Ταξινόμηση των επιχειρηματικών διαδικασιών. Η έννοια και οι τύποι των επιχειρηματικών διαδικασιών

Οι επιχειρηματικές διαδικασίες μπορούν να ταξινομηθούν με διαφορετικούς τρόπους, ανάλογα με το τι πρέπει να ληφθεί ως κύριο κριτήριο. Συχνά μιλάνε για διαδικασίες σχετικά με την οργανωτική δομή της εταιρείας. Σε τέτοιες περιπτώσεις, το κύριο κριτήριο είναι το λειτουργικό φορτίο. Βάσει αυτής της αρχής, η πιο κοινή ταξινόμηση των επιχειρηματικών διαδικασιών είναι η εξής:

1. Βασικά - συνδέονται με την παραγωγή των κύριων προϊόντων της εταιρείας (αγαθά ή υπηρεσίες):

• προσθέτοντας αξία στο προϊόν.
• δημιουργώντας ένα προϊόν?
• παραγωγή εσόδων ·
• αυτά που ο πελάτης είναι πρόθυμος να πληρώσει.

2. Βοηθητική ή εσωτερική - διοικητική και οικονομική στήριξη:

• Διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού
• δημοσιονομική διαχείριση ·
• διαχείριση logistics κ.λπ.

3. Διευθυντές - HR, εταιρική διακυβέρνηση, διαχείριση ποιότητας κλπ:

• στρατηγική ·
• διαδικασίες σχεδιασμού ·
• έλεγχος.

Ορισμένες πηγές ονομάζουν αυτή την ταξινόμηση και την περιγράφουν ως δομικές επιχειρηματικές διαδικασίες. Στην πρώτη γραμμή είναι η εταιρική δομή.

Άλλες ταξινομήσεις επιχειρηματικών διαδικασιών

Οι διαδικασίες μπορούν να ομαδοποιηθούν ανάλογα με την πολυπλοκότητά τους:

• Οι μονοεπεξεργασίες είναι επαναλαμβανόμενες μονοσουλασικές ενέργειες.
• Οι ενσωματωμένες διεργασίες είναι αλυσίδες ενεργειών που κατασκευάζονται από μονοεπεξεργαστές.
• Σχετικές διαδικασίες είναι διαδοχικές αλυσίδες μονοεπεξεργασιών στο πλαίσιο αλγορίθμων.

Είδη επιχειρηματικών διαδικασιών σύμφωνα με την αρχή της ιεραρχίας:

• Οι μεμονωμένες οριζόντιες διαδικασίες είναι ενέργειες μεμονωμένων εργαζομένων.
• Διασταυρούμενες οριζόντιες διαδικασίες - οριακές αλληλεπιδράσεις μεταξύ υπαλλήλων "γειτονικών" τμημάτων.
• Οριζόντιες διαδικασίες - οριζόντια αλληλεπίδραση.
• Κάθετες διαδικασίες - κάθετη αλληλεπίδραση (καθαρή ιεραρχία).
• Ολοκληρωμένες διαδικασίες - αλυσίδα ενεργειών εργαζομένων κάθετα και οριζόντια την ίδια στιγμή.

Οι λειτουργικές επιχειρηματικές διαδικασίες ομαδοποιούνται σύμφωνα με τις εταιρικές μονάδες και τις λειτουργίες τους: αυτές μπορεί να είναι αποθήκες, logistics, οικονομικές και διαχειριστικές διαδικασίες. Σε αυτή την ταξινόμηση, ένα από τα πιο σημαντικά σημεία είναι ο συντονισμός και η περιγραφή των "αρμών" μεταξύ των τμημάτων των αλυσίδων επεξεργασίας. Πιο συχνά, το αποτέλεσμα της διαδικασίας ενός τμήματος είναι η είσοδος στη διαδικασία του επόμενου τμήματος. Το να συμφωνήσουμε "στην ακτή" για το πώς βλέπουμε την είσοδο στην πλευρά "παραλήπτη" και να συντονίσουμε αυτό το όραμα με το τμήμα "αφήνοντας" είναι απαραίτητη και απαραίτητη προϋπόθεση για την αποτελεσματική αλληλεπίδραση της διαδικασίας "γειτόνων".

Τι είναι μια επιχειρηματική διαδικασία;

Υπάρχει απλώς πρόβλημα με την έννοια της επιχειρηματικής διαδικασίας στις πηγές: δεν υπάρχει καθολική και σαφής διατύπωση. Έχει φτάσει στο σημείο ότι πολλοί συγγραφείς αποφεύγουν απλώς τέτοιες εξηγήσεις και προσποιούν ότι όλα είναι ήδη σαφή - από προεπιλογή. Αυτή η τακτική δεν είναι κακή επιλογή, γιατί εφευρίσκοντας τις δικές σας εναλλακτικές μορφές, όπως η "επιχειρηματική οντότητα", μπορεί να φέρει το χάος και τη σύγχυση σε μια δύσκολη προσέγγιση της διαδικασίας και όλα όσα σχετίζονται με αυτήν. Με βάση τα παραπάνω, οι ορισμοί των βασικών στοιχείων μιας επιχειρηματικής διαδικασίας είναι οι εξής:

Διαδικασία - πρόοδος, πορεία, πορεία γεγονότων. Αυτή είναι η μετατροπή της "εισόδου" σε "έξοδο".

Μια επιχειρηματική διαδικασία είναι μια ακολουθία ενεργειών ανθρώπων σε μια ομάδα που έχει καθοριστεί σε ένα μέσο για ανάλυση, ρύθμιση και βελτιστοποίηση.

Εξαιρετικά σημαντικές λεπτομέρειες αποτελούν αναπόσπαστο μέρος του γενικού ορισμού · μπορούν να ονομαστούν τα κύρια χαρακτηριστικά μιας επιχειρηματικής διαδικασίας:

• Χωρίς τους ανθρώπους, δεν υπάρχουν επιχειρηματικές διαδικασίες. Αν μιλάμε για ενέργειες που εκτελούνται από αυτόματες μηχανές ή λογισμικό, τότε πρόκειται για τεχνολογική αλυσίδα ή προδιαγραφή.Επιπλέον, το τελικό αποτέλεσμα της διαδικασίας είναι πάντα αμετάβλητο, χωρίς επιλογές. Εάν υπάρχει γάμος, τότε λόγω παραβιάσεων στην τεχνολογία. Σε μια επιχειρηματική διαδικασία, το αποτέλεσμα μπορεί να διαφέρει ανάλογα με ορισμένες συνθήκες που ορίζονται στην αλυσίδα ("πιρούνια" των επιλογών).

• Περισσότερα από ένα άτομα συμμετέχουν πάντα σε μια επιχειρηματική διαδικασία. Ακόμη και αν οι ενέργειες προγραμματίζονται για μία (μεμονωμένη οριζόντια διαδικασία), υπάρχουν πάντα έμμεσοι "συνάδελφοι" στη διαδικασία - για παράδειγμα, οι πελάτες.
• Χωρίς περιγραφή, δεν υπάρχει καμία επιχειρηματική διαδικασία. Μερικές φορές οι διαδικασίες περιγράφονται "όπως είναι", μερικές φορές - "όπως θα έπρεπε". Και στις δύο περιπτώσεις, αυτό είναι μια πολύ δημιουργική υπόθεση.
• Κανένας τύπος επιχειρηματικών διαδικασιών δεν μπορεί να είναι 100% τέλειος. Υπάρχει πάντα η δυνατότητα βελτιστοποίησης - τουλάχιστον αμέσως, τουλάχιστον στο μέλλον. Η διόρθωση και η βελτίωση, λαμβανομένου υπόψη του ανθρώπινου παράγοντα και, ειδικότερα, της επιστημονικής και τεχνολογικής προόδου, είναι ένα από τα κύρια πλεονεκτήματα της προσέγγισης της διαδικασίας έναντι οποιουδήποτε άλλου συστήματος διαχείρισης.
• Η βελτίωση των επιχειρηματικών διαδικασιών είναι συνεχής και ατελείωτη - κάτι σαν αυτό το σύνθημα θα ταιριάζει σε όλους όσους ασχολούνται σοβαρά με τη μοντελοποίηση των διαδικασιών.

Διαδικασίες δημιουργίας αξίας πελατών

Το πρώτο σημάδι των βασικών επιχειρηματικών διαδικασιών είναι ότι δημιουργούν βασικά έσοδα για την εταιρεία. Παράγουν αξία για έναν εξωτερικό πελάτη. Προηγουμένως, μια ενιαία αλυσίδα δημιουργίας προϊόντων της εταιρείας θεωρήθηκε ως η κύρια διαδικασία, αλλά τώρα η εικόνα των κύριων διαδικασιών είναι πολύ ευρύτερη. Αυτή η ομάδα διαδικασιών περιλαμβάνει τώρα:

• Διαχείριση σχέσεων προμηθευτών.
• άμεση παραγωγή του προϊόντος ·
• παράδοση προϊόντος στον πελάτη ·
• διαχείριση κινδύνων ·
• διαχείριση σχέσεων με πελάτες?
• σχεδιασμό νέων προϊόντων.

Υποστήριξη επιχειρηματικών διαδικασιών

Οι υποστηρικτικές ή εσωτερικές επιχειρηματικές διαδικασίες συχνά αναφέρονται ως υποστήριξη. Είναι λάθος να πιστεύουμε ότι μιλάμε για ενέργειες της "δεύτερης τάξης" που έχουν σημασία. Σε μια επιχείρηση, όλες οι λειτουργίες είναι ίσες και πολύτιμες. Η μόνη διαφορά είναι ότι αυτές οι διαδικασίες δεν προσφέρουν αξία στον εξωτερικό πελάτη, δεν θα πληρώσει γι 'αυτούς. Για παράδειγμα, ένας πελάτης που ζει σε ένα ξενοδοχείο δεν ενδιαφέρεται για το έργο του τμήματος ανθρωπίνων πόρων αυτού του ξενοδοχείου. Αλλά όλο το προσωπικό του ξενοδοχείου έχει ένα θέμα: οι αξιόλογοι υπάλληλοι του προσωπικού μπορούν να προσθέσουν σοβαρή αξία στην ποιότητα του προσωπικού. Με άλλα λόγια, οι υποστηρικτικές επιχειρηματικές διαδικασίες προσθέτουν αξία στο τελικό προϊόν της εταιρείας, αλλά δεν προσθέτουν αξία σε αυτό.

Μερικές φορές είναι δύσκολο να αποφασιστεί σε ποιο είδος ταξινόμησης ανήκουν ορισμένες επιχειρηματικές διαδικασίες. Για παράδειγμα, η διαχείριση των ανθρώπινων πόρων περιλαμβάνει αρκετά σύνθετα στοιχεία. Η διαδικασία πρόσληψης νέων υπαλλήλων είναι καθαρά εσωτερική. Όσον αφορά την κατάρτιση και την ανάπτυξη των εργαζομένων, αυτές οι διαδικασίες συνδέονται άμεσα με τη διαχείριση στρατηγικών πρωτοβουλιών. Το κλειδί για την επιτυχία στην κατάλληλη διαφοροποίηση των διαδικασιών είναι η σωστή και λεπτομερής οργανωτική δομή.

Διαδικασίες ελέγχου

Η είσοδος στις διαδικασίες ελέγχου είναι συνήθως τα δεδομένα εσωτερικών και εξωτερικών αναφορών. Έχουν τη δική τους ταξινόμηση των επιχειρηματικών διαδικασιών. Μπορούν να χωριστούν σε δύο μεγάλες ομάδες:

• Στρατηγικές διαδικασίες που στοχεύουν στην ανάπτυξη της εταιρείας, την ανταγωνιστικότητά της και τις τρέχουσες δραστηριότητες.
• Καθαρά διαχείριση, με στόχο τη διαχείριση των δραστηριοτήτων της εταιρείας.

Οι διαδικασίες ελέγχου είναι το μόνο είδος των διαδικασιών στις οποίες μπορεί να εφαρμοστεί μια τυπική δομή. Το μοντέλο της διαδικασίας είναι το ίδιο, αλλά τα αντικείμενα διαχείρισης είναι διαφορετικά: μπορεί να είναι η διαχείριση προσωπικού, η οικονομική διαχείριση, η διαχείριση του σχεδιασμού κλπ. Όσον αφορά το πρότυπο μοντέλο διαχείρισης των επιχειρηματικών διαδικασιών, έχει ως εξής:

• Σχεδιασμός - συλλογή και ανάλυση πληροφοριών, ανάπτυξη σχεδίου δράσης.
• Επικοινωνίες - εξηγήσεις, κίνητρα και υποστήριξη των εργαζομένων πριν από την έναρξη της εργασίας.
• Εφαρμογή του σχεδίου δράσης.
• Παρακολούθηση της εργασίας σύμφωνα με τους όρους και τα σημεία του σχεδίου.
• Έλεγχος - σύγκριση και ανάλυση των ενεργειών που έγιναν με το σχέδιο.
• Προσαρμογή του σχεδίου περαιτέρω δράσεων, αξιολόγηση των αποτελεσμάτων.

Γιατί φράχτη τον κήπο, ή την ουσία της διαχείρισης της διαδικασίας

Γιατί περιγράφει αυτό που όλοι γνωρίζουν ήδη καλά; Αυτή η ερώτηση, σε συνδυασμό με ένα βαρύ αναστεναγμό, ακούγεται συχνότερα στα τμήματα κατά την έναρξη της εφαρμογής της διαδικασίας προσέγγισης. Τα οφέλη και τα επιχειρήματα για την εφαρμογή της διαχείρισης της διαδικασίας είναι γνωστά και πολύ απτά. Οι επιχειρηματικές διαδικασίες πρέπει να περιγράφονται, να αναλύονται και να βελτιστοποιούνται για:

1. Αποτελεσματική μελέτη και συνεχής βελτίωση της επιχείρησης (συμπεριλαμβανομένης της διαχείρισης).
2. Ορατότητα, που θα βοηθήσει να κατανοήσετε λεπτομερώς όλες τις μορφές εργασίας για τους ανθρώπους από το εξωτερικό.
3. Ελαχιστοποίηση των "πολέμων" γραφείων μεταξύ των τμημάτων, καθώς είναι δυνατή η καταχώριση και ο συντονισμός όλων των τμημάτων "οπισθίων" οριζοντίων διαδικασιών.
4. Σαφήνεια, κατανόηση και προβολή των πραγματικών διαδικασιών εργασίας για όλους τους εργαζομένους. Με τις προκαθορισμένες επιχειρηματικές διαδικασίες, είναι αδύνατο να «φιγουράει» ούτε τα αφεντικά, ούτε οι ελεγκτές ή συναδέλφους.
5. Μείωση της εξάρτησης της εταιρείας από την προσωπική ικανότητα των εργαζομένων, ιδιαίτερα των αστρικών. Δεν υπάρχουν ονόματα σε τυποποιημένες διαδικασίες, υπάρχουν μόνο ονόματα θέσεων και εκχωρημένες ενέργειες.
6. Για την αναπαραγωγή διαδικασιών σε κλάδους.

Η εφαρμογή και η υποστήριξη της διαδικασίας προσέγγισης είναι πολύ απλούστερη από ό, τι φαίνεται σε πολλούς υπαλλήλους και στελέχη της εταιρείας. Αυτό το στερεότυπο σχηματίζεται, δυστυχώς, εξαιτίας του σημαντικού αριθμού των ανθρώπων στην αγορά που αυτοαποκαλούνται συμβούλους, οι οποίοι στην πραγματικότητα είναι «τερλατάνοι της διαδικασίας» με υπερτροφική διάγνωση δυσκολιών και σφαλμάτων στο δρόμο προς τις διαδικασίες.

Η καλύτερη επιλογή για την εφαρμογή της διαδικασίας διαχείρισης είναι να το κάνετε μόνοι σας. Το κύριο πράγμα είναι να πιστεύεις στη δύναμή σου και να δουλεύεις σκεπτικώς και αργά, σε τέτοια πράγματα, η ταχύτητα δεν είναι απαραίτητη.

Σχετικά με τις τυπικές διαδικασίες

Σε κάθε οργανισμό, ανεξάρτητα από το προφίλ του, μπορούν να μετρηθούν αρκετές δεκάδες διαδοχικές αλυσίδες ενεργειών. Ως εκ τούτου, η ταξινόμηση των επιχειρηματικών διαδικασιών δεν μπορεί να κάνει. Ένα άλλο ερώτημα είναι πώς να ομαδοποιήσετε τις ενέργειες και τις επιχειρήσεις που λαμβάνουν χώρα στον οργανισμό, ώστε όλα να είναι λογικά και κατανοητά. Μοντέλα τυποποιημένων διαδικασιών, με τη βοήθεια των οποίων θα ήταν δυνατή η συνταγογράφηση όλων των παραγωγικών και διοικητικών ακολουθιών, θα βοηθούσαν σε αυτό.

Αλλά, δυστυχώς (και ίσως, ευτυχώς), τα πρότυπα πρότυπα διαδικασίας πρακτικά δεν υπάρχουν. Ακόμη και για τις εταιρείες της ίδιας βιομηχανίας με παρόμοιους κύκλους παραγωγής, οι τυπικές επιχειρηματικές διαδικασίες (όπως αυτές που προσφέρονται μερικές φορές στην αγορά συμβούλων) δεν θα ανταποκρίνονται σε καμία περίπτωση στην πραγματική εικόνα της διαδικασίας. Εκτός αν, βεβαίως, το καθήκον της εταιρείας είναι να εισαγάγει μια πραγματικά αποτελεσματική διαδικασία προσέγγισης και όχι μια επίσημη επίσημη απάντηση στους μετόχους "είμαστε σαν άνθρωποι".

Η διαγραφή άλλων τύπων επιχειρηματικών διαδικασιών δεν θα λειτουργήσει. Πιο συγκεκριμένα, θα αποδειχθεί, αλλά τελικά δεν θα είναι απλώς μηδέν, αλλά πολύ χειρότερο: δυσφήμιση τόσο της προσέγγισης της διαδικασίας όσο και της διοίκησης της εταιρείας με τους "τακτικούς ιδιοκτήτες, λόγω ενός κακού κεφαλιού που δεν δίνει ανάπαυση" (κυριολεκτικά από logistics επιχειρήσεις αφού αναγκάστηκε να συνθέσει τις διαδικασίες ολόκληρου του τμήματος). Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι οι επιχειρηματικές διαδικασίες στον οργανισμό δεν αξίζουν παρόμοιες λέξεις.

Κύρια χαρακτηριστικά της διαχείρισης της διαδικασίας

Ας ξεκινήσουμε με μια μικρή ερώτηση. Εάν αποφασίσετε να παράγετε, για παράδειγμα, κόπρανα, τότε όλες οι διαδικασίες, συμπεριλαμβανομένης της επιλογής χρώματος, κοπής των ποδιών και ούτω καθεξής, θα χωρέσουν στην αλυσίδα μιας επιχειρηματικής διαδικασίας. Ερώτηση: Ποιο θα είναι το αποτέλεσμα της διαδικασίας στο τέλος αυτής της αλυσίδας; Έτοιμο σκαμνί; Υψηλές πωλήσεις; Αλλά όχι. Εκεί, στο ολοκαίνουργιο σκαμνί σας, ένας ικανοποιημένος (ή δυσαρεστημένος) καταναλωτής κάθεται με τη γνώμη του, την οποία θα πρέπει να είστε σίγουροι ότι ενδιαφέρεστε τακτικά.

Εδώ είναι - η θεμελιώδης διαφορά μεταξύ της διαδικασίας προσέγγισης και άλλων συστημάτων ελέγχου: δεν είναι ένα σκαμνί, αλλά ένας καταναλωτής που κάθεται σε αυτό το σκαμνί.Αν μιλάμε για τη διαδικασία καθαρισμού του γραφείου της εταιρείας, τότε στο τέλος της αλυσίδας δεν θα υπάρχει ένα "καθαρό γραφείο", αλλά οι εργαζόμενοι που είναι ευχαριστημένοι με την καθαριότητα και την τάξη σε αυτό το γραφείο. Μετατόπιση της εστίασης από το "κάνουμε πολύ καλά κόπρανα" σε "οι καταναλωτές είναι ικανοποιημένοι με τα προϊόντα μας, να επαινέσουν και να αγοράσουν περισσότερα."

Με άλλα λόγια, τα βασικά κριτήρια για την αξιολόγηση των επιδόσεων της εταιρείας από κάθε άποψη είναι η γνώμη των πελατών, και όχι οι δικές τους σκέψεις για τον εαυτό τους (συνήθως σημαντικά υπερεκτιμημένες). Οι καταναλωτές αγαθών ή υπηρεσιών είναι εξωτερικοί και εσωτερικοί.

Όλα είναι ξεκάθαρα με εξωτερικούς πελάτες - αυτοί είναι αγοραστές, αλλά μερικές φορές είναι πολύ δύσκολο για τους υπαλλήλους να συνηθίσουν την εμφάνιση εσωτερικών πελατών. Ένα χαρακτηριστικό παράδειγμα είναι η εικόνα που μπορεί να δει κανείς στα λογιστικά τμήματα. Οι υπάλληλοι των εν λόγω υπηρεσιών συνηθίζουν να αναφέρουν μόνο τον επικεφαλής και τον οικονομικό έλεγχο.

Καταρχάς, είναι δύσκολο για αυτούς να συνηθίσουν το γεγονός ότι η ποιότητα της εργασίας τους αξιολογείται από συναδέλφους από γειτονικά τμήματα: μια διπλή για την ταχύτητα έκδοσης τιμολογίων ή τιμολογίων αρχικά προκαλεί μόνο σοκ και διαμαρτυρίες. Η μόνη αντιμετώπιση για τέτοιες καταστάσεις είναι μέσω λεπτομερών εξηγήσεων σε συνδυασμό με την υπομονή. Ιδιαίτερα πολύτιμες εξηγήσεις προέρχονται από τη διοίκηση της εταιρείας.

Πώς να περιγράψετε τη διαδικασία

Όπως προαναφέρθηκε, η δημιουργία επιχειρηματικών διαδικασιών είναι μια ενδιαφέρουσα δουλειά. Μια σημαντική προϋπόθεση είναι να δείξουμε στους υπαλλήλους ότι είναι:

1. Όχι τόσο δύσκολο όσο φαίνεται.
2. Εξαιρετικά συναρπαστικό και ενδιαφέρον.

Δεν είναι πολύ σημαντικό ποιος θα συλλέξει λεπτομερείς πληροφορίες και την ακολουθία των ενεργειών κάθε συμμετέχοντος στη διαδικασία - έναν σύμβουλο, έναν υπάλληλο που διορίζεται ή ολόκληρη την ομάδα των εκτελεστών διαδικασίας (η καλύτερη επιλογή). Το κυριότερο είναι να μην βιαστούμε και να συλλέγουμε εξαντλητικές και λεπτομερείς πληροφορίες για να το μεταφράσουμε σε μια γραφική παρουσίαση. Η έκδοση κειμένου είναι επίσης δυνατή, σε αυτή την περίπτωση δεν υπάρχουν αυστηρές απαιτήσεις, αλλά η εικόνα λειτουργεί καλύτερα από τον "τοίχο" του κειμένου. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα όταν περιγράφονται επιχειρηματικές διαδικασίες για μεγάλο αριθμό ατόμων.

Αλγόριθμος περιγραφής επιχειρηματικών διαδικασιών:

1. Συγκεντρώστε τους συμμετέχοντες στη διαδικασία.
2. Ορίστε το όνομα και τον σκοπό της διαδικασίας.
3. Για να διορθώσετε την αρχή και το τέλος της διαδικασίας είναι η πρώτη και η τελευταία ενέργεια.
4. Ορίστε την είσοδο και όλα όσα χρειάζεται να εισάγετε (υλικά, πληροφορίες, άλλοι πόροι).
5. Προσδιορίστε την έξοδο (ό, τι πρέπει να ληφθεί ως αποτέλεσμα).
6. Ονομάστε τα στάδια των επιχειρηματικών διαδικασιών.
7. Ονομάστε τον ιδιοκτήτη της διαδικασίας με την αρχή και την ευθύνη.
8. Προσδιορίστε με ακρίβεια και συντονίστε (πολύ σημαντικό!) Ο ερμηνευτής κάθε φάσης.
9. Διευκρινίστε το χρονοδιάγραμμα κάθε φάσης, απαριθμήστε όλα τα απαραίτητα δικαιολογητικά και έντυπα.

Ο βαθμός λεπτομέρειας των επιχειρηματικών διαδικασιών μπορεί να διαφέρει. Εξαρτάται από τον αναγνώστη για τον οποίο περιγράφονται. Η καλύτερη επιλογή φαίνεται να είναι αυτή που θα είναι ξεκάθαρη για έναν αρχάριο που έχει έρθει σε έναν νέο τόπο και ασχολείται με νέες ευθύνες. Η εκμάθηση μιας επιχειρηματικής διαδικασίας με συναφή ερωτήματα και εξηγήσεις από έναν μέντορα θα ήταν ένα ιδανικό παράδειγμα εκπαίδευσης στο χώρο εργασίας.

Θα είναι χρήσιμο να δηλώσετε ξεχωριστά τις βασικές διαδικασίες σε μια μεγεθυμένη έκδοση σε μία σελίδα - "ανυψώστε την εικόνα" για να δείτε ολόκληρο το τοπίο της διαδικασίας.

Μύθοι, λάθη και συμβουλές

• Μια σοβαρή και κοινή εσφαλμένη αντίληψη είναι να πιστεύουμε ότι οι επιχειρηματικές διαδικασίες πρέπει να είναι επικερδείς. Αυτό ισχύει όταν η διαδικασία συνδέεται, για παράδειγμα, με απευθείας πωλήσεις. Δεν μπορείτε να μιλήσετε για το κέρδος σε άλλες διεργασίες - τον σχηματισμό στοιχείων προσωπικού ή την ενδιάμεση αποστολή αγαθών. Η προστιθέμενη αξία δεν αποφέρει κέρδος.
• Δεν χρειάζεται να γράφετε τεράστια φύλλα με τις πιο λεπτομερείς λεπτομέρειες. Είναι ακόμη τρομακτικό να κοιτάζετε τέτοια «αριστουργήματα», για να μην αναφέρουμε τη μάθηση ή τη βελτιστοποίηση. Ο λακωνικισμός και η απλότητα είναι οι σημαντικότερες απαιτήσεις για το σχεδιασμό των επιχειρηματικών διαδικασιών.
• Μη συγχέετε τις εταιρικές επιχειρηματικές διαδικασίες και τις διαδικασίες πληροφορικής που δεν έχουν τίποτα κοινό μεταξύ τους, εκτός από τα ονόματα. Σκεφτείτε ότι οι διαδικασίες IT είναι απλώς πλήρεις ομώνυμοι, τίποτα περισσότερο.
• Δεν έχει νόημα να εφεύρουμε τους δικούς τους "πνευματικούς" τρόπους απεικόνισης των διαδικασιών. Είναι καλύτερο να χρησιμοποιείτε συστήματα εκτός λειτουργίας, όπως το BPMN2.0 ή το IDEF3, τα οποία ελαχιστοποιούν τα λάθη και συμβάλλουν στην τυποποίηση των διαδικασιών σας έτσι ώστε να είναι κατανοητές σε ένα ευρύ κοινό χρηστών.
• Ένα κοινό λάθος είναι να περιγράψουμε τις επιχειρηματικές διαδικασίες "όπως είναι" και να ηρεμήσουμε σε αυτό. Το αποτέλεσμα είναι μια "περιγραφή για χάρη της περιγραφής". Οι καλλιτέχνες ξεχνούν ότι η δημιουργία γραφικών διαδικασιών είναι απλώς ένα εργαλείο για την επίτευξη του κύριου στόχου: βελτιώσεις, βελτιστοποιήσεις, χαμηλότερο κόστος, αυξημένη κερδοφορία κλπ. Η σύνταξη επιχειρηματικών διαδικασιών είναι μόνο η αρχή. Το πιο ενδιαφέρον αρχίζει αργότερα.
• Κατά την ανάλυση και την προσαρμογή των επιχειρησιακών διαδικασιών, σε καμία περίπτωση δεν πρέπει να αγνοηθεί το εξωτερικό πλαίσιο, ειδικά στον σημερινό ταχέως μεταβαλλόμενο κόσμο. Οι αντισυμβαλλόμενοι, οι ανταγωνιστές, οι κρίσεις, οι αλλαγές στους φόρους - δεν υπάρχουν μικροδουλειές στο εξωτερικό περιβάλλον.
• Στερεότυπα που συνδέονται με τους ιαπωνικούς «θρύλους» για την άκαμπτη κατασκευή, τις αρχές παραγωγής στην Toyota, το σύστημα kaizen κλπ. Χωρίς να κατανοήσουν την ουσία της ιαπωνικής διαχείρισης ποιότητας, οι σύμβουλοι ή οι ίδιοι οι εργαζόμενοι προσπαθούν να προσαρμόσουν το νέο επιχειρηματικό τους σύστημα σε ιαπωνικό stencil . Τα εξωτερικά σχέδια δεν βοήθησαν ποτέ κανέναν, ιδιαίτερα τις ιαπωνικές εξελίξεις, οι οποίες σχετίζονται κυρίως με τις ιδιαιτερότητες του πολιτισμού και της νοοτροπίας.
• Πολύ μεγάλη προσοχή δίνεται στις δευτερεύουσες λεπτομέρειες: μια λεπτομερής περιγραφή της διαδικασίας παραγγελίας εταιρικών γευμάτων είναι απίθανο να διαδραματίσει κάποιο ρόλο στη βελτίωση της αποτελεσματικότητας της εταιρείας. Είναι απαραίτητο να περιγραφούν και να βελτιστοποιηθούν όλες οι δράσεις σε όλα τα τμήματα, αλλά οι προτεραιότητες πρέπει να είναι γνωστές και να ακολουθούνται.