Για να αποφευχθεί η κλοπή και η απώλεια, οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν μεθόδους ελέγχου. Μεταξύ των κύριων είναι η απογραφή των αποθεμάτων. Τι είναι αυτή;
Γενικές πληροφορίες
Για την αξιολόγηση της ασφάλειας και της ορθής εκτέλεσης των πράξεων της μετακίνησης των αποθεμάτων χρησιμοποιείται απογραφή των αποθεμάτων. Είναι επίσης απαραίτητο σε περιπτώσεις:
- Μετατροπή δημοτικής ή κρατικής μονάδας, πώληση, επαναγορά, μίσθωση ακινήτου.
- Όταν αλλάζετε οικονομικά υπεύθυνο άτομο.
- Πριν την κατάρτιση των ετήσιων οικονομικών καταστάσεων.
- Σε περίπτωση απρόβλεπτων περιστάσεων (πλημμύρα, φωτιά και ούτω καθεξής).
- Κατά την αναδιοργάνωση ή εκκαθάριση μιας οργάνωσης.
- Σε περίπτωση διαπίστωσης του γεγονότος της κατάχρησης, κλοπής, βλάβης των αποθεμάτων.
- Σε περίπτωση κάποιας άλλης ανάγκης, η οποία προβλέπεται από την ισχύουσα νομοθεσία (για παράδειγμα, βάσει εντολών των υπηρεσιών επιβολής του νόμου).
Ακολουθούν οι περιπτώσεις στις οποίες είναι υποχρεωτική η καταγραφή των απογραφών. Η βάση για την αρχή του είναι η εντολή του επικεφαλής του οργανισμού (ή άλλου σχετικού εγγράφου, για παράδειγμα, ψήφισμα, διαταγή).
Προμήθεια αποθέματος
Συνήθως σε μεγάλους οργανισμούς, μια τέτοια μονάδα λειτουργεί συνεχώς. Περιλαμβάνει τον επικεφαλής (ή τον αναπληρωτή του) στο ρόλο του προέδρου, επικεφαλής ειδικών (αρχικός λογιστής, επικεφαλής τμήματος, νομικός σύμβουλος, επικεφαλής ασφαλείας). Εάν είναι απαραίτητο να γίνει απογραφή, τότε δημιουργείται μια επιτροπή εργασίας στην οποία εγγράφονται όλοι οι απαραίτητοι άνθρωποι, των οποίων η δικαιοδοσία είναι ο τομέας της εργασίας. Επίσης, συχνά περιλαμβάνει εκπροσώπους της υπηρεσίας εσωτερικού ελέγχου ή ειδικούς από ανεξάρτητες επιχειρήσεις.
Εάν υπάρχει μικρή ποσότητα εργασίας και υπάρχει μια επιτροπή ελέγχου, τότε συχνά αποδίδεται σε αυτήν απογραφή. Στην περίπτωση που τουλάχιστον ένα μέλος της ομάδας απουσίαζε κατά τη διάρκεια του ελέγχου, αυτό δίνει το λόγο να πιστεύουμε ότι τα αποτελέσματα είναι άκυρα.
Ειδική στιγμή
Όταν πραγματοποιείται απογραφή των απογραφών, πρέπει να συμμετέχει σε αυτήν υπεύθυνος. Παρόλο που πρέπει να σημειωθεί ότι, αν αποφύγει την εκπλήρωση του καθήκοντός του, τότε η προσφυγή στη δικαιοσύνη θα είναι αρκετά προβληματική, καθώς αυτό δεν ορίζεται από το εφαρμοστέο δίκαιο. Σε αυτή την περίπτωση (αν δεν υπάρχει κανένας καλός λόγος για αυτό), ο διαχειριστής πρέπει να ορίσει ένα νέο οικονομικά υπεύθυνο πρόσωπο. Όταν ο έλεγχος ολοκληρώνεται, πρέπει, με την παρουσία των υπολοίπων μελών της επιτροπής, να δεχτεί τα πραγματικά επιβεβαιωμένα αποθέματα για φύλαξη, πράγμα που επιβεβαιώνεται από την υπογραφή του στο φύλλο απογραφής.
Τι συμβαίνει στη διαδικασία;
Κατά τη διάρκεια της απογραφής είναι απαραίτητο να επιλυθεί ένα ευρύ φάσμα θεμάτων:
- Προσδιορίστε το πραγματικό απόθεμα και συγκρίνετε τα πραγματικά δεδομένα με τους δείκτες λογιστικής (οικονομικής, διαχειριστικής) λογιστικής.
- Ελέγξτε για συνθήκες που συμβάλλουν στην ασφάλεια των αποθεμάτων, την ορθότητα της εγγραφής των διακοπών και της υποδοχής τους.
- Βεβαιωθείτε ότι το απόθεμα είναι σωστό.
- Ελέγξτε τη μονάδα μέτρησης.
Κατά την απογραφή, το υλικό υπεύθυνο πρόσωπο πρέπει να παρέχει στα μέλη της επιτροπής τα τελευταία έγγραφα από την ημερομηνία ελέγχου σχετικά με τα έσοδα και τις δαπάνες ή μια έκθεση σχετικά με την κυκλοφορία των υλικών.Προκειμένου να διαπιστωθεί η ορθότητα των ισορροπιών και να αποφευχθούν οι χειρισμοί, ο πρόεδρος επισημαίνει αυτά τα έγγραφα με τις λέξεις "Πριν από την έναρξη της απογραφής την [ημερομηνία]". Αν και αυτό είναι ένα απλό αλλά ταυτόχρονα πολύ σημαντικό βήμα. Από αυτό ξεκινά η απογραφή του MPZ.
Τι άλλο;
Στη συνέχεια πραγματοποιείται απογραφή των διαθέσιμων αποθεμάτων. Δηλαδή, έχει καθοριστεί στις κατάλληλες μονάδες ποσότητας και ποσότητας αξίας. Για λόγους σύγκρισης, λαμβάνονται πληροφορίες από τα λογιστικά στοιχεία. Κάτω από κάθε σελίδα είναι απαραίτητο να αναγράφονται οι σειριακοί αριθμοί της ιδιοκτησίας και ο συνολικός αριθμός μονάδων υλικών, καθώς και η χρηματική τους αξία. Αυτή η προσέγγιση εξαλείφει τη δυνατότητα περαιτέρω εισαγωγής πρόσθετων πληροφοριών από ένα οικονομικά υπεύθυνο πρόσωπο που παραμορφώνει το αποτέλεσμα του ελέγχου. Εξάλλου, δεν πρέπει να ξεχνάμε ότι τα αποθέματα είναι πολύτιμοι πόροι. Και ο υπεύθυνος μπορεί να τα χρησιμοποιήσει για τον δικό τους εμπλουτισμό, προσπαθώντας να κρύψει τα εγκλήματά τους στο μέγιστο (αν είχαν διαπραχθεί).
Τι φαίνεται ένα απόθεμα;
Στην πραγματικότητα, τα υπόλοιπα καταγράφονται μετά τον υπολογισμό, τη ζύγιση, τη μέτρηση. Οι πράξεις επισυνάπτονται στον κατάλογο. Εάν υπάρχουν υλικά που αποθηκεύονται χύδην, τότε το φυσικό βάρος ή ο όγκος τους προσδιορίζεται χρησιμοποιώντας μετρήσεις και τεχνικούς υπολογισμούς. Στην περίπτωση ανέπαφων συσκευασιών, τα περιεχόμενα περιλαμβάνονται με βάση αυτά τα έγγραφα. Παράλληλα, είναι επιτακτική η επιλεκτική επαλήθευση μεμονωμένων στοιχείων.
Κατά τη διεξαγωγή αυτών των εργασιών, απαιτούνται υπεύθυνα άτομα. Αυτή η κατάσταση μας επιτρέπει να αποκλείσουμε στο μέλλον πιθανά αμφιλεγόμενα ζητήματα. Στην τελευταία σελίδα του καταλόγου, ο πρόεδρος και τα μέλη της επιτροπής θα πρέπει να κάνουν μια καταχώριση ως εξής: "Έχουν ελεγχθεί όλες οι τιμές και ο υπολογισμός των αποτελεσμάτων για τους όρους, τις σελίδες και γενικά για τον κατάλογο αποθεμάτων των αποθεμάτων." Οι υπογραφές χρησιμοποιούνται για πιστοποίηση. Σε αντίθετη περίπτωση, τότε η απογραφή και η αναπροσαρμογή των αποθεμάτων θεωρείται άκυρη. Αν δεν υπάρχει καμία αντίρρηση από πλευράς του υπεύθυνου, τότε υπογράφει και την υπογραφή του.
Γραφειοκρατικές στιγμές
Η απογραφή των απογραφών πρέπει να γίνει σε δύο αντίτυπα. Ένας από αυτούς μεταφέρεται στη λογιστική υπηρεσία, όπου καταρτίζει μια δήλωση ταξινόμησης. Ο άλλος παραμένει με τον οικονομικά υπεύθυνο. Εάν ο λογιστής δεν έχει αντιρρήσεις μετά τον έλεγχο των υπολογισμών και των δεδομένων, τότε υπογράφει στην απογραφή. Ιδιαίτερης σημασίας είναι οι αξίες που βρίσκονται στο δρόμο. Όταν πραγματοποιείται απογραφή της εγκατάστασης στην επιχείρηση, πρέπει να καταρτίσει ξεχωριστή πράξη.
Τι πρέπει να κάνετε εάν ένας λογιστής έχει εντοπίσει αποκλίσεις;
Είναι αδύνατο να το αγνοήσουμε αυτό. Επομένως, συντάσσεται μια δήλωση ταξινόμησης (έντυπο αριθ. INV-19). Στη δεύτερη σελίδα εμφανίζονται τα υπάρχοντα δεδομένα, καθώς και το πλεόνασμα / έλλειψη, παρέχονται πληροφορίες για την επίλυση των αποκλίσεων. Όλες αυτές οι πληροφορίες πρέπει να πιστοποιούνται με την υπογραφή του λογιστή. Η τρίτη σελίδα αναφέρει πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με τα πλεονάσματα, τις δαπάνες τους, τις ελλείψεις και την κάλυψή τους.
Ας δούμε μερικά παραδείγματα σχετικά με τον τρόπο εμφάνισης ενός αποθέματος αποθεμάτων.
Διαπιστώθηκε πλεόνασμα / έλλειψη
Τι να κάνετε σε αυτή την περίπτωση; Πώς να το αναφέρετε; Στην περίπτωση που έγινε απογραφή των αποθεμάτων και εντοπίστηκαν πλεονάσματα, θα πρέπει να θεωρούνται ως άλλα έσοδα. Πώς να κανονίσετε καλωδίωση; Σε αυτή την περίπτωση, μας ενδιαφέρει η χρέωση 10, καθώς και η πίστωση 91 (υποτομέας 91-1). Το πρώτο μας επιτρέπει να δείξουμε ότι έχουμε να κάνουμε με υλικά. Ένα δάνειο είναι απαραίτητο για να αποδειχθεί ότι πρόκειται για άλλο εισόδημα. Και αν εντοπιστεί έλλειψη; Στην περίπτωση αυτή, ανεξάρτητα από τη φύση του, πρέπει να χρησιμοποιήσουμε το λογαριασμό 94. Όλες οι ελλείψεις και οι απώλειες από υλικές ζημιές διαγράφονται σε αυτό.
Μειονεκτήματα
Θεωρούμε ένα ακόμη παράδειγμα. Η απογραφή των αποθεμάτων πραγματοποιείται. Διαπιστώθηκε ότι υπάρχει έλλειψη υλικού που καταγράφηκε στο πραγματικό κόστος απόκτησης. Σε αυτή την περίπτωση, είναι απαραίτητο να χρησιμοποιήσει το λογαριασμό 94 για χρέωση, ενώ η πίστωση - 10. Επιπλέον, το δεύτερο περιλαμβάνει όχι μόνο το πραγματικό κόστος απόκτησης, αλλά και το ποσό των δαπανών μεταφοράς και προμηθειών. Αλλά πρέπει να έχετε κατά νου ότι σχετίζονται με τη συμβατική αξία των ελλειπόμενων μετοχών.
Αν ληφθεί υπόψη η λογιστική (συμβατική) τιμή των μετοχών, τότε σε αυτή την περίπτωση η χρέωση σύνδεσης 94, θα βοηθήσει η πίστωση 16. Εάν ο τελευταίος λογαριασμός δεν χρησιμοποιηθεί λόγω ορισμένων οργανωτικών ζητημάτων, αντί για 16 μπορείτε να χρησιμοποιήσετε 10. Στην περίπτωση αυτή, τα έξοδα μεταφοράς και προμηθειών. Αυτό είναι το πόσο εύκολα διατηρείται το απόθεμα. Φυσικά, αρχικά για άπειρους μπορεί να φαίνεται περίπλοκο, αλλά μια μικρή πρακτική - και όλες οι δημοσιεύσεις θα γίνουν χωρίς προβλήματα.
Οι τυχόν ελλείψεις ή ζημίες πρέπει να διαγραφούν ανάλογα με τους λόγους εμφάνισής τους. Αυτό είναι πολύ σημαντικό. Είναι απαραίτητο να παρέχεται στον επικεφαλής του οργανισμού όλες οι πληροφορίες που θα επιβεβαιώνουν τα μέτρα που έχουν ληφθεί για την αποκατάσταση υλικών ζημιών. Τα δικαστήρια διαιτησίας, οι υπηρεσίες επιβολής του νόμου και οι απαντήσεις από αυτές τις δομές μπορούν να αναφερθούν ως παράδειγμα. Σε αυτή την περίπτωση, η χρέωση θα είναι ενδιαφέρον για τους λογαριασμούς 20, 23, 25, 26 (ίσως κάποιες άλλες, ανάλογα με την κατάσταση), και πίστωση - 94.
Συμπέρασμα
Φυσικά, τα αποθέματα είναι σημαντικά για τη λειτουργία των επιχειρήσεων. Και για να αποφύγετε κλοπή, απώλεια και ζημιά, πρέπει να παρακολουθείτε προσεκτικά την κατάσταση. Αλλά δεν πρέπει να είστε υπερβολικά ζήλος και να διεξάγετε συνεχώς ελέγχους. Είναι δυνατόν να προβλεφθεί μία προγραμματισμένη απογραφή του MPZ για ένα χρόνο και αρκετές περισσότερες επιφανειακές εξετάσεις ανά τρίμηνο. Αν και, φυσικά, όλα εξαρτώνται από την επιχείρηση, την κατάσταση σε αυτήν και ορισμένα άλλα σημεία.
Και τέλος, θέλω να εξετάσω μια άλλη σημαντική απόχρωση. Όταν γίνεται απογραφή των αποθεμάτων στην αποθήκη και αναγνωρίζονται προβλήματα, συντάσσεται ένα φύλλο σύγκρισης. Κατά την ανάλυση των δεδομένων της, είναι δυνατό να προσδιοριστεί ένας επανυπολογισμός με μεμονωμένα ονόματα. Γιατί συμβαίνει αυτό; Η ανακατάταξη είναι το αποτέλεσμα του γεγονότος ότι τα ίδια ονόματα υλικών έρχονται σε διαφορετικές τιμές. Ο λόγος αυτής της κατάστασης μπορεί να είναι ότι όταν τα υλικά κατασκευάστηκαν από διάφορες πρώτες ύλες, υπήρχαν ορισμένες καθυστερήσεις.
Για κατανόηση, εξετάστε ένα μικρό παράδειγμα. Φυσικό ξήρανση πετρελαίου κοστίζει περισσότερο από αυτό, κατασκευασμένο από τεχνητό υλικό. Ένα άλλο παράδειγμα. Μια παρόμοια κατάσταση παρατηρείται για τα ίδια υλικά που έχουν τον ίδιο σκοπό παραγωγής. Γιατί διαφορετικά; Και έχουν διαφορετικά χαρακτηριστικά. Για παράδειγμα, προέκυψε μια κατασκευαστική ανάγκη και αντί των 100 mm καρφιών χρησιμοποιήθηκαν αναλώσιμα 90 mm. Αλλά είναι φθηνότερα! Σε αυτή την περίπτωση, προκύπτει μια θετική διαφορά.