Σε κάθε οργάνωση, κάθε έγγραφο πρέπει να καταχωριστεί και να καταχωρηθεί σε ειδικό περιοδικό. Αυτό ισχύει και για τις συμβάσεις εργασίας. Ένα μητρώο συμβάσεων εργασίας, το δείγμα του οποίου θα αναλυθεί περαιτέρω, απαιτείται σε κάθε εταιρεία που τηρεί αρχεία εγγράφων και δεδομένων των υπαλλήλων της.
Χρειάζομαι ένα περιοδικό
Οι ηγέτες των οργανισμών θα πρέπει να κατανοήσουν ότι το μητρώο των συμβάσεων εργασίας και των πρόσθετων συμφωνιών δεν είναι χάσιμο χρόνου, αλλά μια ευκαιρία να ασφαλίσετε τον εαυτό σας. Πρώτον, είναι πολύ βολικό. Όλες οι πληροφορίες σχετικά με τα έγγραφα περιλαμβάνονται σε ένα μέρος, αντί να αποθηκεύσετε ένα σωρό συμβάσεων όλων των εργαζομένων στο γραφείο σας. Δεύτερον, ένα περιοδικό μπορεί να είναι απαραίτητο αν προκύψουν συγκρούσεις μεταξύ του εργαζομένου και του εργοδότη. Τρίτον, χάρη στο περιοδικό, ένας υπάλληλος ανθρώπινου δυναμικού μπορεί να εκδώσει οποιαδήποτε πληροφορία σε έναν υπάλληλο σε σύντομο χρονικό διάστημα.
Σε ορισμένες οργανώσεις είναι συνηθισμένο να φυλάσσονται αρκετά τέτοια περιοδικά: για διαρκή συμβόλαια και για επείγοντα.
Ο λόγος του νόμου
Παρεμπιπτόντως, η νομοθεσία δεν δείχνει πουθενά ότι απαιτείται το μητρώο των συμβάσεων εργασίας. Αλλά έτσι συνέβη ότι πρόκειται για ένα δεδομένο έργο γραφείου και τους γενικούς κανόνες του. Σύμφωνα με τους κανόνες, κάθε έγγραφο πρέπει να καθοριστεί. Επιπλέον, αυτό το περιοδικό παρατίθεται στη λίστα των εγγράφων διαχείρισης. Και η απουσία του στην οργάνωση μπορεί να προκαλέσει προβλήματα με τους φορείς ελέγχου.
Οι έμπειροι υπάλληλοι του τμήματος προσωπικού υποστηρίζουν ότι η παρουσία ενός μητρώου συμβάσεων εργασίας, ένα δείγμα του οποίου θα παρουσιαστεί αργότερα, διευκολύνει σημαντικά τις εργάσιμες ημέρες και σας επιτρέπει να οργανώνετε δεδομένα σχετικά με τους υπαλλήλους και να τηρείτε τα αρχεία τους.
Πλήρωση
Δεν ρυθμίζεται από το νόμο τι ακριβώς θα πρέπει να φαίνεται ένα λογιστικό περιοδικό. Στις περισσότερες περιπτώσεις, η μορφή του μητρώου των συμβάσεων εργασίας είναι ένα κανονικό σημειωματάριο. Το κυριότερο είναι ότι το κάλυμμα είναι πυκνό για μεγαλύτερη εκμετάλλευση.
Η σελίδα τίτλου του περιοδικού πρέπει να αναφέρει το όνομα του οργανισμού, το όνομα του περιοδικού, την έναρξη της συντήρησής του. Στη συνέχεια, στο πρώτο φύλλο αναφέρονται οι υπεύθυνοι για τη συντήρηση του βιβλίου. Αν υποτεθεί ότι τα εξουσιοδοτημένα πρόσωπα μπορεί να αλλάξουν, τότε είναι προτιμότερο να εισαγάγετε πληροφορίες σχετικά με αυτά με τακτικό τρόπο:
- Αριθμός σε σειρά.
- Λεπτομέρειες του υπαλλήλου.
- Τίτλος της θέσης.
- Οι λόγοι για τους οποίους το συγκεκριμένο άτομο μπορεί να κάνει αλλαγές στο περιοδικό.
- Υπογραφή υπαλλήλου.
Η συμπλήρωση του μητρώου των συμβάσεων εργασίας μπορεί να ονομαστεί ως κανονική. Όλες οι πληροφορίες εγγράφονται σε έναν πίνακα, ο αριθμός των στηλών των οποίων ποικίλλει ανάλογα με τις επιθυμίες του ίδιου του οργανισμού. Κατά μέσο όρο, μπορεί να υπάρχουν έως και δέκα στήλες. Ο πίνακας συμπληρώνεται ως εξής:
- Ο αύξων αριθμός της εγγραφής εγγράφου.
- Ημερομηνία σύναψης της σύμβασης.
- Αριθμός σύμβασης.
- Λεπτομέρειες του υπαλλήλου.
- Το όνομα της θέσης ή της ειδικότητας.
- Το όνομα του τμήματος ή της μονάδας.
- Η διάρκεια ισχύος της σύμβασης.
- Η φύση της εργασίας.
- Η παρουσία πρόσθετων συμφωνιών.
- Ειδικές σημειώσεις.
Προαιρετικά, μπορείτε να εισάγετε μια άλλη στήλη, στην οποία ο υπάλληλος θα υπογράψει δίπλα στις πληροφορίες που παρέχονται. Επιπλέον, η υπογραφή θα υποδείξει ότι ο εργαζόμενος έλαβε αντίγραφο της σύμβασης.
Όσοι δεν γνωρίζουν τι φαίνεται το μητρώο των συμβάσεων εργασίας μπορούν να δουν το δείγμα εγγράφου στην παρακάτω φωτογραφία.
Έκδοση χαρτιού
Παρά το γεγονός ότι η εποχή της τεχνολογίας των ηλεκτρονικών υπολογιστών είναι ανθηρή σήμερα, σχεδόν όλες οι εταιρίες διατηρούν μια έντυπη έκδοση του περιοδικού εγγραφής.
Πρώτον, το έγγραφο αυτό πρέπει να είναι ραμμένο, αριθμημένο και πιστοποιημένο από τον επικεφαλής του οργανισμού. Δεύτερον, το τμήμα προσωπικού διαβεβαιώνει ότι είναι πολύ πιο βολικό να διατηρείται ένα τέτοιο περιοδικό. Και τρίτον, στο περιοδικό θα πρέπει να υπάρχουν υπογραφές υπαλλήλων, υποδεικνύοντας τη συμφωνία τους με τις συγκεκριμένες πληροφορίες.
Ηλεκτρονική έκδοση
Η ηλεκτρονική μορφή εγγραφής των συμβάσεων εργασίας έχει πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα. Αναμφισβήτητα, τα ηλεκτρονικά έγγραφα είναι πολύ βολικά για χρήση. Σωροί φακέλων και χαρτιά δεν γεμίζουν το γραφείο και τα ράφια, επειδή όλα αποθηκεύονται σε έναν υπολογιστή. Αλλά στην ηλεκτρονική έκδοση δεν μπορείτε να πάρετε την υπογραφή του υπαλλήλου στο έγγραφο και πολλές φορές συμβαίνει ότι οι υπολογιστές καταρρέουν και όλες οι πληροφορίες μπορούν απλά να εξαφανιστούν.
Ως εκ τούτου, πολλοί διευθυντές προσωπικού, αν διατηρούν ένα ηλεκτρονικό περιοδικό, είναι μόνο ως εφεδρική έκδοση των μέσων χαρτιού.
Κάνουν συνήθως μια ηλεκτρονική έκδοση σε μορφή Excel. Αυτός ο πίνακας έχει πολλές λειτουργίες και είναι εύκολο να συμπληρωθεί. Η ηλεκτρονική μορφή του περιοδικού είναι:
- έλεγχο της αποθήκευσης των πληροφοριών ·
- μυστικότητα πληροφοριών ·
- άμεση διαμόρφωση αντιγράφων παραγγελιών και πιστοποιητικών ·
- Άμεση αναζήτηση των απαραίτητων εγγράφων.
Επιπλέον, μπορείτε να διατηρήσετε χωριστά ένα μητρώο πρόσθετων. συμβάσεις εργασίας. Αλλά μερικές φορές είναι ενοχλητικό να αναζητήσετε πληροφορίες σε έναν υπάλληλο σε διαφορετικά έγγραφα. Είναι καλύτερο οι πληροφορίες αυτές να επισημαίνονται ως ξεχωριστή στήλη σε ένα κοινό έγγραφο.
Χαρακτηριστικά
Υπάρχουν ορισμένες λειτουργίες που διατηρούνται καλύτερα κατά την καταγραφή. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει:
- Το μητρώο συμφωνιών για συμβάσεις εργασίας και οι ίδιες οι συμβάσεις μπορούν να ξεκινήσουν εκ νέου κάθε χρόνο. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για τις μεγάλες επιχειρήσεις, όπου υπάρχουν πολλά έγγραφα.
- Εάν το εξουσιοδοτημένο άτομο έκανε λάθος να καταχωρήσει τις πληροφορίες, δεν θεωρούνται πρόστιμα γι 'αυτό.
- Ένα τέτοιο έγγραφο πρέπει να φυλάσσεται για τουλάχιστον 75 χρόνια.
- Μετά το πέρας του ημερολογίου, πρέπει να αναβοσβήνει και να αριθμείται. Στη συνέχεια, βάλτε τη σφραγίδα και την υποβάλετε στο αρχείο εγγράφων, όπου αποθηκεύεται.
- Εάν μια σύμβαση ορισμένου χρόνου εμπίπτει στην κατηγορία των απεριόριστων, αυτό πρέπει να καταγραφεί. Στη συνέχεια, η σύμβαση αναδημοσιεύεται ή γίνεται αντίστοιχη σημείωση στο περιοδικό.
- Ο ηγέτης πρέπει να πιστοποιήσει το ημερολόγιο εγγραφής βάζοντας την υπογραφή του στο πίσω κάλυμμα του σημειωματάριου.
Ποιος φυλάσσει ένα περιοδικό
Όπως έχουμε ήδη ανακαλύψει, το λογιστικό περιοδικό της σύμβασης είναι ένα έγγραφο που επιβεβαιώνει την παρουσία σημαντικών εγγράφων σε έναν οργανισμό.
Σύμφωνα με τους κανόνες, τα εν λόγω έγγραφα συμπληρώνονται και συντηρούνται από εξουσιοδοτημένα πρόσωπα. Στο επίκεντρό της, αυτοί είναι υπάλληλοι HR ή διευθυντές HR. Είναι υπεύθυνοι για διάφορους ελέγχους, δηλαδή για την πλήρη παροχή πληροφοριών σχετικά με τους υπαλλήλους.
Οι ίδιοι υπάλληλοι φέρουν επίσης την ευθύνη για τα πρωτότυπα όλων των συμβάσεων και για τις πρόσθετες συμφωνίες που τους έχουν ανατεθεί. Ξεκινήστε αυτά τα έγγραφα σύμφωνα με τη διάταξη του εργοδότη.
Η σειρά καθορίζει:
- είδος καταγραφής (χαρτί ή ηλεκτρονικό) ·
- δημοσιογράφος
- έντυπη μορφή εγγραφής.
Νωρίτερα, υποβλήθηκε μητρώο των συμβάσεων εργασίας (δείγμα εγγράφου). Τώρα μπορείτε να δείτε στην παρακάτω φωτογραφία πώς φαίνεται το περιοδικό για την εγγραφή πρόσθετων συμφωνιών στις συμβάσεις.
Αλλαγές
Νωρίτερα ειπώθηκε ότι με μια μικρή επίβλεψη, ο εργαζόμενος δεν φέρει ειδική ευθύνη ή κυρώσεις. Αλλά πρέπει να συμπληρώσετε προσεκτικά το περιοδικό.
Απαγορεύεται αυστηρά να γίνονται αλλαγές, ανεξάρτητα από τον τύπο του εγγράφου. Εάν ένας εξουσιοδοτημένος υπάλληλος κάνει σοβαρό λάθος, το περιοδικό πρέπει να κλείσει. Αυτό σημαίνει ότι στην τελευταία σελίδα του βιβλίου αναφέρεται ο λόγος κλεισίματος. Περαιτέρω, το πρόβλημα πρέπει να αναφέρεται στον επικεφαλής της εταιρείας. Για να ξεκινήσετε ένα νέο λογιστικό περιοδικό, πρέπει να εκδώσετε μια παραγγελία.
Όσον αφορά τις πρόσθετες αλλαγές που αφορούν έναν συγκεκριμένο υπάλληλο, περιλαμβάνουν:
- απόλυση ·
- αλλαγή των συνθηκών εργασίας ·
- μεταβίβαση υπαλλήλου σε άλλο τμήμα, διαίρεση ή αλλαγή θέσης υπαλλήλου.
Για τέτοιες πληροφορίες, δημιουργείται ξεχωριστό βιβλίο για συμπληρωματικές συμφωνίες ή ξεχωριστή στήλη στο περιοδικό καταχώρισης συμβάσεων.
Είναι σημαντικό να θυμόμαστε ότι ένα τέτοιο περιοδικό είναι πρωτίστως σημαντικό για έναν υπάλληλο που διατηρεί πληροφορίες σχετικά με τους υπαλλήλους.
Χάρη σε αυτό το έγγραφο, μπορείτε εύκολα να βρείτε πληροφορίες σε αυτά τα περιοδικά που έχουν μεταφερθεί εδώ και καιρό στο αρχείο. Επίσης, το περιοδικό θεωρείται νόμιμη επιβεβαίωση της ύπαρξης όλων αυτών των συμβάσεων εργασίας που συνάπτονται με υπαλλήλους που εκτελούν τις δραστηριότητές τους στην επιχείρηση.