Κατά τη διάρκεια των δραστηριοτήτων οποιασδήποτε επιχείρησης, εμφανίζεται ένας μεγάλος αριθμός εγγράφων που πρέπει να αποθηκεύονται για ορισμένο χρονικό διάστημα. Στο άρθρο μας θέλουμε να μιλήσουμε για τον τρόπο με τον οποίο γίνεται η λειτουργική αποθήκευση των εγγράφων και η καταστροφή τους.
Τι είναι η αποθήκευση στο διαδίκτυο;
Απόλυτα όλα τα έγγραφα που δημιουργούνται ή λαμβάνονται κατά τη διάρκεια της επιχείρησης υπόκεινται σε σαφή συστηματοποίηση και διεξοδική επεξεργασία. Για να μπορείτε να τα ξαναχρησιμοποιήσετε στο μέλλον, πρέπει να οργανώσετε σωστά την ασφάλειά τους, παρέχοντας γρήγορη πρόσβαση σε οποιαδήποτε από αυτές. Στην πραγματικότητα, η λειτουργική αποθήκευση εγγράφων είναι η διατήρηση εγγράφων σε μια οργάνωση ή μια δομική μονάδα μέχρι να καταστραφούν ή να μεταφερθούν στο αρχείο του οργανισμού.
Περιόδους διατήρησης εγγράφων
Σε κάθε οργάνωση υπάρχει μια ποικιλία εγγράφων ανάλογα με το βαθμό της αξίας τους. Μερικοί έχουν μεγάλη οικονομική ή επιστημονική αξία, άλλοι περιέχουν πληροφορίες που είναι απαραίτητες για την επίλυση συγκεκριμένων προβλημάτων, μετά την οποία χάνουν τη σημασία τους. Ως εκ τούτου, ορισμένα από τα χαρτιά πρέπει να είναι σωστά συστηματοποιημένα και αποθηκευμένα, ενώ άλλα απλά καταστρέφονται, σύμφωνα με ορισμένους κανόνες.
Η λειτουργική αποθήκευση εγγράφων επιστημονικής ή πρακτικής αξίας έχει το δικό της χρονοδιάγραμμα. Εξαρτάται από το βαθμό σπουδαιότητας του περιεχομένου τους.
Η διάρκεια ζωής μπορεί να είναι η εξής:
- Μόνιμη.
- Προσωρινά (περισσότερα από δέκα χρόνια).
- Προσωρινό (όχι περισσότερο από δέκα έτη).
Πρέπει να σημειωθεί ότι η μορφή των εγγράφων δεν επηρεάζει καθόλου τους χρόνους αποθήκευσης των εγγράφων (ο πίνακας αποθήκευσης δίνεται από εμάς στο άρθρο). Δεν είναι μυστικό ότι επί του παρόντος οι περισσότερες πληροφορίες επεξεργάζονται ηλεκτρονικά. Οι όροι εξαρτώνται, καταρχάς, από το περιεχόμενο του ίδιου του εγγράφου.
Απαιτήσεις αποθήκευσης
Υπάρχουν ορισμένες προϋποθέσεις για τη λειτουργική αποθήκευση των εγγράφων. Για παράδειγμα, οι ολοκληρωμένες περιπτώσεις προσωρινής ή μόνιμης διατήρησης πρέπει να παραμείνουν στις οργανωτικές μονάδες για αρκετά ακόμη χρόνια. Μετά από αυτή την περίοδο τοποθετούνται στο αρχείο της επιχείρησης.
Όσο τα χαρτιά είναι σε ενεργή χρήση, χρειάζονται σωστό σχεδιασμό και συντήρηση. Η λειτουργική αποθήκευση των εγγράφων προϋποθέτει το σχηματισμό τους σύμφωνα με ορισμένες συγκεκριμένες ομάδες, καθώς και τις ιδιαιτερότητες της ονοματολογίας που υιοθετεί ο οργανισμός.
Για να εξασφαλιστεί η γρήγορη αναζήτηση οποιωνδήποτε εγγράφων, είναι απαραίτητο να συμπληρώσετε τα ονόματα των φακέλων όσο το δυνατόν πιο ενημερωτικά. Ως δίσκος, κατά κανόνα, χρησιμοποιούνται φάκελοι, στο κάλυμμα των οποίων πρέπει να υπάρχει μια τσέπη για αντικαταστάσιμα ονόματα ονοματολογιών.
Κατά τη διάρκεια της ηλεκτρονικής αποθήκευσης, οι ακόλουθες πληροφορίες εμφανίζονται στα εξώφυλλα:
- Η προσωρινή περίοδος έναρξης και λήξης της χρήσης.
- Συνολικά καθαρά φύλλα σε ένα φάκελο.
- Ένδειξη της διάρκειας ζωής των εν λόγω τίτλων.
- Πλήρες όνομα καλλιτέχνη, τον τηλεφωνικό αριθμό επικοινωνίας του.
- Μπορούν επίσης να υπάρχουν επιπρόσθετες επιγραφές ("για έγκριση", "για υπογραφή" κ.λπ.)
Η τρέχουσα αποθήκευση πραγματοποιείται σε ειδικά εξοπλισμένα ερμάρια (μέταλλο) ή σε ξεχωριστό χώρο, ο οποίος είναι κλειστός για πρόσβαση. Η προσωρινή έκδοση τίτλων θα πρέπει να εκτελείται μόνο με εντολή της διοίκησης του τμήματος στο οποίο αναφέρονται τα έγγραφα. Μέχρι το τέλος της ημέρας, ο φάκελος θα πρέπει να επιστρέψει στη θέση του - ένα ασφαλές γραφείο.
Στο τέλος της περιόδου επιχειρησιακής αποθήκευσης, στα έγγραφα παρέχεται το καθεστώς "ολοκληρωθεί". Και μόνο μετά από αυτό ξεκινάει η διαδικασία για την προετοιμασία τους για μεταφορά στο αρχείο.
Ημερομηνίες αποθήκευσης εισερχόμενων εγγράφων
Σε κάθε οργανισμό, τα εισερχόμενα έγγραφα συσσωρεύονται στη διαδικασία της δραστηριότητας. Έχουν επίσης διάρκεια ζωής. Γενικά, η εισερχόμενη αλληλογραφία αναφέρεται σε όλα τα έγγραφα που φθάνουν στην επιχείρηση. Οι περίοδοι αποθήκευσης τέτοιων χαρτιών καθορίζονται από το περιεχόμενο. Τα εισερχόμενα έγγραφα συνιστώνται να αποθηκεύονται για τουλάχιστον τρία χρόνια. Ωστόσο, τα πιο σημαντικά γράμματα μπορεί να διαρκέσουν περισσότερο (για παράδειγμα, περισσότερο από πέντε χρόνια). Η διάρκεια καθορίζεται από το βαθμό σπουδαιότητας των πληροφοριών στις εφημερίδες. Ως εκ τούτου, η ταξινόμηση τέτοιων εγγράφων πρέπει να λαμβάνει υπόψη τη σημασία των πληροφοριών. Για παράδειγμα, οι επιστολές των αρχών πρέπει να επισημαίνονται σε ένα φάκελο και η αλληλογραφία με τους επιχειρηματικούς εταίρους σε μια άλλη. Αυτά τα χαρτιά πρέπει να φυλάσσονται για τουλάχιστον πέντε χρόνια.
Περιόδους περιορισμού διαφυγής
Τα εξερχόμενα έγγραφα, όπως και οποιαδήποτε άλλη στην επιχείρηση, υπόκεινται σε αποθήκευση. Επιπλέον, όπως και στην περίπτωση εισερχόμενων εγγράφων, έχουν ορισμένους όρους, οι οποίοι εξαρτώνται από το βαθμό σπουδαιότητάς τους.
Συνιστάται να συστηματοποιήσετε τα έγγραφα και να αναφέρετε τις περιόδους αποθήκευσης σε κάθε φάκελο. Λογικά, τα εξερχόμενα έγγραφα θα πρέπει να χωρίζονται σε ξεχωριστές συστοιχίες: αλληλογραφία με προμηθευτές, με πελάτες, πελάτες, κυβερνητικές οργανώσεις, επιχειρήσεις κοινής ωφέλειας κλπ. Τα σημαντικότερα έγγραφα πρέπει να διατηρούνται σε επιχειρησιακό αποθηκευτικό χώρο τουλάχιστον για πέντε χρόνια και απλούστερα έως τρία χρόνια. Ιδιαίτερα σημαντικά γράμματα μπορούν να αποθηκευτούν για δέκα χρόνια. Οι λόγοι για μια τέτοια μακρά χρήση πρέπει να καθοριστούν σε μια ειδική οδηγία για το γραφείο της επιχείρησης.
Αρχεία καταγραφής εγγράφων
Ένα περιοδικό εγγραφής εγγράφων είναι διαθέσιμο σε οποιαδήποτε επιχείρηση. Επιπλέον, κατά κανόνα, διανέμονται ξεχωριστά περιοδικά εγγραφής για εισερχόμενους και εξερχόμενους τίτλους εάν ο οργανισμός είναι ενεργός. Τόσο πολύ πιο βολικό να συστηματοποιήσει όλη την αλληλογραφία. Τα περιοδικά αγοράζονται και αλλάζονται κάθε χρόνο. Φυσικά, σήμερα, πολλοί προτιμούν να διατηρούν παρόμοιο περιοδικό σε ηλεκτρονική μορφή. Ωστόσο, πρέπει να υπάρχει αντίγραφο σε χαρτί.
Τα δικαιολογητικά των εγγράφων καταγράφονται στα περιοδικά, τους ανατίθενται αριθμοί και οι ημερομηνίες αναφέρονται επίσης. Η εν λόγω εγγραφή τίτλων επιτρέπει, αν είναι απαραίτητο, να βρεθεί το σωστό έγγραφο. Τα περιοδικά φυλάσσονται για τρία χρόνια. Στο τέλος αυτής της περιόδου, όλα τα έγγραφα που σχετίζονται με την εισερχόμενη και εξερχόμενη αλληλογραφία καταστρέφονται κατά την κατάρτιση μιας πράξης.
Έλεγχος εγγράφων
Όπως είπαμε προηγουμένως, η διάρκεια χρήσης και αποθήκευσης των εγγράφων σε καμία περίπτωση δεν εξαρτάται από τη μορφή (χαρτί ή ηλεκτρονικό), μόνο το περιεχόμενο των εγγράφων είναι σημαντικό. Για να προσδιοριστεί η σημασία του, διορίζεται μια εξέταση. Ο σκοπός του είναι να διαπιστώσει ποια έγγραφα είναι σημαντικά για την παραγωγή, την επιστήμη, το κράτος κλπ. Για τα έγγραφα που έχουν επιλεγεί για λειτουργική αποθήκευση, είναι απαραίτητο να προσδιοριστεί η χρονική περίοδος κατά την οποία μπορεί να χρειαστούν. Επομένως, ο καθορισμός του χρόνου αποθήκευσης είναι ένα άλλο καθήκον που έχει τεθεί πριν από την εξέταση. Όλα τα έγγραφα πριν από την αποστολή τους για αξιολόγηση εμπειρογνωμόνων κατά την προετοιμασία για τη μεταφορά τους στο αρχείο έχουν διαμορφωθεί σε υποθέσεις ονοματολογίας από ορισμένα διαρθρωτικά τμήματα ή από την υπηρεσία διαχείρισης γραφείων.
Η εξέταση της αξίας μπορεί να πραγματοποιηθεί στις ίδιες τις επιχειρήσεις, στα αρχεία οργανισμών, καθώς και στα κρατικά αρχεία.
Σε γενικές γραμμές, αν μιλάμε για σοβαρά έγγραφα διαχείρισης, οι ημερομηνίες αποθήκευσης τους είναι προκαθορισμένες κατά τη στιγμή της δημιουργίας τους. Οι κύριες ενισχύσεις αναφοράς και κανονιστικές ενισχύσεις που επηρεάζουν τις περιόδους αποθήκευσης είναι οι κατάλογοι των εγγράφων που αναφέρουν τις περιόδους αποθήκευσης. Χρησιμοποιούνται στην αποτίμηση εμπειρογνωμόνων σε αστικά, κρατικά αρχεία και σε επιχειρήσεις. Και η αξία, όπως έχουμε πει, εκφράζεται στη διάρκεια ζωής.
Ο κατάλογος των εγγράφων με περιόδους αποθήκευσης είναι ένας συστηματικός κατάλογος κατηγοριών και τύπων τίτλων που περιέχουν κανονιστικές πληροφορίες σχετικά με το χρόνο αποθήκευσης τους.
Οι λίστες περιέχουν τις περιόδους αποθήκευσης των τυποποιημένων εγγράφων που είναι διαθέσιμα σε κάθε οργανισμό. Ωστόσο, συγκεκριμένες εργασίες που αντικατοπτρίζουν ορισμένες λειτουργίες της επιχείρησης μπορεί να αφορούν καταλόγους των τμημάτων.
Αρχεία εγγράφων
Ένα αρχείο εγγράφων σε έναν οργανισμό δεν μπορεί να υπάρχει μόνο του. Τα χαρτιά αποθηκεύονται σε αυτό για ένα ορισμένο χρονικό διάστημα, μετά τα οποία πρέπει να μεταφερθούν σε δημοτικά αρχεία ή κρατικά. Ομοσπονδιακός νόμος ορίζει σαφώς την περίοδο αποθήκευσης πολλών τίτλων σε αυτό. Έτσι, για παράδειγμα, τα έγγραφα για το προσωπικό, τα συμβολαιογραφικά έγγραφα, τα επαγγελματικά βιβλία πρέπει να διατηρηθούν για 75 χρόνια, επιστημονική τεκμηρίωση - δεκαπέντε χρόνια.
Σε περίπτωση που ο οργανισμός εκκαθαριστεί για οποιοδήποτε λόγο, το αρχείο των εγγράφων με σταθερό χρόνο ζωής, καθώς και τα έγγραφα προσωπικού, πρέπει να μεταφερθούν στο δημοτικό (κρατικό) αρχείο. Οι μη κρατικές επιχειρήσεις προκειμένου να μεταφέρουν έγγραφα πρέπει πρώτα να συνάψουν συμφωνία με το Αρχείο Ταμείου της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Αν δεν είχε ολοκληρωθεί έγκαιρα, τότε το αρχείο θα πρέπει να λαμβάνει μόνο χαρτί για το προσωπικό της επιχείρησης. Ο τόπος αποταμίευσης των υπολοίπων εγγράφων θα πρέπει να επιλέγεται από τον πρόεδρο της επιτροπής εκκαθάρισης.
Πώς να καταστρέψετε τα έγγραφα;
Τα αρχειακά έγγραφα που είναι αποθηκευμένα στην επιχείρηση μπορούν να εξαλειφθούν εάν έχουν λήξει οι περίοδοι αποθήκευσης τους. Η καταστροφή των εγγράφων μπορεί να ανατεθεί σε τρίτο οργανισμό ή μπορείτε να τα εκτελέσετε μόνοι σας. Υπάρχουν ενιαίοι κανόνες με τους οποίους διεξάγεται αυτή η διαδικασία. Αξίζει να θυμηθείτε ότι μπορείτε να καταστρέψετε μόνο τα έγγραφα που έχουν λήξει τις περιόδους αποθήκευσης που έχουν χάσει την πρακτική τους σημασία. Είναι δυνατή η ανάληψη οποιασδήποτε ενέργειας όσον αφορά τις κινητές αξίες μόνο με την κρίση των εμπειρογνωμόνων.
Η καταστροφή εγγράφων συνοδεύεται από την εκτέλεση της πράξης.
Σύνταξη πράξης
Τα έγγραφα μπορούν να συμπεριληφθούν στην πράξη καταστροφής σε περίπτωση που η περίοδος αποθεματοποίησης έληξε την 1η Ιανουαρίου του έτους κατά το οποίο συντάχθηκε το έγγραφο. Δηλαδή, εάν η περίπτωση του 2014 και της περιόδου αποθήκευσης είναι πέντε έτη, τότε μπορεί να συμπεριληφθεί στην πράξη μόνο το 2020.
Προκειμένου να αποφευχθούν περαιτέρω παρανοήσεις, όλες οι υποθέσεις πρέπει να επανεξεταστούν πλήρως, διασφαλίζοντας ότι όλα τα έγγραφα σε αυτήν έχουν χάσει αξία. Ωστόσο, στην πράξη, συχνά κάνουν διαφορετικά. Αν τα έγγραφα βρίσκονται πάνω σε ράφι για πέντε χρόνια και δεν έχουν ποτέ αγγιχτεί από αυτούς, τότε οι κανόνες παραμελούνται. Απλώς περιστρέφουν επιλεκτικά περιπτώσεις για να βεβαιωθούν ότι δεν χρειάζονται πλέον.
Η πράξη πρέπει να περιέχει πληροφορίες που είναι διαθέσιμες στο εξώφυλλο των περιπτώσεων. Αυτή η επιμελή εργασία θα φανεί περιττή σε εκείνους τους ανθρώπους που δεν καταλαβαίνουν τις περιπλοκές της αρχειακής εργασίας. Αλλά στην πραγματικότητα αυτό δεν συμβαίνει.
Μια πράξη πρέπει ασφαλώς να υπογράφεται από το πρόσωπο που διενήργησε την εκτίμηση των εμπειρογνωμόνων. Επιπλέον, το έγγραφο σημειώνει ότι οι ενέργειες συμφωνήθηκαν με την επιτροπή εμπειρογνωμόνων του οργανισμού. Τελικά, η πράξη πρέπει να εγκριθεί από τον επικεφαλής της επιχείρησης.
Μόνο αφού ακολουθήσει όλες τις διαδικασίες, ο οργανισμός καταστρέφει τις περιπτώσεις που αναφέρονται στην πράξη.
Πώς να καταστρέψετε τα έγγραφα των επιχειρήσεων;
Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να καταστρέψετε τα έγγραφα. Αν το επιτρέπει η επικράτεια της επιχείρησης, τότε μπορείτε να καψετε το χαρτί μόνοι σας, τηρώντας την πυρασφάλεια. Επιπλέον, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα έγγραφα τεμαχισμού. Αλλά αυτή είναι μια μάλλον μακρά διαδικασία, αυτή η μέθοδος είναι κατάλληλη για μικρούς όγκους. Στις περιπτώσεις αυτές, καταρτίζεται μια πράξη σε αυθαίρετη μορφή, στην οποία καταγράφεται το γεγονός της καταστροφής.
Μεγάλες ποσότητες περιπτώσεων που προορίζονται για καταστροφή, συνήθως οι επιχειρήσεις μεταφέρονται για διάθεση ή ανακύκλωση σε εξειδικευμένους οργανισμούς που ασχολούνται με αυτό.
Το γεγονός της μεταφοράς πρέπει να καταγράφεται στο πιστοποιητικό αποδοχής. Το έγγραφο υποδεικνύει την ημερομηνία, το βάρος και τον αριθμό των περιπτώσεων. Οι ειδικοί συστήνουν να υπάρχει ένας υπάλληλος της εταιρείας στην καταστροφή εγγράφων για να διατηρηθεί η εμπιστευτικότητα.