Η οργάνωση των αρχείων προσωπικού στην επιχείρηση δεν είναι δύσκολο αλλά επίπονο έργο. Επιλύεται με τη διεξαγωγή διαδοχικών διαδικασιών προσωπικού, οι οποίες ρυθμίζονται από την ισχύουσα νομοθεσία.
Γενικά, η σωστή διατήρηση της τεκμηρίωσης του προσωπικού όχι μόνο εξοικονομεί την εταιρεία από επιθεωρήσεις από τις ρυθμιστικές αρχές, αλλά επιτρέπει επίσης στους εργαζόμενους να αποφεύγουν προβλήματα, για παράδειγμα, με τη λήψη συντάξεων ή τη δυνατότητα υποβολής αίτησης για άλλες κοινωνικές εγγυήσεις. Συχνά συμβαίνει ότι λόγω της ακατάλληλης τήρησης αρχείων στο χώρο εργασίας, οι άνθρωποι πρέπει να περάσουν τεράστιο χρόνο, χρήματα και νεύρα για να αποδείξουν σε κάθε αρχή το δικαίωμά τους να λαμβάνουν παροχές, επιδόματα και άλλες πληρωμές. Ως εκ τούτου, κάθε διαχειριστής πρέπει να θυμάται ότι η διατήρηση των αρχείων προσωπικού και η σωστή οργάνωση της εργασίας γραφείου είναι ένα από τα κύρια καθήκοντα για τα οποία είναι υπεύθυνος για το προσωπικό και το κράτος.
Αυτό το άρθρο θα μιλήσει για την ορθότητα της δημιουργίας αυτής της διαδικασίας, καθώς και για όλες τις αποχρώσεις της. Στη συνέχεια, θα είναι δυνατή η απάντηση στο ερώτημα πώς να οργανώνετε τα αρχεία προσωπικού από το μηδέν βήμα προς βήμα και να μην κάνετε λάθη.
Έννοιες και ορισμοί
Προτού κατανοήσετε τη ρύθμιση αυτής της διαδικασίας, πρέπει να ορίσετε τις βασικές έννοιες. Έτσι, τα αρχεία προσωπικού - αυτή είναι η διαδικασία της οργάνωσης της λογιστικής των εργαζομένων, η οποία συνδέεται με την επίσημη καταχώρηση της πρόσληψης, τη μετάβαση από τη μία θέση στην άλλη και την απελευθέρωση του προσωπικού, καθώς και τη λογιστική των εργασιακών σχέσεων της επιχείρησης και του προσωπικού της.
Η διαχείριση αρχείων HR είναι μια δραστηριότητα που παρέχει τεκμηρίωση και οργάνωση εργασίας με έγγραφα HR.
Έτσι, γίνεται σαφές ότι τα αρχεία διαχείρισης προσωπικού και προσωπικού είναι δύο αλληλένδετα φαινόμενα που στοχεύουν στην εφαρμογή της πολιτικής προσωπικού της επιχείρησης.
Στόχοι και στόχοι
Σκοπός των αρχείων προσωπικού είναι να δημιουργηθεί ένα αποτελεσματικό, λειτουργικό σύστημα διαχείρισης αρχείων προσωπικού και σωστής καταχώρησης των εργασιακών σχέσεων μεταξύ του εργοδότη (επιχείρησης) και του υπαλλήλου (προσωπικού) άμεσα.
Ωστόσο, τα καθήκοντα που επιδιώκουν να επιλύσουν τα αρχεία προσωπικού είναι τα εξής: - ρύθμιση της σχέσης μεταξύ εργοδότη και εργαζομένων της επιχείρησης και δημιουργία του νομικού πλαισίου για τις εργασιακές σχέσεις.
Έχοντας κατανοήσει ποια είναι η λογιστική των ανθρώπινων πόρων, μπορείτε να αρχίσετε να εξετάζετε πώς να οργανώνετε τα αρχεία προσωπικού από το μηδέν βήμα προς βήμα.
Στάδια οργάνωσης αρχείων προσωπικού
Έτσι, προτού ξεκινήσετε την οργάνωση αρχείων προσωπικού, βήμα προς βήμα από το μηδέν, χρειάζεστε ένα σαφές σχέδιο δράσης, χωρισμένο σε στάδια. Αυτό θα βοηθήσει να μην χάσετε σημαντικά σημεία σε αυτή τη διαδικασία.
Έτσι, η οργάνωση των αρχείων προσωπικού περιλαμβάνει γενικά τα παρακάτω βήματα:
- Δημιουργία υπηρεσίας προσωπικού (τμήμα) σε περίπτωση που η εταιρεία σχεδιάζει να απασχολεί μεγάλο αριθμό εργαζομένων ή να αναθέτει λογιστικά καθήκοντα σε συγκεκριμένο ειδικό εάν η εταιρεία σχεδιάζει να διαθέτει μικρό αριθμό προσωπικού.
- Ανάπτυξη βασικών ρυθμιστικών εγγράφων (στον τομέα της διαχείρισης προσωπικού μιας επιχείρησης).
- Οργάνωση εργασιών γραφείου (προσδιορισμός του ποιος και πώς θα καταρτίσει τεκμηρίωση, την ανάπτυξη εντύπων παραγγελίας σε θέματα προσωπικού, την τήρηση περιοδικών αναφοράς κ.λπ.).
- Αυτοματοποίηση αρχείων προσωπικού (εάν είναι απαραίτητο).
- Προσδιορισμός των τρόπων ελέγχου της ακρίβειας της λογιστικής (ρύθμιση και ανάθεση αρμοδιοτήτων στους υπαλλήλους που είναι υπεύθυνοι για την ορθή λογιστική).
Κάθε ένα από αυτά τα στάδια έχει ορισμένα καθήκοντα και υποθέσεις. Πρέπει να εξεταστούν όλα αυτά.
Ποιος πρέπει να τηρεί αρχεία;
Όπως σημειώθηκε προηγουμένως, υπάρχουν δύο τρόποι να προσδιοριστεί ποιος θα εμπλακεί στη διατήρηση αρχείων προσωπικού σε μια επιχείρηση. Σε γενικές γραμμές, εξαρτάται από το πόσοι άνθρωποι προγραμματίζονται να χρησιμοποιηθούν για την επίτευξη των στόχων τους (κατά κανόνα, ο στόχος μιας επιχείρησης είναι να οργανώσει εμπορικές δραστηριότητες για κέρδος).
Για μεγάλες επιχειρήσεις συνιστάται η δημιουργία υπηρεσίας προσωπικού ή πλήρους τμήματος προσωπικού. Για τις μικρές επιχειρήσεις, επιτρέπεται η ανάθεση καθηκόντων προσωπικού σε λογιστή ή γραμματέα. Ωστόσο, υπάρχει μια τρίτη επιλογή - η μεταφορά λογιστικών εγγραφών σε εξωτερικούς συνεργάτες σε εξειδικευμένους οργανισμούς.
Κατά τη δημιουργία μιας υπηρεσίας ή ενός τμήματος, θα χρειαστεί να δημιουργήσετε συγκεκριμένα κανονιστικά έγγραφα, συγκεκριμένα την παροχή σχετικά με την υπηρεσία (τμήμα) και τις περιγραφές θέσεων εργασίας των εργαζομένων. Σε περίπτωση ανάθεσης καθηκόντων σε λογιστή ή γραμματέα, θα είναι απαραίτητο να καταχωρηθούν οι λειτουργίες του προσωπικού στην περιγραφή εργασίας του επιλεγμένου εργαζομένου. Αν υπάρχει τέτοια ανάγκη, συνιστάται να στείλετε έναν λογιστή ή γραμματέα σε μαθήματα HR. Αυτό θα συμβάλει στη βελτίωση των δεξιοτήτων των εργαζομένων που θα αναλάβουν καθήκοντα σε θέματα προσωπικού. Αν όμως αποφασισθεί να συνεργαστεί με τρίτους οργανισμούς για το θέμα της μεταβίβασης των λογιστικών καθηκόντων σε αυτούς, τότε απαιτείται σύμβαση.
Ανάπτυξη τεκμηρίωσης υποχρεωτικού προσωπικού
Υπάρχουν ορισμένα έγγραφα που καθοδηγούν υποχρεωτικά όσους διατηρούν αρχεία προσωπικού και διαχείριση αρχείων. Πρώτα απ 'όλα, ένα τέτοιο έγγραφο είναι ο κατάλογος προσωπικού. Πρόκειται για ένα έγγραφο που εμφανίζει τη σύνθεση, τον αριθμό προσωπικού και τους μισθούς των εργαζομένων, καθώς και τίτλους εργασίας. Στο πίνακα προσωπικού, οι θέσεις των υπαλλήλων χωρίζονται σε μονάδες, γεγονός που καθιστά δυνατή την πραγματοποίηση ποσοτικής και ποιοτικής ανάλυσης ολόκληρης της επιχείρησης.
Το επόμενο βήμα είναι η ανάπτυξη μιας τυποποιημένης μορφής εντολών προσωπικού, η οποία θα εμφανίζει πληροφορίες σχετικά με την είσοδο, τη μεταφορά σε άλλη θέση, την αποστολή άδειας και την απόλυση υπαλλήλων της επιχείρησης.
Το επόμενο υποχρεωτικό έγγραφο είναι οι εσωτερικοί κανόνες εργασίας. Παρουσιάζουν τα κύρια σημεία που ρυθμίζουν την εργασιακή δραστηριότητα όλων των εργαζομένων της επιχείρησης. Σύμφωνα με αυτό το έγγραφο, εάν ένας υπάλληλος παραβιάζει τους κανόνες που περιγράφονται στο έγγραφο, μπορεί να τιμωρηθεί με πειθαρχίες του.
Επίσης ένα άλλο έγγραφο αρχείων προσωπικού είναι μια πρότυπη συμφωνία για τη σύναψη εργασιακών σχέσεων μεταξύ της επιχείρησης και του υπαλλήλου. Οι συμβάσεις εργασίας μπορεί να είναι του ίδιου τύπου ή να εκτελούνται χωριστά για κάθε θέση. Επιπλέον, η εταιρεία πρέπει να έχει αναπτύξει ένα δελτίο χρόνου, το οποίο θα εμφανίζει τις πραγματικές ώρες για τις οποίες ο μισθωτός θα λάβει μισθούς.
Θα πρέπει επίσης να θυμάστε σχετικά με το πρόγραμμα διακοπών στην επιχείρηση. Το έγγραφο αυτό αναπτύσσεται το αργότερο δύο εβδομάδες πριν από το τέλος του έτους. Στο πρόγραμμα διακοπών εμφανίζεται ένα ημερολογιακό πρόγραμμα για την αποστολή ατόμων σε υποχρεωτικές διακοπές. Κατά την εκπόνηση ενός τέτοιου σχεδίου, πρέπει να υπενθυμίσουμε ότι το προσωπικό πρέπει να αποστέλλεται σε διακοπές έτσι ώστε η ταυτόχρονη απουσία ορισμένων εργαζομένων να μην συνεπάγεται διακοπή της εργασιακής διαδικασίας της επιχείρησης.
Δεν πρέπει να ξεχνάμε την ανάπτυξη κανονισμών σχετικά με την αμοιβή.Το παρόν έγγραφο αντικατοπτρίζει τη διαδικασία καταβολής μισθοδοσίας στο προσωπικό του οργανισμού και ρυθμίζει επίσης τον υπολογισμό πρόσθετων πληρωμών, για παράδειγμα, επιδομάτων, κινήτρων ή επιδομάτων. Το τελικό στάδιο είναι η ανάπτυξη κανονισμών για τις μονάδες της επιχείρησης και οι περιγραφές θέσεων εργασίας των ειδικών και των εργαζομένων. Επιπλέον, συνιστάται η κατάρτιση κανονισμού για τα προσωπικά δεδομένα. Αφού τα κανονιστικά έγγραφα είναι έτοιμα, μπορείτε να αρχίσετε να οργανώνετε γραφειοκρατία.
Γραφείο
Η τεκμηρίωση περιλαμβάνει την κατάλληλη συντήρηση της τεκμηρίωσης σχετικά με τη λήψη, την κυκλοφορία και την απελευθέρωση του προσωπικού.
Υποχρεωτική είναι η διεξαγωγή προσωπικών φακέλων που καταρτίζονται για κάθε υπάλληλο της επιχείρησης. Περιλαμβάνει δελτίο προσωπικών δεδομένων, αίτημα εισδοχής, αντίγραφο διαβατηρίου, αντίγραφα εκπαιδευτικών εγγράφων, πιστοποιητικό ιατρικής εξέτασης, αντίγραφο στρατιωτικής ταυτότητας (εάν υπάρχει) και άλλα έγγραφα που παράγονται κατά τη διάρκεια της εργασίας ενός εργαζομένου . Και επίσης ένα άλλο και πολύ σημαντικό καθήκον είναι να συμπληρώσετε βιβλία εργασίας.
Εκτός από όλα τα παραπάνω, μπορούν επίσης να αναπτυχθούν και άλλα έγγραφα που σχετίζονται άμεσα με τις ιδιαιτερότητες της επιχείρησης, εξασφαλίζοντας την ορθή λειτουργία στον τομέα των αρχείων προσωπικού.
Ποια περιοδικά πρέπει να είναι στη διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού;
Πρώτα απ 'όλα, πρέπει να ξεκινήσετε τα ακόλουθα περιοδικά:
- εξοικείωση με τους κανόνες του εσωτερικού χρονοδιαγράμματος εργασίας ·
- καταχώρηση των εντολών του προσωπικού ·
- καταχώριση των εντολών απασχόλησης ·
- καταχώριση παραγγελιών για τακτικές διακοπές ·
- καταχώριση άδειας ασθενείας ·
- καταχώριση των συμβάσεων εργασίας ·
- λογιστική των αποσπασμένων εργαζομένων ·
- παρακολούθηση χρόνου
- λογιστική για τη μετακίνηση βιβλίων εργασίας ·
- Λογιστική των προσωπικών καρτών.
- λογιστικούς ελέγχους.
Εκτός από τα ίδια τα περιοδικά, ως συμπλήρωμα σε αυτά, μπορούν να αναπτυχθούν οδηγίες για την πλήρωσή τους. Επίσης, όλα τα έγγραφα που είναι καταχωρημένα σε αυτά τα περιοδικά αποθηκεύονται σε ξεχωριστούς φακέλους σύμφωνα με την εγκεκριμένη ονοματολογία.
Λογιστική αυτοματοποίηση
Όπως κατέστη σαφές από τις παραπάνω πληροφορίες, τα αρχεία προσωπικού είναι μια πολύ επίπονη διαδικασία που απαιτεί ιδιαίτερη προσοχή από τους υπαλλήλους που είναι υπεύθυνοι για τη διατήρηση αυτού του ζητήματος. Ως εκ τούτου, σήμερα μπορεί να απλοποιηθεί με αυτοματοποίηση.
Υπάρχουν πολλά προγράμματα που απλοποιούν το έργο των στελεχών του προσωπικού και μειώνουν την πιθανότητα να κάνουν λάθη. Κατά κανόνα, μια επιχείρηση πρέπει να εγκαταστήσει εκδόσεις με άδεια χρήσης αυτού του λογισμικού. Ωστόσο, αξίζει να σημειωθεί ότι η αγορά ενός τέτοιου προγράμματος θα πληρώσει για τον εαυτό του σε σύντομο χρονικό διάστημα και δεν θα επιτρέψει σοβαρά σφάλματα στο έργο. Γενικά, τέτοια προγράμματα επιλύουν τα ακόλουθα προβλήματα:
- τη διατήρηση αρχείων προσωπικού σύμφωνα με την εργατική νομοθεσία ·
- συλλογή και υποβολή εκθέσεων σχετικά με το θέμα του προσωπικού ·
- καθιστώντας έγκαιρες εγκρίσεις όλων των διαδικασιών προσωπικού με το τμήμα χρέωσης ή λογιστική.
Ένα από τα πιο δημοφιλή και περιζήτητα προγράμματα σήμερα είναι το 1C με τη διαμόρφωση της "Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού".
Τι να κάνετε εάν είναι αδύνατο να οργανώσετε ανεξάρτητα τα αρχεία προσωπικού από το μηδέν;
Εάν μια επιχείρηση είχε να αντιμετωπίσει ένα τέτοιο πρόβλημα όταν δεν είναι δυνατόν να δημιουργήσει ανεξάρτητα διαδικασίες προσωπικού, τότε δεν είναι δύσκολο να επιλυθεί μια τέτοια κατάσταση. Για τους σκοπούς αυτούς, υπάρχουν εταιρείες που είναι σε θέση να παρέχουν μια τέτοια υπηρεσία.
Οι ειδικοί των εταιρειών παροχής συμβουλών θα διενεργήσουν έλεγχο και θα αναπτύξουν την απαραίτητη δέσμη εγγράφων. Γενικά, τέτοιες οργανώσεις καλούνται να λύσουν τέτοια προβλήματα:
- Επιλέξτε το βέλτιστο σύστημα διαχείρισης προσωπικού στην επιχείρηση.
- Ανάπτυξη εσωτερικών κανονιστικών εγγράφων.
- Αναπτύξτε τις απαραίτητες οδηγίες και κανονισμούς.
Επιπλέον, αυτοί οι ειδικοί μπορούν, ενδεχομένως, να οδηγήσουν τη δημιουργία μιας υπηρεσίας διαχείρισης προσωπικού και ενός τμήματος διαχείρισης εγγράφων. Γενικά, η συμμετοχή τρίτων ειδικών βοηθά τη διοίκηση να δημιουργήσει εργασίες προς αυτήν την κατεύθυνση. Αυτό είναι πολύ χρήσιμο για την επιχείρηση ως σύνολο, ειδικά κατά τη δημιουργία της.
Συμπέρασμα
Συνοψίζοντας το άρθρο αυτό, αξίζει να σημειωθεί ότι η λογιστική και η διαχείριση του προσωπικού είναι αλληλένδετες διαδικασίες όπου η πολιτική προσωπικού της επιχείρησης εξαρτάται πλήρως από την ποιότητα της οργάνωσης του πρώτου.
Σε καμία περίπτωση δεν πρέπει να παραβλέπονται θέματα προσωπικού, επειδή όχι μόνο οι δραστηριότητες της οργάνωσης εξαρτώνται από αυτές, αλλά πιο συχνά η μοίρα των εργαζομένων. Κάποιος πρέπει μόνο να φανταστεί πόσο αγανακτικός είναι εκείνοι οι άνθρωποι που δεν μπορούν να λάβουν την αποζημίωση που τους αξίζει ή οποιαδήποτε άλλη πληρωμή λόγω κακής ποιότητας εκτέλεσης των καθηκόντων τους από έναν υπάλληλο του προσωπικού.
Έχοντας εξετάσει το ζήτημα του τρόπου με τον οποίο οργανώνουμε τα αρχεία προσωπικού από το μηδέν βήμα προς βήμα, μπορούμε να αρχίσουμε να εφαρμόζουμε ένα πρόγραμμα για τη δημιουργία αυτής της διαδικασίας στην επιχείρηση. Το πιο σημαντικό δεν είναι να παραμελούν τις συστάσεις του εργατικού κώδικα, τις αποφάσεις του Υπουργείου Εργασίας, Goskomstat, Rosarkhiv και άλλα κυβερνητικά τμήματα.
Αφού προσαρμοσθούν όλες οι διαδικασίες του προσωπικού στο εσωτερικό, μην τις χάσετε. Είναι σημαντικό να θυμόμαστε ότι οι εργαζόμενοι που συμμετέχουν σε αρχεία προσωπικού πρέπει να στέλνονται, τουλάχιστον ενίοτε, σε μαθήματα διοίκησης ανθρώπινου δυναμικού, προκειμένου να βελτιώσουν τις δεξιότητές τους. Επίσης, πρέπει να διεξάγει έναν τακτικό έλεγχο των λογιστικών διαδικασιών στον τομέα του προσωπικού. Αυτό θα συμβάλει στη συνέχιση των εργασιών προς αυτήν την κατεύθυνση.