Σήμερα, η εργασιακή δραστηριότητα στη διοικητική υπηρεσία της δομής θεωρείται συχνά ως το αρχικό στάδιο της σταδιοδρομίας ή ως εργασία για τους φοιτητές του πρώτου έτους, οι οποίες, κατά κανόνα, δεν απαιτούν σοβαρή προετοιμασία. Τι σημαίνει η έννοια διοικητικό προσωπικό; Ποιος σχετίζεται στην κατάλληλη κατηγορία; Γιατί; Οι απαντήσεις σε αυτά και άλλες εξίσου σημαντικές ερωτήσεις μπορούν να βρεθούν στη διαδικασία ανάγνωσης αυτού του άρθρου.
Κοινά χαρακτηριστικά
Παρά το γεγονός αυτό διοικητικό προσωπικό συχνά συνεπάγεται μόνο την αρχή της ανάπτυξης, πολλοί άνθρωποι οικοδομούν μια επιτυχημένη σταδιοδρομία και λαμβάνουν επαγγελματική αναγνώριση σε αυτόν τον τομέα. Αυτοί οι εργαζόμενοι δεν θα αποκαλούν αυτό το έργο που δεν απαιτεί τα κατάλληλα προσόντα και είναι εξαιρετικά εύκολο. Ποιες είναι οι ευθύνες που συνήθως εκτελεί μια υπηρεσία; Διοικητικό προσωπικό εκτελεί μια σειρά εργασιών που σχετίζονται με την οργάνωση των θεμελιωδών επιχειρηματικών διαδικασιών. Μεταξύ αυτών είναι τα ακόλουθα στοιχεία:
- Διαχείριση αρχείων.
- Έλεγχος όσον αφορά την εκτέλεση εντολών και εντολών του προϊσταμένου για διάφορα τμήματα και τμήματα.
- Διοικητικό προσωπικό που ασχολείται με την παροχή κοινωνικών, οικιακών, οικονομικών και υλικών και τεχνικών υπηρεσιών στη δομή.
- Οργάνωση και επακόλουθη επισκευή στο γραφείο, εάν είναι απαραίτητο.
- Οργάνωση μετεγκατάστασης.
- Το διοικητικό προσωπικό είναι οι εργαζόμενοι που απαιτείται να αλληλεπιδρούν με τις υπηρεσίες λειτουργίας.
- Αλληλεπίδραση με τους ιδιοκτήτες.
- Διοργάνωση και επακόλουθη διεξαγωγή εταιρικών εκδηλώσεων. Είναι σημαντικό να προσθέσουμε ότι σε αυτή την περίπτωση διοικητικό προσωπικό παρέχει μόνο πρόσθετη βοήθεια.
Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι αυτός ο κατάλογος μπορεί να συγκεκριμενοποιηθεί και να συμπληρωθεί ανάλογα με τις ανάγκες και τα καθήκοντα της εταιρείας.
Η πρακτική πτυχή του θέματος
Όπως αποδείχθηκε, διοικητικό προσωπικό υπάλληλοι των οποίων ο τομέας δραστηριότητας περιλαμβάνει την εφαρμογή διευθυντικών λειτουργιών ή την εκτέλεση εργασιών που σχετίζονται με οργανωτικά θέματα διαχείρισης από τεχνική άποψη.
Επομένως, στις κυβερνητικές οργανώσεις, το τμήμα προσωπικού, το οποίο διαχειρίζεται το προσωπικό και επιλέγει το προσωπικό, περιλαμβάνεται συχνά στο διοικητικό τμήμα, στο τμήμα διοίκησης επιχειρήσεων και ούτω καθεξής. Ωστόσο, μια τέτοια πρακτική σε σχέση με μεγάλους οργανισμούς ιδιωτικής ιδιοκτησίας δεν είναι ευρέως διαδεδομένη - εδώ το τμήμα διαχείρισης είναι μια ανεξάρτητη δομή, φυσικά, με επικεφαλής τον επικεφαλής. Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι στο διοικητικό προσωπικό συχνά, οι προσωπικοί βοηθοί διευθυντές και οι βοηθοί των τμημάτων δεν περιλαμβάνονται. Επομένως, αναφέρονται, κατά κανόνα, στο προσωπικό μιας δεδομένης δομικής μονάδας και υπάγονται στην αντίστοιχη κεφαλή. Τα καθήκοντά τους μειώνονται άμεσα στην επίλυση των προβλημάτων αυτής της μονάδας. Χαρακτηρίζοντας το ίδιο ομάδα διοικητικών υπαλλήλων συνάδελφοι λύνουν τα προβλήματα ολόκληρης της οργάνωσης.
Πρέπει να σημειωθεί ότι ο αριθμός των διοικητικών υπαλλήλων της εταιρείας εξαρτάται κυρίως από την εσωτερική διάρθρωση, το μέγεθος και τον τομέα δραστηριότητάς της. Για παράδειγμα, πολλές κρατικές ενώσεις, εταιρείες διαχείρισης μεγάλων επιχειρήσεων ή μεγάλες επιχειρήσεις διαχωρίζουν το διοικητικό προσωπικό σε ανεξάρτητο τμήμα. Κατά κανόνα, ονομάζεται διοικητική υπηρεσία ή γενική υπηρεσία.Το τμήμα είναι μια πολύπλοκη οργάνωση, η διοίκηση της οποίας διοργανώνεται διαχείριση προσωπικού και αναφέρει στον επικεφαλής της εταιρείας.
Κρατικούς θεσμούς
Η διοικητική υπηρεσία ενός κρατικού ιδρύματος μπορεί να περιλαμβάνει τα ακόλουθα τμήματα ανεξάρτητου τρόπου δραστηριότητας:
- Υποστήριξη τεκμηρίωσης.
- Πρωτόκολλο-οργανωτική.
- Τμήμα ελέγχου.
- Υποστήριξη νοικοκυριού.
- Δημόσια υπηρεσία και ούτω καθεξής.
Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι σε μεγάλες εμπορικές δομές εργασία. Διοικητικό προσωπικό στην περίπτωση αυτή αντιπροσωπεύει το επιχειρηματικό τμήμα. Περιλαμβάνει διευθυντές γραφείων, γραμματείς, προσωπικό συντήρησης (οδηγούς, καθαριστές, ταχυμεταφορείς). Ο επικεφαλής της αντίστοιχης κατηγορίας είναι πλήρως υπεύθυνος για το έργο του τμήματος.
Σε εταιρείες που έχουν σύνθετη δομή που περιλαμβάνει αρκετά γραφεία, διοικητικό και τεχνικό προσωπικό, κατά κανόνα, διαμορφώνεται σύμφωνα με ένα ενιαίο σχήμα. Το έργο του επιβλέπεται από τις δραστηριότητες του διοικητικού διευθυντή. Τα καθήκοντά του περιλαμβάνουν τη διαχείριση και τον συντονισμό των δραστηριοτήτων της διοικητικής δομής στο σύνολό της. Ο διοικητικός διευθυντής είναι υπήκοος των προϊσταμένων των διοικητικών υπηρεσιών, καθώς και των διευθυντικών στελεχών των διαρθρωτικών μονάδων και των ανεξάρτητων γραφείων.
Μικρές εταιρείες
Διοικητικό προσωπικό σε μικρές επιχειρήσεις με εμπορικούς στόχους, κατά κανόνα, αποτελείται από έναν εργαζόμενο. Η θέση του αναφέρεται ως διευθυντής γραφείου ή γραμματέας. Εάν αυτό απουσιάζει, ορισμένες διοικητικές λειτουργίες (για παράδειγμα, η οργάνωση γραφειοκρατίας, η διαχείριση εγγράφων ή η παραγγελία του γραφείου) ανατίθενται σε ένα συγκεκριμένο κατώτερο υπάλληλο ως πρόσθετη επιβάρυνση.
Παραδοσιακά διοικητικό προσωπικό περιλαμβάνει γραμματέα, βοηθό τμήμα, προσωπικό βοηθό στο κεφάλι, επικεφαλής της διοικητικής υπηρεσίας. Επιπλέον, αυτός ο κατάλογος περιλαμβάνει έναν διευθυντή γραφείου και έναν διοικητικό διευθυντή. Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι περιλαμβάνει πολλούς υπαλλήλους του προσωπικού συντήρησης (για παράδειγμα, το διοικητικό και τεχνικό προσωπικό για την ηλεκτρική ασφάλεια) Σε επόμενα κεφάλαια, θα πρέπει να εξεταστούν οι πιο κοινές διοικητικές θέσεις.
Διευθυντής γραφείου
Όπως αποδείχθηκε, χαρακτηρίζοντας διοικητικό προσωπικό υποδιαιρείται σε διοικητικούς και τεχνικούς τομείς. Ο διευθυντής γραφείου ανήκει στην πρώτη ομάδα. Με άλλο τρόπο, ονομάζεται διοικητικός διευθυντής ή ανώτερος διαχειριστής. Ο διευθυντής γραφείου αναφέρει στον διευθυντή προσλήψεων ή στον εκτελεστικό διευθυντή. Στον κύκλο των υφισταμένων είναι μόνο οι υπάλληλοι που υποστηρίζουν τη λειτουργία της δομής. Ο κύριος στόχος του ανώτερου διαχειριστή είναι να εξασφαλίσει την επαρκή λειτουργία του γραφείου και την ομαλή λειτουργία του. Γραφείο διοίκησης πώς διοικητικό προσωπικό υποστήριξης εκτελεί τις ακόλουθες λειτουργίες:
- Παροχή ελέγχου σχετικά με τη διαθεσιμότητα και τη λειτουργία του εξοπλισμού γραφείου.
- Δαπάνες προϋπολογισμού για υποστήριξη γραφείου.
- Διασφάλιση της έγκαιρης επεξεργασίας τόσο της εισερχόμενης όσο και της αποστολής αλληλογραφίας, η παράδοσή της σύμφωνα με το σκοπό.
- Συμμετοχή στον κατάλογο των συγκροτημάτων ακινήτων γραφείων.
- Εξάσκηση ελέγχου των προθεσμιών εκτέλεσης των τίτλων και της αρμόδιας εκτέλεσης τους.
- Οργάνωση και έλεγχος του έργου των εξαρτημένων εργαζομένων, μεταξύ των οποίων, κατά κανόνα, τηλεφωνητές, γραμματείς, οδηγοί, καθαριστές και φύλακες.
- Έλεγχος και υποστήριξη του εταιρικού συστήματος αρχείων.
- Κρατήσεις εισιτηρίων, παρέχοντας υπηρεσίες υποστήριξης βίζας και κρατήσεις δωματίων για υπαλλήλους της εταιρείας.
Οι ακόλουθες απαιτήσεις σχετικά με την εμπειρία και τα προσόντα αφορούν το διευθυντή γραφείου:
- Κατάλληλη εκπαίδευση (δευτεροβάθμια ειδική ή υψηλότερη).
- Επιθυμητή γνώση μιας ή περισσοτέρων ξένων γλωσσών.
- Εξαιρετική γνώση της τεχνολογίας των υπολογιστών.
- Γνώση της τεχνολογίας γραφείου.
- Εργασιακή εμπειρία στο διοικητικό πεδίο για τουλάχιστον ένα χρόνο.
- Συναίσθημα, αντίσταση στο στρες, ικανότητες σε οργανωτικά θέματα.
Προϊστάμενος του Νομικού Τμήματος
Ο επικεφαλής αυτού του τμήματος αναφέρει αποκλειστικά τον γενικό διευθυντή. Οι υφισταμένοι του περιλαμβάνουν όλους τους υπαλλήλους της νομικής υπηρεσίας. Σκοπός της δραστηριότητας του επικεφαλής είναι η σύσταση και περαιτέρω διαχείριση της νομικής υπηρεσίας της εταιρείας. Ο εν λόγω υπάλληλος εκτελεί τις ακόλουθες λειτουργίες:
- Επιλογή και επιμόρφωση των νομικών υπαλλήλων.
- Νομιμοποίηση της οργανωτικής δομής της επιχείρησης.
- Δημιουργία εσωτερικών εταιρικών προτύπων.
- Δημιουργία ροής εργασιών σύμφωνα με τα αναπτυγμένα εταιρικά νομικά πρότυπα.
- Οργάνωση νομικής κατάρτισης για υπαλλήλους της εταιρείας.
- Νομική εμπειρογνωμοσύνη έργων διαφόρων νομικών εγγράφων, η προετοιμασία των οποίων πραγματοποιείται στην επιχείρηση.
- Οργάνωση προετοιμασίας συμπερασμάτων σύμφωνα με νομικά ζητήματα που προκύπτουν κατά τη διάρκεια της δομής.
- Εκπροσώπηση των συμφερόντων της επιχείρησης στις δικαστικές αρχές, καθώς και δημόσιες και κρατικές ενώσεις στη μελέτη νομικών ζητημάτων.
- Παρακολούθηση και λήψη μέτρων για την ανάκτηση οφειλών σύμφωνα με συμφωνίες που έχουν εκδοθεί προηγουμένως.
Απαιτήσεις για έναν ειδικό όσον αφορά τα προσόντα και την εμπειρία:
- Νομική εκπαίδευση (κατά προτίμηση υψηλότερη).
- Εμπειρία στη σχετική ειδικότητα για περισσότερο από πέντε χρόνια.
- Γνώση Αγγλικών σε μέσο επίπεδο.
- Εμπειρία στη διαπραγμάτευση και την προδικαστική επίλυση θεμάτων.
- Ετοιμότητα για ταξίδια και επαγγελματικά ταξίδια.
- Γνώση στους ακόλουθους νομικούς τομείς: αστικές, φορολογικές, διοικητικές, εταιρικές, διαιτητικές και άλλες.
Ηλεκτρική ασφάλεια Διοικητικό προσωπικό
Το ηλεκτρικό προσωπικό που εκτελεί εργασίες σε ηλεκτρικές εγκαταστάσεις κατατάσσεται στις ακόλουθες κατηγορίες:
- Οι διοικητικοί και τεχνικοί εργαζόμενοι είναι διευθυντές και ειδικοί που εκτελούν τα καθήκοντα που σχετίζονται με την οργάνωση της λειτουργίας και τη συντήρηση, εγκατάσταση, επισκευή και θέση σε λειτουργία σε σχέση με τις ηλεκτρικές εγκαταστάσεις.
- Λειτουργικοί υπάλληλοι - προσωπικό που παρέχει συντήρηση και επιχειρησιακή διαχείριση ηλεκτρικών εγκαταστάσεων. Αυτό περιλαμβάνει την επιθεώρηση, την προετοιμασία του χώρου εργασίας, την αλλαγή λειτουργίας, την είσοδο και την εποπτεία των εργαζομένων, την εκτέλεση των εργασιών σύμφωνα με την τρέχουσα λειτουργία.
- Επισκευή προσωπικού - προσωπικού που παρέχει επισκευές και συντήρηση, θέση σε λειτουργία, εγκατάσταση και δοκιμή εξοπλισμού.
- Λειτουργικό και επισκευαστικό προσωπικό - προσωπικό επισκευής που είναι ειδικά εκπαιδευμένο και εκπαιδευμένο για την εξυπηρέτηση της επιχειρησιακής εστίασης σε ορισμένο αριθμό ηλεκτρολογικών εγκαταστάσεων που του έχουν ανατεθεί.
Δικηγόρος
Συχνά, ένας δικηγόρος ονομάζεται νομικός σύμβουλος με διαφορετικό τρόπο. Αναφέρει στον γενικό διευθυντή ή στον επικεφαλής της σχετικής υπηρεσίας. Οι υπάλληλοι του δικηγόρου είναι οι υπάλληλοι αυτού του τμήματος. Ο κύριος στόχος των δραστηριοτήτων του είναι να υποστηρίξει το έργο της νομικής υπηρεσίας. Τα βασικά καθήκοντα του ειδικού είναι τα εξής:
- Ανάπτυξη νομικής τεκμηρίωσης.
- Παροχή μεθοδολογικής καθοδήγησης για τις νομικές δραστηριότητες της εταιρείας.
- Εφαρμογή μέτρων για την ενίσχυση της χρηματοοικονομικής, συμβατικής και εργασιακής πειθαρχίας.
- Διαβούλευση με το προσωπικό της δομής όσον αφορά τα επαγγελματικά θέματα, συνδρομή στην προετοιμασία τεκμηρίωσης και κανονιστικές πράξεις προσανατολισμού περιουσίας.
Ο νομικός σύμβουλος εκτελεί τις ακόλουθες λειτουργίες:
- Συμμετοχή στην ανάπτυξη νομικής τεκμηρίωσης και συμβάσεων.
- Συμμετοχή σε νομικές διαφορές.
- Παροχή συμβουλών στους υπαλλήλους και τη διοίκηση της εταιρείας σύμφωνα με τις νομικές πτυχές.
- Συμμετοχή στην επαλήθευση της γραμματείας της τεκμηρίωσης, καθώς και των συμβάσεων από νομική άποψη.
- Διατηρώντας το σύστημα αρχείων των συμβάσεων.
- Παροχή βοήθειας σε υπαλλήλους του σχετικού τμήματος για την ανάπτυξη διαφόρων ειδών έργων.
Αποστολέας
Ο αποστολέας αναφέρει απευθείας στον επικεφαλής της παραγωγής, αλλά δεν έχει υφισταμένους. Ο κύριος στόχος του έργου του είναι η επιχειρησιακή ρύθμιση της παραγωγικής διαδικασίας και άλλων δραστηριοτήτων της δομής. Ο αποστολέας εκτελεί τις ακόλουθες λειτουργίες:
- Παρακολούθηση της διαθεσιμότητας των αποθεμάτων που είναι απαραίτητα για μια αδιάκοπη διαδικασία παραγωγής των τμημάτων της εταιρείας (εξαρτήματα, υλικά, μεταφορές, εξοπλισμός).
- Οργάνωση του επιχειρησιακού ελέγχου της παραγωγικής διαδικασίας, παράδοση του τελικού προϊόντος, εκτέλεση εργασιών ή υπηρεσιών σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα της παραγωγικής διαδικασίας.
- Διεξαγωγή περιοδικού αποστολής, δημιουργία εκθέσεων αναφοράς και άλλης τεχνικής τεκμηρίωσης όσον αφορά τη διαδικασία παραγωγής.
Στην περίπτωση αποστολέα, ισχύουν οι ακόλουθες απαιτήσεις όσον αφορά τα προσόντα και την πείρα:
- Η παρουσία δευτεροβάθμιας επαγγελματικής εκπαίδευσης.
- Γνώση στον τομέα του προγραμματισμού παραγωγής στην επιχείρηση.
- Αντοχή στο στρες, κοινωνικότητα.
Γενικός Γραμματέας
Με άλλο τρόπο, η θέση μπορεί να αναφέρεται ως προσωπικός βοηθός ή γραμματέας. Ο υπάλληλος αναφέρει στον Διευθυντή Ανθρώπινου Δυναμικού ή στον Γενικό Διευθυντή. Δεν υπάρχουν υποτελείς του Γενικού Γραμματέα. Ο κύριος στόχος του έργου του γραμματέα-αναφορέα είναι η παροχή υψηλής ποιότητας διοικητικής υποστήριξης στη δομή του διευθυντή. Ένας προσωπικός βοηθός εκτελεί τις ακόλουθες εργασίες:
- Διασφάλιση της σωστής ροής εργασίας.
- Οργάνωση της ημέρας του σκηνοθέτη στο σχέδιο εργασίας.
Ο βοηθός γραμματέας εκτελεί κυρίως τις ακόλουθες λειτουργίες:
- Προγραμματισμός για τον Διευθύνοντα Σύμβουλο, οργάνωση επιχειρηματικών συναντήσεων και επαγγελματικών ταξιδιών.
- Επεξεργασία, μετάφραση και εκτέλεση επιχειρηματικών επιστολών και τεκμηρίωσης.
- Παροχή ελέγχου εισερχόμενης αλληλογραφίας και τηλεφωνικών κλήσεων.
- Προετοιμασία και εκτέλεση επιχειρηματικών επιστολών, εκθέσεων, άλλων εγγράφων.
- Οργάνωση αλληλεπίδρασης μεταξύ του διευθυντή και των άλλων υπαλλήλων της δομής.
- Έλεγχος ποιότητας της προετοιμασίας, της ορθής σύνταξης, του επακόλουθου συντονισμού και της έγκρισης των εγγράφων που υποβάλλονται προς υπογραφή απευθείας στον διευθυντή του οργανισμού.
- Οργάνωση των εργασιών υποδοχής του γενικού διευθυντή.
- Η εκπλήρωση των μεμονωμένων οδηγιών του κεφαλιού.
- Συνοδεία του κεφαλιού σε επαγγελματικά ταξίδια.
Οι πραγματικές απαιτήσεις για την εμπειρία και τα προσόντα στην περίπτωση αυτή είναι:
- Η παρουσία της τριτοβάθμιας εκπαίδευσης.
- Γνώση ξένης (κατά προτίμηση αγγλικής) γλώσσας.
- Εξαιρετική χρήση του υπολογιστή.
- Υψηλά πρότυπα όσον αφορά την επιχειρηματική εθιμοτυπία.
- Τουλάχιστον δύο χρόνια επαγγελματικής πείρας.
- Παρουσιάσιμη εμφάνιση, κοινωνικότητα.