Κατά τη διάρκεια των δραστηριοτήτων του, ο οργανισμός καταρτίζει μια μεγάλη ποικιλία εγγράφων, έκαστο των οποίων φέρει το δικό του σημασιολογικό φορτίο. Η σωστή συμπλήρωση, οι λεπτομέρειες, η πληρότητα των υποδεικνυόμενων πληροφοριών ρυθμίζονται από το νόμο. Μικρές οργανώσεις στον τομέα της λογιστικής και της υποβολής εκθέσεων πραγματοποιούν απτές παραχωρήσεις από τη φορολογική υπηρεσία. Οι μεγαλύτερες εταιρείες φέρουν ολόκληρη τη φορολογική επιβάρυνση. Ποιος μπορεί να υπογράψει πρωτογενή έγγραφα και άλλους τύπους, πώς να τα καταρτίσει και να τα αντανακλά στη λογιστική - αυτές και άλλες πληροφορίες θα εξεταστούν σε αυτό το άρθρο.
Είδη εγγράφων στην οργάνωση
Οι επιχειρήσεις εκτελούν καθημερινά επιχειρηματικές δραστηριότητες που πρέπει να αντικατοπτρίζονται άμεσα στη λογιστική, τη διαχείριση και τη φορολογική λογιστική. Ποια είναι τα πρωταρχικά έγγραφα; Αυτό είναι απλώς μια αντανάκλαση αυτών των πράξεων, χρησιμεύοντας επίσης ως απόδειξη ότι έλαβαν χώρα. Στη συνέχεια, για σκοπούς ανάλυσης, συστηματοποίησης, ελέγχου, πρόβλεψης και εφαρμογής άλλων οικονομικών διαδικασιών, όλα τα έγγραφα συναλλαγών καταχωρούνται σε ειδικούς καταλόγους και περιοδικά - λογιστικά μητρώα. Και στο τέλος της περιόδου αναφοράς, με βάση πληροφορίες για όλες τις εργασίες, καταρτίζεται τεκμηρίωση υποβολής εκθέσεων, η οποία είναι η τελική ανάδειξη των δραστηριοτήτων της εταιρείας για μια ορισμένη περίοδο.
Ποιο είναι το κύριο έγγραφο
Η ουσία του πρωτογενούς εγγράφου καθορίζει το γεγονός της διεξαγόμενης ενέργειας. Το έγγραφο καταγράφεται τη στιγμή της ανάληψής του ή αμέσως μετά. Αντικατοπτρίζει ορισμένες λεπτομέρειες που είναι απαραίτητες για να επιβεβαιωθεί η πραγματικότητα της επιχείρησης, να καθοριστούν τα πρόσωπα που εμπλέκονται σε αυτήν, καθώς και η σύνθεσή της. Ο οργανισμός πρέπει να συμμορφώνεται με όλες τις απαιτήσεις που ορίζουν οι νόμοι και οι ρυθμιστικές αρχές όσον αφορά την κύρια τεκμηρίωση. Οι απαιτήσεις περιλαμβάνουν το ερώτημα ποιος μπορεί να υπογράψει τα πρωταρχικά έγγραφα. Η νομοθεσία έχει εκδώσει αρκετές οδηγίες, διατάγματα και νόμους. Η σημαντικότερη νομική πράξη που διέπει την εγγραφή πρωτοβάθμιων οργανώσεων θεωρείται ως άρθρο. 9 402-FZ "Σχετικά με τη Λογιστική".
Παραδείγματα κύριας τεκμηρίωσης
Κάθε μέρα, η εταιρεία αναλαμβάνει ορισμένες ενέργειες: αγοράζει αγαθά, τιμολόγια, προϊόντα πλοίων, πληρώνει για αγορές και φόρους, έρχεται και ξοδεύει μετρητά στο ταμείο. Όλες αυτές οι εργασίες τεκμηριώνονται σε πρωταρχικά έγγραφα. Για να αντικατοπτρίζουν με ακρίβεια αυτές τις ενέργειες, χρησιμοποιούνται οι ακόλουθες μορφές εγγράφων:
- TORG-12 ή φορτωτική ·
- τιμολόγιο
- πιστωτικά και χρεωστικά ένταλμα μετρητών ·
- τις πράξεις εργασίας και τις παρεχόμενες υπηρεσίες ·
- πράξεις μεταφοράς περιουσιακών στοιχείων ·
- φορτωτική ·
- εντολές πληρωμής και τραπεζικές δηλώσεις ·
- απαίτηση για την έκδοση περιουσιακών στοιχείων.
Σε αυτήν τη λίστα μπορείτε να προσθέσετε πολλά παραδείγματα της κύριας τεκμηρίωσης που χρησιμοποιεί η εταιρεία. Η κύρια διαφορά από τα λογιστικά βιβλία και τις αναφορές είναι η γραφειοκρατία κατά τη διάρκεια της επιχείρησης ή με μικρή καθυστέρηση.
Κανονισμούς
Δείγματα πρωτογενών εγγράφων εγκρίνονται από την Επιτροπή Στατιστικής του Κράτους, το Υπουργείο Οικονομικών και το νόμο περί λογιστικής. Απαιτούνται επίσης περιφερειακές απαιτήσεις και κανονισμοί. Η πιο σημαντική νομοθετική πράξη που ρυθμίζει το έργο ενός λογιστή είναι η 402-FZ. Art. 9 περιγράφει τους κανόνες διατήρησης της τεκμηρίωσης.
Τα νομοθετικά όργανα εκδίδουν σχεδόν τριμηνιαία τακτικές τροποποιήσεις στους υπάρχοντες κανονισμούς, νέες κανονιστικές νομικές πράξεις και δημοσιεύουν αλλαγές στην τήρηση αρχείων και την υποβολή εκθέσεων. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο οι λογιστές αυξάνουν συνεχώς τα προσόντα τους, συνυπογράφοντας σε εξειδικευμένες θεματικές εκδόσεις και προσπαθώντας να ενημερώνονται για όλα τα νέα της φορολογίας και της λογιστικής. Η μη συμμόρφωση με τις απαιτήσεις μπορεί να οδηγήσει σε μεγάλα πρόστιμα, πολλές τροποποιήσεις σε υφιστάμενες αναφορές και άλλες κυρώσεις.
Λεπτομέρειες των εγγράφων
Η νομοθεσία προβλέπει υποχρεωτικές λεπτομέρειες των πρωτογενών εγγράφων, τα οποία πρέπει να υποδεικνύονται από τον οργανισμό. Η παρουσία τους καθορίζει κατά πόσο τα έγγραφα λαμβάνονται υπόψη στις τελικές δηλώσεις όταν αφαιρούνται ποσά από τη φορολογική βάση, είτε γίνεται δεκτό το γεγονός μιας εμπορικής συναλλαγής, είτε η Ομοσπονδιακή Φορολογική Υπηρεσία ισχυρίζεται ότι οι συναλλαγές είναι νόμιμες.
Τα υποχρεωτικά στοιχεία των πρωτογενών εγγράφων περιλαμβάνουν τις ακόλουθες πληροφορίες:
- Ονόματα προμηθευτή, αγοραστή, παραλήπτη και πληρωτή για τη μεταφορά.
- τραπεζικά στοιχεία, TIN, φυσική και νομική διεύθυνση εταιρειών.
- τον αριθμό και την ημερομηνία του εγγράφου.
- ονοματολογία που μεταφέρθηκε, αγοράστηκε ή πωλήθηκε κατά τη διάρκεια της επιχείρησης ·
- μονάδες μέτρησης, ποσοτική και αξία έκφραση του στοιχείου.
- συνολικό ποσό για όλες τις θέσεις του εγγράφου.
- υπογραφές, θέσεις, αποκρυπτογράφηση υπογραφών υπεύθυνων προσώπων,
- αριθμός αυτοκινήτου, δεδομένα οδηγού κατά τη μεταφορά,
- αριθμός θέσεων, βάρος και κατηγορία μεταφερόμενων φορτίων ·
- τη βάση για την εκτέλεση του εγγράφου, τον αριθμό και την ημερομηνία της σύμβασης, τις πληροφορίες σχετικά με τις προδιαγραφές, τα πιστοποιητικά, τις εξετάσεις, εάν υπάρχουν.
Ποιος μπορεί να υπογράψει τα πρωταρχικά έγγραφα
Σημαντική προσοχή δίνεται στην υπογραφή εγγράφων. Είναι πολύ σημαντικό να επιτρέπεται σε όσους πιστοποιούν την πρωτοβάθμια εκπαίδευση να εκτελέσουν αυτήν την ενέργεια. Μια άλλη υποχρεωτική προϋπόθεση για την εγγραφή όσον αφορά τις υπογραφές είναι ότι όλα τα πρόσωπα που κατά κάποιον τρόπο εμπλέκονται στη διαδικασία μιας συναλλαγής και είναι υπεύθυνα πρέπει υποχρεωτικά να υπογράψουν την υπογραφή τους στο έγγραφο. Έτσι ποιος μπορεί να υπογράψει τα πρωταρχικά έγγραφα:
- Διευθύνων Σύμβουλος της εταιρείας ή του μεμονωμένου επιχειρηματία.
- επικεφαλής λογιστής ·
- τον αποθηκευτή που απελευθέρωσε τα εμπορεύματα ·
- ο οδηγός που δέχτηκε τα εμπορεύματα για μεταφορά.
- ο αποθεματοποιός που έλαβε τα εμπορεύματα στην αποθήκη ·
- ειδικός που αποδέχθηκε τεκμηρίωση.
- τρίτου φορέα, εάν συμμετείχε στη διαδικασία παράδοσης.
Εξουσιοδότηση για υπογραφή
Το δικαίωμα υπογραφής των πρωτογενών εγγράφων μπορεί να μεταφερθεί σε εξουσιοδοτημένο πρόσωπο. Πρόκειται για μια αρκετά συνηθισμένη πρακτική σε εταιρείες όπου υπάρχει μεγάλος αριθμός πωλήσεων και παραλαβών αγαθών και ο σκηνοθέτης είναι απασχολημένος με άλλα πράγματα, ταξίδια και άλλες δραστηριότητες που σχετίζονται με τη λειτουργία του οργανισμού. Προκειμένου να ανατεθεί η υπογραφή της αρχικής τεκμηρίωσης σε άλλο πρόσωπο, πρέπει να τηρούνται ορισμένοι κανόνες. Έτσι, ο εργαζόμενος που πιστοποιεί τα έγγραφα πρέπει να απασχολείται επισήμως από την εταιρεία με την εκτέλεση της σύμβασης εργασίας και μια εγγραφή στο βιβλίο εργασίας. Η εταιρεία πρέπει να αποθηκεύσει όλα τα απαραίτητα δεδομένα για τον εργαζόμενο. Φυσικά, πρέπει να έχει ειδική εκπαίδευση, να κατανοεί το νόημα και τους κανόνες της γραφειοκρατίας. Τελευταίο και σημαντικότερο - πρέπει να εκτελεστεί σωστά πληρεξούσιο.
Η πληρεξουσιότητα εκδίδεται για συγκεκριμένο υπάλληλο με τα στοιχεία του διαβατηρίου, τον τόπο κατοικίας, τον πραγματικό τόπο διαμονής και τη θέση του στον οργανισμό. Το γράφουν για μια ορισμένη περίοδο. Εάν η σύμβαση εργασίας είναι επείγουσα - για την περίοδο ισχύος της. Εάν ο εργαζόμενος εργάζεται χωρίς τους όρους της σύμβασης, η εντολή εκδίδεται για ένα έτος.
Στην προηγούμενη έκδοση, εξετάστηκε ένα παράδειγμα με έναν φορέα εκμετάλλευσης λογιστικής βάσης ή λογιστή, των οποίων τα καθήκοντα περιλαμβάνουν την υπογραφή των κύριων οργανισμών καθ 'όλη τη διάρκεια του χρόνου εργασίας.Υπάρχουν περιπτώσεις κατά τις οποίες η πληρεξουσιότητα είναι γραμμένη σε άλλους υπαλλήλους - τον οδηγό, τον μεταφορέα, τον μηχανικό, τον μηχανικό. Ένα παράδειγμα τέτοιας περίπτωσης είναι η παραλαβή από τον οδηγό των αγορασθέντων αγαθών από το έδαφος του προμηθευτή. Για να συντάξετε έγγραφα, να αποκτήσετε το δικαίωμα να συλλέξετε το φορτίο και να το μεταφέρετε, ο οργανισμός γράφει πληρεξούσιο. Αποτελείται από δύο μέρη - το ίδιο το έγγραφο και τη σπονδυλική του στήλη. Το πρώτο μέρος παραμένει στον προμηθευτή, η σπονδυλική στήλη λαμβάνεται από την εταιρεία. Μια τέτοια πληρεξουσιότητα εκδίδεται για περίοδο έως 10 ημερών, στην οποία αναφέρεται η εταιρεία στην οποία ο εργαζόμενος πρέπει να παραλάβει αγαθά και υλικά.
Ηλεκτρονική υπογραφή
Η πρωτεύουσα μπορεί να υπογραφεί με άλλο τρόπο - ηλεκτρονικά. Μια προϋπόθεση είναι η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων, η διαθεσιμότητα κατάλληλου λογισμικού και υλικού και ένα πιστοποιητικό ηλεκτρονικής υπογραφής. Είναι επίσης απαραίτητο να εκδοθεί πληρεξούσιο για το πρόσωπο του οποίου το όνομα εμφανίζεται στο πιστοποιητικό. Αφού περάσει όλες τις διαδικασίες για τη δημιουργία και την εκτέλεση ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων και υπογραφών, ο εργαζόμενος θα μπορεί να υπογράψει τη δική του υπογραφή με πληρεξούσιο αντί της υπογραφής του επικεφαλής λογιστή, διευθυντή και άλλων προσώπων που προβλέπονται από την εξουσιοδότηση.