Σχεδόν κάθε εργαζόμενος θα πρέπει να έχει δείγμα υπόμνημα στο χέρι. Πρόκειται για ένα πολύ σημαντικό έγγραφο εσωτερικής επικοινωνίας, χωρίς το οποίο δεν είναι δυνατή η κανονική λειτουργία των περισσότερων μεγάλων θεσμών.
Αναφορά αναφοράς ορισμού
Ένα σημείωμα είναι ένα έγγραφο που έχει σχεδιαστεί για να μεταδίδει πληροφορίες κατά μήκος της υπηρεσίας κάθετα από κάτω προς τα πάνω. Σκοπός του είναι να ενημερώσει τον άμεσο διευθυντή για τα γεγονότα και τα περιστατικά που συμβαίνουν στη διαδικασία εκτέλεσης της εργασίας.
Εκτός από την ενημέρωση του υπάλληλο που υποβάλλει την αναφορά, ο μεταγλωττιστής του, προσφέρει μέτρα που πρέπει να εφαρμοστούν μετά την ανάλυση της κατάστασης.
Σχεδόν κάθε επικεφαλής τμήματος ξέρει να γράφει σημείωμα. Δείγμα πάντα στην επιφάνεια εργασίας. Η έκθεση έχει σχεδόν την ίδια δομή, αλλά μια ελαφρώς διαφορετική εστίαση.
Υπενθύμιση στέλνονται οριζόντια, από τον ηγέτη στον ηγέτη ενός επιπέδου. Η αναφορά είναι γραμμένη από τον υπάλληλο στον άμεσο επιβλέποντα κάθετα.
Θέμα σημειώσεων
Ο λόγος για τη σύνταξη μνημονίου μπορεί να είναι οποιοδήποτε περιστατικό στην επιχείρηση. Σήμερα, για παράδειγμα, ένα δείγμα μνημονίου σχετικά με την αγένεια των εργαζομένων δεν είναι τόσο συνηθισμένο, αλλά ακόμη και πριν από 30-35 χρόνια ήταν ένα ευρέως διαδεδομένο φαινόμενο.
Σήμερα, υπάρχουν συχνότερες αναφορές σχετικά με την αποτυχία επίδοσης των επίσημων καθηκόντων, σχετικά με την καθυστέρηση. Μπορούν επίσης να συνταχθούν για να εκφράσουν το αίτημα συγκεκριμένου υπαλλήλου ή ολόκληρου του προσωπικού της μονάδας.
Οι υπάλληλοι γράφουν επίσης αναφορές που ενημερώνουν για την εκτέλεση των οδηγιών που έχουν ληφθεί από τις ανώτερες αρχές, ειδικά εάν δόθηκαν γραπτώς.
Τα περιστατικά παραγωγής, οι απρόβλεπτες καταστάσεις ή οι προγραμματισμένες ενέργειες γίνονται επίσης τακτικά μια ενημερωτική ευκαιρία για τη σύνταξη μιας έκθεσης. Επομένως, το αντικείμενο αυτού του εγγράφου είναι αρκετά εκτεταμένο και μπορεί να καλύψει απολύτως όλες τις πτυχές της παραγωγικής διαδικασίας, οι οποίες πρέπει να αναφέρονται στις ανώτερες αρχές.
Αναφορά εστίασης
Κάθε εταιρεία γνωρίζει ότι υπάρχουν δύο είδη σημείων: εσωτερικά και εξωτερικά. Συνηθέστερα χρησιμοποιούμενη εσωτερική. Δεν υπερβαίνουν τα όρια μιας δομικής μονάδας και αποστέλλονται από τον εργαζόμενο στον άμεσο επιβλέποντα. Όποιος έχει τέτοια ανάγκη μπορεί να το γράψει. Ένα παράδειγμα αυτού είναι ένα σημείωμα σχετικά με τη μη εκτέλεση των επίσημων καθηκόντων, ένα δείγμα του οποίου βρίσκεται σε κάθε τμήμα προσωπικού.
Η εξωτερική αναφορά υπερβαίνει τα όρια της δομικής μονάδας και αποστέλλεται για λογαριασμό του ανώτερου διευθυντή της. Εάν το εσωτερικό μπορεί να κατασκευαστεί σε κανονικό φύλλο μεγέθους Α4, τότε το εξωτερικό αποστέλλεται μόνο σε επιστολόχαρτο και πιστοποιείται με σφράγιση, αν υπάρχει, στη μονάδα. Αλλά και οι δύο αυτοί τύποι πρέπει να συνταχθούν αυστηρά σύμφωνα με την GOST, διαφορετικά δεν μπορούν να συνδεθούν με τη γενική τεκμηρίωση της επιχείρησης.
Απαιτήσεις
Σύμφωνα με την GOST, κάθε δείγμα του σημειώματος πρέπει να περιέχει ορισμένες λεπτομέρειες, χωρίς τις οποίες το έγγραφο παύει να ισχύει.
Η αναφορά αρχίζει με τις λεπτομέρειες που υποδεικνύουν το όνομα της επιχείρησης ή της δομικής της μονάδας. Επιπλέον, όπως και στη δήλωση, υπάρχει μια κεφαλίδα που υποδεικνύει τον παραλήπτη και τον συντάκτη της σημείωσης. Είναι πολύ σημαντικό να αναφέρετε το πλήρες όνομα των θέσεών τους.Το όνομα του εγγράφου γράφεται σε μια νέα γραμμή και αμέσως κάτω από αυτό είναι ο τίτλος του, ο οποίος αρχίζει με τις λέξεις "Όσον αφορά ..." ή "Ω ...". Αυτό προετοιμάζει αμέσως τον αναγνώστη για το είδος των πληροφοριών που παρουσιάζονται στο σώμα του εγγράφου. Το κύριο μέρος αποτελείται από δύο τμήματα υπό όρους. Ο πρώτος καθορίζει ολόκληρη την ουσία του συμβάντος, και ο δεύτερος δίνει συστάσεις ή συντάσσει μια αναφορά για να αναλάβει δράση για τον παραπάνω λόγο. Η έκθεση κλείνει με την ημερομηνία και την υπογραφή του συντάκτη με την ερμηνεία του.
Πρόσωπα που έχουν δικαίωμα σύνταξης εκθέσεων
Όλοι στην επιχείρηση θα πρέπει να γνωρίζουν πώς να γράφουν μια αναφορά για τον εργαζόμενο ή για το περιστατικό. Εξαρτάται από το εάν θα είναι νόμιμο και αν όλες οι επακόλουθες ενέργειες θα υπερβούν το πεδίο εφαρμογής του νόμου.
Οποιοσδήποτε έχει παρόμοια ανάγκη μπορεί να καταρτίσει ένα έγγραφο αυτού του είδους. Οι υπάλληλοι χαμηλού επιπέδου υποβάλλουν πιο συχνά ενημερωτικές σημειώσεις σχετικά με την πρόοδο της εκτέλεσης των εργασιών, των επαγγελματικών ταξιδιών και των επιθεωρήσεων. Λιγότερο συχνά, γράφουν αναφορές στους συναδέλφους τους σχετικά με την αποτυχία τους να εκτελούν εργασία.
Αλλά οι προϊστάμενοι των τμημάτων συχνά παρακολουθούν την πειθαρχία της εργασίας. Η παράβασή του γίνεται λόγος για οικονομικές κυρώσεις. Αλλά για το διορισμό τους είναι απαραίτητο να παράσχουν ισχυρά επιχειρήματα.
Κατά κανόνα, μαζί με ένα μνημόνιο, αποστέλλεται επεξηγηματική επιστολή στον διαχειριστή, η οποία υποδεικνύει καλούς ή όχι πολύ καλούς λόγους για το περιστατικό. Με βάση αυτά τα δύο έγγραφα, καταρτίζεται κατάλληλη εντολή για την επιχείρηση.
Απόδειξη σκοπιμότητας
Σε κάθε τμήμα προσωπικού, σε κάθε λογιστικό τμήμα, υπάρχει ένα δείγμα σημειώματος. Το παρόν έγγραφο χρησιμεύει ως βαρειά επιβεβαίωση ότι ορισμένες ενέργειες διεξήχθησαν εύλογα.
Στις κρατικές επιχειρήσεις συχνά συμβαίνουν επιθεωρήσεις από υπηρεσίες διαφόρων περιπτώσεων. Όλα αυτά έχουν σχεδιαστεί για να επιβεβαιώσουν τη νομιμότητα της ταμειακής ροής των κονδυλίων του προϋπολογισμού. Η αδικαιολόγητη αύξηση της πριμοδότησης ή η αφαίρεση από τους μισθούς αποτελεί σοβαρή παραβίαση, η οποία συνεπάγεται κυρώσεις.
Όμως, η παρουσία μνημονίου, σχετικά με το ποια δικαστικά μέτρα ελήφθησαν, χρησιμεύει ως σοβαρή αιτιολόγηση για αυτό ή το γεγονός. Ένα σημείωμα μπορεί να είναι ένα επιχείρημα, ακόμη και σε μια δίκη, εάν έχει συνταχθεί σε μορφή και εγκριθεί από τον παραλήπτη που έχει λάβει και εξοικειωθεί με το περιεχόμενό του.
Επικράτηση των σημειώσεων
Αυτό συμβαίνει ιστορικά ότι η μορφή του μνημονίου, ένα δείγμα του οποίου δίνεται σε αυτό το άρθρο, δεν καθόλου καθόλου ριζώσει στις ιδιωτικές επιχειρήσεις. Στις επιχειρήσεις και τις επιχειρήσεις που ανήκουν σε ιδιώτες, είναι πιο συνηθισμένη η επίλυση προφορικών θεμάτων ή η διατύπωση εντολών. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι η επιχείρηση έχει σημαντικά λιγότερα εξωτερικά όργανα που την ελέγχουν, για τα οποία δεν υπάρχει λόγος να υποβάλει έκθεση σχετικά με τη νομιμότητα ορισμένων πράξεων. Αλλά εδώ υπάρχει μια θέση για τις αναφορές που σχετίζονται με τον χρηματοοικονομικό κύκλο εργασιών, καθώς ο έλεγχος από τις φορολογικές αρχές εξακολουθεί να υπάρχει.
Σε κυβερνητικά ιδρύματα, τα σημειώματα είναι ένα κοινό φαινόμενο. Επιτρέπουν σε κάθε υφιστάμενο να αντασφαλιστεί, μεταφέροντας μαζί με το έγγραφο την ευθύνη για την επίλυση του προβλήματος στον άμεσο ανώτερο.
Παράδειγμα υπομνήματος εργαζομένων
Η απλούστερη έκθεση συντάσσεται σχετικά με το γεγονός της μη εκτέλεσης καθηκόντων ή παραβίασης της εργασιακής πειθαρχίας από τον εργαζόμενο.
Ξεκινάμε το έγγραφο με το όνομα της μονάδας: "Τμήμα Πληροφόρησης του Ινστιτούτου Γεωργικών Ερευνών". Στη συνέχεια, γράφουμε ένα καπέλο: "Στον επικεφαλής του τμήματος πληροφόρησης, Ιβανόφ Ι. Ι., Από τον προγραμματιστή τρίτου επιπέδου Πέτροφ Π. Π."
Στο κείμενο της έκθεσης δηλώνουμε την ουσία της σημείωσης: "Σας υπενθυμίζω ότι ο νεαρός προγραμματιστής Sidorov Ivan Ivanovich ήρθε να εργαστεί 02.06.2011 αργά στις 2 μ.μ. και σε κατάσταση ακραίας μέθης.Ο παραβάτης δεν έδωσε βάσιμους λόγους και τα αποδεικτικά στοιχεία τους, αλλά αντέδρασε στο αίτημα με ανοιχτό αγένεια που μου απευθύνθηκε. Λαμβάνοντας υπόψη την κανονικότητα τέτοιων παραβιάσεων της εργασιακής πειθαρχίας, προτείνω να ληφθούν τα κατάλληλα πρόστιμα με επίπληξη και έκπτωση του προστίμου ίσου με την καταβολή της εργασίας του για 2 ώρες από τον μισθό, κατά τη διάρκεια του οποίου ο Ι. Σιδόροφ δεν εργαζόταν ».
Η αναφορά κλείνει κατά ημερομηνία και υπογραφή με αποκρυπτογράφηση.
Συστάσεις σύνταξης
Αν εξετάσετε προσεκτικά κάθε έκθεση δείγματος, γίνεται αντιληπτό ότι όλα είναι σχεδιασμένα με αυστηρό επίσημο επιχειρηματικό στυλ. Δεν έχει νόημα να απομακρυνθούμε από αυτό και να πάμε σε λεπτομέρειες με την περιγραφή τους σε ένα συνομιλητικό ύφος. Όσο σαφέστερο και πιο συνοπτικό το κείμενο, τόσο πιο κοντά είναι στην παρούσα έκθεση.
Βεβαιωθείτε ότι έχετε αναλύσει το περιστατικό που περιγράφεται και δώστε τις συστάσεις σας σε αυτό το θέμα. Αυτό δεν σημαίνει ότι θα είναι έτσι. Ο επικεφαλής έχει το δικαίωμα να αποφασίσει ποιες κυρώσεις πρέπει να λάβει, αλλά συνηθέστερα συμφωνεί με τις προτάσεις του συντάκτη της έκθεσης, αφού δεν έχει χρόνο να διερευνήσει όλες τις λεπτομέρειες.
Θυμηθείτε ότι το μνημόνιο είναι ένα πλήρες νομικό έγγραφο για την ακρίβεια του οποίου βεβαιώνεστε για την υπογραφή σας.
