς να γράψετε μια πρόταση συνεργασίας ώστε ο αντίπαλος να μην εξετάσει άλλες προσκλήσεις; Το κύριο μέρος της επιστολής πρέπει να περιέχει την ουσία ολόκληρης της πρότασης. Οι δηλώσεις φυτών και οι θολές φράσεις, οι μακρές και συγχέουσες προτάσεις, καθώς και η ειδική ορολογία είναι ακατάλληλες εδώ. Η ουσία της επιστολής είναι σαφής, συνοπτική και συνοπτική. Έμφαση δίνεται σε ειδικά χαρακτηριστικά και σε πλεονεκτική προσφορά.
Στο κύριο μέρος, πρέπει να αναφερθεί η εταιρεία αποστολέα, αλλά θα πρέπει να είναι μόνο το έτος από το οποίο λειτουργεί και οι κύριες δραστηριότητες. Σε αυτό το στάδιο, άλλες πληροφορίες θα είναι περιττές.
Μπορείτε επίσης να καθορίσετε τους σημερινούς εταίρους ή πελάτες της οργάνωσης που θα απαντήσουν σίγουρα μόνο θετικά για τις δραστηριότητες της εταιρείας.
Στο τέλος της επιστολής, μπορείτε να δώσετε έναν σύνδεσμο στον επίσημο ιστότοπο, ο οποίος περιέχει λεπτομερέστερες πληροφορίες σχετικά με τον οργανισμό, καθώς και άλλες πρόσθετες πληροφορίες που δεν προσδιορίζονται στην πρόταση.
Ο τόνος της επιστολής πρέπει να είναι πιο κίνητρο από την αφήγηση. Αλλά το κύριο θέμα εδώ δεν είναι να πάμε πολύ μακριά, να συνθέσουμε το κείμενο σωστά, χωρίς να επιβάλλουμε υπηρεσίες και συνεργασία.
Σε περίπτωση που το κείμενο είναι μεγάλο, αλλά όλες οι πληροφορίες είναι σημαντικές για την ανάγνωση, θα πρέπει να χωρίζονται σε παραγράφους και να επισημαίνονται σημαντικά σημεία.Έτσι, η αντίληψη θα είναι πλήρης και το μεγάλο κείμενο θα γίνει ευκολότερο.
Η κύρια ιδέα της επιστολής ή ενός σημαντικού μηνύματος πρέπει να βρίσκεται είτε στην αρχή είτε στο τέλος. Το όλο μυστικό είναι ότι αυτά τα μέρη είναι πιο κατατεθειμένα στο υποσυνείδητο του αναγνώστη.
Όπως δείχνει η πρακτική, όσοι λαμβάνουν επιστολή πρόσκλησης για συνεργασία (δείγμα παρακάτω) είναι έτοιμοι να ξοδέψουν όχι περισσότερο από 60 δευτερόλεπτα την ανάγνωση, αυτό το γεγονός θα πρέπει επίσης να διαβάσετε όταν συντάσσετε μια επιστολή.
Υποχρεωτικές πληροφορίες
Κατά τη σύνταξη μιας πρότασης, πρέπει πάντα να θυμάστε τις υποχρεωτικές πληροφορίες που περιέχονται σε αυτήν. Αυτό είναι:
- όνομα της οργάνωσης που στέλνει το γράμμα
- την πραγματική διεύθυνση και τον αριθμό τηλεφώνου για επικοινωνία με το πρόσωπο επαφής.
- το επώνυμο, το όνομα, το όνομα του εξουσιοδοτημένου προσώπου και τη θέση του ·
- την κύρια αιτία της προσφυγής.
Πρόσθετα έγγραφα ή αναφορές σε νομοθετικές πράξεις και κανόνες που έχουν άμεση σχέση με την πρόταση συνεργασίας μπορούν να επισυναφθούν στην πρόταση.
Εκκαθάριση
Μπορείτε να εκδώσετε μια επιστολή με διάφορους τρόπους:
- Γράψτε μια προσφορά με το χέρι.
- Πληκτρολογήστε την προσφορά στον υπολογιστή.
Η πρώτη επιλογή, φυσικά, είναι κάπως ξεπερασμένη, αλλά σε ορισμένες περιπτώσεις αποδεικνύεται η πιο αποτελεσματική, επειδή υπάρχουν ηγέτες που δεν δέχονται νέες τεχνολογίες και προτιμούν να επικοινωνούν και να δουλεύουν "με τον παλιό τρόπο".
Η δεύτερη επιλογή είναι πιο οικεία και βολική. Πρώτον, σε ηλεκτρονική μορφή υπάρχει πιθανώς η προετοιμασία του επίσημου επιστολόχαρτου της οργάνωσης με τις απαραίτητες λεπτομέρειες και δεύτερον, εάν οι προτάσεις καταρτίζονται συνεχώς, μπορεί να υπάρχει ένα έτοιμο επιστολόχαρτο όπου πρέπει απλώς να αντικαταστήσετε τον παραλήπτη και ενδεχομένως να αλλάξετε κάποιες πληροφορίες που είναι σωστές στη συγκεκριμένη περίπτωση.
Μια πρόταση μπορεί να υποβληθεί σε οποιοδήποτε αριθμό αντιγράφων, αλλά στην αρχή περιέχει κατ 'ανάγκη ένσταση και, τέλος, την υπογραφή του αποστολέα.
Η ημερομηνία πρέπει να οριστεί μόνο σε περιπτώσεις όπου η προσφορά περιέχει προσφορές ή ειδικές συνθήκες που είναι ενεργές για ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα.
Δεν είναι απαραίτητο να καταχωρηθεί η προσφορά συνεργασίας στο περιοδικό της εξερχόμενης αλληλογραφίας.
Πώς να «συνεργάζεσαι»
Φυσικά, η "δύναμη" δεν σημαίνει να ασκήσει φυσική επίδραση στο άτομο που λαμβάνει την απόφαση για συνεργασία. Το παράδειγμα μιας πρότασης συνεργασίας που παρουσιάστηκε νωρίτερα δείχνει ότι η επιστολή πρέπει να ενθαρρύνει τον αντίπαλο να λάβει μια θετική απόφαση.
Για να προκληθεί αυτό, ένας οργανισμός χρειάζεται μόνο ένα λόγο κινήτρων που απαιτεί συνεργασία, και η άλλη εταιρεία θα χρειαστεί να προσφέρει μια έκπτωση ή μια μικρή χρέωση για την αποδοχή της πρότασης.
Πριν γράψετε γράμματα, πρέπει να μελετήσετε καλά τον αντίπαλό σας: σε τι μπορεί να συμφωνήσει και τι είναι απαράδεκτο γι 'αυτόν. Πράγματι, με μία λέξη ή φράση, μπορείτε να χαλάσετε αμέσως την ιδέα ολόκληρης της εταιρείας.
Χρειάζεστε ευγνωμοσύνη
Ένα άλλο σημαντικό σημείο της πρότασης συνεργασίας είναι η ευγνωμοσύνη. Στο τέλος των εν λόγω επιστολών πρέπει να είναι απαραιτήτως ευγνωμοσύνη για το χρόνο που έχει ληφθεί και το γράμμα διαβάσει.
Αυτό υποδηλώνει τόσο τη σοβαρότητα της οργάνωσης όσο και τη στοιχειώδη ευγένεια για το χρόνο που χρειάζεται ο αντίπαλος.
Αυτές οι επιστολές δεν θα περιέχουν ευχαριστίες από προεπιλογή, καθώς πρόκειται για ατομική προσέγγιση κάθε οργανισμού στον δυνητικό εταίρο ή πελάτη του.
Αναχώρηση
Επομένως, ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος για να στείλετε μια πρόσκληση για συνεργασία (δείγμα που δόθηκε νωρίτερα);
Αυτό μπορεί να γίνει με διαφορετικούς τρόπους, κάθε οργανισμός επιλέγει για τον εαυτό της μια πιο αποδεκτή και βολική επιλογή. Εξετάστε τα πιο συνηθισμένα:
- Email Αυτή η μέθοδος θεωρείται ότι είναι η απλούστερη, ταχύτερη και πιο προσιτή. Αλλά η επιστολή στον αντίπαλο μπορεί εύκολα να χαθεί, έχοντας εισέλθει στην ανεπιθύμητη αλληλογραφία του παραλήπτη. Μια παρόμοια μέθοδος μπορεί να χρησιμοποιηθεί μόνο εάν ο αποστολέας και ο αποδέκτης έχουν δημιουργήσει επαφή.Λοιπόν, ή να στείλετε μια επιστολή "τυχαία", ξαφνικά είστε τυχεροί και δεν θα βρίσκονται στον φάκελο "Spam".
- Mail. Η μέθοδος αυτή θεωρείται η πλέον αξιόπιστη, δεδομένου ότι η επιστολή φθάνει σε κάθε περίπτωση στον παραλήπτη. Αλλά είναι και το πιο χρονοβόρο, διότι όλοι γνωρίζουν πόσο αργά λειτουργεί η ρωσική ταχυδρομική υπηρεσία. Φυσικά, εάν το ενημερωτικό δελτίο είναι τεράστιο, τότε αυτή η μέθοδος είναι προφανώς ακατάλληλη, είναι προτιμότερο να χρησιμοποιήσετε την πρώτη επιλογή.
- Φαξ Μια ελαφρώς ξεπερασμένη, αλλά ακόμα χρησιμοποιούμενη μέθοδος αποστολής προσφορών. Επίσης κατάλληλο για μια συγκεκριμένη προσφορά μιας συγκεκριμένης εταιρείας.
- Οποιαδήποτε μέθοδος ενός σύγχρονου τύπου επικοινωνίας (instant messengers, κοινωνικά δίκτυα κ.λπ.). Μια τέτοια μέθοδος έχει σημασία μόνο αν τα μέρη γνωρίζουν καλά μεταξύ τους και μια γραπτή πρόταση είναι απλώς μια διατύπωση για περαιτέρω συνεργασία.
Έτσι, τώρα ξέρετε τι είναι μια επιστολή συνεργασίας, πώς να την συνθέσετε και να την στείλετε.