Σε μια οργάνωση LNA, πρόκειται για ένα σύνολο υποχρεωτικών εγγράφων που διέπουν την εσωτερική δομή μιας επιχείρησης. Η συντομογραφία αποκρυπτογραφείται ως εξής: τοπική κανονιστική πράξη. Η τεκμηρίωση ισχύει μόνο στην εταιρεία που την δημοσίευσε · ισχύει μόνο για τους υπαλλήλους. Οι περισσότερες υπηρεσίες LNA ρυθμίζουν τα χαρακτηριστικά της ροής εργασίας, τη διαδικασία υπολογισμού των αμοιβών και τα τιμολόγια, αν και αυτό δεν εξαντλεί το πλήρες φάσμα της ποικιλομορφίας.
Γενική άποψη
Το LNA μιας εταιρείας δεν είναι τυραννία ή αυθαιρεσία, αλλά νομική τεκμηρίωση βασισμένη στην ισχύουσα νομοθεσία και εντελώς υπαγόμενη σε αυτήν. Όλες οι διατάξεις που περιλαμβάνονται σε ένα τέτοιο σύνολο εγγράφων πρέπει να πληρούν τις απαιτήσεις κωδίκων και νομοθετικών πράξεων σε διάφορα επίπεδα. Η αντίθεση στο Σύνταγμα και η παραβίαση των ανθρωπίνων δικαιωμάτων και ελευθεριών είναι απαράδεκτες. Μια εταιρεία που επέτρεψε να συμβεί αυτό κατά τη διαμόρφωση του δικού της VLA υπόκειται στα δικαστήρια όταν εντοπίζεται αυτό το γεγονός.
Η ανάπτυξη του LNA περιλαμβάνει τη συμμετοχή δικηγόρων, ειδικών του προσωπικού και άλλων επαγγελματιών που διαχειρίζονται την επιχείρηση στο σύνολό της και ειδικότερα τις υπηρεσίες της. Για μια εταιρεία, τα LNAs γίνονται τοπικοί νόμοι που εξαρτώνται απόλυτα από τη συμπεριφορά των ανθρώπων στην επιχείρηση. Η τεκμηρίωση αναπτύσσεται από τους ειδικούς της εταιρείας που είναι υπεύθυνοι γι 'αυτό και έχει εγκριθεί από τον επικεφαλής της εταιρείας, μετά από τον οποίο χρησιμοποιείται για τη ρύθμιση ποικίλων τομέων δραστηριότητας. Είναι μέσω του LNA ότι καθορίζεται πώς να συμπεριφέρεται σε μια δεδομένη κατάσταση.
Όλα πρέπει να είναι σωστά
Γνωρίζοντας τι είναι το LNA, θα πρέπει να γίνει κατανοητό ποιες είναι οι δυνατότητες, τι είδους ευθύνη ανακύπτει για διαφορετικούς ανθρώπους. Για παράδειγμα, ένας υπάλληλος ο οποίος έχει επισκοπήσει επίσημα την τοπική τεκμηρίωση, αλλά έχει παραβιάσει τους κανόνες συμπεριφοράς που έχει δηλώσει, μπορεί να θεωρηθεί υπεύθυνος. Γνωρίζοντας αυτό, ένα άτομο λαμβάνει ένα κίνητρο για να συμμορφωθεί με τα καθιερωμένα πρότυπα εντός του χώρου εργασίας.
Ταυτόχρονα, μια επίσημη εισαγωγή στο LNA είναι μια μέθοδος τόνωσης του προσωπικού. Η τεκμηρίωση διευκρινίζει σε ποιους όρους οι υπάλληλοι μπορούν να υπολογίζουν σε παραχωρήσεις ή προτιμήσεις. Γνωρίζοντας καλά τα οφέλη τους, οι άνθρωποι ενδιαφέρονται να εργαστούν αποτελεσματικά για να επιτύχουν το καλύτερο αποτέλεσμα.
Με τι έχουμε να κάνουμε;
Οι ειδικοί, ειδικά οι εργαζόμενοι που προσφέρουν υπηρεσίες υψηλής ποιότητας, πρέπει να γνωρίζουν καλά τι είναι - LNA. Δεν είναι όλα τα χαρτιά που γίνονται αποδεκτά στην εταιρεία και ανήκουν σε αυτή την κατηγορία εγγράφων. Αυτό περιλαμβάνει αποκλειστικά νομικές, οργανωτικές πράξεις, εγκεκριμένες με τη δέουσα σειρά. Συνήθως πρόκειται για οδηγίες, κανονισμούς. Συχνά, ο ρόλος του LNA σε μια επιχείρηση διαδραματίζεται με κανόνες και κανονισμούς.
Γνωρίζοντας τι LNA είναι, αυτή η κατανόηση μπορεί να εφαρμοστεί στην πράξη, αξιολογώντας το συνολικό όγκο των εγγράφων μέσα στην εταιρεία. Ταυτόχρονα, αξίζει να θυμηθούμε κάποιες χαρακτηριστικές διαφορές αυτής της ομάδας τεκμηρίωσης από ό, τι άλλο υπάρχει στην εταιρεία. Η πλέον ενημερωτική πηγή πληροφοριών είναι η απόφαση της Ολομέλειας του Ανώτατου Δικαστηρίου διαιτησίας που εκδόθηκε το 2007 με αριθμό 48. Ήταν τότε που η συνάντηση ήταν αφιερωμένη στο πρόβλημα του καθορισμού του LNA.
Και αν περισσότερα;
Για να καταλάβετε τι είναι - LNA, μπορείτε, αν αναφερθώ στην προαναφερθείσα ανάλυση. Επικεντρώνεται σε τεκμηρίωση σε επίπεδο κράτους, αλλά είναι δυνατό να σχεδιαστούν παραλληλισμούς με το γραφείο ενός συγκεκριμένου νομικού προσώπου.Βάσει μιας τέτοιας ανάλυσης, φαίνεται σωστό να προσδιοριστούν τα πιο χαρακτηριστικά διακριτικά χαρακτηριστικά που καθορίζουν το LNA σε σχέση με τα άλλα έγγραφα.
Μία από τις πιο σημαντικές προϋποθέσεις είναι η διαδικασία δημιουργίας χαρτιού. Είναι απαραίτητο να συμμορφωθείτε με την επίσημη εντολή. Το έγγραφο πρέπει να περιλαμβάνει πρότυπα, γενικούς κανόνες που διέπουν τη δραστηριότητα ορισμένων ατόμων ή διαδικασιών που συμβαίνουν στην εταιρεία. Οι όροι εντολής που καθορίζονται στο LSA πρέπει να συμμορφώνονται με τις διατάξεις του παρόντος εγγράφου. Μια από τις κύριες προϋποθέσεις είναι η δυνατότητα επαναλαμβανόμενης χρήσης. Τα καλά δείγματα LNA είναι παραγγελίες για βασικές δραστηριότητες.
Τι συμβαίνει;
Υποχρεωτικό LNA - πρόκειται για παραγγελίες που ρυθμίζουν τις δραστηριότητες της εταιρείας. Περιλαμβάνει διάφορες διοικητικές επίσημες εργασίες που έχουν σχεδιαστεί για να οργανώνουν την αλληλεπίδραση στο χώρο εργασίας. Εκτός από τις πραγματικές παραγγελίες, μπορείτε να εκδώσετε οδηγίες, να δημοσιεύσετε κανόνες και να εγκρίνετε τους κανονισμούς εργασίας. Συχνά οι όροι συμμετοχής στο VLA αντιστοιχούν σε έγγραφα που συντάχθηκαν κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης, συνάντησης, καθώς και σημειώσεις, πράξεις, συμφωνίες, αλληλογραφία που δημιουργήθηκαν κατά τη διάρκεια της διαδικασίας εργασίας.
Όπως προκύπτει από την αποκρυπτογράφηση, τα LNA έχουν σχεδιαστεί για να ομαλοποιήσουν τη διαδικασία εργασίας. Επομένως, όλα τα έγγραφα αυτού του τύπου θα πρέπει να εκτελούνται σε μία ενιαία φόρμα. Αυτό προβλέπεται όταν εγκρίνετε τις οδηγίες για την εργασία γραφείου στην επιχείρηση. Είναι εξίσου σημαντικό να δηλώσετε τη διαδικασία για την ανάθεση των λεπτομερειών, η οποία σας επιτρέπει να πλοηγηθείτε σε όλα τα VLA μέσα στην εταιρεία.
Τρελή σε όλα
Για να διασφαλιστεί ότι όλα τα υποχρεωτικά LNA στην επιχείρηση δεν είναι απλώς διακοσμημένα με το ίδιο στυλ, αλλά είναι επίσης κατανοητά από όλο το προσωπικό, θα πρέπει να χρησιμοποιούνται ειδικοί κανόνες μορφοποίησης για τη διαμόρφωση τους. Εκείνα που συνιστώνται σε κάθε οργανισμό να συντονίζουν μεμονωμένα, να εγκρίνουν, να αξιολογούν τη γνώμη όλων των ενδιαφερομένων. Η γνώμη της υπηρεσίας που είναι υπεύθυνη για τη δημιουργία ενός ενιαίου εταιρικού στυλ θεωρείται ως η πιο συναρπαστική. Συχνά, στο στάδιο της υιοθέτησης των πρώτων εγγράφων, οι εταιρείες εκδίδουν χαρτί που ρυθμίζει ποια χρώματα, γραμματοσειρές και άλλα χαρακτηριστικά θα πρέπει να εφαρμόζονται κατά τη σύνταξη κειμένου.
Τέτοιες μικροδουλειές για τους άλλους δεν φαίνεται να είναι πολύ σημαντικές, διότι η ουσία της ερμηνείας του VLA είναι κανονιστικές πράξεις, δηλαδή σχεδιασμένες να ρυθμίζουν τη συμπεριφορά του προσωπικού. Και ακόμα, μην υποτιμάτε την ενότητα του στυλιστικού σχεδιασμού. Αυτό δημιουργεί μια ευνοϊκή εντύπωση, καθιστά σαφές πόσο σοβαρά η εταιρεία παίρνει τη διαδικασία εργασίας και απαιτεί τα μικρά πράγματα. Όλα αυτά σας επιτρέπουν να διαμορφώσετε το προσωπικό (χωρίς εξαίρεση) για να εργαστείτε, να δημιουργήσετε μια συλλογική αίσθηση ευθύνης.
Στα παραδείγματα
Κατά την ανάλυση του υποχρεωτικού VLA σε έναν οργανισμό, πρώτα απ 'όλα, είναι απαραίτητο να σημειωθεί η σειρά για τις στρατιωτικές επιχειρήσεις (core business). Πρόκειται για έγγραφο που καθορίζει τις κύριες οδηγίες των ανώτερων στελεχών. Ετησίως, το πρώτο έγγραφο που εγκρίθηκε για ένα νέο ημερολογιακό έτος είναι μια εντολή για τη σιδηροδρομική διαταγή, αριθμημένη στην πρώτη και ημερομηνία της πρώτης εργάσιμης ημέρας του επόμενου έτους. Εάν το προσωπικό της εταιρείας παραβλέψει την εκπλήρωση των απαιτήσεων που καθορίζονται σε μια τέτοια πράξη, ο εργοδότης θα έχει την ευκαιρία να τον κρατήσει υπόλογο.
Τα περισσότερα VNAs, υποχρεωτικά για τον εργοδότη, δημοσιεύονται επισήμως σε έντυπη μορφή. Αυτό ισχύει και για τις σύγχρονες επιχειρήσεις που διεξάγουν ροή εργασίας σε ηλεκτρονική μορφή. Αυτό οφείλεται στις τρέχουσες απαιτήσεις εξοικείωσης. Το προσωπικό υποχρεούται να συμμορφώνεται με το πρότυπο LNA μόνο εάν του έχει δοθεί ένα αντίγραφο για προσεκτική ανάγνωση, με αποτέλεσμα ο υπεύθυνος υπάλληλος να συλλέγει υπογραφές που δηλώνουν τη θέση, την αποκρυπτογράφηση και την ημερομηνία εξοικείωσης. Μόνο αφού συμπληρωθεί ένας τέτοιος κατάλογος με τη συμμετοχή όλων των εργαζομένων στην επιχείρηση, είναι δυνατόν να απαιτηθεί από το προσωπικό να συμμορφωθεί με τους καθιερωμένους περιορισμούς και κανόνες.
Ορισμένες λειτουργίες
Μία από τις επιλογές για την εξοικείωση του προσωπικού με το VLA είναι η παροχή ηλεκτρονικής ψηφιακής υπογραφής σε όλους. Η διαδικασία είναι αρκετά δαπανηρή, αλλά σε ορισμένες περιπτώσεις δικαιολογείται πραγματικά. Οι εταιρείες που οργανώνουν αυτό το είδος ροής εργασίας δεν χρειάζεται να ανησυχούν για την οργάνωση της γραφικής εργασίας σε έντυπη μορφή. Αλλά όλοι οι άλλοι πρέπει να κρατήσουν ένα ειδικό περιοδικό για να εξοικειωθούν με το LNA. Αυτό είναι ένα έγγραφο της καθιερωμένης μορφής, καθορίζοντας ποιος από τους υπαλλήλους σε ποια ημέρα γνώριζε με ποια τοπική πράξη.
Κατά την οργάνωση γραφειοκρατίας σε μια μεγάλη επιχείρηση, είναι λογικό να επιλέξετε ένα πρότυπο έγγραφο που δημοσιεύεται σε ομοσπονδιακό επίπεδο ως το βασικό περιοδικό. Τέτοιες μορφές είναι πλέον διαθέσιμες προς πώληση σε πολλά καταστήματα, τόσο βιβλιοπωλεία, χαρτικά και εξειδικευμένα, που εργάζονται με επιχειρήσεις και βοηθούν στην οργάνωση της ροής εργασιών. Για μια μικρή επιχείρηση, μια τέτοια σπατάλη χρημάτων φαίνεται μάλλον αδικαιολόγητη, ώστε να μπορείτε να δημιουργήσετε ένα περιοδικό μόνοι σας, ακόμη και από ένα απλό φορητό υπολογιστή. Ωστόσο, εδώ θα πρέπει πρώτα να ακούσετε τη γνώμη της ηγεσίας. Ενώ μερικοί προσπαθούν να βρουν την πιο λογική δαπάνη κεφαλαίων, άλλοι ενδιαφέρονται να επενδύσουν σημαντικά ποσά στο σχεδιασμό της διαδικασίας εργασίας σύμφωνα με το καθεστώς μιας επιτυχημένης εταιρείας.
Αρμοδιότητες και Υποχρεώσεις
Κανονικά, παραγγελίες για βασικές δραστηριότητες, LNA, διάφορα κανονιστικά έγγραφα που έχουν εγκριθεί για μια συγκεκριμένη κατάσταση, ορισμένα έγγραφα είναι ευθύνη του τμήματος γραφείου. Ωστόσο, οι παραγγελίες προσωπικού και οι προσωπικοί φάκελοι, άλλα έγγραφα και ηλεκτρονικά έγγραφα σχετικά με την απασχόληση πρέπει να τηρούνται από τη λογιστική υπηρεσία της επιχείρησης. Στις μικρές επιχειρήσεις, η ευθύνη και για τους δύο τομείς δραστηριότητας μπορεί να ανατεθεί στο ίδιο προσωπικό, το οποίο θα πρέπει να αναγράφεται σαφώς στα καθήκοντα εργασίας, αφού στη γενική περίπτωση οι λογιστές δεν πρέπει να κρατούν μισθοδοσία και τα έγγραφα των υπαλλήλων.
Ορισμένες εντολές που σχετίζονται με την εργασία με το προσωπικό εξακολουθούν να σχετίζονται με το πεδίο των γραμματέων γραφείου. Αυτό ισχύει για την τεκμηρίωση ελεύθερης μορφής.
Διαθέτουμε την εταιρεία
Το LNA περιλαμβάνει παραγγελίες. Σε πολλές εταιρείες, τα έγγραφα αυτής της μορφής είναι τα πιο συχνά συναντά, πολλά, που ρυθμίζουν το έργο της εταιρείας. Ταυτόχρονα, η τάξη της εντολής είναι χαμηλότερη από την εντολή που εκδίδεται από τον κύριο διαχειριστή - τον γενικό διευθυντή ή άλλο πρόσωπο που κατέχει την υψηλότερη θέση. Μια εντολή είναι ένα έγγραφο που ρυθμίζει το έργο της επιχείρησης στο σύνολό της, εξαρτάται από όλο το προσωπικό της εταιρείας, απλά δεν μπορεί να υπάρξουν εξαιρέσεις. Αλλά η εντολή εκδίδεται από τον επικεφαλής του τμήματος, εφαρμόζεται μόνο σε εκείνα τα πρόσωπα που υπάγονται σε αυτόν σύμφωνα με την ιεραρχία των θέσεων.
Μια εντολή (στις περισσότερες περιπτώσεις) είναι ένα έγγραφο που περιγράφει τις εγκαταστάσεις που είχαν προηγουμένως ληφθεί από άτομα υψηλότερου επίσημου επιπέδου. Συνήθως γίνονται δεκτές για να διορθωθούν όλες οι λειτουργικές εργασίες, η λύση των οποίων ορίζεται ως προτεραιότητα.
Δημιουργούμε σωστά
Προκειμένου το LNA της επιχείρησης να έχει το ίδιο σχήμα, να είναι δομημένο και τυποποιημένο, οι απαιτήσεις για το σχεδιασμό πρέπει να καθορίζονται στις οδηγίες που ισχύουν για το τμήμα γραφείων. Τέτοια έγγραφα τεκμηριώνουν σαφώς πώς είναι δυνατόν να δημιουργηθεί ένα LNA. Πριν από την καταγραφή όλων των απαιτήσεων που πρέπει να πληρούν τα αποδεκτά LNAs, όλοι οι όροι που χρησιμοποιούνται θα πρέπει να περιγράφονται στις οδηγίες και να δίδονται λεπτομερείς ορισμοί για να αποφευχθούν αποκλίσεις στην εργασιακή διαδικασία λαμβάνοντας υπόψη το δημοσιευμένο έγγραφο. Καθώς καθοδηγούνται από ορισμούς (για τη διαμόρφωσή τους αξίζει να στραφούν σε γενικά αποδεκτή πρακτική σε ομοσπονδιακό επίπεδο), πολλά περιστατικά μπορούν να αποφευχθούν.
Η ορθότητα της ροής εργασίας σε σχέση με το LNA πρέπει να καθοριστεί με οδηγίες με τη μέγιστη σαφήνεια. Πρέπει να ορίζει τη διαδικασία καταχώρισης, να σημειώνει σαφώς όλα τα στάδια έγκρισης των σχεδίων εγγράφων και το χρονικό πλαίσιο εντός του οποίου πρέπει να εγκριθούν. Η οδηγία πρέπει να περιέχει απαιτήσεις για τη διαδικασία εξοικείωσης του προσωπικού με το έγγραφο.
Ήρθε η ώρα να συμβουλευτείτε
Είναι αδύνατο να φανταστεί κανείς το έργο μιας επιχείρησης χωρίς την τακτική διοργάνωση συναντήσεων, συνεδριάσεων. Για την ορθή διεξαγωγή ενός τέτοιου γεγονότος, είναι απαραίτητο να διοριστεί ένα άτομο υπεύθυνο για τη διατύπωση του πρωτοκόλλου, καθορίζοντας όλα όσα συμβαίνουν κατά την επικοινωνία των συναδέλφων. Τα πρωτόκολλα είναι σύντομα, πλήρη, αλλά υπό οποιαδήποτε μορφή, μετά την έγκριση, γίνονται LNA. Κατά την προετοιμασία μιας σύντομης μορφής τεκμηρίωσης υποδεικνύονται τα καθήκοντα που συζητήθηκαν, οι αποφάσεις που έγιναν για τα θέματα που εκφράστηκαν. Η δεύτερη επιλογή περιλαμβάνει κυριολεκτικά την πλήρη καταγραφή όλων των όσων είπαν.
Μια αρκετά συνηθισμένη πρακτική είναι η διατήρηση ενός πλήρους πρωτοκόλλου κατά τη διοργάνωση μιας εξωτερικής συνάντησης στην οποία συμμετέχουν όχι μόνο άτομα που απασχολούνται στην εταιρεία αλλά και εκπρόσωποι άλλων εταιρειών και κυβερνητικών υπηρεσιών. Αλλά για την εσωτερική, συνήθως σύντομη μορφή είναι αρκετή. Οι πιο σύγχρονες επιχειρήσεις με καλό τεχνικό εξοπλισμό μπορούν να προσφέρουν τον σχεδιασμό εσωτερικών πρωτοκόλλων σε ηλεκτρονική μορφή. Ωστόσο, οι εξωτερικές εκτυπώσεις θα πρέπει να εκτυπωθούν αν οι εταιρείες των οποίων οι εκπρόσωποι ήταν παρόντες στην εκδήλωση δεν έχουν ειδική συμφωνία που να διέπει τη δυνατότητα ηλεκτρονικής ανταλλαγής εγγράφων.
Είναι σημαντικό να γνωρίζετε
Εάν η εταιρεία είναι πολύ μικρή, σπάνια διαθέτει ισχυρό εξοπλισμό, δεν έχει την ικανότητα να παρέχει όλο το προσωπικό με ηλεκτρονικές υπογραφές. Σε αυτή την περίπτωση, είναι λογικό να συντάσσονται τυχόν πρωτόκολλα σε χαρτί, συλλέγοντας έγκαιρα υπογραφές από όλο το προσωπικό για να επιβεβαιώνεται ότι οι υπάλληλοι είναι εξοικειωμένοι με το έγγραφο. Ωστόσο, αν υπάρχει EDS για μισθωτούς, η εξοικείωση των οποίων πρέπει να επιβεβαιωθεί σε μια συγκεκριμένη περίπτωση, αρκεί η συμπλήρωση της τεκμηρίωσης και η αποστολή του μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μετά την οποία αποστέλλεται το προετοιμασμένο και επικυρωμένο έγγραφο στο EDMS, δηλαδή συστηματική αποθήκευση τεκμηρίωσης.
Πολλές σύγχρονες εταιρείες αναπτύσσουν ενεργά τη διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων και, μεταξύ άλλων, είναι απαραίτητο να σημειωθεί ο ηλεκτρονικός σχεδιασμός, η τήρηση πρωτοκόλλων, η εξοικείωση του προσωπικού με τα εν λόγω έγγραφα. Οι μελέτες που διεξάγονται περισσότερες από μία φορές σχετικά με το θέμα αυτό δείχνουν σαφώς: όσο υψηλότερη είναι η αποδοτικότητα της επιχείρησης και τόσο λιγότερες πιθανότητες σφάλματος, τόσο πιο αποτελεσματική είναι η αποτύπωση γραφικών σε ηλεκτρονική μορφή, ενώ μειώνεται ο όγκος των εγγράφων σε χαρτί.